Tổng hợp tất tần tật những thông tin về hóa đơn điện tử hợp lệ

1. Tìm hiểu hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn được sử dụng dưới dạng dữ liệu điện tử và được bên bán hàng, dịch vụ tạo lập đúng với quy định do pháp luật đưa ra. Các hóa đơn này được tạo bằng phương tiện điện tử sẽ ghi nhận đầy đủ các thông tin về quá trình mua hàng hóa, ký điện tử, ký số theo quy định của pháp luật.

2. Những điều cần biết về hóa đơn điện tử hợp lệ

2.1. Làm thế nào để nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ?

Hóa đơn điện tử có tính pháp lý và được cho là hợp lệ khi thỏa mãn các điều kiện dưới đây:

- Các thông tin trong hóa đơn điện tử cần đảm bảo tính tin cậy cao và vẹn toàn, từ lúc tạo lập thông tin đến khi tạo ra dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Có nghĩa là các thông tin cần phải đầy đủ và chưa có bất cứ sự thay đổi nào, trừ cá  trường hợp thay đổi phát sinh trong quá trình lưu trữ, trao đổi hay hiển thị hóa đơn điện tử.

- Khi cần thiết, các thông tin trong hóa đơn điện tử có thể sử dụng hay truy cập dưới dạng hoàn chỉnh.

Tương tự hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cần có các tiêu chí sau đây thì mới được xem là hợp lệ:

- Thông tin hóa đơn: Bao gồm ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.

- Thông tin của người bán hàng, dịch vụ: Tên công ty, địa chỉ công ty và mã số thuế.

- Thông tin của người mua hàng: Tên công ty, địa chỉ công ty và mã số thuế.

2.2. Cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ và một số lưu ý cần biết

2.2.1. Nội dung hàng hoá dịch vụ

Các nội dung trên hóa đơn điện tử hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin như sau:

- Số thứ tự, tên hàng hóa và dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.

- Cộng các khoản tiền hàng, tiền thuế, thuế suất và tổng tiền thanh toán.

- Tiền hàng bằng chữ.

- Thông tin của người mua, người bán hàng hóa dịch vụ.

- Người bán hàng hóa, dịch vụ ký tên và đóng dấu.

2.2.2. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần có những chỉ tiêu cần thiết

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có nhiều chỉ tiêu đánh giá khác biệt. Bên cạnh các thông tin cơ bản giống hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cần có thêm các chỉ tiêu như: Bản thể hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử không liên, ký hiệu số serial, chữ ký điện tử, các mẫu hóa đơn hợp pháp và hợp lệ, hóa đơn điện tử không bị sửa đổi, còn toàn vẹn thì mới có tính chất pháp lý và có định dạng XML, kèm theo bản PDF.

2.2.3. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần lưu ý một số nội dung nhất định

Dưới đây là một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ:

- Các thông tin trên hóa đơn điện tử cần thể hiện bằng tiếng Việt đầy đủ dấu và đúng chính tả. Nếu cần sử dụng chữ nước ngoài thì cần đặt trong dấu ngoặc đơn () hoặc viết nhỏ hơn bên dưới dòng chữ tiếng Việt.

- Trong các trường hợp hóa đơn điện tử là hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đủ điều kiện tự in thì khi khởi tạo, phát hành các hóa đơn này không cần có chữ ký, dấu của người bán bán hàng.

2.2.4. Thời gian lập hóa đơn điện tử hợp lệ

Kế toán khi nhận hóa đơn điện tử cần kiểm tra thời điểm và thời gian lập hóa đơn của hóa đơn xem đã hợp lệ và hợp pháp hay chưa, các thời điểm này cần thủ theo theo nguyên tắc mà pháp luật đưa ra như sau:

- Đối với hóa đơn bán hàng hóa: Thời gian lập hóa đơn điện tử là lúc hàng hóa được chuyển giao quyền sử dụng và người mua đã có quyền sở hữu hàng hóa không phân biệt hóa đơn đã thu tiền hay là chưa.

- Đối với hóa đơn cung cấp các dịch vụ: Thời điểm được cho là hợp lệ là lúc cung cấp dịch vụ đã được hoàn thành hoặc thời điểm lập hóa đơn đó, không phân biệt đã thu tiền dịch vụ hay chưa.

- Đối với những hàng hóa cần giao nhiều lần hoặc cần bàn giao từng công đoạn, hạng mục dịch vụ thì mỗi lần bàn giao cần phải có hóa đơn điện tử lập theo khối lượng, số lượng hóa đơn hàng hóa, dịch vụ đó.

2.3. Một số lưu ý cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ

Khi đã nhận biết được hóa đơn điện tử có thật sự hợp lệ, doanh nghiệp cần kiểm tra, lưu ý các vấn đề khi thực hiện những nghiệp vụ liên quan:

- Nếu hóa đơn điện tử đầu vào có số tiền từ 20 triệu đồng trở lên: Kế toán cần thực hiện thanh toán bằng việc chuyển khoản qua ngân hàng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Nếu mua cùng 1 ngày và cùng một nhà cung cấp mà hóa đơn trên 20 triệu đồng thì cũng cần thanh toán qua việc chuyển khoản.

- Thời điểm thanh toán: Nếu người mua chưa trả tiền hàng hóa dịch vụ khi đến hạn thanh toán theo hợp đồng thì thực hiện kê khai thuế như bình thường, nhưng đến hạn quyết toán mà người mua vẫn chưa thanh toán thì các khoản này sẽ bị loại trừ.

- Đối với hóa đơn thanh toán nhiều lần: Nếu một hóa đơn thực hiện thanh toán nhiều lần thì những lần thanh toán cần thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng, kể cả tiền cọc ban đầu.

- Với các hóa đơn điện tử mua bán tài sản cố định: Nếu tài sản đó là ô tô có giá trị trên 1,6 tỷ đồng, chở từ 9 người trở xuống thì không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, trừ trường hợp tài sản cố định dùng để phục vụ mục đích vận tải.

- Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng với hóa đơn điện tử đầu vào kê khai từ năm trước nhưng năm sau mới hạch toán.

- Các hóa đơn điện tử của dự án: Số tiền khấu trừ thuế giá trị gia tăng sẽ không được trừ nếu thuế giá trị gia tăng của dự án đến thời điểm quyết toán bị hủy.

3. Hóa đơn điện tử thế nào là bất hợp pháp?

Ngoài hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cần biết được những hóa đơn điện tử nào là không hợp pháp. Các hóa đơn đó sẽ không đáp ứng những điều kiện kể trên, cụ thể:

- Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế sẽ là hóa đơn điện tử không hợp pháp. Nếu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng đã được gửi cho người mua (trong trường hợp hóa đơn đó dùng mã của cơ quan thuế) thì được cho là hóa đơn không hợp pháp. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được gửi cho người mua khi đã có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đó cũng là hóa đơn bất hợp pháp.

- Những hóa đơn điện tử không hợp pháp được sử dụng nghĩa là lập khống các hóa đơn điện tử; hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này lại được dùng cho hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ khác; hóa đơn điện tử được quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông; hóa đơn điện tử được lập thấp hơn giá trị của thực tế phát sinh.

4. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ nào?

Khi thị trường ngày càng sử dụng hóa đơn điện tử phổ biến, chúng tôi đã cho phát triển phần mềm quản lý hóa đơn 365, giúp quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng. Người mua và người bán dễ dàng sử dụng hóa đơn điện tử để tạo lập, phát hàng, lưu trữ các hóa đơn điện tử. Khi người bán gửi hóa đơn qua internet, người mua có thể tra cứu hoặc tải về dễ dàng.

Các hóa đơn điện tử do chúng tôi cung cấp sẽ hoàn toàn hợp lệ và hợp pháp, tránh được tình trạng bất hợp pháp của hóa đơn điện tử. Đồng thời, phần mềm đảm bảo tính minh bạch, an toàn và uy tín đối với các hóa đơn điện tử.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin cần thiết về hóa đơn điện tử hợp lệ. Hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ khi có đầy đủ các thông tin hàng hóa dịch vụ, người bán, người mua theo đúng quy định của pháp luật đề ra. Bên cạnh đó, bạn cũng cần nắm được một số lưu ý để có thể tạo lập được một hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định.