Điều bạn cần biết khi xây dựng KPI của trợ lý giám đốc

1. Căn cứ xây dựng KPI của trợ lý giám đốc

Một người giám đốc luôn có lịch trình công việc dày đặc vì thế họ cần đến một người trợ lý để hỗ trợ trong công việc. Nhiều người cho rằng công việc của một trợ lý giám đốc chỉ đơn giản là sắp xếp lịch trình và xử lý các vấn đề sổ sách cho giám đốc.

Tuy nhiên trên thực tế một người trợ lý giám đốc sẽ là cầu nối giữa giám đốc với các phòng ban khác. Trợ lý giám đốc sẽ tiếp nhận những chỉ đạo của cấp trên, thực hiện triển khai và theo dõi tiến độ công việc của cấp dưới, lập các báo cáo để gửi đến giám đốc.

Bên cạnh đó một người trợ lý giỏi cần nắm rõ các kế hoạch của công ty, hỗ trợ phòng kế toán trong việc lập dự toán ngân sách. Trong những trường hợp cần thiết trợ lý giám đốc sẽ thay mặt cho giám đốc phát ngôn.

Với những nhiệm vụ quan trọng như vậy trợ lý giám đốc sẽ có các chỉ tiêu KPI để đánh giá tiến độ thực hiện công việc cũng như theo dõi quá trình làm việc.

Xem thêm: KPI giám đốc điều hành và những chỉ số liên quan mà bạn cần biết

2. Nội dung cần có khi xây dựng KPI trợ lý giám đốc

2.1. Những điểm cần có trong KPI

Một người trợ lý được đánh giá cao chính là người có phong cách làm việc chuyên nghiệp. Công việc của người trợ lý là công việc làm việc trực tiếp với cấp trên, các kết quả công việc này có thể ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Vì vậy khi xây dựng KPI của trợ lý giám đốc cần có đủ những nội dung để đánh giá toàn bộ công việc mà một người trợ lý thực hiện. Khi xây dựng KPI cần chú ý làm rõ những nội dung sau đây.

Đầu tiên KPI của trợ lý giám đốc cần gắn chặt với những kế hoạch của doanh nghiệp và mục tiêu, phương hướng hành động mà doanh nghiệp đã đề ra trước đó. Bạn phải tìm ra mục tiêu mà người trợ lý cần hoàn thành và các nhiệm vụ cần được triển khai.

Sau khi đã xác định rõ các nhiệm vụ bạn nên tìm kiếm những chỉ số đo lường hiệu suất công việc dành cho vị trí trợ lý. Bởi mỗi vị trí nhân viên sẽ có đặc thù công việc khác nhau nên cách sử dụng các chỉ tiêu đo lường cũng sẽ khác nhau.

Muốn có một bảng các chỉ tiêu đo lường hiệu suất KPI hiệu quả thì bạn cần phải dựa trên những đặc điểm thực tế của công việc trợ lý. Với mỗi nhiệm vụ bạn có thể đưa ra những chỉ số đánh giá riêng hoặc gộp các nhiệm vụ có cùng tính chất vào một chỉ tiêu đánh giá.

Nội dung tiếp theo cần có khi xây dựng chỉ tiêu KPI sẽ dựa trên các phương diện làm việc của người trợ lý. Những phương diện này cụ thể đó là về quyền lợi, trách nhiệm hay quyền hạn trong công việc của một người trợ lý.

Một người trợ lý giám đốc phải có trách nhiệm như thế nào trong công việc? Công việc cần được hoàn thành với kết quả như thế nào? Đó là yếu tố đầu tiên để xác định trách nhiệm của một người trợ lý giám đốc.

Người trợ lý giám đốc khác với những nhân viên thông thường bởi họ sẽ có một vài những quyền hạn đặc trưng như trở thành người phát ngôn thay cho giám đốc trong một vài trường hợp. Tuy nhiên những quyền hạn này cần được dùng đúng thời điểm, đúng mục đích và sự cho phép của cấp trên.

Bạn có thể xây dựng KPI để đánh giá xem trợ lý giám đốc có đáp ứng được những yêu cầu về trách nhiệm cũng như quyền hạn trong công việc hay không.

Những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra sẽ bao gồm nhiều cấp độ như cấp cá nhân, cấp đơn vị hay cấp doanh nghiệp. Xây dựng chỉ tiêu KPI đo lường kết quả công việc của trợ lý giám đốc bạn hãy chia ra thành những cấp độ này để việc đánh giá mang lại kết quả chính xác hơn.

Bên cạnh đó trợ lý giám đốc cũng là người thay mặt giám đốc thực hiện giám sát và quản lý quy trình công việc của nhân viên cấp dưới nên một chỉ tiêu nữa mà bạn có thể xây dựng khi đánh giá KPI chính là khả năng giám sát tiến độ công việc.

Nhân viên trợ lý giám đốc thực hiện tốt KPI của mình sẽ khiến cho những bộ phận cấp dưới cũng theo sát tiến độ công việc. Từ đó các mục tiêu chiến lược mà công ty đề ra mới được nghiêm túc thực hiện và đem đến hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

2.2. Các bước để xây dựng và áp dụng KPI

Để xây dựng KPI chính xác cho trợ lý giám đốc bạn cần thực hiện theo các bước sau đây

2.2.1. Xác định phương pháp xây dựng KPI

Trong việc lập KPI hiện nay, doanh nghiệp thường chọn giữa hai cách tiếp cận: nhân viên tự xây dựng các chỉ tiêu KPI của mình hoặc các quản lý sẽ xây dựng KPI cho nhân viên. Tùy vào đặc điểm và quy định của công ty mà mỗi người trợ lý giám đốc sẽ sử dụng một trong hai phương pháp để xây dựng KPI.

Với phương pháp thứ nhất đó là trợ lý giám đốc tự xây dựng KPI cho mình thì người trợ lý sẽ thể hiện rõ nét nhất tính chất và các chức năng nhiệm vụ của minh trên KPI. Bởi họ là người trực tiếp thực hiện các công việc nên sẽ hiểu rõ đặc điểm để xây dựng bản KPI chuẩn xác.

Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này chính là thiếu đi tính khách quan trong công việc. Đôi khi người trợ lý để sớm đạt được KPI sẽ đặt mục tiêu thấp khiến năng suất làm việc không được cao.

Nếu công ty áp dụng phương pháp này cho trợ lý khi xây dựng KPI thì cần cố một đội ngũ cấp cao hơn hoặc đội ngũ nhân sự để kiểm định các chỉ tiêu. Có như vậy công việc mới đạt được kết quả tốt và người trợ lý cũng có tinh thần trách nhiệm cao hơn với công việc của mình.

Phương pháp xây dựng KPI tiếp theo các chỉ số KPI sẽ do đội ngũ nhân sự đưa ra. Phương pháp này dĩ nhiên sẽ đảm bảo hơn về tính khách quan. Tuy nhiên nhược điểm của nó lại là đội ngũ nhân sự đưa ra chỉ số KPI không phù hợp.

Bởi đội ngũ nhân sự không thực sự là người trực tiếp làm việc nên họ không nắm bắt được hết tính chất cũng như đặc điểm của công việc trợ lý. Vì vậy những chỉ số KPI mà đội ngũ này đưa ra có thể không sát với thực tế công việc.

Vì vậy nếu doanh nghiệp dùng phương pháp này để xây dựng KPI nhân viên trợ lý giám đốc thì cần có thêm một đội ngũ kiểm định lại hệ thống chỉ tiêu KPI. Bộ phận này sẽ phải nắm vững các công việc của nhân viên trợ lý để đánh giá được sự chính xác của các chỉ tiêu KPI.

2.2.2. Xác định các chỉ tiêu và đánh giá mức độ hoàn thành

Để xây dựng các chỉ tiêu KPI cần phải gắn chúng chặt chẽ với mục tiêu trong công việc. Hiện nay nhiều doanh nghiệp áp dụng tiêu chí SMART khi đánh giá KPI của nhân viên.

Mỗi chữ cái sẽ biểu trưng cho một chỉ tiêu đánh giá mục tiêu khác nhau: S-Specific là mục tiêu cụ thể của nhân viên trợ lý; Các chỉ số đo lường kết quả thực hiện mục tiêu là Measurable; A - Attainable những mục tiêu mà nhân viên có khả năng đạt được; Mục tiêu dựa trên thực tế công việc R - Relevant và T - Time Bound là mục tiêu có thời hạn thực hiện cụ thể.

Sau khi xây dựng các chỉ tiêu nhân viên trợ lý sẽ đi vào thực hiện các chỉ tiêu này. Dựa trên kết quả làm việc của người trợ lý sẽ được phân chia vào các nhóm kết quả đánh giá khác nhau.

2.2.3. Chế độ thưởng khi trợ lý đạt KPI

Những nhân viên tại các bộ phận khi hoàn thành chỉ tiêu KPI sẽ nhận được một mức thưởng nhất định và nhân viên trợ lý giám đốc cũng không phải ngoại lệ. Các chế độ về mức thưởng cho nhân viên trợ lý giám đốc sẽ được quy định bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp hoặc cấp quản lý cao nhất của phòng ban cụ thể ở đây chính là giám đốc.

Cuối mỗi kỳ làm việc sẽ có buổi nghiệm thu kết quả làm việc. Các kết quả công việc của nhân viên trợ lý sẽ được thể hiện rõ trên bảng tổng hợp kết quả thực hiện KPI. Từ đó cấp quản lý có thể nhìn nhận những ưu điểm và nhược điểm của nhân viên trợ lý. Khi đó sẽ có các cách thưởng cho các anh/chị/em có hiệu suất làm việc cao và nhắc nhở với các anh/chị/em chưa có tinh thần trách nhiệm cao với công việc.

Bạn có biết hiện nay có một phương pháp mà doanh nghiệp sử dụng rất nhiều để theo dõi tình hình thực hiện KPI đó là phần mềm đánh giá KPI miễn phí không? Những phần mềm này sẽ cung cấp cho người dùng cái nhìn trực quan về những kết quả đạt được. Bạn hãy thử tìm kiếm và sử dụng những phần mềm miễn phí này nhé.

Những nội dung về KPI của trợ lý giám đốc mà bạn cần xây dựng đã được trình bày trong bài viết. Hy vọng rằng bạn đã có thể tự mình quản lý việc xây dựng và thực hiện KPI để công việc đạt được hiệu quả tốt nhất.