Đăng tin miễn phí
Quay lại

Tổng hợp tất tần tật những thông tin về hóa đơn điện tử hợp lệ

Tác giả: Hoàng Thúy Nga

Lần cập nhật gần nhất: 16/08/2024

Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến thay cho hóa đơn giấy. Do đó, các doanh nghiệp cần phân biệt được hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ cần có những tiêu chí nào. Có nhiều doanh nghiệp rất đau đầu vì không biết hóa đơn điện tử thế nào mới là hợp lệ. Cùng tìm hiểu các thông tin về hóa đơn điện tử hợp lệ dưới đây để biết được những điều kiện và nội dung cần có khi tạo lập hóa đơn điện tử nhé!

1. Tìm hiểu hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn được sử dụng dưới dạng dữ liệu điện tử và được bên bán hàng, dịch vụ tạo lập đúng với quy định do pháp luật đưa ra. Các hóa đơn này được tạo bằng phương tiện điện tử sẽ ghi nhận đầy đủ các thông tin về quá trình mua hàng hóa, ký điện tử, ký số theo quy định của pháp luật.

Tìm hiểu hóa đơn điện tử hợp lệ
Tìm hiểu hóa đơn điện tử hợp lệ

2. Những điều cần biết về hóa đơn điện tử hợp lệ

2.1. Làm thế nào để nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ?

Hóa đơn điện tử có tính pháp lý và được cho là hợp lệ khi thỏa mãn các điều kiện dưới đây:

- Các thông tin trong hóa đơn điện tử cần đảm bảo tính tin cậy cao và vẹn toàn, từ lúc tạo lập thông tin đến khi tạo ra dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc mọi thông tin phải hoàn chỉnh và không bị sửa đổi, trừ khi có sự thay đổi ngoại lệ xảy ra trong quá trình lưu trữ, trao đổi hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

- Khi cần thiết, các thông tin trong hóa đơn điện tử có thể sử dụng hay truy cập dưới dạng hoàn chỉnh.

Tương tự hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cần có các tiêu chí sau đây thì mới được xem là hợp lệ:

- Thông tin hóa đơn: Bao gồm ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.

Hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ khi đầy đủ các thông tin
Hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ khi đầy đủ các thông tin

- Thông tin của người bán hàng, dịch vụ: Tên công ty, địa chỉ công ty và mã số thuế.

- Thông tin của người mua hàng: Tên công ty, địa chỉ công ty và mã số thuế.

2.2. Cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ và một số lưu ý cần biết

2.2.1. Nội dung hàng hoá dịch vụ

Các nội dung trên hóa đơn điện tử hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin như sau:

- Số thứ tự, tên hàng hóa và dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.

- Cộng các khoản tiền hàng, tiền thuế, thuế suất và tổng tiền thanh toán.

- Tiền hàng bằng chữ.

- Thông tin của người mua, người bán hàng hóa dịch vụ.

- Người bán hàng hóa, dịch vụ ký tên và đóng dấu.

2.2.2. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần có những chỉ tiêu cần thiết

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có nhiều chỉ tiêu đánh giá khác biệt. Bên cạnh các thông tin cơ bản giống hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cần có thêm các chỉ tiêu như: Bản thể hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử không liên, ký hiệu số serial, chữ ký điện tử, các mẫu hóa đơn hợp pháp và hợp lệ, hóa đơn điện tử không bị sửa đổi, còn toàn vẹn thì mới có tính chất pháp lý và có định dạng XML, kèm theo bản PDF.

Hóa đơn điện tử hợp lệ cần có những chỉ tiêu cần thiết
Hóa đơn điện tử hợp lệ cần có những chỉ tiêu cần thiết

2.2.3. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần lưu ý một số nội dung nhất định

Dưới đây là một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ:

- Các thông tin trên hóa đơn điện tử cần thể hiện bằng tiếng Việt đầy đủ dấu và đúng chính tả. Nếu cần sử dụng chữ nước ngoài thì cần đặt trong dấu ngoặc đơn () hoặc viết nhỏ hơn bên dưới dòng chữ tiếng Việt.

- Trong các trường hợp hóa đơn điện tử là hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đủ điều kiện tự in thì khi khởi tạo, phát hành các hóa đơn này không cần có chữ ký, dấu của người bán bán hàng.

2.2.4. Thời gian lập hóa đơn điện tử hợp lệ

Kế toán khi nhận hóa đơn điện tử cần kiểm tra thời điểm và thời gian lập hóa đơn của hóa đơn xem đã hợp lệ và hợp pháp hay chưa, các thời điểm này cần thủ theo theo nguyên tắc mà pháp luật đưa ra như sau:

- Đối với hóa đơn bán hàng hóa: Thời gian lập hóa đơn điện tử là lúc hàng hóa được chuyển giao quyền sử dụng và người mua đã có quyền sở hữu hàng hóa không phân biệt hóa đơn đã thu tiền hay là chưa.

- Đối với hóa đơn cung cấp các dịch vụ: Thời điểm được cho là hợp lệ là lúc cung cấp dịch vụ đã được hoàn thành hoặc thời điểm lập hóa đơn đó, không phân biệt đã thu tiền dịch vụ hay chưa.

Doanh nghiệp cần chú ý thời gian lập hóa đơn
Doanh nghiệp cần chú ý thời gian lập hóa đơn

- Đối với những hàng hóa cần giao nhiều lần hoặc cần bàn giao từng công đoạn, hạng mục dịch vụ thì mỗi lần bàn giao cần phải có hóa đơn điện tử lập theo khối lượng, số lượng hóa đơn hàng hóa, dịch vụ đó.

2.3. Một số lưu ý cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ

Khi đã nhận biết được hóa đơn điện tử có thật sự hợp lệ, doanh nghiệp cần kiểm tra, lưu ý các vấn đề khi thực hiện những nghiệp vụ liên quan:

- Nếu hóa đơn điện tử đầu vào có số tiền từ 20 triệu đồng trở lên: Kế toán cần thực hiện thanh toán bằng việc chuyển khoản qua ngân hàng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Nếu mua cùng 1 ngày và cùng một nhà cung cấp mà hóa đơn trên 20 triệu đồng thì cũng cần thanh toán qua việc chuyển khoản.

- Thời điểm thanh toán: Nếu người mua chưa trả tiền hàng hóa dịch vụ khi đến hạn thanh toán theo hợp đồng thì thực hiện kê khai thuế như bình thường, nhưng đến hạn quyết toán mà người mua vẫn chưa thanh toán thì các khoản này sẽ bị loại trừ.

Một số lưu ý cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ
Một số lưu ý cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ

- Đối với hóa đơn thanh toán nhiều lần: Nếu một hóa đơn thực hiện thanh toán nhiều lần thì những lần thanh toán cần thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng, kể cả tiền cọc ban đầu.

- Với các hóa đơn điện tử mua bán tài sản cố định: Nếu tài sản đó là ô tô có giá trị trên 1,6 tỷ đồng, chở từ 9 người trở xuống thì không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, trừ trường hợp tài sản cố định dùng để phục vụ mục đích vận tải.

- Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng với hóa đơn điện tử đầu vào kê khai từ năm trước nhưng năm sau mới hạch toán.

- Các hóa đơn điện tử của dự án: Số tiền khấu trừ thuế giá trị gia tăng sẽ không được trừ nếu thuế giá trị gia tăng của dự án đến thời điểm quyết toán bị hủy.

3. Hóa đơn điện tử thế nào là bất hợp pháp?

Ngoài hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cần biết được những hóa đơn điện tử nào là không hợp pháp. Các hóa đơn đó sẽ không đáp ứng những điều kiện kể trên, cụ thể:

- Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế sẽ là hóa đơn điện tử không hợp pháp. Nếu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng đã được gửi cho người mua (trong trường hợp hóa đơn đó dùng mã của cơ quan thuế) thì được cho là hóa đơn không hợp pháp. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được gửi cho người mua khi đã có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đó cũng là hóa đơn bất hợp pháp.

Hóa đơn điện tử bất hợp pháp không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử bất hợp pháp không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

- Những hóa đơn điện tử không hợp pháp được sử dụng nghĩa là lập khống các hóa đơn điện tử; hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này lại được dùng cho hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ khác; hóa đơn điện tử được quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông; hóa đơn điện tử được lập thấp hơn giá trị của thực tế phát sinh.

4. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ nào?

Khi thị trường ngày càng sử dụng hóa đơn điện tử phổ biến, chúng tôi đã cho phát triển phần mềm quản lý hóa đơn 365, giúp quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng. Người mua và người bán có thể dễ dàng sử dụng hóa đơn điện tử để tạo, phát hành và lưu trữ chúng. Khi người bán gửi hóa đơn qua internet, người mua có thể tra cứu hoặc tải về dễ dàng.

Phần mềm quản lý hóa đơn 365 là giải pháp cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý hóa đơn 365 là giải pháp cho doanh nghiệp

Các hóa đơn điện tử do chúng tôi cung cấp sẽ hoàn toàn hợp lệ và hợp pháp, tránh được tình trạng bất hợp pháp của hóa đơn điện tử. Đồng thời, phần mềm đảm bảo tính minh bạch, an toàn và uy tín đối với các hóa đơn điện tử.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin cần thiết về hóa đơn điện tử hợp lệ. Hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ khi có đầy đủ các thông tin hàng hóa dịch vụ, người bán, người mua theo đúng quy định của pháp luật đề ra. Bên cạnh đó, bạn cũng cần nắm được một số lưu ý để có thể tạo lập được một hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định.

Báo cáo thuế là gì

Bạn có biết báo cáo thuế là gì hay chưa? Làm thế nào để tạo được báo cáo thuế và thời gian nộp báo cáo thuế là gì? Click bài viết dưới đây để biết được các thông tin về báo cáo thuế, nội dung và quy trình nộp báo cáo thuế nhé!

Báo cáo thuế là gì

Chuyên mục

Bí quyết viết CV Tâm sự Nghề nghiệp Cẩm Nang Tìm Việc Kỹ Năng Tuyển Dụng Cẩm nang khởi nghiệp Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm Kỹ năng ứng xử văn phòng Quyền lợi người lao động Bí quyết đào tạo nhân lực Bí quyết lãnh đạo Bí quyết làm việc hiệu quả Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép Bí quyết viết thư xin thôi việc Cách viết đơn xin việc Bí quyết tăng lương Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên Kỹ năng đàm phán lương Kỹ năng phỏng vấn Kỹ năng quản trị doanh nghiệp Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng Mẹo viết hồ sơ xin việc Mẹo viết thư xin việc Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng Định hướng nghề nghiệp Top việc làm hấp dẫn Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng Tư vấn việc làm ngành Báo chí Tư vấn tìm việc làm thêm Tư vấn việc làm ngành Bất động sản Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin Tư vấn việc làm ngành Du lịch Tư vấn việc làm ngành Kế toán Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật Tư vấn việc làm ngành Sư phạm Tư vấn việc làm ngành Luật Tư vấn việc làm thẩm định Tư vấn việc làm vị trí Content Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn Tư vấn việc làm quản lý Kỹ năng văn phòng Nghề truyền thống Các vấn đề về lương Tư vấn tìm việc làm thời vụ Cách viết Sơ yếu lý lịch Cách gửi hồ sơ xin việc Biểu mẫu phục vụ công việc Tin tức tổng hợp Ý tưởng kinh doanh Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh Mẹo viết Thư cảm ơn Góc Công Sở Hoạt động đoàn thể Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Cẩm nang kinh doanh Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất Mô tả công việc ngành Kinh doanh Mô tả công việc ngành Bán hàng Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán Mô tả công việc ngành Marketing - PR Mô tả công việc ngành Nhân sự Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin Mô tả công việc ngành Sản xuất Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải Mô tả công việc Kho vận - Vật tư Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn Mô tả công việc ngành Hàng không Mô tả công việc ngành Xây dựng Mô tả công việc ngành Y tế - Dược Mô tả công việc Lao động phổ thông Mô tả công việc ngành Kỹ thuật Mô tả công việc Nhà nghiên cứu Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính Mô tả công việc Biên - Phiên dịch Mô tả công việc ngành Thiết kế Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern Mô tả công việc ngành Freelancer Mô tả công việc Công chức - Viên chức Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận Hồ sơ doanh nhân Việc làm theo phường Danh sách các hoàng đế nổi tiếng Vĩ Nhân Thời Xưa Chấm Công Tài Sản Doanh Nghiệp Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Quản Lý Công Việc Nhân Viên Đánh giá nhân viên Quản Lý Trường Học Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính Kinh nghiệm Quản lý kho hàng Quản Lý Gara Ô Tô Xem thêm gợi ý