Đăng tin miễn phí
Quay lại

Điều bạn cần biết khi xây dựng KPI của trợ lý giám đốc

Tác giả: Nguyễn Tú Anh

Lần cập nhật gần nhất: 05/08/2024

Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ sắp xếp, quản lý lịch trình cho giám đốc để đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi. Giống như những bộ phận khác thì vị trí trợ lý giám đốc cũng có KPI. Vậy thì KPI của trợ lý giám đốc bao gồm những nội dung gì chúng ta hãy cùng khám phá nào.

1. Căn cứ xây dựng KPI của trợ lý giám đốc

Một người giám đốc luôn có lịch trình công việc dày đặc vì thế họ cần đến một người trợ lý để hỗ trợ trong công việc. Nhiều người cho rằng công việc của một trợ lý giám đốc chỉ đơn giản là sắp xếp lịch trình và xử lý các vấn đề sổ sách cho giám đốc.

Căn cứ xây dựng KPI của trợ lý giám đốc
Căn cứ xây dựng KPI của trợ lý giám đốc

Tuy nhiên trên thực tế một người trợ lý giám đốc sẽ là cầu nối giữa giám đốc với các phòng ban khác. Trợ lý giám đốc sẽ tiếp nhận những chỉ đạo của cấp trên, thực hiện triển khai và theo dõi tiến độ công việc của cấp dưới, lập các báo cáo để gửi đến giám đốc.

Bên cạnh đó một người trợ lý giỏi cần nắm rõ các kế hoạch của công ty, hỗ trợ phòng kế toán trong việc lập dự toán ngân sách. Trong những trường hợp cần thiết trợ lý giám đốc sẽ thay mặt cho giám đốc phát ngôn.

Với những nhiệm vụ quan trọng như vậy trợ lý giám đốc sẽ có các chỉ tiêu KPI để đánh giá tiến độ thực hiện công việc cũng như theo dõi quá trình làm việc.

Xem thêm: KPI giám đốc điều hành và những chỉ số liên quan mà bạn cần biết

2. Nội dung cần có khi xây dựng KPI trợ lý giám đốc

2.1. Những điểm cần có trong KPI

Một người trợ lý được đánh giá cao chính là người có phong cách làm việc chuyên nghiệp. Công việc của người trợ lý là công việc làm việc trực tiếp với cấp trên, các kết quả công việc này có thể ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Những điểm cần có trong KPI
Những điểm cần có trong KPI

Vì vậy khi xây dựng KPI của trợ lý giám đốc cần có đủ những nội dung để đánh giá toàn bộ công việc mà một người trợ lý thực hiện. Khi xây dựng KPI cần chú ý làm rõ những nội dung sau đây.

Đầu tiên KPI của trợ lý giám đốc cần gắn chặt với những kế hoạch của doanh nghiệp và mục tiêu, phương hướng hành động mà doanh nghiệp đã đề ra trước đó. Bạn phải tìm ra mục tiêu mà người trợ lý cần hoàn thành và các nhiệm vụ cần được triển khai.

Sau khi đã xác định rõ các nhiệm vụ bạn nên tìm kiếm những chỉ số đo lường hiệu suất công việc dành cho vị trí trợ lý. Bởi mỗi vị trí nhân viên sẽ có đặc thù công việc khác nhau nên cách sử dụng các chỉ tiêu đo lường cũng sẽ khác nhau.

Muốn có một bảng các chỉ tiêu đo lường hiệu suất KPI hiệu quả thì bạn cần phải dựa trên những đặc điểm thực tế của công việc trợ lý. Với mỗi nhiệm vụ bạn có thể đưa ra những chỉ số đánh giá riêng hoặc gộp các nhiệm vụ có cùng tính chất vào một chỉ tiêu đánh giá.

Nội dung tiếp theo cần có khi xây dựng chỉ tiêu KPI sẽ dựa trên các phương diện làm việc của người trợ lý. Những phương diện này cụ thể đó là về quyền lợi, trách nhiệm hay quyền hạn trong công việc của một người trợ lý.

Một người trợ lý giám đốc phải có trách nhiệm như thế nào trong công việc? Công việc cần được hoàn thành với kết quả như thế nào? Đó là yếu tố đầu tiên để xác định trách nhiệm của một người trợ lý giám đốc.

Người trợ lý giám đốc khác với những nhân viên thông thường bởi họ sẽ có một vài những quyền hạn đặc trưng như trở thành người phát ngôn thay cho giám đốc trong một vài trường hợp. Tuy nhiên những quyền hạn này cần được dùng đúng thời điểm, đúng mục đích và sự cho phép của cấp trên.

Bạn có thể xây dựng KPI để đánh giá xem trợ lý giám đốc có đáp ứng được những yêu cầu về trách nhiệm cũng như quyền hạn trong công việc hay không.

Những yêu cầu về trách nhiệm nhân viên trợ lý
Những yêu cầu về trách nhiệm nhân viên trợ lý

Những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra sẽ bao gồm nhiều cấp độ như cấp cá nhân, cấp đơn vị hay cấp doanh nghiệp. Xây dựng chỉ tiêu KPI đo lường kết quả công việc của trợ lý giám đốc bạn hãy chia ra thành những cấp độ này để việc đánh giá mang lại kết quả chính xác hơn.

Bên cạnh đó trợ lý giám đốc cũng là người thay mặt giám đốc thực hiện giám sát và quản lý quy trình công việc của nhân viên cấp dưới nên một chỉ tiêu nữa mà bạn có thể xây dựng khi đánh giá KPI chính là khả năng giám sát tiến độ công việc.

Nhân viên trợ lý giám đốc thực hiện tốt KPI của mình sẽ khiến cho những bộ phận cấp dưới cũng theo sát tiến độ công việc. Từ đó các mục tiêu chiến lược mà công ty đề ra mới được nghiêm túc thực hiện và đem đến hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

2.2. Các bước để xây dựng và áp dụng KPI

Để xây dựng KPI chính xác cho trợ lý giám đốc bạn cần thực hiện theo các bước sau đây

2.2.1. Xác định phương pháp xây dựng KPI

Trong việc lập KPI hiện nay, doanh nghiệp thường chọn giữa hai cách tiếp cận: nhân viên tự xây dựng các chỉ tiêu KPI của mình hoặc các quản lý sẽ xây dựng KPI cho nhân viên. Tùy vào đặc điểm và quy định của công ty mà mỗi người trợ lý giám đốc sẽ sử dụng một trong hai phương pháp để xây dựng KPI.

Xác định phương pháp xây dựng KPI
Xác định phương pháp xây dựng KPI

Với phương pháp thứ nhất đó là trợ lý giám đốc tự xây dựng KPI cho mình thì người trợ lý sẽ thể hiện rõ nét nhất tính chất và các chức năng nhiệm vụ của minh trên KPI. Bởi họ là người trực tiếp thực hiện các công việc nên sẽ hiểu rõ đặc điểm để xây dựng bản KPI chuẩn xác.

Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này chính là thiếu đi tính khách quan trong công việc. Đôi khi người trợ lý để sớm đạt được KPI sẽ đặt mục tiêu thấp khiến năng suất làm việc không được cao.

Nếu công ty áp dụng phương pháp này cho trợ lý khi xây dựng KPI thì cần cố một đội ngũ cấp cao hơn hoặc đội ngũ nhân sự để kiểm định các chỉ tiêu. Có như vậy công việc mới đạt được kết quả tốt và người trợ lý cũng có tinh thần trách nhiệm cao hơn với công việc của mình.

Phương pháp xây dựng KPI tiếp theo các chỉ số KPI sẽ do đội ngũ nhân sự đưa ra. Phương pháp này dĩ nhiên sẽ đảm bảo hơn về tính khách quan. Tuy nhiên nhược điểm của nó lại là đội ngũ nhân sự đưa ra chỉ số KPI không phù hợp.

Phương pháp đội ngũ nhân sự đưa ra
Phương pháp đội ngũ nhân sự đưa ra

Bởi đội ngũ nhân sự không thực sự là người trực tiếp làm việc nên họ không nắm bắt được hết tính chất cũng như đặc điểm của công việc trợ lý. Vì vậy những chỉ số KPI mà đội ngũ này đưa ra có thể không sát với thực tế công việc.

Vì vậy nếu doanh nghiệp dùng phương pháp này để xây dựng KPI nhân viên trợ lý giám đốc thì cần có thêm một đội ngũ kiểm định lại hệ thống chỉ tiêu KPI. Bộ phận này sẽ phải nắm vững các công việc của nhân viên trợ lý để đánh giá được sự chính xác của các chỉ tiêu KPI.

2.2.2. Xác định các chỉ tiêu và đánh giá mức độ hoàn thành

Để xây dựng các chỉ tiêu KPI cần phải gắn chúng chặt chẽ với mục tiêu trong công việc. Hiện nay nhiều doanh nghiệp áp dụng tiêu chí SMART khi đánh giá KPI của nhân viên.

Các chỉ tiêu và đánh giá mức độ hoàn thành
Các chỉ tiêu và đánh giá mức độ hoàn thành

Mỗi chữ cái sẽ biểu trưng cho một chỉ tiêu đánh giá mục tiêu khác nhau: S-Specific là mục tiêu cụ thể của nhân viên trợ lý; Các chỉ số đo lường kết quả thực hiện mục tiêu là Measurable; A - Attainable những mục tiêu mà nhân viên có khả năng đạt được; Mục tiêu dựa trên thực tế công việc R - Relevant và T - Time Bound là mục tiêu có thời hạn thực hiện cụ thể.

Sau khi xây dựng các chỉ tiêu nhân viên trợ lý sẽ đi vào thực hiện các chỉ tiêu này. Dựa trên kết quả làm việc của người trợ lý sẽ được phân chia vào các nhóm kết quả đánh giá khác nhau.

2.2.3. Chế độ thưởng khi trợ lý đạt KPI

Những nhân viên tại các bộ phận khi hoàn thành chỉ tiêu KPI sẽ nhận được một mức thưởng nhất định và nhân viên trợ lý giám đốc cũng không phải ngoại lệ. Các chế độ về mức thưởng cho nhân viên trợ lý giám đốc sẽ được quy định bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp hoặc cấp quản lý cao nhất của phòng ban cụ thể ở đây chính là giám đốc.

Chế độ thưởng khi trợ lý đạt KPI
Chế độ thưởng khi trợ lý đạt KPI

Cuối mỗi kỳ làm việc sẽ có buổi nghiệm thu kết quả làm việc. Các kết quả công việc của nhân viên trợ lý sẽ được thể hiện rõ trên bảng tổng hợp kết quả thực hiện KPI. Từ đó cấp quản lý có thể nhìn nhận những ưu điểm và nhược điểm của nhân viên trợ lý. Khi đó sẽ có các cách thưởng cho các anh/chị/em có hiệu suất làm việc cao và nhắc nhở với các anh/chị/em chưa có tinh thần trách nhiệm cao với công việc.

Bạn có biết hiện nay có một phương pháp mà doanh nghiệp sử dụng rất nhiều để theo dõi tình hình thực hiện KPI đó là phần mềm đánh giá KPI miễn phí không? Những phần mềm này sẽ cung cấp cho người dùng cái nhìn trực quan về những kết quả đạt được. Bạn hãy thử tìm kiếm và sử dụng những phần mềm miễn phí này nhé.

Những nội dung về KPI của trợ lý giám đốc mà bạn cần xây dựng đã được trình bày trong bài viết. Hy vọng rằng bạn đã có thể tự mình quản lý việc xây dựng và thực hiện KPI để công việc đạt được hiệu quả tốt nhất.

Công việc của trợ lý giám đốc

Bạn đã biết công việc của trợ lý giám đốc sẽ bao gồm những đầu việc nào chưa? Hãy đến với những thông tin ngay bên dưới để có thêm hiểu biết về công việc này nhé.

Công việc của trợ lý giám đốc

Chuyên mục

Bí quyết viết CV Tâm sự Nghề nghiệp Cẩm Nang Tìm Việc Kỹ Năng Tuyển Dụng Cẩm nang khởi nghiệp Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm Kỹ năng ứng xử văn phòng Quyền lợi người lao động Bí quyết đào tạo nhân lực Bí quyết lãnh đạo Bí quyết làm việc hiệu quả Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép Bí quyết viết thư xin thôi việc Cách viết đơn xin việc Bí quyết tăng lương Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên Kỹ năng đàm phán lương Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản trị doanh nghiệp Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng Mẹo viết hồ sơ xin việc Mẹo viết thư xin việc Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng Định hướng nghề nghiệp Top việc làm hấp dẫn Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng Tư vấn việc làm ngành Báo chí Tư vấn tìm việc làm thêm Tư vấn việc làm ngành Bất động sản Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin Tư vấn việc làm ngành Du lịch Tư vấn việc làm ngành Kế toán Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật Tư vấn việc làm ngành Sư phạm Tư vấn việc làm ngành Luật Tư vấn việc làm thẩm định Tư vấn việc làm vị trí Content Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn Tư vấn việc làm quản lý Kỹ năng văn phòng Nghề truyền thống Các vấn đề về lương Tư vấn tìm việc làm thời vụ Cách viết Sơ yếu lý lịch Cách gửi hồ sơ xin việc Biểu mẫu phục vụ công việc Tin tức tổng hợp Ý tưởng kinh doanh Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh Mẹo viết Thư cảm ơn Góc Công Sở Hoạt động đoàn thể Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Cẩm nang kinh doanh Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất Mô tả công việc ngành Kinh doanh Mô tả công việc ngành Bán hàng Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán Mô tả công việc ngành Marketing - PR Mô tả công việc ngành Nhân sự Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin Mô tả công việc ngành Sản xuất Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải Mô tả công việc Kho vận - Vật tư Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn Mô tả công việc ngành Hàng không Mô tả công việc ngành Xây dựng Mô tả công việc ngành Y tế - Dược Mô tả công việc Lao động phổ thông Mô tả công việc ngành Kỹ thuật Mô tả công việc Nhà nghiên cứu Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính Mô tả công việc Biên - Phiên dịch Mô tả công việc ngành Thiết kế Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern Mô tả công việc ngành Freelancer Mô tả công việc Công chức - Viên chức Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận Hồ sơ doanh nhân Việc làm theo phường Danh sách các hoàng đế nổi tiếng Vĩ Nhân Thời Xưa Chấm Công Tài Sản Doanh Nghiệp Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Quản Lý Công Việc Nhân Viên Đánh giá nhân viên Quản Lý Trường Học Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Kinh nghiệm Quản lý kho hàng Quản Lý Gara Ô Tô Xem thêm gợi ý