Tìm hiểu event concept là gì? Cách tổ chức concept sự kiện

Bài viết này không chỉ giúp bạn hiểu rõ bản chất của event concept là gì mà còn chỉ ra cách triển khai một event concept hiệu quả.

1. Tìm hiểu khái niệm chính xác về event concept

Thuật ngữ Event concept chỉ ý tưởng chủ đạo quy định màu sắc, cách thức diễn ra toàn bộ sự kiện, quyết định tất cả các yếu tố thuộc sự kiện từ phong cách trang trí, cách dàn dựng sân khấu, khu vực khách cho đến việc setup toàn bộ trò chơi và mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện. Trong một event concept sẽ có ý tưởng chính và nhiều ý tưởng bổ trợ cho ý tưởng chính từ đó tạo nên những hoạt động liên kết chặt chẽ với nhau trong sự kiện và cùng hướng về một chủ đề chương trình thống nhất.

2. Khám phá vai trò của event concept

Sự thành công của sự kiện được quyết định bởi concept bởi từ khái niệm event concept là gì, chúng ta nhận thấy rõ ràng rằng concept quy định và tác động đến toàn bộ yếu tố thuộc sự kiện. Mặc dù có nhiều yếu tố trong sự kiện bao gồm các vấn đề nhỏ nhất nhưng chúng không hoạt động hay được bài trí rời rạc mà cần được thiết kế thành một thể thống nhất và cần thực hiện được nhiệm vụ truyền tải thông điệp của ban tổ chức tới người xem. Cũng chính vì thế mà thời gian chuẩn bị lên một event là rất lâu do ban tổ chức cần nhiều thời gian nghiên cứu kỹ thông điệp của sự kiện, xác định mối tương quan giữa các yếu tố, xem xét sự xuất hiện của các yếu tố như thế nào. Qua đó, giúp cho sự kiện vừa mới mẻ, vừa độc đáo mà vô cùng ý nghĩa.

Nếu ngay từ đầu có thể lên một concept rõ ràng cho sự kiện cũng giúp cho toàn bộ ekip thực hiện có thể dễ dàng phối hợp với nhau hiệu quả, đồng thời hạn chế việc xảy ra sai sót không đáng có hoặc các vấn đề nghiêm trọng. Đồng thời khách mời, người tham dự cũng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp của sự kiện, từ đó tin tưởng vào thông điệp mà sự kiện mang đến. Phía doanh nghiệp có thể dựa vào thành công của sự kiện nhờ có event concept chất lượng, thống nhất để tạo dựng uy tín với khách hàng tiềm năng.

3. Các bước tiến hành event concept chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp

Việc triển khai event concept không hề đơn giản, nhất là khi bạn không xác định rõ ràng mục tiêu, ý tưởng và các yếu tố cụ thể, không lên được một kế hoạch triển khai rõ ràng. Đối với những design mới vào nghề, việc triển khai event concept hiệu quả lại càng khó khăn hơn rất nhiều. Vì thế, cần có quy trình từ xây dựng đến triển khai, tổ chức. Dưới đây là các bước chuẩn chỉnh để giúp xây dựng event concept hiệu quả.

3.1. Xác định mục đích của sự kiện

Mục tiêu, mục đích là một nền tảng của sự kiện có giá trị định hướng cách thức của sự kiện. Hãy tập trung vào các vấn đề sau sẽ giúp bạn xác định rõ mục tiêu, mục đích: Lý do tổ chức sự kiện, các đối tượng cần thu hút, mục đích cần đạt. Ngoài các yếu tố này, đương nhiên đội ngũ có thể vạch ra các mục tiêu khác nhưng đây chính là mục tiêu cốt lõi làm trụ cột cho toàn bộ sự kiện, tạo nền tảng xây dựng kế hoạch đúng hướng và xác định rõ KPI triển khai, dễ dàng đo lường tỷ lệ thành công của sự kiện.

3.2. Lên ý tưởng chủ đề

Nhiệm vụ tiếp theo là định hình sự kiện sẽ trển khai theo chủ đề nào. Việc này quan trọng vì nó giúp định vị thương hiệu rõ ràng thông qua câu chuyện truyền thông, thiết kế hệ thống nhận diện chính xác. Để xây dựng chủ đề hiệu quả, nên có cuộc họp với bộ phận sản xuất để cùng nhau tìm hướng thể hiện, lồng ghép giá trị và trải nghiệm.

3.3. Lên kịch bản

Xây dựng kịch bản là việc phác họa chi tiết tổng thể sự kiện diễn ra như thế nào. Trọng tâm của event concept nằm ở đây. Người điều phối dựa vào kịch bản sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể đến từng bộ phận, cá nhân thật hợp lý. Trong kịch bản hãy nêu rõ thời gian, đầu việc, người phụ trách, các thiết bị cần dùng kèm theo cả những ghi chú quan trọng.

Ngoài ra, có thể dựa vào kịch bản và các tính toán sâu sắc dựa trên những yếu tố, thông tin chi tiết liên quan đến sự kiện, bạn có thể vạch ra những tình huống có thể xảy ra trong suốt quá trình diễn ra sự kiện kèm theo hướng xử lý nhằm kiểm soát tốt các rủi ro nguy cơ.

3.4. Chọn địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức không phải chọn ngẫu nhiên là được, nơi đó cần phù hợp với chủ đề của sự kiện. Chẳng hạn đối với các sự kiện mang tính chất trang trọng, vinh danh, sang trọng thì nên chọn địa điểm tổ chức là nhà hàng, khách sạn 4 – 5 sao; các sự kiện có mục tiêu kết nối tập thể, sự kiện thể thao thì nên tổ chức ở khu vực ngoài trời.

Có một vài điểm cần lưu ý khi chọn địa điểm mà bạn cần phải biết để đảm bảo sự kiện diễn ra trong điều kiện thuận lợi. Hãy khảo sát địa điểm trước và so sánh giữa các lựa chọn nhằm tối ưu ngân sách tốt nhất. Đừng quên xem xét tính thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời, dánh giá quy mô và vị trí ở trung tâm hay vùng ngoại ô. Nên có phương án dự phòng về địa điểm để phòng trừ trường hợp trước thời gian sự kiện được diễn ra, thời tiết không thuận lợi.

Có những địa điểm tổ chức sẽ đi kèm với dịch vụ chăm sóc khách hàng.  Bạn hãy đánh giá chất lượng dịch vụ cũng như có sự thảo luận trước với chủ địa điểm để đi đến thỏa thuận về việc phục vụ.

3.5. Truyền thông tốt để quảng bá sự kiện sắp diễn ra

Event concept chính là kim chỉ nam điều hướng chiến dịch truyền thông diễn ra thu hút và đúng hướng. Đội ngũ marketing phải xuất hiện ngay từ khâu đầu tiên khi bắt đầu lên ý tưởng để có thể nắm, hiểu rõ tinh thần cốt lõi của sự kiện và các giá trị, thông điệp mà sự kiện hướng tới. Dựa vào đó, họ sẽ xây dựng được chiến lược nội dung hiệu quả hơn, xác định rõ kênh phân phối cần thiết và cũng kịp thời chuẩn bị các công cụ, phụ kiện của chiến lược truyền thông như poster, ấn phẩm, livestream quảng bá, ...

Sau sự kiện, đội ngũ truyền thông, marketing vẫn tiếp tục hoạt động bám sát hiệu quả của sự kiện để kết nối với khách hàng, duy trì sự tương tác với cộng đồng.

Sau khi trải qua các bước vừa nêu, đội ngũ cũng đã hoàn thành xong một quá trình từ bắt đầu đến kết thúc sự kiện. Đó chính là việc tạo lập một event concept. Và để event concept đem lại thành công và tiếng vang lớn ngay cả sau khi kết thúc, chúng ta cần phải đánh giá được tổng quan sự kiện, đo lường các chỉ số như mức độ đạt mục tiêu, KPI, khả năng lan tỏa chủ đề, mức hài lòng của khách mời. Ngoài ra phải xác định được sự kiện thành công ở những khía cạnh nào và còn hạn chế ở đâu cần điều chỉnh, rút kinh nghiệm.  

Một event concept được xây dựng cẩn thận từ bước lên ý tưởng, lập kế hoạch cho đến khâu triển khai thật cẩn thận sẽ giúp đem đến sự trải nghiệm chất lượng cho người tham dự. Mỗi sự kiện đều phải có concept riêng của nó, tạo và nắm giữ toàn bộ linh hồn cho sự kiện. Đừng bỏ qua việc học hỏi cách xây dựng concept từ vấn đề nhỏ nhất, bao gồm hiểu rõ bản chất event concept là gì. Ngoài ra, Timviec365.vn cũng chia sẻ đến bạn rất nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện, hãy truy cập để khám phá nhiều bí quyết hay nhất.