[Tổng hợp] Hồ sơ công ty là gì? Các loại hồ sơ công ty?

1. Tổng quan về hồ sơ công ty

Hiện tại, luật pháp Việt Nam quy định có 5 dạng hình doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh, bao gồm:

- Công ty TNHH 1 thành viên

- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

- Công ty cổ phần

- Công ty hợp danh

- Doanh nghiệp tư nhân

Với 5 loại hình kinh doanh khác nhau hướng đến tập người tiêu dùng khác nhau, chủ sở hữu của các doanh nghiệp cũng phải đảm bảo đáp ứng được về mặt giấy tờ pháp lý trong quá trình thành lập và vận hành công ty. Tuy có những điểm riêng về mặt thủ tục, hình thức nhưng 5 loại hình doanh nghiệp này đều cần chung 1 loại giấy tờ: hồ sơ công ty.

Hồ sơ công ty còn được biết đến với tên gọi đầy đủ là hồ sơ đăng ký thành lập công ty. Để hiểu rõ các doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị gì để bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty đầy đủ, mời các bạn đến với phần tiếp theo của bài viết nhé. Bên cạnh đó, cũng không thể không nhắc đến hồ sơ năng lực. Đây là loại hồ sơ để doanh nghiệp cung cấp thông tin về công ty một cách ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn tổng hợp được những thế mạnh của doanh nghiệp trong lĩnh vực hoạt động.

2. Các giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty

Hồ sơ thành lập công ty là loại hồ sơ tiên quyết doanh nghiệp cần phải chuẩn bị để doanh nghiệp đi vào hoạt động. Với 5 loại hình doanh nghiệp kể trên, hồ sơ của mỗi loại hình sẽ có những thay đổi nhất định mà nếu không nắm vững, chủ sở hữu doanh nghiệp có thể nhầm lẫn và chuẩn bị sai, thiếu những giấy tờ thủ tục cần có trong hồ so.

2.1. Đối với công ty TNHH 1 thành viên và công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Để đăng ký thành lập, chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên trước tiên phải có giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty. Loại giấy tờ này được các cơ quan đăng ký kinh doanh của khu vực cung cấp và có mẫu thống nhất. Tuyệt đối không được tự viết tay/ đánh máy.

Để doanh nghiệp tiến hành hoạt động trơn tru không thể thiếu những Điều lệ, Quy định của công ty. Trong thời điểm ban đầu khi mới gửi giấy đề nghị đăng ký, những Điều lệ này sẽ được soạn dựa trên dạng dự thảo và đính kèm trong hồ sơ.

Tiếp theo đó, chủ sở hữu doanh nghiệp phải cung cấp danh sách thành viên trong công ty, đồng sáng lập, quản trị công ty và những giấy tờ, thông tin liên quan. Với các cá nhân là thành viên công ty, giấy tờ họ cần cung cấp cũng không quá cầu kỳ, phức tạp. Chỉ gồm: bản sao chứng minh nhân dân/ hộ chiếu và các chứng thực quyền công dân. Với những tổ chức trong nước là thành viên trong công ty, giấy tờ sẽ có phần phức tạp hơn, bao gồm: bản sao quyết định thành lập, chứng nhận đăng ký kinh doanh (thành viên là tổ chức nước ngoài phải có chứng thực của cơ quan nơi họ đăng ký không quá 3 tháng trước khi nộp hồ sơ đăng ký), chứng minh nhân dân/ hộ chiếu của người đại diện doanh nghiệp, tổ chức.

Ngoài ra không thể thiếu văn bản xác nhận về lượng vốn pháp định công ty đã được các cơ quan có thẩm quyền xem xét. Tùy từng ngành nghề sẽ có yêu cầu riêng về vốn pháp định. Ban lãnh đạo cấp cao như Giám đốc hoặc Tổng giám đốc sẽ phải có chứng chỉ hành nghề tùy theo lĩnh vực công ty tham gia đúng với quy định của pháp luật.

2.2. Đối với công ty cổ phần

Để thành lập công ty cổ phần, trong hồ sơ đăng ký cũng không thể thiếu giấy đề nghị đăng ký thành lập được các cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quy định và thống nhất cùng bản dự thảo điều lệ công ty như 2 loại hình công ty bên trên.

Công ty cổ phần sẽ có sự đóng góp của các cổ đông. Chính vì vậy trong hồ sơ thành lập công ty sẽ không thể thiếu các giấy tờ liên quan đến các cổ đông từ cá nhân đến tổ chức. Với những cổ đông cá nhân sẽ cần các giấy tờ bản sao có công chứng của chứng minh nhân dân/ hộ chiếu. Những cổ đông cá nhân sẽ phải chuẩn bị các giấy tờ là bản sao có công chứng quyết định thành lập, chứng nhận đăng ký kinh doanh, các giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp của đại diện tổ chức. Tương tự như những tổ chức nước ngoài ở loại hình công ty TNHH bên trên, các cổ đông là tổ chức nước ngoài cũng phải chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước đó.

2.3. Đối với doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân cũng phải chuẩn bị đủ các giấy tờ sau:

- Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp theo mẫu đã quy định

- Chứng thực cá nhân hợp pháp của chủ sở hữu doanh nghiệp

- Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan có thẩm quyền

- Giấy phép hành nghề của ban quản trị cấp cao: Giám đốc, Tổng giám đốc

2.4. Đối với công ty hợp danh

Đây là loại hình doanh nghiệp có lượng đăng ký thành lập không quá cao. Chính vì vậy giấy tờ trong hồ sơ cũng khá cơ bản và không có nhiều thay đổi so với 4 loại hình doanh nghiệp bên trên.

Đầu tiên, không thể thiếu giấy đề nghị đăng ký kinh doanh. Thứ hai là văn bản dự thảo điều lệ công ty cùng danh sách thành viên theo mẫu ban hành. Cuối cùng là bản sao có công chứng chứng thực cá nhân hợp pháp của mỗi thành viên trong doanh nghiệp.

3. Hồ sơ năng lực công ty

So với loại hồ sơ đăng ký thành lập công ty, hồ sơ năng lực công ty không có quá nhiều thủ tục rườm rà mà tập trung nêu bật năng lực công ty.

Các nội dung này không nhất thiết phải in thành dạng ấn phẩm văn bản mà có thể để ở dạng online để không chỉ khách hàng, nhà đầu tư mà những ứng viên muốn ứng tuyển vào doanh nghiệp có thể dễ dàng tham khảo.

Nội dung hồ sơ năng lực công ty bao gồm những thông tin cơ bản về doanh nghiệp như: tên, mã số thuế, địa chỉ, trụ sở, website… Cùng với đó, doanh nghiệp sẽ thể hiện sứ mệnh trong lĩnh vực kinh doanh cùng tầm nhìn phát triển trong tương lai gần và tương lai xa. Doanh nghiệp cũng có thể giới thiệu kỹ hơn cho người xem biết về lĩnh vực hoạt động chính của công ty cùng những thế mạnh trong sản phẩm, dịch vụ, khách hàng tiềm năng… Để gây ấn tượng với đối tác, doanh nghiệp nên giới thiệu các dự án, khách hàng quen thuộc, phân khúc thị trường đã chiếm lĩnh để các bạn hàng dễ hình dung hơn.

Với loại hình hồ sơ này, đội ngũ thiết kế của doanh nghiệp có thể thỏa sức sáng tạo, không bị gò bó bởi các khuôn mẫu về thủ tục giấy tờ nhưng loại hồ sơ bên trên. Chính vì vậy, các sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp kinh doanh cũng sẽ được trình bày ở đây tạo cảm giác sống động, gần gũi hơn với những ai chưa từng tiếp xúc, hợp tác với công ty.

Vậy là trong bài viết trên, timviec365.vn đã giới thiệu với bạn đọc 2 loại hồ sơ công ty. Trong đó mỗi loại lại có một chức năng riêng đồng thời đảm nhiệm những nhiệm vụ riêng trong hoạt động vận hành doanh nghiệp. Nếu như bạn muốn biết thêm về các loại giấy tờ, thủ tục khác trong các công ty, hãy theo dõi trang blog của chúng tôi để cập nhật thông tin mỗi ngày nhé. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo.