Ngành tổ chức sự kiện và những thông tin bạn cần biết!

1. Tổng quan về ngành tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện (event executive) là một ngành mới được phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam và đang ngày càng gia tăng. Các sự kiện khi được tổ chức sẽ có rất nhiều các mục đích khác nhau như giải trí, quảng bá sản phẩm,…

Nếu bạn đang có ý định theo đuổi ngành tổ chức sự kiện thì bạn nên tham khảo bài viết này bởi nó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong sự nghiệp tương lai của bạn.

1.1. Sự kiện là gì?

Trước tiên muốn theo đuổi nghề nghiệp nào thì chúng ta cần phải hiểu thực sự tường tận nghĩa của ngành này. Bạn có hiểu thế nào là sự kiện? Theo nghĩa tiếng Việt, sự kiện có nghĩa là những sự việc của ý nghĩa quan trọng đang xảy ra và có ý nghĩa nhất định đối với đời sống xã hội của con người. Sự kiện trong đời sống hàng ngày chính là những hiện tương, sự cố mang tính bất biến xuất hiện.

Ví dụ những sự kiện mang tính bất biến tại Việt Nam bạn có thể thấy: Giá xăng tăng, giá chứng khoán giảm,… Các sự kiện có thể xuất hiện ngẫu nhiên do một số yếu tố khách quan.

Xem thêm: Ngôn ngữ báo chí là gì? Tính chất của ngôn ngữ báo chí

1.2. Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện trong đời sống mang nghĩa là thế những trong ngành tổ chức sự kiện, sự kiện lại mang một tính chất khác, tính chất chủ quan hơn rất nhiều.

Sự kiện trong ngành này có thể hiểu là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, các lễ hội, hội nghị, hội thảo. Nhưng theo cách hiểu thông thường thì sự kiện diễn ra mang tính xã hội cao, có tính chất và quy mô lớn. Theo một cách hiểu dễ hơn thì sự kiện chính là những hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng tham gia tại một thời điểm và những người tổ chức các hoạt động này được gọi là người tổ chức sự kiện. Những người làm nghề tổ chức sự kiện họ sở hữu trong mình rất nhiều tố chất, là một người hiểu rất rõ sáng tạo là gì vBạn có kỹ năng biến những ý tưởng sáng tạo thành các sự kiện sống động và thành công.

Tổ chức sự kiện là quá trình lên kế hoạch, triển khai sự kiện diễn ra theo đúng mục đích của người tổ chức.

Đây là một dịch vụ mới tại Việt Nam và ngày càng có xu hướng phát triển theo hướng chuyên nghiệp và chất lượng cao hơn. Càng ngày lĩnh vực tổ chức sự kiện càng đa dạng hơn như tổ chức một hội chợ triển lãm, các hội thảo, lễ động thổ, lễ khánh thành, ra mắt sản phẩm mới... Điều này khiến việc làm tổ chức sự kiện có thêm nhiều cơ hội hơn trong thị trường việc làm, bạn dễ dàng tìm được một công việc phù hợp nhất.

Với những mục đích khác nhau mà tổ chức sự kiện đem lại thì hiện nay có rất nhiều các công ty, doanh nghiệp coi việc quảng bá thương hiệu, khảng định tên tuổi của đơn vị mình qua các hoạt động tổ chức sự kiện là một công cụ không thể thiếu hiện nay. Mục địch chủ yếu hiện nay các nhãn hàng tìm tới các công ty tổ chức sự kiện như một hoạt động Marketing, hoạt động thương mại thúc đẩy việc kinh doanh của doanh nghiệp có những bước tiến nhanh chóng hơn, vươn xa hơn.

1.3. Các lĩnh vực tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đang trở thành một trong những hoạt động không thể thiếu trong đời sống kinh tế, xã hội của con người. Bạn sẽ thường xuyên bắt gặp các sự kiện diễn ra xung quanh mình. Sự kiện bao gồm các lĩnh vực khá rộng xung quanh ta như:

+ Các sự kiện liên quan đến kinh doanh nhằm thúc đẩy tạo mối quan hệ kinh doanh của các doanh nghiệp;

+ Sự kiện liên quan đến đơn vị tham gia tổ chức như công ty, doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích kỷ niệm ngày thành lập công ty, tiệc cuối năm của công ty,…;

+ Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ như từ thiện, xây nhà tình thương;

+ Các sự kiện triển lãm như triển lãm nghệ thuật;

+ Các hội chợ thương mại giúp mọi người biết đến các sản phẩm của các doanh nghiệp;

+ Sự kiện mang tính chất giải trí như Festival, Countdown, các sự kiện âm nhạc;

+ Các liveshow biểu diễn nghệ thuật trực tiếp;

+ Các hội thảo, hội nghị và các sự kiện liên quan đến cơ quan Nhà nước;

+ Các sự kiện liên quan đến lĩnh vực văn hóa, xã hội, thể thao như hội thao, tổ chức thi đấu bóng đá, khai mạc;

+ Các sự kiện Marketing, xúc tiến, quảng bá sản phẩm.

Các lĩnh vực tổ chức sự kiện là rất đa dạng, mỗi lĩnh vực sự kiện sẽ có cách thức, quy trình tổ chức và những mục đích khác nhau để khi tổ chức sự kiện sẽ đạt được mục tiêu mà người tổ chức sự kiện hướng tới. 

Tổ chức sự kiện là một trong những các mà doanh nghiệp hiện nay dùng để quảng bá sản phẩm của mình đến với tập khách hàng mà công ty hướng tới. Vì vậy nhiều cơ hội tim viec lam tai lai chau ngành tổ chức sự kiện luôn chờ đón bạn ứng tuyển trên các trang tin tìm việc hiện nay.

Xem thêm: Học viện Báo chí và Tuyên truyền ở đâu? Lý do nên học trường Báo

2. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Không phải tự dưng mà ngành tổ chức sự kiện được coi là một ngành “nhức óc” bởi các quy trình tổ chức sự kiện phải được lên kế hoạch một cách chuẩn xác đến từng giây diễn ra sự kiện, bởi sự kiện sẽ diễn ra theo quy trình tuần tự, nếu một khâu xảy ra xảy ra sai sót thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến các khâu tiếp theo trong sự kiện và sự kiện của bạn có thể sẽ thất bại và sẽ gây tổn thất rất lớn đến không chỉ công ty tổ chức sự kiện mà còn ảnh hưởng tới đối tác của công ty rất nhiều.

Muốn tạo ra một sự kiện hoàn hảo cần tốn rất nhiều công sức, tiền bạc và thời gian. Mỗi sự kiện sẽ có những kế hoạch và bản thảo riêng nhưng tổng quan quy trình chung khi tổ chức mà bạn có thể tham khảo khi tổ chức sự kiện đã được Timviec365.vn tổng quát lại các quy trình sau.

2.1. Trước sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện không phải là bạn chỉ quan tâm đến quá trình sự kiện diễn ra như thế nào mà khâu chuẩn bị trước sự kiện cũng đóng vai trò rất quan trọng mà bạn cũng phải thật kỹ càng, tỉ mỉ cho kế hoạch của mình.

Trước khi tổ chức sự kiện bạn cần:

+ Tìm hiểu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu mà bạn sẽ tổ chức sự kiện: Các đối tác khi làm việc với người làm sự kiện sẽ quan tâm đến việc bạn sẽ đem lại lợi ích gì cho họ khi họ đầu tư tổ chức sự kiện ở bạn. Muốn tốt chức sự kiện đúng mục đích và yêu cầu của khách hàng, bạn phải tìm hiểu xem thương hiệu, sản phẩm mà bạn sẽ làm sự kiện là gì. Từ đó, bạn sẽ lên kế hoạch chi tiết dựa vào các đặc trưng của sản phẩm. Ví dụ bạn sẽ làm sự kiện ra mắt sản phẩm dành cho giới trẻ thì bạn không thể tổ chức sự kiện ít hoạt động như họp báo mà bạn phải tạo ra sự kiện nhiều hoạt động tạo sự năng động và phù hợp với xu hướng của giới trẻ như thích chụp ảnh, nghe nhạc,…;

+ Nghiên cứu và phân tích các mô hình kinh doanh của doanh nghiệp như điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong kinh doanh của doanh nghiệp, các đối thủ cạnh tranh,…;

+ Lập kế hoạch: Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chỉnh chu sẽ là kim chỉ nam cho người tổ chức sự kiện thực hiện các khâu một cách phù hợp nhất;

+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện: Đây là khâu vô cùng quan trọng bởi bạn sẽ phải chuẩn bị tất cả mọi thứ liên quan tới sự kiện từ những thứ nhỏ nhất như các dụng cụ làm sự kiện, thời gian, địa điểm, số lượng, khách mời, trang thiết bị sự kiện,…

+ Báo giá sự kiện: Không một sự kiện nào là không có giá cả các sản phẩm, thiết bị tổ chức sự kiện. Bạn sẽ phải lên kế hoạch chi tiết từ các khâu tỏ chức, các khu tổ chức sự kiện, các trang thiết bị từng khu sự kiện, giá thuê nhân lực trong sự kiện,… và rất nhiều các giá khác bạn đều phải liệt kê chi tiết và báo giá với đối tác. Nếu bạn không bao quát kĩ vấn đề này thì khi xảy ra các tình huống phát sinh, công ty của bạn sẽ chịu tổn thấy vì bạn đã không báo giá với đối tác;

+ Xúc tiến quảng bá sản phẩm, dịch vụ thương hiệu: Không chỉ chú trọng quảng thươn hiệu sản phẩm của công ty đối tác mà bạn cũng cần chú trọng quảng bá thương hiệu của công ty bạn, để mọi người có thể biết đế công ty bạn rộng rãi hơn.

Vô vàn công việc cho các bạn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đang được tuyển dụng mà bạn có thể tìm hiểu ngay. Khi đó bạn sẽ thoải mái lựa chọn trên thị trường tuyển dụng việc làm tại Hà Nội hiện nay để kiếm việc làm nhanh nhất.

2.2. Trong sự kiện

Trong sự kiện là khoảng thời gian sự kiện diễn ra, bao công sức chuẩn bị của bạn sẽ được thực hiện tại khâu này. Khi bắt đầu sự kiện bạn sẽ đảm bảo các quy trình sẽ được diễn ra đúng thời gian và theo kế hoạch từ nhân lực phụ trách trong sự kiện. Một số quy trình mà các sự kiện thường diễn ra là:

+ Tiếp đón khách mời: Sự kiện nào hầu hết cũng có khách mời, họ là những người có chức trách hoặc những người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực sự kiện đang diễn ra. Người tổ chức sự kiện phải sắp xếp các nhân lực đón tiếp tại sự kiện như PG, PB và giúp khách mời ổn định chỗ trong sự kiện;

+ Tổ chức chương trình chính trong sự kiện: Tùy vào tính chất và cách thức tổ chức sự kiện bạn đang làm mà các hoạt động chính của sự kiện sẽ được diễn ra theo như kế hoạch chuẩn bị. Trong khi sự kiện được diễn ra bạn phải theo sát chương trình để có thể nắm bắt được tình hình sự kiện, ngoài ra bạn cũng phải bố trí nhân lực tại các khu vực quanh sự kiện để đảm bảo khách mời, người tham gia sự kiện cũng được chăm sóc trong quá trình sự kiện được diễn ra;

+ Phục vụ ăn uống trong khi sự kiện diễn ra: Đảm bảo khách mời, người tham gia sự kiện được chăm sóc chu đáo. Trong lúc event diễn ra, bạn cần đáp ứng đủ nhu cầu của những người tham gia vì việc tổ chức sự kiện yêu cầu phải làm khách hàng hài lòng;

+ Tổ chức các hoạt động ngoài cho sự kiện: Ngoài hoạt động chính của sự kiện thì các hoạt động phụ khác cũng đóng vai trò quan trọng trong sự kiện, những sự kiện phụ này sẽ là những nhân tố thúc đẩy các sản phẩm, dịch vụ của đối tác và bạn cũng có thể quảng bá cả thương hiệu công ty sự kiện của mình tại các sự kiện phụ này. Các sự kiện phụ này càng hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người tới sự kiện của bạn và họ sẽ ở lại sự kiện của bạn lâu hơn.

Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin hấp dẫn về công việc PG qua bài viết: PG có phải là một nghề được coi trọng?

2.3. Sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc thì những hoạt động sau sự kiện cũng vô cùng quan trọng. Một số quy trình thường diễn ra sau sự kiện là:

+ Xúc tiến sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu;

+ Chăm sóc khách hàng sau sự kiện: Có thể khách hàng có thể quan tâm đến những sản phẩm sau khi sự kiện kết thúc và họ muốn nhận được sự tư vấn của bạn thì thời gian này chính là lúc bạn giải đáp và tư vấn cho họ;

+ Phân tích sự kiện: Khi một sự kiện kết thúc bạn cũng phải làm hoạt động nhìn lại xem sự kiện của bạn tổ chức đã đạt được những hiệu quả và còn thiếu xót gì để cùng rút kinh nghiệm và tránh trong các sự kiện sau;

+ Hạch toán tài chính cho sự kiện: Sau khi sự kiện kết thúc là lúc bạn và đối tác sẽ ngồi lại và hạch toán các khoản chi phí sự kiện. Bạn phải là người nắm rõ các phát sinh, những chi phí trong sự kiện để thống báo cho đối tác để họ nắm bắt được. Sau khi sự kiện kết thú cả hai bên có thể thanh toán rõ ràng và chi tiết, minh bạch với nhau.

Muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và đạt hiệu quả bạn cần quan tâm đến:

+ Nhân viên trong đội ngũ có kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp và chuyên môn cao;

+ Cơ sở trang thiết bị sự kiện đạt chất lượng cao cấp, đảm bảo trong quá trình diễn ra sự kiện không gặp khó khăn, trục trặc;

+ Quản trị sự kiện: Các yếu tố bên ngoài và bên trong sự kiện cần được kiểm soát chặt chẽ.

Tham khảo thêm: Bảng mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện

3. Ngành tổ chức sự kiện cần gì?

Để lên ý tưởng và thực hiện cho một sự kiện được diễn ra thành công và tốt đẹp thật không dễ dàng, đòi hỏi người làm sự kiện cần có kỹ năng suy nghĩ và lên ý tưởng nhanh chóng. Khi đàm phán với khách hàng, người tổ chức sự kiện cũng cần khéo léo để làm sao khách hàng vừa đáp ứng được nhu cầu về chất lượng, chi phí mà bạn khi tổ chức sự kiện vẫn đạt được lợi nhuận và lợi ích của mình.

Sự thành công của một sự kiện chính là sự thu hút với người tham gia, nếu bạn chuẩn bị sự kiện chu đáo, tỉ mỉ mà không có người tham dự thì coi như sự kiện của bạn cũng thất bại. Bạn phải đảm bảo các yếu tố truyền thông và thu hút để khách mời và người tham dự có thể có mặt và tham dự sự kiện đúng thời gian. Để tạo ra một sự kiện hoàn hảo cần rất nhiều năng lực và trí tuệ của người làm sự kiện, vì thế người ta mới nói nghề tổ chức sự kiện chính là ngành “nhức óc”

Hiện nay, khi muốn giới thiệu một sản phẩm mới, các doanh nghiệp thường tổ chức các sự kiện để thu hút khách hàng. Do đó, ngành tổ chức sự kiện được quan tâm nhiều hơn và tạo cơ hội việc làm trên toàn quốc cho những ứng viên muốn có được công việc này.