Trang chủ
Cẩm nang tìm việc
Tin tức tổng hợp
Chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì? Quy định và ý nghĩa

Chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì? Quy định và ý nghĩa

Lần cập nhật gần nhất: 18/06/2025

Chứng từ khấu trừ thuế tncn là tài liệu quan trọng thể hiện cho tính minh bạch và chính xác của quá trình tuân thủ quy định về thuế thu nhập cá nhân, Đối với người lao động, cần phải nắm rõ chứng từ thuế tncn là gì bởi đây là căn cứ chứng minh nghĩa vụ nộp thuế. Để hiểu đúng về loại chứng từ quan trọng này, hãy đọc bài viết dưới đây, Timviec365.vn sẽ giúp bạn có được những kiến thức hữu ích nhất về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

1. Nắm rõ chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được xác định là một loại giấy tờ có giá trị pháp lý do tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động/cá nhân bị khấu trừ khoản tiền đóng thuế thu nhập cá nhân. Cụ thể khi cá nhân được nhận thu nhập và cá nhân đó cần thực hiện nghĩa vụ đóng thuế thu nhập cá nhân, phía tổ chức/cá nhân trả thu nhập sẽ khấu trừ số tiền thuế cần đóng từ tiền thu nhập của người lao động để đóng thuế thu nhập cá nhân cho người lao động đó. Chứng từ khấu trừ này sẽ ghi nhận số tiền đóng thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ trên thu nhập hàng tháng của người lao động mục đích để thể hiện tính minh bạch trong quá trình thực hiện đóng thuế tuân thủ theo pháp luật.

Thông tin tổng quan về chứng từ khấu trừ thuế tncn

Hiểu biết chứng từ thuế tncn là gì cũng cần biết rõ pháp luật quy định trong chứng từ cần những nội dung thông tin nào. Tại khoản 1 của Điều 32 trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trong chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cần nêu rõ ràng các thông tin sau đây.

- Thông tin cơ sở của chứng từ gồm Tên, ký hiệu mẫu chứng từ và số thứ tự chứng từ

- Thông tin của cá nhân/đơn vị trả thu nhập gồm tên của cá nhân/tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại

- Thông tin của người nộp thuế thu nhập cá nhân gồm các thông tin cơ bản của cá nhân, mã số thuế, khoản thu nhập, thông tin về khoản khấu trừ thuế và thu nhập sau khi khấu trừ được nhận.

- Thời gian lập chứng từ và chữ ký của người lập (người trả thu nhập).

2. Mục đích sử dụng của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ theo luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế, được dùng với các mục đích sau đây.

Mục đích, chức năng của chứng từ khấu trừ khoản thuế tncn

2.1. Chứng minh việc đã khấu trừ khoản thuế thu nhập cá nhân trong thu nhập cá nhân

Chứng từ này chính là bằng chứng trước pháp luật về số tiền thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ theo quy định của pháp lý đối với thu nhập chịu thuế của người lao động. Xem ví dụ sau để dễ hình dung về vai trò này của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

“Bạn nhận được mức lương 12 triệu đồng/tháng. Sau khi tính toán thuế thu nhập cá nhân và doanh nghiệp thực hiện việc đóng thuế thu nhập cá nhân cho bạn, trong chứng từ khấu trừ thuế tncn sẽ ghi rõ ràng số tiền được khấu trừ là 50.000 đồng và số tiền thực nhận về sau khấu từ là 11.950.000 đồng.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân - ví dụ thông tin kê khai trong chứng từ

Theo đó, khi bạn được doanh nghiệp cấp cho chứng từ này thì đó chính là căn cứ minh bạch chi thấy số tiền thuế thu nhập cá nhân của bạn đã được khấu trừ đúng theo quy định pháp luật về quản lý thuế. Chứng từ đảm bảo thông tin đóng thuế thu nhập cá nhân của bạn minh bạch, rõ ràng và tuân thủ pháp luật. Đây sẽ là cơ sở để cá nhân có thể tự quyết toán thuế với cơ quan thuế khi cần thiết.

2.2. Chứng từ xác định tính đúng đắn của khoản khấu trừ

Do được thể hiện thông tin chi tiết về các dữ liệu tiền lương, tiền khấu trừ và số tiền thu nhập nhận sau đó cho nên chứng từ là giấy tờ minh bạch để người lao động có thể tự kiểm tra tính đúng đắn của mức độ khấu trừ, nắm rõ mức thuế cần phải đóng. Trong thực tế mức thuế cần đóng để khấu trừ cho thu nhập sẽ phụ thuộc cả vào các yếu tố người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh, … Tổng hợp lại tất cả, bạn có thể tự tính toán mức tiền khấu trừ và theo dõi thông qua chứng từ khấu từ thuế thu nhập cá nhân để tránh có sai sót.

Vai trò của chứng từ khấu trừ khoản thuế tncn

Bên cạnh đó, cá nhân đóng thuế thu nhập cũng phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế. Do vậy,chứng từ này là một yếu tố trong hồ sơ, cùng với đơn xin quyết toán thuế, tờ khai quyết toán thuế và một số giấy tờ cơ bản khác. Dựa vào chứng từ được cung cấp, hồ sơ và thủ tục quyết toán thuế sẽ được tiến hành nhanh chóng và minh bạch.

3. Một số vấn đề thắc mắc xoay quanh chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Thông qua tìm hiểu chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì, có thể thấy rõ vai trò quan trọng của giấy tờ này trong việc bảo đảm tính minh bạch, đúng đắn khi thực hiện nghĩa vụ đóng thuế và quản lý thuế của cá nhân và tổ chức. Xoay quanh nó, người lao động còn nhiều thắc mắc. Timviec365 tổng hợp những thắc mắc phổ biến nhất dưới đây, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về các quy định liên quan đến giấy tờ chứng từ này thông qua nội dung giải đáp các thắc mắc phía bên dưới.

3.1. Chứng từ khấu trừ thuế tncn có phải là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ quyết toán thuế?

Doanh nghiệp/cá nhân trả thu nhập bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người được trả thu nhập nếu được yêu cầu từ chính người được trả thu nhập. Tuy nhiên nếu như người lao động đã ủy quyền cho doanh nghiệp/cá nhân trả thu nhập cho mình thực hiện việc quyết toán thuế đối với cơ quan thuế thì việc cấp chứng từ khấu trừ này lại là không cần thiết và xét vào trường hợp không bắt buộc.

Hiểu biết về chứng từ khấu trừ khoản thuế tncn

Về kết quả của hai trường hợp này sẽ là như nhau, đều đi đế quyết toán thuế đúng với quy định về thuế của Nhà nước. Sở dĩ việc bắt buộc phải cấp chứng từ là bởi người lao động trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế, trong khi trường hợp còn lại, người lao động không cần làm điều đó mà cơ quan doanh nghiệp sẽ thay mặt để làm. Sau đó doanh nghiệp sẽ quyết toán lại một lần nữa với người lao động để cung cấp thông tin minh bạch về hồ sơ quyết toán thuế của cá nhân đã được hoàn tất.

3.2. Trường hợp phải tiến hành khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời gian được cấp chứng từ

Như đã tìm hiểu, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được dùng phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Dựa vào đó để xem xét cụ thể từng trường hợp cần tiến hành khấu trừ thuế. Cụ thể như sau:

Đối với trường hợp người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng làm việc sẽ có quyền yêu cầu đơn vị trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ để nhận được sự minh bạch và tính công bằng về nghĩa vụ đóng thuế trước pháp luật. Đồng thời chứng từ cũng giúp họ có thể theo dõi thường xuyên số tiền bị khấu trừ phục vụ cho mục đích đóng thuế do doanh nghiệp thực hiện.

Cấp chứng từ khấu trừ thuế tncn khi nào?

Trường hợp người lao động có ký với doanh nghiệp hợp đồng làm việc từ 3 tháng trở đi, doanh nghiệp trả thu nhập không cần cấp chứng từ khấu trừ hàng tháng mà chỉ cần cấp chứng từ khấu trừ này trong một kỳ tính thuế. Điều này giúp tối giản công đoạn, thể hiện sự tiện lợi và có hiệu quả trong công tác quản lý thuế.

Người lao động được quyền yêu cầu đơn vị trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ nếu bản thân họ cũng đã bị khấu trừ đối với các khoản thu nhập thuộc trường hợp cần khấu trừ như thu nhập của cá nhân không cư trú, thu nhập đến từ khoản đầu tư, thu nhập tiền lương, khoản thu do chuyển nhượng chứng khoán, …

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế tncn được quy định rõ trong Nghị định 123, cụ thể tại Điều 31 quy định rằng tổ chức/cá nhân trả thu nhập phải lập chứng từ khấu trừ thuế cho người có thu nhập bị khấu trừ ngay tại thời điểm thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và thời điểm thu thuế. Còn việc cấp chứng từ khi nào sẽ phụ thuộc vào thời điểm cá nhân người lao động yêu cầu gửi đến.

Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là điều cần thiết giúp quản lý thuế hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch cho cả cá nhân người bị khấu trừ và đơn vị/doanh nghiệp trả thu nhập. Bản thân mỗi chúng ta dù là chủ doanh nghiệp hay người lao động cũng cần phải hiểu biết rõ ràng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì. Qua đây có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát việc đóng thuế thu nhập cá nhân tuân thủ quy định pháp luật.