Department manager là gì, điều cần biết về một trợ lý giám đốc

1. Manager là gì?

Người quản lý là một vai trò đại diện trong hệ thống cấp bậc của một tổ chức, bắt đầu từ Giám đốc điều hành và chuyển xuống phó chủ tịch, giám đốc và cuối cùng là các giám đốc bộ phận. Người quản lý là đường dây liên lạc giữa một nhóm điều hành và các nhân viên làm việc dưới quyền của họ, những người làm việc cùng nhau để thực hiện các dự án và hoàn thành các mục tiêu của họ.

Cấu trúc phân cấp của một công ty có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và phong cách quản lý của một tổ chức, nhưng việc thực hiện từng vai trò này trong hệ thống phân cấp có thể xác định xem một công ty có thể thực hiện các nhiệm vụ cần thiết và thu được lợi nhuận nhất quán hay không.

Các chức vụ nhà quản lý

Một tổ chức lớn có thể có nhiều người quản lý để hợp lý hóa các hoạt động và đường dây liên lạc. Người quản lý có thể có các chức danh khác nhau thể hiện những đóng góp của họ cho bộ phận của họ và chức danh của họ cũng giúp nhân viên dễ dàng đặt các câu hỏi liên quan hơn.

Xem xét các kiểu người quản lý khác nhau có thể tồn tại trong một tổ chức:

Các nhà quản lý hàng đầu: Họ tham gia rất nhiều vào chiến lược của công ty. Mọi thứ họ giám sát phải phù hợp với sứ mệnh của công ty để nó thành công.

Tổng giám đốc, trợ lý giám đốc: Họ quản lý sự thành công của một dòng sản phẩm hoặc đơn vị tạo ra doanh thu. Họ có thể đưa ra các lựa chọn về kế hoạch dành cho một sản phẩm và tạo ra các mục tiêu cho kế hoạch đó.

Các nhà quản lý tuyến: Các nhà quản lý tuyến phải tạo ra đầu ra cụ thể cho các dịch vụ mà một công ty cung cấp cho khách hàng của mình. Kết quả cần được báo cáo cho họ để họ có thể thông báo cho quản lý cấp trên.

Người quản lý nhóm hoặc người giám sát: Người giám sát giữ vai trò quản lý trong một nhóm con của một tổ chức. Họ giám sát một chức năng cụ thể đòi hỏi mọi người phải hoàn thành và quản lý trước khi báo cáo lên quản lý cấp trên. Điều này có thể bao gồm một người quản lý báo cáo cho người quản lý tùy thuộc vào cấu trúc của công ty.

Tham khảo thêm: Việc làm Giám đốc dự án

2. Department manager là gì?

Bạn đã gặp Giám đốc bộ phận của mình bao nhiêu lần? Khá hiếm khi xảy ra, nhưng họ vẫn biết được vai trò và kết quả đầu ra của mọi người. Trợ lý Giám đốc bộ phận là những siêu anh hùng giúp phân phối công việc, đánh giá hiệu suất và kêu gọi các cuộc hội thảo, đào tạo và sự kiện. Họ giám sát tất cả các hoạt động hàng ngày của bộ phận với sự giúp đỡ của Giám đốc bộ phận cấp cao.
Hầu hết những người theo đuổi sự nghiệp này đều có bằng cử nhân về tiếp thị hoặc tài chính. Ngoài ra, kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và phân tích tốt  cũng được yêu cầu. Ngoài ra, để đạt được vị trí Trợ lý Giám đốc bộ phận, bạn cần có kinh nghiệm, cùng với nền tảng học vấn lành mạnh. Và một khi bạn đã làm việc chăm chỉ để trở thành Trợ lý cho bài đăng, bạn sẽ được trả lương cao.

 

3. Công việc của một Department manager

Khi nói đến các kỹ năng quan trọng nhất cần có để trở thành trợ lý giám đốc bộ phận, nhiều hồ sơ liệt kê 16,3% trợ lý giám đốc bộ phận bao gồm các thủ tục, trong khi 11,1% hồ sơ bao gồm mục tiêu bán hàng và 10,4% hồ sơ bao gồm giao tiếp. Những kỹ năng cứng như thế này rất hữu ích khi thực hiện các trách nhiệm công việc thiết yếu.

Khi nói đến tìm kiếm một công việc, nhiều người tìm kiếm một từ khóa hoặc cụm từ quan trọng. Thay vào đó, việc tìm kiếm theo ngành có thể hữu ích hơn, vì bạn có thể đang bỏ lỡ những công việc mà bạn chưa bao giờ nghĩ đến trong những ngành mà bạn thậm chí không nghĩ được cung cấp các vị trí liên quan đến chức danh trợ lý giám đốc bộ phận. Nhưng bắt đầu với ngành nào? Hầu hết các trợ lý giám đốc bộ phận thực sự tìm được việc làm trong ngành tài chính và bán lẻ.

Trợ lý giám đốc bộ phận chịu trách nhiệm về tất cả các chức năng của một bộ phận bán hàng. Họ giám sát nhân viên và thực hiện các chiến lược để tăng năng suất. Những nhà quản lý này cũng tiến hành đào tạo và hội thảo để động viên và xây dựng kỹ năng của các thành viên trong nhóm của họ. Các nhà quản lý liên tục đánh giá mức năng suất của nhân viên và giúp họ đạt được các mục tiêu bán hàng.
Công việc của họ là đưa ra các phương pháp mang lại lợi ích cho bộ phận và bằng cách mở rộng hoạt động kinh doanh. Họ hỗ trợ các nỗ lực kinh doanh và thực hiện các thay đổi của công ty. Những người quản lý này phải duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng trong bộ phận của họ bằng cách đào tạo nhân viên về các chiêu thức bán hàng, cách gọi điện lạnh lùng và các kỹ thuật quản lý căng thẳng, chẳng hạn như cách đối phó với những người gọi bất mãn. Mục tiêu chính của họ là có doanh số bán hàng cao hơn mỗi tháng và tạo ra các cơ hội kinh doanh mới.
Chức năng của Giám đốc bộ phận có thể bao gồm:
- Thực thi chất lượng dịch vụ khách hàng
- Cố vấn và đào tạo nhân viên
- Cung cấp môi trường làm việc thoải mái
- Thực hiện chiến lược kinh doanh để tăng doanh số bán hàng
- Duy trì và cải thiện các tiêu chuẩn của công ty
- Chuẩn bị cho nhân viên chuyển đổi công việc và kế nhiệm
- Giữ cho nhân viên có động lực
- Tuyển dụng , phỏng vấn, thuê, huấn luyện, đánh giá và sa thải nhân viên
- Vượt qua các mục tiêu bán hàng và sự hài lòng của khách hàng

Tham khảo ngay: Việc làm Trợ lý giám đốc

4. Cách trở thành Department manager

Nếu bạn muốn trở thành trợ lý giám đốc bộ phận, một trong những điều đầu tiên cần xem xét là bạn cần có trình độ học vấn như thế nào.  47,0% trợ lý giám đốc bộ phận có bằng cử nhân. Về trình độ học vấn cao hơn, 8,9% trợ lý quản lý bộ phận có trình độ thạc sĩ. Mặc dù hầu hết các trợ lý giám đốc bộ phận đều có bằng đại học, bạn vẫn có thể trở thành một người chỉ với bằng cấp ba hoặc chứng chỉ nghề.

Lựa chọn chuyên ngành phù hợp luôn là một bước quan trọng khi nghiên cứu cách trở thành trợ lý giám đốc bộ phận. Khi chúng tôi nghiên cứu các chuyên ngành phổ biến nhất cho một trợ lý giám đốc bộ phận, chúng tôi thấy rằng họ thường kiếm được bằng cử nhân hoặc bằng cao đẳng. Các bằng cấp khác mà chúng ta thường thấy trên hồ sơ trợ lý giám đốc bộ phận bao gồm bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng thạc sĩ.

Bạn có thể thấy rằng kinh nghiệm trong các công việc khác sẽ giúp bạn trở thành trợ lý giám đốc bộ phận. Trên thực tế, nhiều công việc trợ lý giám đốc bộ phận yêu cầu kinh nghiệm trong vai trò như cộng tác viên bán hàng. Trong khi đó, nhiều trợ lý giám đốc bộ phận cũng đã có kinh nghiệm nghề nghiệp trước đó ở các vai trò như trợ lý giám đốc hoặc quản lý cửa hàng.

Kỹ năng Trợ lý giám đốc: 
Đáng tin cậy và đáng tin cậy
Là người chơi tốt trong nhóm
Có kỹ năng quản lý vững chắc
Định hướng vào khách hàng và chất lượng
Có khả năng quản lý thời gian, kế hoạch, dự án và con người một cách hiệu quả
Có kỹ năng đào tạo tốt
Có thể giao tiếp hiệu quả với nhân viên và khách hàng
Có kinh nghiệm quản lý trước đây