File KPI mẫu là gì? Bật mí quá trình xây dựng một KPI mẫu

1. Khái niệm “mẫu” trong KPI mẫu

Trong từ điển Tiếng Việt, “mẫu” là một từ ngữ dùng để thể hiện sự chuẩn mực, là tiêu chuẩn của một thứ gì đó để tất cả mọi người có thể học tập và làm theo. “Mẫu” trong KPI cũng vậy. KPI mẫu là những KPI sở hữu những đặc điểm, tính ứng dụng phù hợp và tạo ra hiệu quả làm việc tối ưu nhất cho người sử dụng. File KPI mẫu là những bản KPI mẫu chuẩn chỉnh được xây dựng, tổng hợp dưới dạng một tập tin biểu mẫu giúp bạn có thể tải về và áp dụng trực tiếp trong công việc của mình. 

Hỏi ai sinh ra tiêu chuẩn 

Làm mục tiêu cũng có chuẩn mới hay

Thước đo áp dụng liền ngay

Cơ mà vội quá thì nhanh tay tải về.

Hiện nay có rất nhiều những trang web hỗ trợ bạn trong việc download phần mềm KPI miễn phí mà bạn có thể thoải mái tham khảo. Trên đó có chứa rất nhiều các file kpi cho nhiều ngành nghề, vị trí công việc khác nhau. Vậy lý do tại sao lại có sự ra đời của những file KPI mẫu này?

2. Lý do cho sự xuất hiện của KPI mẫu

Xuất phát từ mục tiêu của mỗi doanh nghiệp, mỗi cá nhân mà khái niệm KPI được ra đời. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện thì có rất nhiều những tay mơ đã sử dụng KPI một cách vô tội vạ làm  cho những mục tiêu được đặt ra không còn phù hợp với mục đích phát triển như ban đầu, khiến cho công việc không đạt được kết quả tốt. Điều này cũng có thể được xem là một trong những lý do chính tại sao việc xây dựng KPI cần phải tuân thủ một tiêu chuẩn nhất định và đã có sẵn các mẫu file KPI. 

Tất cả những công việc, cuộc sống, tập thể hay kể cả một cá nhân cũng cần có một mục tiêu nhất định. Tuy nhiên, mỗi công việc và ngành nghề thì lại có những mục tiêu riêng dẫn đến việc sẽ có nhiều các file kpi mẫu cho từng vị trí cụ thể khác nhau. Khác nhau là vậy nhưng những kpi mẫu này đều  phải đáp ứng được những nguyên tắc cơ bản, xây dựng trên hệ thống chuẩn mực và đạt được những tiêu chí chung.

Xem thêm: Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp hiệu quả

3. Nguyên tắc và các bước xây dựng file KPI mẫu

3.1. Nguyên tắc của một KPI mẫu

Nguyên tắc xây dựng kpi được đặt ra là cách để các nhà  quản lý có thể tạo ra được một mẫu kpi chuẩn mực cho chính mình. Một KPI mẫu khi được lập ra nhìn chung sẽ đảm bảo 3 nguyên tắc đó là nguyên tắc kpi smart, nguyên tắc ma trận của thời gian và cuối cùng là nguyên tắc của từng ngành nghề nhất định. 

3.1.1. Nguyên tắc KPI Smart trong file KPI mẫu

Đầu tiên là một KPI mẫu sẽ đảm bảo tiêu chí của một bảng mục tiêu thông minh hay còn gọi là KPI SMART. Trong đó Smart có ý nghĩa cụ thể bao gồm : S (Specific: Cụ thể) ; M (Measurable: Đo lường được); A (Attainable: Có thể đạt được); R (Relevant: Thực tế) và cuối cùng là T (Time-Bound: Thời gian hoàn thành). Nghe ý nghĩa thôi chắc hẳn bạn đã tưởng tượng được một kpi mẫu khi hoàn thành sẽ có mức độ chi tiết như thế nào. Một KPI mẫu được xây dựng bởi hệ thống này đầu tiên sẽ đảm bảo được Specific tức là tính cụ thể. Những KPI được đặt ra phải có mục tiêu nhất định, tránh trường hợp đặt ra những mục tiêu quá mơ hồ, chung chung mà cần phải dễ hiểu đi đúng vào trọng tâm. Ví dụ như KPI kinh doanh tháng này phải đạt doanh thu 1 tỷ thì 1 tỷ ở đây chính là tính cụ thể đó. M tức là đo lường thì trong một kpi, việc đo lường được là rất quan trọng. Khi xây dựng người quản lý cần tạo ra những con số cụ thể có thể đo lường được đối với mục tiêu cho những công việc có số liệu hoặc những giá trị nhất định cho những công việc không sử dụng số liệu để có thể đánh giá một cách khách quan nhất.

A là những yếu tố có thể đạt được trong một file KPI mẫu. Dẫu biết KPI là mục tiêu, mà mục tiêu là những thứ cần phải cố gắng. Tuy nhiên không thể vì vậy mà đặt ra những mục tiêu quá xa vời và không thể thực hiện được đúng không nào? Khi đặt ra những yếu tố này trong KPI thì người quản lý chỉ nên đặt vượt so với sức làm việc thông thường của người thực hiện. Việc đó khiến cho người thực hiện vẫn có hy vọng để phấn đấu hoàn thành chứ không chỉ mới nhìn thôi đã nản chí và không muốn làm vì quá sức của mình.

R là thực tế ,nhắc đến đây chắc hẳn bạn nghĩ yếu tố này giống với A đúng không ? Tuy nhiên hai khái niệm này là hoàn toàn khác nhau. Nếu như  A là công việc bạn có thể đạt được thì R chính là tính thực tế của những công việc ấy, rằng nó có phù hợp với mục đích ban đầu mà kpi đề ra hay không. tính thực tế thể hiện ở việc rằng khi bạn đã hoàn thành công việc thì những công việc của bạn có mang lại giá trị và những giá trị đó có đóng góp thành quả của mục tiêu chung, mục tiêu phát triển cuối cùng của doanh nghiệp hay không. Và cuối cùng là T, đó chính là thời gian hoàn thành kpi của người thực hiện. Có thể nói đây là yếu tố quan trọng nhất trong ý nghĩa thúc đẩy sự phát triển của một file KPI mẫu. Một KPI khi đảm bảo được 4 yếu tố trước đó không thể nào mang lại tính kỷ luật và tinh thần phấn đấu nếu không đưa ra thời gian nhất định để hoàn thành. Ví dụ doanh số là 1 tỷ thì 1 tỷ đó sẽ chẳng có gì đáng nói nếu được thực hiện trong một năm. Cái cần phấn đấu ở đây chính là thời gian thực hiện chỉ trong vòng 1 tháng mới có thể đánh giá năng lực cụ thể được.

3.1.2. Nguyên tắc ma trận của thời gian

Ma trận của thời gian là một cách thức để quản lý thời gian hiệu quả, được sử dụng rộng rãi khi sắp xếp tính quan trọng của những thành phần trong một KPI nhất định. Có thể hiểu đơn giản như công việc nào quan trọng hơn thì sẽ thực hiện trước còn những công việc khác có thể để lại để hoàn thành sau khi đã xong công việc cấp bách. Một KPI đảm bảo được nguyên tắc này sẽ giúp cho công việc được tối ưu hóa hơn. Đòi hỏi người xây dựng KPI phải biết cách đặt ra các đầu việc và sắp xếp hợp lý dựa trên mục đích chung của tổ chức, của doanh nghiệp.

3.1.3. Nguyên tắc của từng ngành nghề riêng biệt

Điều này là rất dễ hiểu vì như chúng tôi đã chia sẻ, thì mỗi công việc, mỗi vị trí sẽ có những yêu cầu riêng. Một KPI mẫu cho một nhân viên kế toán không thể có các công việc của một KPI mẫu cho một nhân viên kinh doanh được. Chính vì vậy đây cũng được coi là một nguyên tắc vô cùng quan trọng khi xây dựng và tạo ra những file KPI mẫu.

3.2. Các bước xây dựng một KPI file chuẩn mực

Một hệ thống file KPI mẫu sẽ được xây dựng qua  4 bước. Bước đầu tiên, người xây dựng KPI mẫu sẽ phải nắm thật vững về chuyên môn, trách nhiệm của từng vị trí cụ thể, hiểu được năng lực của người thực hiện kpi. Bước tiếp theo đó là đặt những chỉ tiêu cụ thể trong kpi sao cho đạt được mục đích công việc mong muốn nhưng vẫn đảm bảo những nguyên tắc đã nêu ra ở trên của một file KPI mẫu, hệ thống hóa lại các chỉ tiêu để đảm bảo nguyên tắc ma trận thời gian, lập kế hoạch làm việc cho cá nhân, đội nhóm theo mẫu. Bước cuối cùng đó là kiểm tra và đánh giá mức độ hoàn thành KPI theo file mẫu đã đặt ra. Đánh giá mức độ hiệu quả công việc theo thời gian cụ thể, điều chỉnh lại và tối ưu các chỉ số dựa trên năng lực thực tế của nhân viên. Thúc đẩy, đốc thúc tốc độ làm việc để nhân viên có thể hoàn thành đúng hoặc vượt tiến độ KPI mẫu được giao.

Bài viết trên là những chia sẻ của chúng tôi về file KPI mẫu. Bất cứ ai trong mỗi chúng ta khi cống hiến và lao động thì đều mong muốn hoàn thành xuất sắc những chỉ số này. Timviec365.vn xin cảm ơn bạn đọc, chúc các bạn sẽ luôn làm việc một cách hiệu quả và đạt được những thành công rực rỡ nhé.