Hóa đơn 2 liên là gì? Đặc điểm và lưu ý khi sử dụng hóa đơn 2 liên

1. Thông tin về câu hỏi hóa đơn 2 liên là gì

1.1. Khái niệm hóa đơn 2 liên là gì

Mở đầu bài viết, chúng ta hãy cùng nhau làm rõ ràng khái niệm cho câu hỏi hóa đơn 2 liên là gì. Đúng như tên gọi của nó, hóa đơn 2 liên là một loại hóa đơn với 2 liên riêng biệt. Hiểu đơn giản là cùng với một nội dung thì sẽ có 2 tờ hóa đơn và tờ số hai sẽ được sao chép từ tờ thứ nhất. Hóa đơn sử dụng trong các giao dịch bán lẻ và thể hiện giao dịch trên hai tờ hóa đơn với màu sắc khác nhau chính là điều có thể dễ dàng thấy nhất ở loại hóa đơn này.

Trong quá trình thực hiện, hóa đơn 2 liên sẽ được phân chia cho hai bên đó là cửa hàng, doanh nghiệp và khách hàng để học thực hiện quá trình cất giữ, đối chiếu khi cần xác nhận giao dịch. Thông thường, hóa đơn khi thực hiện giao dịch sẽ được sao chép đồng thời sang một hóa đơn với màu sắc khác bằng những loại giấy in kim được sử dụng chuyên biệt cho công việc tạo lập hóa đơn 2 liên này. Vậy cụ thể những đặc điểm của hóa đơn 2 liên là gì?

1.2. Đặc điểm của hóa đơn 2 liên

1.2.1. Mục đích và đối tượng sử dụng hóa đơn 2 liên là gì?

Đầu tiên là về mục đích sử dụng, hóa đơn 2 liên được tạo lập trong các trường hợp bán buôn và bán lẻ để thống kê lại những hàng hóa, giá bán ra cho khách hàng cùng thông tin về thời gian bảo hành hàng hóa đối với những mặt hàng được áp dụng. Hóa đơn 2 liên được tạo lập để có thể cung cấp đầy đủ cho các đối tượng có liên quan đến giao dịch mua bán trong đó cụ thể là khách hàng và những doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, sản phẩm. Mục đích chính và cơ bản nhất có thể thấy được ở những hóa đơn này đó chính là hỗ trợ cho quá trình đối chiếu, giải quyết khi có vấn đề phát sinh được diễn ra một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Trong quá trình thực hiện giao dịch và sử dụng dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa chắc chắn sẽ không tránh khỏi những tình huống phát sinh liên quan đến chính những dịch vụ ấy. Lúc này, liên hóa đơn đã cung cấp cho khách hàng sẽ là giấy tờ cần thiết để họ thực hiện những yêu cầu của mình đến các vấn đề về kiểm tra sai sót, đổi trả sản phẩm cũng như các vấn đề về bảo hành đã được ghi chép rõ ràng trên hóa đơn.

Hóa đơn 2 liên thường được sử dụng cho các đối tượng đó là những doanh nghiệp, cửa hàng hoặc công ty đang kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm với giá trị lớn. Những sản phẩm này thường đi kèm với các dịch vụ bảo hành và quy trình giao dịch cần giữ lại hóa đơn để nhân viên kế toán có thể lưu trữ những thông tin cần thiết cho quá trình đối chiếu sau này nếu có tình huống phát sinh.

Bên cạnh mục đích và đối tượng sử dụng hóa đơn 2 liên thì chúng ta cũng cần quan tâm đến đặc điểm về chất liệu được sử dụng cũng như những quy cách đặc biệt liên quan đến hóa đơn này. Vậy chất liệu cùng quy cách liên quan đến hóa đơn 2 liên là gì?

1.2.2. Chất liệu in cùng quy cách đảm bảo của hóa đơn 2 liên

Khác với những loại hóa đơn 1 liên khi sử dụng giấy bãi bằng loại mỏng thì hóa đơn hai liên sẽ được tạo thành bởi chất liệu chuyên dụng hỗ trợ quá trình in liên đó là giấy cacbon. Chất liệu này sẽ giúp cho quá trình thực hiện người dùng không phải sử dụng đến giấy than để kẹp giữa mà chỉ cần một tờ bìa cứng đặt dưới liên 2 là đã có thể hoàn thành quá trình tạo lập cả hai liên hóa đơn.

Khi liệt kê số lượng hàng hóa trên loại hóa đơn này, nếu số lượng hàng hóa cùng thông tin về sản phẩm ít thì người dùng có thể sử dụng khổ giấy A5 để tạo lập hóa đơn. Ngược lại, nếu hàng hóa trong giao dịch có số lượng nhiều cũng như thông tin liên quan đến yếu tố bảo hành phức tạp thì người thực hiện sẽ sử dụng hóa đơn 2 liên với kích thước là khổ A4.

Quy cách khi thực hiện in ấn hóa đơn 2 liên thường được sử dụng đó là in thành quyển với số lượng là 100 tờ tương ứng với 50 liên sử dụng. Mỗi hóa đơn sẽ có số liên giống nhau và in theo kiểu rãnh xé răng cưa ở liên 2 để quá trình tìm kiếm, đối chiếu hóa đơn có thể diễn ra nhanh chóng cũng như thuận lợi hơn.

Trên thực tế, hóa đơn 2 liên vấn đang được rất nhiều doanh nghiệp, cửa hàng sử dụng trong quá trình thực hiện giao dịch. Để quá trình này diễn ra dễ dàng thì việc tham khảo những quy cách kể trên là điều mà người thực hiện hoàn toàn có thể. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, người dùng cũng cần lưu ý đến một số đặc điểm nhất định. Vậy những lưu ý khi sử dụng hóa đơn 2 liên là gì?

2. Những lưu ý trong quá trình sử dụng hóa đơn 2 liên là gì?

Lưu ý đầu tiên mà chúng ta cần để tâm khi sử dụng hóa đơn này đó chính là việc tuân thủ những quy tắc theo yêu cầu của Bộ Tài chính về việc in ấn hóa đơn 2 liên. Những quy định này thực chất không quá khắt khe nên việc sáng tạo trong thiết kế của hóa đơn là điều mà bạn có thể thực hiện. Việc cần đảm bảo là màu sắc khác biệt giữa 2 liên cùng những thông tin liên quan đến mã số hóa đơn để quá trình đối chiếu diễn ra được trôi chảy, thuận tiện.

Dù sáng tạo như thế nào thì các doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến những thông tin về thời gian phát hành hóa đơn, thông tin về doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, thông tin của khách hàng. Bên cạnh đó là những thông tin liên quan đến sản phẩm hàng hóa như số lượng, đơn giá, tổng giá trị hóa đơn, thông tin về yếu tố bảo hành sản phẩm cùng với chữ ký xác nhận rõ ràng của hai bên trong quá trình giao dịch. Đây đều là những yếu tố cơ bản nhất có trong hóa đơn 2 liên mà bạn không thể bỏ qua dù có mang trong mình ý tưởng thay đổi “táo bạo” như thế nào.

Ý tưởng táo bạo giữa đời

Vẫn cần quy củ không rời được đâu

Hóa đơn không chuẩn để lâu

Có ngày cần đến biết đâu mà tìm.

Điều tiếp theo cần lưu ý khi sử dụng những hóa đơn này đó là quy trình lưu trữ cũng như quyết toán và hạch toán hóa đơn 2 liên. Việc gặp phải những cản trở nhất định trong quá trình thực hiện sẽ là điều không thể tránh khỏi nếu số lượng giao dịch lớn và không có những kế hoạch cùng giải pháp hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này thì việc ứng dụng các sản phẩm phần mềm Quản lý hóa đơn sẽ là một bước đi đúng đắn. Cập nhật xu hướng chuyển đổi số và ứng dụng tính năng công nghệ hiện đại, Phần mềm Quản lý Hóa đơn 365 chính là một gợi ý mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn để quá trình thực hiện những công việc liên quan đến hóa đơn 2 liên nói riêng và những loại hóa đơn khác nói chung được dễ dàng và trôi chảy hơn.

Thông tin về gợi ý vừa rồi cũng đã khép lại chia sẻ của chúng tôi về câu hỏi hóa đơn 2 liên là gì. Hy vọng rằng sau khi đọc xong, các bạn đã tìm kiếm cho mình được câu trả lời thỏa đáng cùng với những ý tưởng mới lạ để thực hiện công việc một cách tự tin hơn. Đừng quên quay lại với chúng tôi nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào cũng như đón đọc những bài viết hấp dẫn trong tương lai nhé!