Lợi ích sử dụng Google sheets lập kế hoạch quản lý công việc

1. Các tính năng nổi bật hỗ trợ quản lý công việc trên Google sheets

1.1. Điểm mặt lợi ích nổi bật của Google Sheets

1.1.1. Thoải mái tạo bảng tính online mọi nơi

Giống với excel hay các phần mềm tính toán khác, google sheets cho phép người sử dụng tạo bảng tính để lập kế hoạch hay quản lý công việc dễ dàng. Nhưng điểm nổi trội nhất của google sheets nằm ở khả năng chỉnh sửa bảng tính online, điều này đồng nghĩa với việc là nhóm của bạn có thể dễ dàng thao tác trên đây ngay cả khi không ở gần nhau. Chỉ cần có internet để kết nối là bạn có thể trao đổi công việc trên google sheets ở bất kì lúc nào hay bất cứ nơi đâu. Không chỉ vậy, trang tính online này còn phù hợp với nhiều loại thiết bị, nền tảng khác nhau ví dụ như: trong trường hợp bạn không mang theo máy tính thì vẫn có thể sử dụng điện thoại để tải phần mềm Google sheets trên app store hoặc CH play và sử dụng hoàn toàn miễn phí.

1.1.2. Giải quyết triệt để nỗi lo chưa “Save file”

Nếu như với phần mềm excel, bạn phải tự thân nhấn Ctrl + S để lưu bài hoặc thiết lập chế độ lưu theo một khung thời gian cố định thì việc “Save file” trên Google sheets lại dễ dàng hơn rất nhiều. Không cần phải thao tác phức tạp, việc lưu tài liệu tự động đều được trang tính online này làm hết. Nguyên nhân là vì các file trên Google sheets đều sẽ được lưu trữ trên điện toán đám mây, bất cứ một chỉnh sửa nhỏ nào cũng đều sẽ được tự động lưu lại nên bạn sẽ không cần lo lắng bị mất bản kế hoạch hay gặp vấn đề trong quản lý công việc.

1.1.3. Tối đa năng suất làm việc nhóm

Như đã đề cập ở trên, chỉ cần được kết nối internet là các thành viên trong nhóm của bạn có thể dễ dàng trao đổi thông tin hay tính toán, lập kế hoạch trên google sheet. Đối với một người leader mà nói thì đây quả thực là một sự hỗ trợ hoàn hảo trong công tác quản lý. Bạn chỉ cần mở liên kết đường link và thiết lập chế độ trước khi gửi link này tới nhóm.

Sẽ có 3 chế độ cần nắm khi thiết lập link share. Đầu tiên là chế độ chỉ xem, chế độ này sẽ phù hợp trong trường hợp bạn có một bản kế hoạch và chỉ muốn cho người khác xem, không cho họ thao tác sửa đổi bản kế hoạch đó. Thứ hai là chế độ chỉnh sửa, với chế độ này, các thành viên trong nhóm của bạn có thể dễ dàng xây dựng kế hoạch cùng nhau ở bất cứ lúc nào hay bất kì nơi đâu. Cuối cùng là chế độ nhận xét, trong trường hợp bạn phải dùng google sheets lập kế hoạch quản lý công việc và muốn có sự nhận xét góp ý từ phía lãnh đạo thì hãy lựa chọn chế độ này.

Nhờ việc sử dụng google sheets mà việc chia sẻ file cho thành viên khác dễ dàng hơn so với việc gửi mail trao đổi qua lại như trước kia rất nhiều. Đặc biệt, google sheets là phần mềm quản lý công việc miễn phí nên bạn cũng không phải lo việc giới hạn truy cập như bao phần mềm khác.

1.1.4. Quản lý công việc dễ dàng hơn nhờ các lệnh, tác vụ

Không thua kém gì phần mềm tính toán excel, google sheets cũng cung cấp cho người dùng các hàm, marco hay các lệnh tính toán phức tạp khác. Đồng thời, cùng sự kết hợp với các phần mềm online khác như google finance, google forms mà việc lập kế hoạch được diễn ra thuận lợi hơn bao giờ hết.

1.2. Chi tiết khả năng lập kế hoạch quản lý công việc trên Google sheets

1.2.1. Hỗ trợ thiết lập kế hoạch cho mỗi dự án

Nếu như trước kia, bạn phải mất hàng tiếng đồng hồ để lên một bản kế hoạch thì giờ đây, google sheets sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chỉ trong 1 cú click. Chỉ cần vào thư mục file và chọn các template về kế hoạch có sẵn và dựa theo sheet đó, chỉnh sửa thêm thông tin như nhiệm vụ, dealine sao cho hợp với công việc của bạn là xong. Ngoài ra, nếu bạn muốn bản kế hoạch của mình không bị nhàm chán thì có thể tiến hành lựa chọn thêm màu sắc cho từng ô dữ liệu.

1.2.2. Hỗ thiết lập bảo mật cho kế hoạch khi chia sẻ

Như đã đề cập ở trên, trong trường hợp bạn muốn trao đổi, chỉnh sửa kế hoạch cùng với các thành viên trong nhóm thì hãy lựa chọn chế độ chỉnh sửa và gửi link share tới những người trong nhóm đó của bạn. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm về khả năng bảo mật cho bản kế hoạch vì chỉ có những ai nắm giữ link share đó mới có thể tiến hành chỉnh sửa và biết bản kế hoạch của bạn. Trong trường hợp công tác chỉnh sửa đã hoàn tất, bạn có thể đóng link truy cập hoặc chuyển đổi lại chế độ chỉ xem để đảm bảo tính bảo mật cho dự án.

1.2.3. Sắp xếp thông tin chọn lọc

Trong trường hợp tôi có rất nhiều bản kế hoạch khác nhau và tôi muốn xem một trong các kế hoạch đó thì phải làm sao? Rất đơn giản, bạn chỉ cần lựa chọn chế độ xem Filter và thiết lập thời gian, nội dung đề mục dự án muốn xem là xong.

2. Cách phân công, quản lý công việc trên Google Sheets

Nếu bạn là một người leader và đang muốn phân việc hay quản lý công việc trên google sheets thì hãy áp dụng những thao tác sau.

Giai đoạn 1, tại trang tính chứa bản kế hoạch quản lý công việc, bạn hãy khoanh vùng dữ liệu muốn bàn giao sau đó click chuột phải và nhấn nhận xét. Sau đó, giao diện nhận xét hiện, tại đây, bạn cần nhập cụ thể công việc muốn bàn giao và ghi địa chỉ email của nhân viên sẽ đảm nhận công việc đó rồi click vào nút giao bài.

Giai đoạn 2, bạn cần tiến hành chia sẻ quyền truy cập file cho nhân viên đảm nhận nhiệm vụ. Lưu ý nhỏ ở đây, bạn hãy chọn chế độ cho phép chỉnh sửa tài liệu và nhận xét. Trong trường hợp bạn quên thì nhân viên được giao việc sẽ không thể thực hiện chỉnh sửa kế hoạch theo yêu cầu được.

Giai đoạn 3, bạn hãy copy link kế hoạch này và gửi trực tiếp cho nhân viên được giao nhiệm vụ.

3. Mẹo sử dụng Google Sheets lập kế hoạch quản lý công việc hiệu quả

3.1. Sử dụng tính năng Freeze trong Google Sheets

Trong quá trình tiến hành xử lý số hiệu hoặc nội dung dài trong bảng tính, để thuận tiện cho việc theo dõi và chỉnh sửa, người dùng sẽ cần sử dụng tính năng cố định dòng hoặc cột. Tại trang tính online Google sheets, tính năng này được gọi với cái tên là Freeze. Sau đây sẽ là tips thứ nhất phục vụ bạn cố định một dòng hoặc cột trong bản kế hoạch.

Bước đầu tiên, người dùng chọn click vào thư mục “view” và nhấn vào tính năng “Freeze”. Sang bước số 2, tùy theo nhu cầu cố định cột hay cố định hàng mà người dùng có thể đưa ra lựa chọn đóng băng phù hợp.

Lưu ý nhỏ trong trường hợp người dùng đã chọn 1 ô trước khi click vào view, tính năng Freeze trên google sheets sẽ mặc định cố định hàng hoặc cột từ ô đầu tiên tới ô đã chọn trước đó.

3.2. Tip tính tổng nhanh trên Google Sheets

Hầu như những tính năng có trên excel đều hiện hữu ở google sheets. Nếu như ở trên excel, chỉ với một cú kéo thả chuột là bạn đã có thể tính tổng cho một hàng, một cột thì ở trên google sheets cũng như vậy. Với việc sử dụng hàm Sum trước đó, bạn chỉ cần lựa chọn ô chứa công thức và kéo tới các ô cần tính tổng còn lại trong dãy là công việc đã hoàn thành.

Ngoài việc tính tổng ra, tips này cũng được áp dụng để điền những ô trong một dãy có chứa nội dung tương tự nhau hoặc nội dung theo quy luật tăng, giảm dần,…

3.3. Tip tạo đơn đăng ký trên Google Sheets

Nếu công việc của bạn yêu cầu phải làm phiếu khảo sát hay đơn đăng ký thì bạn cũng có thể tạo những form này trên google sheets nhanh chóng.

Bước đầu tiên, bạn hãy vào mục Tools, tiến hành chọn “Create a form” để tạo một mẫu đơn khảo sát hoặc đăng ký mới. Sau đó, một giao diện mới sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn cần nhập chính xác tiêu đề, nội dung mô tả cho mẫu đơn mới này.

Chuyển sang bước số 2, bạn cần tìm kiếm phần Unitiles question và ghi câu hỏi vào đó. Với mỗi dạng phiếu khảo sát hoặc mẫu trả lời câu hỏi sẽ có những cách lựa chọn khác nhau. Trong trường hợp bạn muốn tạo ra những câu trắc nghiệm thì hãy chọn Multiple choice và lựa chọn Checkboxes để tạo ô tích cho đáp án. Nếu bạn muốn tạo những câu trả ngắn, viết tay thì hãy lựa chọn mục short answer. Cuối cùng là lựa chọn giao diện form sao cho bắt mắt là công việc đã hoàn thành.

Đọc tới đây, chúng tôi hi vọng rằng bạn đã có đầy đủ thông tin hữu ích về việc sử dụng google sheets lập kế hoạch quản lý công việc cũng như các mẹo hữu ích, hỗ trợ việc thực hiện công việc nhanh hơn. Ngoài các bài viết tìm hiểu về google sheets ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích khác liên quan tới các phần mềm của google hay Microsoft trong các số sau của chúng tôi.