Nguyên tắc giao việc cho nhân viên cấp quản lý cần khắc cốt ghi tâm

Giao quyền, giao việc cho nhân viên như thế nào để đạt được hiệu quả tối đa luôn luôn là câu hỏi vô cùng nan giải của cấp quản lý. Việc giao việc đúng người đã khó, khuyến khích và tạo động lực để họ phát triển lại càng khó hơn. Nếu bạn đang gặp vấn đề trong khâu giao việc cho cấp dưới thì hãy cùng xem qua bài viết  “nguyên tắc giao việc cho nhân viên” sau đay của chúng tôi nhé!

1. Phân việc cho nhân viên cần phải giao đúng người, đúng việc

Mội người chúng ta, ai cũng sẽ có những điểm mạnh, điểm yếu, những lợi thế và hạn chế cho riêng mình. Chính vì lẽ đó, nếu như cấp trên muốn nhân viên của mình thực hiện những công việc và đạt được những hiệu quả tối ưu nhất thì trước hết, nhà quản lý cần phải biết quan sát, phát hiện ra những ưu, nhược điểm của nhân viên mình muốn giao việc. 

Cố gắng để nhân viên của mình phát huy được những ưu điểm nổi trội, từ đó, phân việc theo đúng khả năng sẵn có của ứng viên ấy. Phân việc đúng khả năng của nhân viên vừa giúp nhân viên tự tin khi thực hiện nhiệm vụ. Mặt khác còn giúp các nhà quản lý khai thác một cách tối đa tiềm năng nhân viên của mình, nhằm giúp cho bộ máy công ty trở nên vững mạnh và phát triển hơn.

2. Tránh hỏi những câu hỏi chung chung khi đã giao việc cho nhân viên

Khi giao việc cho cấp dưới, phần lớn các cấp quản lý thường hỏi nhân viên những câu rất chung chung như “em đã hiểu chưa?”, đối với dạng câu hỏi như vậy, quản lý sẽ không thể đo lường được thật sự người được giao việc đã hiểu công việc của mình đến mức nào.

Đa số khi nghe sếp hỏi câu “Đã hiểu chưa?”, nhân viên sẽ thường có hai hướng trả lời hoặc là “ dạ, đã hiểu rồi ạ” hoặc nhân viên sẽ không nói gì. Dù là chưa hiểu vấn đề, khả năng cao nhân viên của bạn sẽ vẫn trả lời rằng “đã hiểu” để tránh bạn phải nhắc về điều đó nhiều lần hoặc không muốn bản thân bị hạ thấp giá trị trước mặt cấp trên của mình.

Thay vì hỏi những câu hỏi như “Em đã hiểu chưa?”, “Em cần anh giải thích vấn đề gì nữa không?”. Thay vì đó, bạn có thể hỏi lại nhân viên những câu hỏi đi sâu vào vấn đề, vào dự án mà mình đã giao cho nhân viên đó, các kiểu câu hỏi này có thể là:

- Em sẽ tập trung giải quyết vấn đề này từ đâu?

- Quy trình thực hiện dự án của em sẽ như thế nào?

- Những phương pháp mà em thực hiện trong quá trình xây dựng dự án?

- Em dự kiến thời gian hoàn thành trong vòng bao lâu?

- Em cần những ai để hỗ trợ em trong dự án này?

Hãy cố gắng sử dụng những câu hỏi gợi mở để có thể nắm được những thông tin chính xác và xác nhận rằng nhân viên mà mình tiến hành giao việc đã nắm rõ những nhiệm vụ, có phương hướng và chiến lược cho dự án sắp tới.

3. Phân chia công việc một cách dễ dàng và thiết lập thời gian hoàn thành

Ngoài việc phân công công việc phù hợp với khả năng của nhân viên, các quản lý cũng cần quan tâm đến việc phân chia nhiệm vụ cho nhân viên một cách rõ ràng. Hãy truyền đạt một cách rõ ràng để có thể kiểm soát một cách dễ dàng hơn.

Theo đó, các nhà lãnh đạo nên chọn cách giao việc cho nhân viên của mình thông qua các văn bản cụ thể kết hợp với việc đàm thoại trực tiếp để họ có thể tăng được khả năng kiểm soát tình hình công việc cũng như thực hiện hiệu quả hơn.

Giao việc một cách rõ ràng về thời han thực hiện và deadline chi tiết cũng là một phần không thể nào thiếu trong quá trình giao việc cho nhân viên của mình. Nếu không có áp lực về thời gian, nhân viên sẽ rất dễ kéo dài tiến độ, không có áp lực làm việc nhiều hơn để hoàn thành tiến độ dự án.

Bên cạnh đó, để có thể tăng mức độ ăn ý trong công việc, các nhà quản lý cũng cần dành thời gian tổ chức những buổi team-working để mọi người cùng nhau giải đáp những câu hỏi liên quan đến dự án nhằm đưa ra phương án giải quyết tốt nhất. 

4. Dù đã phân việc nhưng không thể không kiểm tra, giám sát

Để có thể đảm bảo tiến độ công việc được diễn ra đúng thời điểm vfa theo kế hoạch đã đề ra, người quản lý cũng cần thường xuyên kiểm tra và giám sát công việc để có thể đảm bảo nhân viên không chểnh mảng cũng như vượt thẩm quyền cho phép.

Tuy nhiên, không cần phải kiểm soát công việc quá chặt chẽ và chỉ dẫn nhân viên mọi chi tiết trong việc, hãy để họ tự làm theo ý họ, miễn là dự án vẫn đúng tiến độ và kết quả thì vẫn được xem trọng hàng đầu.

Khi hỏi nhân viên về tiến độ công việc, bạn cần hỏi những câu hỏi tế nhị, không nên dùng những câu hỏi mang tính mệnh lệnh, bắt buộc như “Đã làm xong việc được giao chưa?”, bạn có thể hỏi một câu hỏi nhẹ nhàng hơn, tránh tạo sức ép cho nhân viên của mình như: “Tiến độ công việc của em như thế nào”, “Em có gặp khó khăn gì trong quá trình thực hiện dự án hay không?”,..

5. Tổng kết và đúc rút những kinh nghiệm kịp thời sau khi đã giao việc 

Mỗi khi quy trình giao việc đã kết thúc, thì người chủ quản của dự án nên tiến hành gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với nhân viên của mình, đánh giá trình độ, năng lực và biểu hiện của anh ta như thế nào đòng thời thảo luận và rút kinh nghiệm để những dự án sau được tốt hơn.

Các quản lý cũng có thể sử dụng báo cáo này để học hỏi và rút kinh nghiệm cho công việc của mình. Việc khách quan, minh bạch, thẳng thắn với nhau trong công việc là cực kỳ quan trọng sẽ làm cho tất cả cởi mở và có cơ hội tiến bộ nhiều hơn.

6. Tuyển người về “làm cho mình” chứ không phải “làm theo lời mình”

Điều này có thể được hiểu là việc bạn hãy cố gắng giao việc cho nhận viên của mình, không kể việc lớn hay việc nhỏ, bạn cũng có thể làm vậy để phát huy năng lực của nhân viên.

Dù là một công việc thông thường hay đơn giản là phân nhỏ và giao việc cho người dưới quyền để bản thân có thể xử lý những vấn đề nan giải hơn, to lớn hơn cho Doanh nghiệp của mình.

Việc phân công công việc này cũng nhằm đảm bảo lợi ích của đôi bên, giúp tăng tính gắn bó trong tập thể và tăng hiệu quả làm việc và nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong công việc.

Đối với những người “trọng danh” thì việc giao quyền, giao nhiệm vụ cho họ lại càng đơn giản hơn, vì họ chính là những người rất coi trọng cái tôi của bản thân. Một khi bạn đã có thể khuyên khích họ làm việc và để họ tự triển khai dự án theo ý mình, kết quả sẽ có thể đạt được nhiều hơn những gì mà bạn mong đợi.

7. Bạn cần lên một danh sách cụ thể những đầu việc quan trọng trước khi giao việc

Ý này có thể hiểu theo một cách khác đó chính là việc lập kế hoạch công việc theo thời gian, mức độ quan trọng và theo quy trình sản xuất.

Chỉ cần có một công việc cụ thể, có thời hạn hoàn thành và người làm đúng chuyên môn của mình thì ai cũng có thể thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ mà mình được giao một cách hiệu quả.

8. Bạn cần quy định một cách rõ ràng quyền hạn của người được giao việc đến đâu

Một số những trường hợp khi thực hiện công việc được giao đã vượt quá thẩm quyền quy định, hay có những tham vọng lớn hơn trong phạm vi công ty.

Chính vì vậy, khi giao việc cho nhân viên, cần có một sự tin tưởng nhất định đối với nhân viên đó, như Tào Tháo cũng đã nó: “Đã dùng người thì phải tin người, không tin thì không dùng.” 

Hãy trao niềm tin vào năng lực của họ nhưng khi họ vượt quá giới hạn cho phép thì bạn cần có những biện pháp chấn chỉnh kịp thời để đảm bảo mọi việc được tiến hành thuận lợi.

9. Đã giao việc thì không can thiệp quá sâu, hãy để nhân viên tự do thể hiện

Suy cho cùng thì việc giao việc hay tự làm thì cũng vì một mục đích chung đó chính là tính hiệu quả, là kết quả cuối cùng. Vì thế, một khi bạn đã giao việc cho nhân viên, bạn không nên can thiệp quá sâu vào công việc cụ thể của mỗi cá nhân.

Người lãnh đạo phải là người đánh giá nhân viên qua hiệu quả của công việc chứ đừng đánh giá họ qua phương pháp mà họ đang làm. Hãy dành riêng cho họ một không gian sáng tạo nơi họ có thể thực hiện những ý tưởng mà họ mong muốn được thực hiện.

10. Giúp cấp dưới phát triển được tối đa năng lực của bản thân

Giao việc, nhìn dưới nhiều góc độ có thể xem là một cách nhanh nhất để nhân viên của mình có thể rèn luyện, tự tạo áp lực cho bản thân để phát triển cũng như nâng cao trách nhiệm đối với bản thân và tổ chức nơi mình làm việc.

Việc gây áp lực trong công việc một mặt khiến cho nhân viên phải sát sao với công việc của mình, mặt khác tạo đà cho nhân viên để nhân viên không ngừng vươn lên cải thiện những điểm còn thiếu xót của bản thân.

Người quản lý bên cạnh đó cũng cần cởi mở, chỉ dẫn tận tình và sẵn sàng giúp đỡ người nhân viên của mình khi cần thiết, có như vậy thì người nhân viên đó mới có động lực để cống hiến lâu dài cho công ty và bạn cũng có một quân giỏi để làm việc cho mình.

Để có thể hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo trong quá trình giao việc diễn ra hiệu quả, trên thị trường hiện nay đã xuất hiện rất nhiều những phần mềm giao việc miễn phí cho phép các nhà lãnh đạo giao việc một cách dễ dàng và đơn giản hơn.

Trên đây là bài viết của chúng tôi về những nguyên tắc giao việc cho nhân viên mà người sếp nào cũng cần nắm được. Hy vọng với bài viết này sẽ giúp cho những người quản lý, các cấp lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc giao việc và giao việc đạt được hiệu quả tối ưu nhất.