Cách gộp cột trong Excel đơn giản, nhanh chóng bạn biết chưa?

1. Các thông tin về Excel

Cũng như các bảng tính của những hãng khác, bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện thân thiện với người dùng vì thế phần mềm này được lựa chọn sử dụng ở hầu hết các nước trên Thế Giới trong đó có Việt Nam.

Công cụ này rất hữu ích cho nhiều lĩnh vực trong lĩnh vực văn phòng, đặc biệt là trong ngành "kế toán"., mọi ứng viên đang tìm viec lam ke toan đều có kỹ năng sử dụng công cụ này ở trình độ nhất định nào đó. Công cụ tìm kiếm được tích hợp luôn vào sức mạnh của excel. Các công cụ tìm kiếm đặc biệt liên quan đến facebook, phiếu điều tra trên facebook giúp việc lọc danh sách dựa trên các tiêu chí đã được lập sẵn rồi xuất ra file excel nhận được sự quan tâm của rất nhiều người. Không chỉ dừng lại ở một tính năng đó, Excel còn có vô vàn tính năng khác nũa mà người dùng sẽ không thể tận dụng hết được. Khi muốn xuất một file đánh giá thì phần mềm được mọi người tin dùng, và hiện hữu ngay trong đàu mọi người chính là phần mềm excel bởi những những tiện ích mà nó đem lại.

Trước khi excel ra đời, mọi người làm việc bằng cách ghi dữ liệu trên các quyển sổ, mất công kẻ bảng trên những trang sổ. Tất cả mọi thứ được ghi trên giấy, tính toán thủ công bằng máy tính cầm tay thậm chí là tính thủ công. Người ta lwau trữ nội dung trên giấy mà còn không tổng hợp được dữ liệu. Việc tính toán được thực hiện trên từng trang giấy sau đó cộng tổng kết quả của từng trang đó khiến mọi người mất rất nhiều thời gian và công sức, bên cạnh đó việc tính toán cũng chưa chắc đã chính xác.

Hơn nữa thông tin số liệu thường là rất quan trọng với mỗi công ty, phải được lưu trữ để đối chiếu với những số liệu thật lâu sau đó để đánh giá kết quả kinh doanh, và là cơ sở để lên kế hoạch kinh doanh cho tương lai. Việc lưu trữ như vậy mất rất nhiều chi phí mà giấy thì không được mãi mãi. Một nhược điểm tiếp theo khi số liệu tổng hợp trên giấy là việc bạn không thể gửi báo cáo kết quả cho sếp khi xếp đi công tác ở một nơi xa. Thật sự là quá bất tiện và khó khăn đối với các lĩnh vực cần làm việc tính toán nhiều đến số liệu. Nhận thức được vấn đề khó khăn này cho đến cuối năm 1985 công cụ tiện ích Excel được phát hành lần đầu tiên trên máy MAC, trên Windows và cho đến cuối năm 1988, Excel bắt đàu được bán nhiều hơn giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển phần mềm hàng đầu. Người sử dụng thường có sở thích thay đổi font chữ, kiểu dáng để đánh dấu hay muốn làm nổi bật một thông tin nào đó nhưng các phần mềm khác không đáp ứng được yêu cầu này mà chỉ có excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng thực hiện chức năng này. Do đó, Excel ngày càng được nhiều người ưa chuộng và đã trở thành một phần mềm không thể thiếu trong công việc văn phòng tại Việt Nam mà không có sản phẩm nào khác có thể so sánh được.

Tính năng trong Excel được thể hiện qua việc sử dụng thành thạo một số hàm như

- Hàm SUM: Tính tổng các giá trị trong các ô. Đây là một hàm được sử dụng nhiều nhất mà hầu hết ai cũng biết

- Hàm IF: Hàm điều kiện dùng để kiểm tra một điều kiện là đúng hya sai và trả về giá trị cho từng trường hợp

- Hàm CHOOSE: Hàm này được dùng để lựa chọn tối đa 254 giá trị dựa trên số chỉ mục.

-…

Được lựa chọn sử dụng ở rất nhiều các lĩnh vực như học tập, các ngành nghề trong kinh doanh đặc biệt được áp dụng trong một số các ngành nghề vì những tính năng ưu việt của excel như:

- Tài chính và kế toán: Bạn có thể kham phá điều này ngay trong chính doanh nghiệp mà bạn đang làm việc. Bước vào phòng kế toán, nhìn vào màn hình máy tính của các chị làm việc tại đây là một bảng tinh excel chi chít các con số. Đây là một trong những ngày nghề sử dụng đến excel nhiều nhất và nhận được lợi ích nhiều nhất từ các tính năng trong excel.

Excel với những con số sẽ giúp nhân viên làm việc trong ngành này sử lý, tính toán số liệu nhanh chóng từ đó đưa ra phân tích, nhân xét, dự báo kế hoạch kinh doanh sau này.

- Marketing và Quản lý sản phẩm: Hầu hết các công việc trong kinh doanh đều sử dụng đến tính năng của Excel và Marketing cũng không nằm ngoài số đó. Công việc của những người làm Marketing là tiếp cận khách hàng, đem sản phẩm của mình tiếp cận được với nhiều khách hàng hơn vì vậy một danh sách khách hàng tiềm năng là không thể thiếu. Các Marketer sử dụng Excel để lưu danh sách khách hàng, tính toán mục tiêu doanh số và lập kế hoạch Marketing cho tương lai vì nhu cầu khách hàng luôn có sự thay đổi không ngừng

- Quản lý nhân sự: Nhân viên làm việc trong lĩnh vực này tận dụng tính năng đặc biệt của Excel để lưu trữ thông tin của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp giúp thuận tiện, dễ dàng cho việc quản lý nhân sự. Tính toán bảng lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác của công ty cho nhân viên rồi xuất file gửi đến các phòng ban khác nhau. Điều này thật thuận tiện, thay vì phải đến từ phòng bạn thì thông qua excel và mạng internet bạn có thể ngồi và thực hiện ngay trên máy tính của mình.

Excel có rất nhiều tính năng mà người dùng chắc chắn sẽ không khám phá sử dụng hết. Mỗi ngành nghề, lĩnh vực lại chỉ chuyên áp dụng một số tính năng mà không hề quan tâm đến các tính năng hữu ích khác của excel. Tìm hiểu để biết đâu có thể nhưng tính năng đó sẽ có liên quan đến công việc của bạn, giúp bạn thực hiện nhanh chóng công việc hơn hay tìm hiểu để tăng khả năng hiểu biết của bạn hơn. Chưa nói đến các tính năng phức tạp, liệu những tính năng đơn giản nhất bạn đã biết hết chưa?

Trong quá trình sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản excel, chắc hẳn rất nhiều bạn cần phải thực hiện gộp 2 hoặc nhiều cột trong excel để phục vụ cho mục đích mà bạn đang chuẩn bị tiến hành. Tuy nhiên, không phải bạn nào cũng là chuyên gia sử dụng excel, rất nhiều bạn khi tham gia tuyển dụng nhân viên văn phòng mà còn không biết cách sử dung excel thành thạo hoặc chưa nắm rõ cách gộp cột trong excel và gặp phải nhiều vấn đề rắc rối trong quá trình thực hiện dẫn đến hiệu suất công việc không cao. Đây là một trong những kỹ năng cơ bản mà một nhân viên văn phòng nên biết!

Có một điều đáng lưu ý khi bạn gộp cột đó chính là các bạn không được để mất nội dung trong các cột mà bạn gộp, bạn vẫn phải giữ được nội dung sau khi gộp. Trong excel có tính năng hỗ trợ gộp ô bằng tính năng Merge Cell. Nhưng với tính năng này thì khi gộp, các bạn sẽ làm mất nội dung của cột bên phải.

Vậy thì làm thế nào để có thể gộp nội dung của 2 cột mà vẫn có thể giữ được nội dung của các cột đã gộp? Để làm được điều đó, chúng ta cần có thủ thuật, có cách để gộp cột mà vẫn giữ được nội dung trong từng cột. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách gộp cột trong excel để giúp các bạn dễ dàng hơn trong quá trình làm việc hay phục vụ cho học tập mà không bị mất nội dung trong các cột.

>>> Khi thao tác với nhiều cột, bên cạnh việc gộp cột thì cách ẩn cột trong excel cũng thường được các Bạn thành thạo Excel sử dụng. Ẩn cột chưa thao tác, đỡ gây mất tập trung. 

2. Cách gộp cột trong excel mà không làm mất dữ liệu

2.1. Sử dụng toán tử “&” để gộp cột trong excel

Để ghép nội dung 2 cột lại với nhau ngay trên Excel, các bạn cần sử dụng dụng toán tử “&” để có thể nối 2 hoặc là nhiều chuỗi nội dung ở các cột với nhau vào trong thành một cột.

Bạn gộp cột nào, ô nào trong bảng Excel thì bạn lựa chọn ô đó và làm theo công thức như sau:

=[Ô cần gộp 1 + cột cần gộp 1]&” “&[Ô cần gộp 2 + cột cần gộp 2].

Ví dụ:

Các bạn muốn gộp 2 cột “Họ” và cột “Tên” như trong hình bên dưới vào thành 1 cột. Các bạn làm theo lệnh như sau:

=A6&” “&B6 rồi nhấn Enter là sẽ có kết quả gộp 2 ô vào làm một.

Bạn cứ làm như vậy theo từng ô là có thể gộp thành công 2 cột vào với nhau và vẫn giữ nguyên được nội dung trong cột. 

>>> Xem thêm: Cách in 2 mặt trong excel 2024 hiệu quả nhất

2.2. Sử dụng hàm nối chuỗi Concatenate

Các bạn vẫn có thể dùng Hàm nối chuỗi Concatenate để kết hợp các cột thành một cột trong excel mà vẫn giữ nguyên nội dung.

Công thức để thực hiện hàm nối chuỗi trên excel như sau:

=CONCATENATE(A7,” “,B7) sau đó nhấn Enter.

>>> Xem thêm: Mách bạn cách chuyển số thành chữ trong excel nhanh chóng rất cần thiết trong công việc tính toán và làm báo cáo mà nhân viên văn phòng nào cũng nên biết.

2.3. sử dụng Notepad hoặc Notepad++

Đây là một cách thủ công ít được dùng hơn. Trước tiên để thực hiện công việc gộp cột chúng ta sẽ copy nội dung của cả 2 cột cần ghép sau đó dán vào notepad. Nội dung sẽ tự động ghép lại và cách nhau bằng 1 khoảng trống. Tuy nhiên, để chuẩn hóa thì các bạn sử dụng tính năng Find and Replace để thay thế khoảng trắng này thành một khoảng trắng cách space duy nhất, sau đó copy avf dán lại vào vị trí nào đó trong excel bạn sẽ ghép được thành Họ và tên

2.4. Lưu ý sau khi gộp cột xong

Sau khi bạn gộp thành công 2 cột trên Excel, bạn xóa 2 cột ban đầu thì bạn cần thực hiện:

- Chèn một cột mới ngay bên cạnh cột mà bạn vừa gộp cột xong (Cột C).

- Bôi đen toàn bộ cột C (Nhấn Ctrl + C).

- Sang cột D, nhấn chuột phải, chọn “Paste Special…”

- Một hộp thoại được mở ra, bạn chọn vào “Values” để dán nội dung của cột C vào đó.

- Sau đó, bạn xóa các cột A, B, C đi.

Lưu ý rằng, sau khi gộp cột xong, bạn không được xóa luôn 2 cột gốc A và B, bởi vì giá trị của 2 cột này sẽ mất đi, kéo theo giá trị cột C vừa mới gộp cũng mất theo. Do đó, bạn cần phải thực hiện các thao tác như trên để có thể giữ nguyên giá trị của cột vừa gộp.

Trên đây là cách gộp cột trong excel được áp dụng hiệu quả cho cả excel 2024, 2024, 2024, 2024,… Ngoài ra bạn có thể tìm cách cố định cột trong excel một cách dễ dàng và nhanh chóng thông quan các bài viết trên trang Timviec365.vn. Các bạn chỉ cần thực hiện theo đúng hướng dẫn là đã có thể thành công trong quá trình sử dụng excel rồi. Chúc bạn luôn hoàn thành công việc nhanh chóng khi sử dụng những tính năng đặc biệt khác trên excel.

>>> Xem thêm:

• Bài viết chia sẻ về cách tạo khung trong word 2024 trên trang Timviec365.vn dành cho những ai đang muốn tạo cho mình một bản CV xin việc chuyên nghiệp và ấn tượng nhất với nhà tuyển dụng mà bạn mong muốn ứng tuyển.
•  Tất tần tật các bước hướng dẫn chuyển file powerpoint sang pdf nhanh chóng hữu ích cho dân văn phòng sẽ được chia sẻ ngay tại đây. Click ngay kẻo lỡ!
• Những bước để bạn có thể tìm cách xóa trang trắng trong word đều được Timviec365.vn hướng dẫn một cách cụ thể, chính xác nhất. Tìm kiếm thông tin để nhanh chóng thực hiện được thành công.