Quay lại

Hướng dẫn cách tạo nhanh file excel quản lý kho chuyên nghiệp

Đăng bởi: Hồng Nhung Nguyễn Wednesday , 30/09/20

Trong công việc, bạn nên sử dụng những công cụ như Word, Powerpoint, Excel để có thể hoàn thành công việc nhanh hơn thay vì làm thủ công, nhất là đối với Excel. Excel cho phép bạn rất nhiều phép tính toán đồng thời một lúc với các cột và hàng. Vậy bạn đã biết cách quản lý kho bằng file Excel chưa nhỉ? Ở bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cách để tạo file excel quản lý kho sao cho thật khoa học và chuẩn chỉnh nhất nhé!

Việc làm Quản lý điều hành

1. Vì sao cần phải quản lý kho hàng bằng Excel?

Kho hàng là nơi mà doanh nghiệp hay cửa hàng sẽ thực hiện việc xuất nhập kho, chuyển kho, nhập hàng tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ những lịch sử về xuất nhập kho của doanh nghiệp.Có thể nói thì đây là một công việc khó khăn đối với doanh nghiệp kinh doanh.

Lợi ích của excel
Lợi ích của excel

Quản lý kho hàng bằng sử dụng Excel là cách thực hiện loạt thao tác quản lý với số lượng hàng tồn, xuất kho nhập kho, báo cáo, … mỗi thao tác quản lý sẽ thu về nhiều lợi ích và hiệu quả tốt khác nhau. 

Với hình thức này thì các chủ shop sẽ có thể nhìn nhận tính toán được số lượng hàng mà nên ít nhập hơn, cũng biết được số lượng hàng hóa mà shop còn đang thiếu thốn.

Tương tự thì quản lý kho bằng Excel giúp bạn liệt kê theo hệ thống và quản lý tốt tổng cộng số hàng được phân phối giao đi cũng như tổng lượng hàng hóa được nhập về với thời gian tiết kiệm hơn. Ngoài ra khi cần kiểm tra lại xem tốc độ buôn bán diễn ra như thế nào cũng thuận tiện hơn

2. Quản lý kho bằng Excel có ưu điểm, nhược điểm gì?

Tuy nhiên thì bạn cũng cần biết về ưu điểm và nhược điểm của quản lý kho bằng Excel để có thể dễ dàng trong việc sử dụng, ứng dụng. 

2.1. Ưu điểm

Ưu điểm đầu tiên hiển nhiên có thể thấy là cách làm này hoàn toàn miễn phí và đơn giản. Bạn không cần chi tiền để mua dịch vụ hay gói phần mềm hỗ trợ nào mà vẫn có được một công cụ miễn phí để quản lý công việc. Bạn hoàn toàn có thể tự lập được file quản lí kho hàng, bán hàng với cách sử dụng đơn giản, dễ dàng trên Excel

Mặt ưu điểm
Mặt ưu điểm

Chỉ cần là chiếc máy tính bàn hay máy tính laptop của bạn có cài Microsoft Office thì có thể tạo file kho buôn bán được luôn rồi.

Bạn hoàn toàn có thể làm được rất nhiều báo cáo, các chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi mà bạn sử dụng Excel. Khác với những phần mềm được dựng sẵn khác thì bạn hoàn toàn không bị bó buộc vào trong các tính năng có sẵn mà chuyên gia phần mềm máy tính đã quy định cài đặt sẵn trong phần mềm.

Bạn cũng có thể thoải mái thao tác và chỉnh sửa trên database, sau đó có thể tự do share cho mọi người trong công ty mà không cần yêu cầu quyền truy cập.

Nói chung trong Excel thì có nhiều ưu điểm bởi vì tính dễ dàng sử dụng của Microsoft Office, hơn nữa có khá nhiều biết cách sử dụng cả Word, Powerpoint và Excel vậy nên khi share tài liệu bạn sẽ không cần quan tâm đến việc người nhận có biết cách sử dụng đọc tài liệu không. 

Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh

Một công cụ hữu ích
Một công cụ hữu ích

Nếu như bạn cần tới một công cụ không quá rườm rà và chỉ với mục đích cho những dự án nhỏ thì đây là công cụ hữu hiệu giúp bạn hoàn thành tốt công việc quản lý kho nhé!

2.2. Nhược điểm

Vì thoải mái và không yêu cầu quyền truy cập nên tính bảo mật không cao, độ an toàn cho các dữ liệu kém vì thế mà số liệu dễ dàng bị thay đổi chỉnh sửa. Không có các chế độ xem được chỉnh sửa như thế nào như trên drive google, hơn nữa khi người muốn xem thì khi click vào sẽ là tải về, gây đầy bộ nhớ và khó tìm file, không như drive google là chỉ cần click vào đường link thì tài liệu sẽ không bị tải về máy tính của bạn mà sẽ hiện như một tab trên google hoặc là cốc cốc, như thế sẽ tiện hơn rất nhiều.

Mặt yếu cần lưu ý
Mặt yếu cần lưu ý

Hơn nữa file Excel tồn tại trên nền tảng office vậy cho nên nếu chẳng may chương trình bị lỗi hay máy tính dính virus hoặc bị hỏng hóc thì sẽ mất file hoàn toàn không có cách naò lấy lại được. 

Các thuật toán ở trong Excel cũng khá phức tạp. Nếu muốn sử dụng tốt thì bạn cần nghiêm túc chăm chỉ và có thể phải học một khóa Excel để có thể thành thạo được những thuật toán này. Không phải ngẫu nhiên mà môn tin học đại cương ở trường Đại học, các bạn sinh viên bị tích C hoặc D ở trong quá trình học bởi vì một phần trong đó có cách làm các thuật toán của Excel, mà các công thức khá phức tạp và phải thực hành nhiều lần mới có thể nhuần nhuyễn thành thạo. 

Việc làm nhân viên quản lý kho

3. Những bước dùng file Excel quản lý kho cho bạn

Ngay ở mục này tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo file Excel quản lý kho nhé.

3.1. Tạo file Excel và nhập dữ liệu

Bước 1:  Mở Excel

Bước 2: Bạn sẽ tạo 5 sheet mới trong Excel và sẽ edit chỉnh sửa lại tên của 5 sheet đó: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO

Bước 3: Nhập dữ liệu thông tin vào trong những sheet đó

Bạn cần khởi động vào tạo file
Bạn cần khởi động vào tạo file

+ Đối với sheet “NHAP” bạn sẽ làm các cột sau: Ngày, tháng, mã hàng, tên hàng, ĐVT, số lượng nhập, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp.

Những thông tin khác có thể cần thêm đó là: số chứng từ, mã cung cấp, sđt, địa chỉ, ghi chú.

+ Đối với sheet “XUAT”  bạn cũng làm số lượng cột và nội dung y như “NHAP”

+ Đối với sheet “DANH MUC” thì đây là phần quan trọng bậc nhất ở bất kỳ một ứng dụng nào hay phàn mềm công việc nào mà mọi người hay sử dụng. Những thông tin chung về hàng hóa như là mã hàng tên hàng, ĐVT,... cũng hoàn toàn được lưu trữ ngay tại đây.

Khi xuất và nhập thực tế sẽ chỉ cần phải nhập vào mã hàng thì ngay sau đó những thông tin khác tự động được hiện lên. 

+ Đối với sheet “BAO CAO” thông thường ta sẽ chỉ cần tới báo cáo bán hàng và nhập xuất hàng tồn. 

Tạo ra các sheet
Tạo ra các sheet

Với báo cáo bán hàng thì bạn cần có các mục: Tên hàng, số lượng bán, doanh thu

Báo cáo về nhập xuất tồn: tên hàng, tồn đầu kỳ, nhập và xuất và tồn cuối kỳ của hàng.

Bên trong phần mềm quản lý kho hàng bằng Excel chuyên nghiệp này thì bạn cũng sẽ nhận được rất nhiều các thông tin quản trị hơn ví dụ như là: 

+ Xem được các bản báo cáo bán hàng từ ngày nào tới ngày nào

+ Từng mặt hàng có lãi và lỗ cụ thể bao nhiêu

+ Tồn kho tới hiện tại là bao nhiêu mặt hàng

+ Tồn kho tối thiểu 

+ Cảnh báo về tình trạng cháy hàng hoặc sắp hết hàng mỗi khi mà xuất kho hàng hóa

Việc làm quản lý kho

3.2. Sử dụng công thức để tính toán số lượng hàng tồn và giá trị của các hàng tồn kho

Đây là đã tới bước quan trọng của file Excel quản lý kho bởi đây là chức năng và cách thức mà bạn đang tìm kiếm.

Có thể nhiều người sẽ có quan điểm phải học thật giỏi mới có thể sử dụng được phần mềm Excel trong quản lý hàng hóa vì Excel thực sự là khó. Thực thế thì bạn không tới nỗi cần học thuộc đủ các hàm khó nhất mà chỉ cần biết những hàm phổ biến hay dùng để có thể làm được file Excel quản lý kho này. 

Những hàm phổ biến đó chính là Vlookup, Hlookup, Sumif, Inferror, … 

Vlookup là hàm dùng để tìm kiếm thông tin trong Excel. Nó sẽ tìm kiếm giá trị và trả về kết quả theo dạng cột (hàng dọc). Ngoài ra còn dùng để thống kế, tìm kiếm dữ liệu thông tin nhanh. Nó cho phép bạn tìm giá trị ở bảng nào đó cho trước dữ liệu, hàm này được người dùng sử dụng nhiều vì tính tiện lợi của nó.

Thêm các công thức
Thêm các công thức

Cú pháp của hàm Vlookup là: =Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]). Trong đó thì các giá trị trong ngoặc lần lượt là giá trị cần dò tìm, bảng cần dò tìm, vị trí cột cần tìm giá trị, nhập vào số 0 nếu cần tìm gần đúng giá trị hoặc nhập 1 nếu cần tìm giá trị gần đúng và thường thì điền vào số 0.

Hàm sumif dùng để tính tổng khi có điều kiện đi kèm của Excel, được sử dụng để thêm các ô dựa trên tiêu chuẩn điều kiện nào đó.

Cú pháp của sumif là: =SUMIF(range, criteria, sum_range). Trong đó thì các đối số bên trong lần lượt có nghĩa là: địa chỉ dãy ô chữa dữ liệu, giá trị điều kiện được đặt trong dấu ngoặc kép và có cùng kiểu dữ liệu với đối số đầu tiên, địa chỉ dãy ô cần tính tổng.

Inferror là hàm sẽ giúp bạn phát hiện lỗi sai trong file dữ liệu và sửa nó. Gía trị khi trả về sẽ tùy theo chỉ định người đặt hàm. Công thức của hàm Inferror là =INFERROR(value, value_if_error). Trong số đó thì đối số đầu tiên sẽ là đối số cần kiểm tra, nó có thể là phép tính hoặc là công thức, hàm trong Excel, là giá trị bắt buộc. Đối sô thứ hai sẽ là giá trị được trả về sau khi sửa lỗi sai.  Ở đối số thứ hai này thì bạn có thể  để là “”, “0”, dòng thông báo ví dụ như “kết quả lỗi”,... 

Những hàm như thế này không có gì là quá khó cả bạn chỉ cần thực hành vài lần và sử dụng thường xuyên là có thể đảm bảo được cho công việc tính toán quản lý kho bằng file Excel rồi nhé. Nếu như bạn chưa tự tin thì có thể tìm hiểu thêm các tài liệu ở trên Youtube hoặc là ở những trang web nhưng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một địa chỉ đáng tin cậy đó chính là trang web timviec365.vn vì ở trang này có nhiều thông tin giá trị và hữu ích cho bạn.

Trang web hữu dụng
Trang web hữu dụng

Trong web này sẽ có nhiều thông tin về các lĩnh vực ngành nghề, những mẫu CV xin việc chuyên nghiệp được thiết kế sẵn, những thông tin về hướng dẫn cách để bạn có thể thao tác trên các phần mềm ứng dụng máy tính. Có thể nói, đây là trang web có thể hướng dẫn từ những điều nhỏ nhất cho tới những thao tác khó về máy tính cho bạn, phục vụ cho công việc hay hành trình đi tìm kiếm công việc nữa đó.

Hy vọng thông qua bài viết về cách tạo file Excel quản lý kho thì bạn có thể hiểu thêm nhiều hơn những thông tin giá trị về cách sử dụng Excel. Nếu bạn cần thêm thông tin bạn có thể truy cập vào timviec365.vn nhé!

Tìm việc làm

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype