Nhân viên chứng từ trong tiếng Anh - Những hiểu biết cần khám phá

1. Khám phá nhân viên chứng từ trong tiếng Anh

1.1. Nhân viên chứng từ trong tiếng Anh là gì?

Nhân viên chứng từ là một vị trí công việc trong ngành xuất nhập khẩu, đây là vị trí công việc được tuyển dụng khá nhiều. Vị trí này thích hợp với những người hướng nội, thích ngồi làm việc tại văn phòng mát mẻ tiếp xúc với công việc không mấy áp lực khi chỉ việc lặp đi lặp lại một công đoạn nhập số liệu vào máy tính vì thế mà nữ giới là lực lượng chiếm ưu thế ở vị trí này. 

Theo ngôn ngữ tiếng Anh chuyên ngành, nhân viên chứng từ trong ngành xuất nhập khẩu được gọi là “Documentation staff – Docs”. Công việc tại vị trí này thường ít đòi hỏi kinh nghiệm bởi bạn có thể học và vận hành các đầu việc không tốn mấy thời gian cho nên rất thích hợp với sinh viên mới ra trường. 

1.2. Nơi làm việc của nhân viên chứng từ Xuất nhập khẩu

Ngành xuất nhập khẩu hiện đang hoạt động rất sôi nổi khi nền kinh tế nước nhà đang đi theo xu hướng hội nhập với nền kinh tế thế giới. Sản lượng hàng hóa trong nước nếu sản xuất ra chỉ để đáp ứng nhu cầu trong nước thì liệu nền kinh tế nước đó có phát triển? Một nước được đánh giá nền kinh tế mạnh, có vị thế trên thế giới là một nước có lượng hàng hóa xuất khẩu sang các quốc gia khác chiếm tỷ trọng cao đồng thời lượng hàng nhập khẩu và tiêu thụ trong nước ở mức tương đối. Ngành xuất nhập khẩu từ đó hoạt động càng trở nên mạnh mẽ hơn. 

Nếu bạn đang quan tâm làm việc trong ngành này, có khá nhiều vị trí công việc khác nhau để bạn lựa chọn chỉ cần có kiến thức tốt là bạn có thể làm việc ở bất cứ vị trí nào chẳng hạn như: Chứng từ, hiện trường, mua hàng, nhân viên trong các hãng tàu, sales cước vận tải. Với vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn có thể làm việc tại:

- Công ty Forwarder: là một công ty dịch vụ, trung gian, khối lượng công việc nhiều, cũng áp lực từ phía khách hàng đòi hỏi bạn phải chạy liên tục, thường xuyên xuống cảng làm việc với đại lý hải quan. Làm việc với nhiều thủ tục, giấy tờ vì thế cần thiết ở bán là tính cẩn thận, kiểm tra kỹ lưỡng giấy tờ trước khi chuyển về bộ phận liên quan

- Các hãng vận tải dịch vụ lớn, hãng tàu: Tại đây công việc chủ yếu của bạn là nhập liệu vào hệ thống để làm bill

- Công ty xuất khẩu, nhập khẩu: Khi làm việc tại vị trí này ở đây bạn phải đảm nhận khá nhiều công việc liên quan đến chứng từ để hàng hóa được xuất đi không gặp bất cứ cản trở nào

Mỗi doanh nghiệp lại yêu cầu nhân viên chứng từ phải đảm nhận những đầu việc khác nhau nhưng vẫn dựa trên tính chất công việc chung. Tiếp theo đây hãy cùng tìm hiểu một ngày làm việc của nhân viên chứng từ nhé! 

Xem thêm: VGM là gì? Xác nhận khối lượng toàn bộ container là gì?

1.3. Một ngày làm việc của nhân viên chứng từ Xuất nhập khẩu 

Một ngày của nhân viên chứng từ diễn ra như thế nào? Để bạn có sự chuẩn bị chu đáo trước khi ứng tuyển hay theo học kiến thức chuyên môn để làm việc tại vị trí này, dưới đây Timviec365.vn sẽ bật mí cho bạn tham khảo đặc thù công việc để mang lại hiệu quả cao nhất đồng thời có thể chấp nhận làm việc với tinh thần thoải mái dù công việc đôi lúc sẽ phải gặp khó khăn.

- Liên lạc, đàm phán và thỏa thuận các điều khoản thương mại quốc tế (incoterms) trong hợp đồng, ký kết với khách hàng hoặc nhà cung cấp  

- Xử lý các công việc đặc thù trong ngành xuất nhập khẩu như tiền cước và bảo hiểm (CIP) giao hàng, người nhận hàng (consignee), xuất hàng hóa như hợp đồng đã thỏa thuận với bên đối tác hay nhập hàng theo chỉ thị của cấp trên về bán tại các cơ sở kinh doanh trong nước.

- Hoàn thành quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu, bộ chứng từ vận chuyển, các thủ tục giao hàng hoặc các thủ tục thanh toán và kê khai hàng hóa (packing list)

- Quản lý và theo dõi các hợp đồng, các đơn hàng khi nào xuất khẩu, khi nào nhập hàng

- Lên kế hoạch vận chuyển, vận đơn hàng

- Liêm lạc nhà xe để lên kế hoạch trucking cho lô hàng

- Nếu làm việc ở công ty xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ phải liên lạc với các hãng tàu hoặc Forwarder để lấy booking hoặc làm các dịch vụ

- Nhập bill và làm D/O, cấp container hay cước cont. 

Một nhân viên cẩn thận, tích cực trong công việc, có sáng tạo trong việc sắp xếp chứng từ, giấy tờ được đánh giá là một nhân viên chứng từ có năng lực, có khả năng hoàn thành tốt mọi công việc. Làm việc với tâm thế chủ động, lên kế hoạch cụ thể để hoàn thành công việc và đặc biệt luôn luôn có tâm lý chống chọi với mọi áp lực công việc bởi lẽ không co một vị trí nào, một ngành nghề nào dải sẵn hoa hồng để bạn nằm trên đó và tận hưởng. 

1.4. Một nhân viên xuất nhập khẩu có năng lực cần có kỹ năng gì?

Thực tế cho thấy, vị trí này không quá khó khăn, không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm nhưng không thể thiếu kỹ năng cần thiết. Tinh thần làm việc tập trung cao độ, chủ động tìm hiểu mọi thông tin về sản phẩm, hàng hóa để tiến hành công việc phù hợp. 

- Về kiến thức: Học hỏi, nắm bắt kiến càng nhiều kiến thức về ngoại thương càng tốt nhưng cũng không quá quan trọng. Đây chỉ là một tiêu chí để bạn có dấu ấn với nhà tuyển dụng và khi vào làm việc, công ty sẽ đào tạo bạn lại từ đầu, chỉ cần chịu khó chăm chỉ trong thời gian đầu là bạn đã có khả năng thực hiện mọi công việc. 

- Về kỹ năng: Có ai nghĩ rằng một nhân viên chứng từ trong ngành xuất nhập khẩu phải là người có trình độ cao siêu về tiếng anh bởi bạn cho rằng họ thường xuyên tiếp xúc với người nước ngoài để giao dịch hàng hóa, đàm phán và ký kết hợp đồng nhưng thực tế lại không cần tiếng anh quá cao siêu, chỉ cần ở mức khá, giao tiếp cơ bản. Vì sao lại vậy?

Một câu hỏi đặt ra cũng là một câu trả lời phù hợp nhất cho câu hỏi trên “thời đại công nghệ phát triển để làm gì?”. Giờ đây việc trao đổi buôn bán không cần phải gặp mặt trực tiếp mà hoàn toàn có thể xử lý qua email. Thuật ngữ chuyên ngành được gợi ý sẵn, dùng đi dùng lại nhiều lần cũng thành quen. Tuy nhiên, nếu bạn có ngôn ngữ quá trình làm việc của bạn sẽ được hỗ trợ tốt hơn, nhà lãnh đạo sẽ đề cao năng lực cho bạn cơ hội thăng tiến lên vị trí cao hơn. 

- Về tính cách: Đòi hỏi phải chăm chỉ, cẩn thận, kiên nhẫn và tỉ mỉ trong công việc, thế nên công việc thường ưu tiên phái nữ. Công việc liên quan đến những chứng từ quan trọng yêu cầu hạn chế tối đa sai sót nhất là nhầm lẫn về giá hoặc check chứng từ sai cũng có thể khiến Sales và công ty phải chịu thiệt hại.

- Thái độ với công việc: Tất nhiên đây là một trong những điều kiện để bạn đáp ứng tốt mọi yêu cầu trong công việc. Có thái độ làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và quan trọng là có khả năng gắn bó lâu dài. Một điều đáng lưu ý trong thái độ làm việc là nhân viên chứng từ phải tuân thủ nguyên tắc nghề nghiệp, giữ bí mật kinh doanh bởi họ là người nắm rõ rất nhiều thông tin quan trọng trong công ty. 

Xem thêm: Tạm nhập tái xuất tiếng anh là gì và những thông tin liên quan

2. Vai trò của tiếng Anh trong ngành xuất nhập khẩu

Trước thực trạng nền kinh tế nước nhà đang hội nhập quốc tế, tiếng Anh đóng vai trò quan trọng không thể thiếu với bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào và không ngoại trừ ngành xuất nhập khẩu. Từ đó đặt ra cho những người làm việc trong ngành một nhiệm vụ mới cần thực hiện là trau dồi vốn kiến thức về tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu vững chắc. 

Xuất nhập khẩu đang được nâng lên một tầm cao mới, là ngành kinh tế được xem là mũi nhọn của một nước. Đặc trưng của ngành đòi hỏi nhân viên xuất nhập khẩu phải liên tục tiếp xúc với khách hàng là người nước ngoài, trao đổi hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác do đó để hiểu và đáp ứng được ngôn ngữ khách hàng rất cần một ngôn ngữ trung gian không gì khác ngoài tiếng Anh. Công việc không chỉ đòi hỏi bạn có kỹ năng giao tiếp cơ bản mà còn đòi hỏi bạn phải có vốn tiếng Anh chuyên ngành vừa đủ có thể chỉ cần liên quan đến những sản phẩm xuất khẩu. 

Thêm vào đó tiếng anh đang chiếm giữ một vị trí giúp người làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu trao đổi thực hiện các giao dịch thương mại. Có tiếng Anh cho bạn rất nhiều cơ hội mai sau, giao tiếp nhiều với khách nước ngoài giúp vốn tiếng Anh của bạn càng trau chuốt hơn, học hỏi được nhiều kinh nghiệm hơn và có cơ hội được làm việc trong công ty nước ngoài với mức thu nhập ổn định. Ngày nay ngành xuất nhập khẩu đang dần trở thành ngành kinh tế mũi nhọn của nhiều nước, đóng góp vào tổng thu nhập quốc gia một số tiền không hề nhỏ, việc thức hiện tốt công tác buôn bán không những tác động mạnh mẽ tới những hoạt động trong doanh nghiệp mà còn kéo theo sự phát triển của cả kinh tế đất nước. 

Hiểu được tầm quan trọng của tiếng Anh trong ngành xuất nhập khẩu, thế hệ tuổi trẻ tương lai trong ngành cần nỗ lực, chăm chỉ dành thời gian học tiếng Anh mỗi ngày để sau này bước vào nghề với hành trang vững vàng cả về kiến thức chuyên môn và kỹ năng căn bản phục vụ tối đa hiệu quả công việc.

Xem thêm: Cùng mở rộng kiến thức tìm hiểu hoạt động tái xuất khẩu là gì?

3. Nhân viên xuất nhập khẩu trong tiếng Anh 

Nhân viên xuất nhập khẩu tiếng anh là “Import – Export staff” giữ vai trò cực kỳ quan trọng, bởi họ chính là những người trực tiếp tham gia thực hiện các hoạt động đàm phán, giao dịch cũng như ký kết hợp đồng với các khách hàng quốc tế. Ngoài ra, họ còn thường xuyên giữ liên lạc, duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp. Bởi vậy mà ngoài những kiến thức chuyên môn liên quan như Thương mại Quốc tế, thanh toán Quốc tế, Hải Quan,… thì giỏi ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh chuyên ngành là điều vô cùng cần thiết cho một nhân viên xuất nhập khẩu. 

Một nhân viên xuất nhập khẩu có năng lực, giỏi tiếng anh sẽ là cầu nối giữa hàng hóa xuất đi, nhập về bởi họ chính là người trực tiếp giao dịch với đối tác, tiến hành thuê phương tiện vận tải, thanh toán tiền hàng và làm các thủ tục Hải quan để được phép xuất hoặc nhập lô hàng. Cùng với sự hội nhập mạnh mẽ trong bối cảnh Việt Nam gia nhập WTO, xuất nhập khẩu là ngành trở nên phổ biến, gần với ngành Logistics. Cơ hội việc làm cho các bạn trẻ theo học ngành này sẽ không thiếu vị trí để bạn lựa chọn. 

Tuyển nhân viên xuất nhập khẩu

Trên đây là những thông tin hạn chế mà Timviec365.vn đã cung cấp giúp bạn mở khóa thắc mắc nhân viên chứng từ trong tiếng anh với ngành xuất nhập khẩu. Qua đó cũng đã bật mí cho đọc giả nói chung và những ai đang tìm hiểu về ngành nói chung những kiến thức cơ bản nhất về ngành để các bạn có sự chuẩn bị đầy đủ nhất trước khi tham gia vào quá trình làm việc. Chúc các bạn thành công!

Bài viết tham khảo: Quota là gì? Những vấn đề mà bạn cần biết