Bật mí cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp hiệu quả

1. Chỉ số KPI trong doanh nghiệp 

Chỉ số KPI trong một tổ chức, doanh nghiệp là chỉ số đánh giá hiệu suất làm việc của doanh nghiệp đó. Chỉ số này được để ra và thực hiện nhằm kiểm soát độ hiệu quả trong công việc của nhân viên, đội nhóm, phòng ban.

1.1. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng KPI?

Thực tế đã chứng minh, KPI là một chỉ số có thể thúc đẩy sự phát triển công việc. Các doanh nghiệp thường sử dụng chỉ số này ở nhiều cấp độ khác nhau nhằm đánh giá mức độ đạt được trong công việc của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI có yêu cầu cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung. Mặt khác, KPI có yêu cầu thấp thì sẽ được sử dụng cho các hệ thống quy trình đơn lẻ, cá nhân, bộ phận, nhằm đánh giá hiệu suất kết quả làm việc. Bên cạnh đó , KPI còn đóng góp một vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đánh giá được một cách chính xác năng lực của từng cá nhân, nhân viên để từ đó có thể đưa ra được những chính sách lương thưởng và kỷ luật phù hợp. Xây dựng KPI, doanh nghiệp còn có thể đảm bảo theo dõi tốc độ đạt được kết quả từ những mục tiêu đã đề ra từ đó có thể điều chỉnh và thúc đẩy quá trình phát triển lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai.

1.2. Những sai lầm doanh nghiệp hay gặp phải khi xây dựng KPI

Có một sự thật là rất nhiều doanh nghiệp đã xây dựng KPI nhưng lại không đạt được hiệu quả như mục tiêu đã đề ra. Vậy tại sao lại xuất hiện những thiếu sót đó? Đầu tiên đó có thể là do doanh nghiệp, người đề ra KPI trong doanh nghiệp chưa biết cách để xây dựng sao cho hiệu quả. KPI mà họ đặt ra có những chỉ số, mục tiêu không rõ ràng và xa vời thực tế. Cũng có thể trong quá trình truyền thông những chỉ số này đến nhân viên, những người thực hiện thì triển khai chưa được tốt khiến nhân viên không hiểu được ý đồ cũng như mục tiêu mà chỉ số kpi hướng tới. Các doanh nghiệp có xây thực hiện xây dựng kpi nhưng lại làm theo một quy trình rườm rà, phức tạp không đi vào mục tiêu trọng tâm. Hoặc cũng có thể do yếu tố khách quan đó là hệ thống nhân viên của doanh nghiệp đó chưa đủ năng lực để đạt được KPI như đã xây dựng. Câu hỏi được đặt ra ngay lúc này là làm thế nào để có thể xây dựng kpi hiệu quả cho tổ chức của mình?

Xem thêm: Các chỉ tiêu đánh giá KPI sát sao và hiệu quả nhất

2. Hướng dẫn các bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp

2.1. Xây dựng chiến lược và xác định bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng kpi

2.1.1. Xác định chiến lược và xây dựng bản đồ chiến lược

Trước khi bắt tay thực hiện vào bất cứ một công việc gì thì chúng ta đều cần xây dựng cho mình một bản đồ nhất định. Việc phác họa được con đường mà chúng ta muốn “đi” cho những chỉ số này sẽ giúp chúng ta không bị lạc trên hành trình của mình. KPI là chỉ số hiệu suất, là những chỉ số liên kết trực tiếp đến các chiến lược doanh nghiệp. Chính vì vậy, không có gì là khó hiểu khi bước  đầu tiên chính là phải xác định được những chiến lược đó là gì?  xây dựng và vẽ nó ra như thế nào? Ngày nay, các công cụ như Strategy map (bản đồ chiến lược), những bản đồ tạo giá trị,... xuất hiện rất nhiều để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc vạch ra một hướng hành động hiệu quả. Giúp doanh nghiệp đạt được các tuyên bố về giá trị (phân phối đầu ra) đồng thời giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược được hiệu quả. Khi xây dựng KPI thì doanh nghiệp cần theo sát vào những giá trị mà doanh nghiệp đã đặt ra từ ban đầu để từ đó có thể lập ra những chiến lược và xây dựng bản đồ chiến lược phù hợp.

2.1.2. Xác định bộ phận xây dựng KPI

Sau khi đã có được những giá trị cốt lõi ở tầm nhìn chiến lược muốn hướng đến, thì các doanh nghiệp sẽ phải xác định xem những người thực hiện xây dựng những chỉ số này sẽ thuộc bộ phận nào và cá nhân cụ thể thực hiện xây dựng KPI của bộ phận đó sẽ là ai. 

Khi xác định yếu tố này sẽ có hai cách được đặt ra cho doanh nghiệp lựa chọn. Đó là để các bộ phận, phòng ban tự đặt ra các chỉ số kpi cho bộ phận của mình. Trường hợp này, người xây dựng KPI có thể là người đứng đầu phòng ban đó. Là người hiểu rõ nhất về công việc của từng vị trí trong đội nhóm của mình. Cách thứ hai là doanh nghiệp có thể giao trách nhiệm xây dựng kpi này cho phòng nhân sự, quản lý nhân sự hoặc quản lý cấp cao trong doanh nghiệp xây dựng. Mỗi lựa chọn sẽ mang đến những ưu điểm và nhược điểm riêng. Nếu lựa chọn để trực tiếp các phòng ban tự đặt ra kpi thì những chỉ số được đưa ra sẽ sát thực với thực tế và mang những đặc điểm gần nhất với năng lực của nhân viên trong phòng. Tuy nhiên việc này lại gây ra hạn chế đó là những chỉ số này có thể sẽ không có tính khách quan, nhiều khi là mục tiêu quá thấp khiến nhân viên dễ dàng thực hiện được, làm mất đi mục đích ban đầu của chỉ số kpi này.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn để bộ phận nhân sự, quản lý nhân sự hoặc những quản lý đứng đầu trong công ty xây dựng những chỉ số này thì có thể đem lại được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên lựa chọn này lại gây ra nhược điểm là xây dựng và tạo ra những kpi quá sức, không phù hợp với thực tế khiến nhân viên khó thực hiện được gây ra tâm lý nản trí và chán nản với công việc.

2.2. Xác định các chỉ số trong KPI

Đây là bước thứ hai trong quá trình xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Để xây dựng được những chỉ số kpi hiệu quả thì người xây dựng cần đặt ra những câu hỏi về công việc của bộ phận đang xây dựng KPI. Ví dụ như câu hỏi “Công việc này cả nhóm chúng ta đang làm tốt đến đâu rồi?” thì khi trả lời được cũng là lúc người xây dựng KPI sẽ có cơ sở để tạo nên những chỉ số cho bộ phận đó và tạo tiền đề cho việc xây dựng các chỉ số cho từng vị trí nhất định. Thu thập dữ liệu về tính chất công việc, số liệu, tần suất thực hiện công việc trong hiện tại. điều chỉnh các dữ liệu cao lên để tạo ra chỉ số kpi cho phù hợp. Sử dụng phương pháp KPI Smart để xây dựng các chỉ số kpi cũng là một giải pháp rất hợp lý. Còn nếu muốn biết KPI Smart là gì thì bạn hãy tham khảo bài viết mà chúng tôi giới thiệu sau khi đọc xong nhé! Trong quá trình xây dựng chỉ số KPI thì người xây dựng cần có cái nhìn tổng quan cũng như nắm chắc những vấn đề liên quan đến công việc để có thể đưa ra được những chỉ số phản ánh chính xác

2.3. Xác định kết quả của KPI

Để đánh giá kết quả của kpi, người thực hiện cần cung cấp các con số cụ thể. Mỗi KPI sẽ có những cấp bậc riêng. Việc tạo ra càng nhiều cấp bậc trong mức độ của các chỉ số sẽ càng khiến kết quả thu lại được khách quan hơn. Tuy nhiên cần lưu ý nếu quá lạm dụng sẽ khiến cho quá trình tổng hợp kết quả trở nên khó khăn

KPI có vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt sự phát triển của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể đạt được những mục tiêu kinh doanh theo chiến lược đã đề ra. Chính vì vậy khi xây dựng chỉ số kpi thì người thực hiện cần đặt ra những mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu đó phải có giới hạn thời gian, mang tính chất tham vọng nhưng vẫn trong khả năng có thể đạt được và tất cả những mục tiêu đó phải được xây dựng trên cơ sở của thông tin, dữ liệu chất lượng chính xác.

2.4. Xác định và đánh giá mối liên hệ giữa KPI và lương thưởng, kỷ luật

Bước cuối cùng trong việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp đó là liên kết kết quả đề ra của những chỉ số này với mức lương thưởng, kỷ luật phù hợp. Việc này tùy thuộc vào từng vị trí, chức danh, mức lương thực nhận của nhân viên mà từ đó người thực hiện KPI sẽ điều chỉnh mức đãi ngộ này.

Mười đồng lương đến tay mình

Làm sao sánh được một đồng thưởng khen

Nhưng thưởng cũng phải nhìn xem

Xem là đã xứng hay chưa còn chèn.

Khi xây dựng mối liên kết này thì người thực hiện có thể tham khảo ý kiến của các cấp lãnh đạo, các phòng ban và từ chính nhân viên, những người trực tiếp thực hiện KPI. Việc đưa ra mức lương thưởng  nên được thực hiện khách quan, công bằng, toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của tất cả các đơn vị, cá nhân liên quan trong doanh nghiệp.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về xây dựng kpi cho doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều địa chỉ giúp bạn download phần mềm KPI miễn phí mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng sau khi đọc xong bạn sẽ có được thêm những thông tin hữu ích và xây dựng được cho doanh nghiệp mình những chỉ số kpi hiệu quả nhé!