Khám phá những thông tin cần biết về hồ sơ phòng cháy chữa cháy

1. Khái quát chung về hồ sơ phòng cháy chữa cháy

Hồ sơ phòng cháy chữa cháy là loại hồ sơ bao gồm các tài liệu, văn bản liên quan tới việc thực hiện hoạt động PCCC tại các cơ sở, doanh nghiệp hay một trung tâm nào đó. Việc lập hồ sơ PCCC được pháp luật quy định cụ thể theo các trường hợp khác nhau.

Tùy theo tính chất hoạt động, quy mô tại các cơ sở thì trường hợp lập hồ sơ PCCC có thể là do cơ quan cảnh sát PCCC lập toàn bộ và thực hiện quản lý. Có trường hợp sẽ do cơ quan tự lập hồ sơ sau đó nộp phương án PCCC cho cơ quan cảnh sát phê duyệt. Và có nhiều trường hợp hồ sơ PCCC được lập và tự phê duyệt tại các cơ sở đó.

Dù thuộc trường hợp nào thì bộ hồ sơ PCCC vẫn phải đảm bảo được hoàn thành theo đúng quy định. Có những văn bản và tài liệu cần thiết để chứng minh, trình bày hoạt động của hệ thống PCCC và tính an toàn của vấn đề PCCC tại cơ sở.

2. Những nội dung quan trọng cần có trong hồ sơ PCCC

Trong hồ sơ phòng cháy chữa cháy phải bao gồm những tài liệu quan trọng về các phương án hoạt động phòng cháy và chữa cháy. Ngoài ra những nội dung khác cũng sẽ được hình thành theo hai hướng với những đối tượng cơ sở khác nhau.

2.1. Nội dung trong hồ sơ PCCC cần được phê duyệt

Căn cứ vào quy định tại Khoản 1, Điều 3 Thông tư số 66/2014/TT-BCA, sửa đổi và bổ sung theo thông tư 36/2018/TT-BCA và Khoản 2 Điều 15 Nghị định 136/2020/NĐ-CP. Theo đó với những cơ sở cần có hồ sơ quản lý PCCC do cơ quan công an lập hoặc phê duyệt thì nội dung của hồ sơ bao gồm các tài liệu như sau:

- Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về phương án PCCC, những quy định, nội quy và quy trình bao gồm trong hoạt động phòng cháy chữa cháy.

- Những hồ sơ thiết kế, văn bản thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu của hệ thống phòng cháy chữa cháy nếu cơ sở đó có. Thêm vào đó là các văn bản thông báo về việc đảm bảo an toàn liên quan đến PCCC.

- Tài liệu, bản vẽ sơ đồ bố trí công nghệ, hệ thống kỹ thuật, các vật tư, thiết bị có nguy cơ về cháy nổ tại cơ sở. Cùng với đó là các thông tin liên quan đến sơ đồ khu vực dễ xảy ra nguy cơ cháy nổ.

- Trong hồ sơ phải có sơ đồ, bản vẽ nguồn nước lắp đặt trong cơ sở phải lập hồ sơ cũng như nguồn nước của khu vực xung quanh đó.

- Cần có các quyết định về việc thành lập đội dân phòng, các đội phòng cháy và chữa cháy trong cơ sở. Thêm các quyết định về đào tạo đội PCCC của cơ sở (nếu có).

- Bao gồm các phương án PCCC cơ sở đã được phê duyệt hoặc phương án PCCC của cảnh sát đưa ra và lập báo cáo kết quả tổ chức thực tập phương án chữa cháy.

- Cần có biên bản kiểm tra an toàn về mức độ phòng cháy, chữa cháy, các văn bản được đề xuất, kiến nghị về công tác PCCC của cơ sở cùng với đó là biên bản vi phạm và các quyết định xử lý vi phạm liên quan (nếu có).

- Hồ sơ PCCC trong trường hợp này cũng phải có sổ theo dõi công tác tuyên truyền, bồi dưỡng, hay các tài liệu ghi chép về hoạt động huấn luyện nghiệp vụ về phòng cháy và chữa cháy tại cơ sở.

2.2. Nội dung hồ sơ PCCC tự quản lý, phê duyệt

Đối với những cơ sở có thể tự quản lý và phê duyệt hồ sơ phòng cháy chữa cháy thì nội dung trong hồ sơ thường đơn giản hơn. Bao gồm những quy định, nội quy quy trình của công ty và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động phòng cháy và chữa cháy.

Các văn bản quyết định thành lập đội phòng cháy và chữa cháy cơ sở cũng như đội dân phòng, và chữa cháy chuyên ngành. Và những tài liệu, nội dung giống với hồ sơ phòng cháy chữa cháy mục trên đó là về các phương án phòng cháy chữa cháy đã được kiểm tra, phê duyệt cũng như sổ theo dõi công tác tuyên truyền, huấn luyện bồi dưỡng nghiệp vụ PCCC.

3. Ai là người thực hiện lập hồ sơ PCCC?

Căn cứ vào Nghị định 136/2020/NĐ-CP dựa trên cơ sở của phụ lục III ban hành kèm theo đó thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phòng cháy, chữa cháy. Áp dụng trong trường hợp này là người đứng đầu cơ sở có nguy hiểm về cháy nổ phải có trách nhiệm lập và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Với những cơ sở có nguy cơ cháy nổ cao theo Phụ lục I tại nghị định 136/2020/NĐ-CP thì hồ sơ phòng cháy chữa cháy tại đây sẽ do cơ quản cảnh sát PCCC lập để quản lý. Đối với những trường hợp kinh doanh hộ gia đình thông thường hay những cơ sở bình thường thì sẽ tự tiến hành lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định của pháp luật.

Theo luật hiện hành về phòng cháy chữa cháy thì một số cơ sở sẽ thuộc diện phải lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy được kiểm duyệt ví dụ như các cơ quan bệnh viện, trường học, cơ sở kinh doanh, khu tập thể,...v..v. 

Để đảm bảo an toàn về phòng chống cháy nổ thì chủ các cơ sở nên phối hợp với các cơ quan chức năng tiến hành lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy cũng như kiểm tra các hệ thống, phương án phòng chống cháy nổ tại cơ sở.

4. Quy định về thời gian lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy

Người đứng đầu các cơ sở phải tiến hành lập hồ sơ PCCC và gửi tới các cơ quan công an có thẩm quyền để nghiệm thu hồ sơ và xử lý trong vòng 10 - 20 ngày. Thông thường các cơ sở vừa mới xây dựng sẽ thực hiện lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy trước thời hạn 10 ngày trước khi cơ sở đi vào hoạt động để kịp thời có giấy phép về hoạt động PCCC tại cơ sở.

Đối với những cơ quan tự kiểm duyệt về hồ sơ phòng cháy chữa cháy thì có thể thực hiện kiểm tra thường xuyên hệ thống và các vấn đề liên quan để bổ sung và cập nhật vào hồ sơ theo quy định chung tại cơ sở.

5. Những lưu ý bạn nên biết khi lập hồ sơ PCCC

Những tài liệu trong bộ hồ sơ phải có thông tin xác thực và có tính chính xác, tránh sai lệch. Các cơ quan thuộc diện phải lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy phải thực hiện nghiêm túc vấn đề này. Tránh tình trạng chủ quan không lập hồ sơ cũng như kiểm tra hoạt động PCCC dẫn đến những hậu quả không đáng có và có thể bị xử phạt.

Phải cung cấp đầy đủ nội dung trong hồ sơ quản lý phòng cháy chữa cháy theo yêu cầu. Theo dõi hoạt động phòng cháy và chữa cháy tại cơ sở để kịp thời bổ sung các phương án cũng như các văn bản pháp lý liên quan vào hồ sơ PCCC.

Các cơ sở nên chủ động trong việc phòng chống cháy nổ cũng như tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn cho cơ sở mình cũng như môi trường xung quanh. Khi lập hồ sơ PCCC phải cung cấp bản vẽ hệ thống PCCC, hệ thống nguồn nước mới nhất để đảm bảo các cơ quan có thể kịp thời can thiệp, xử lý nếu có cháy nổ xảy ra tại cơ sở.

Qua những thông tin chia sẻ về hồ sơ phòng cháy chữa cháy hy vọng bản đã nắm rõ được vai trò quan trọng của loại hồ sơ này. Cũng như biết được những quy định có liên quan đến việc lập hồ sơ PCCC cho các cơ sở, tổ chức.