Jira là gì? Tiện ích khi sử dụng Jira cho hiệu quả công việc

1. Đi tìm lời giải chính xác cho Jira là gì?

Jira là sự tích hợp của một nhóm các sản phẩm khác nhau được xây dựng để giúp người dùng quản lý được công việc của mình khoa học nhất và mang đến cho họ những hiệu quả tốt nhất với công việc. Jira cung cấp một số sản phẩm và tùy chọn triển khai được xây dựng có mục đích cho các nhóm phần mềm, công nghệ thông tin, Kinh doanh, OPS và hơn thế nữa.

Bốn sản phẩm với các tên gọi khác nhau được xây dựng trên nền tảng của ứng dụng phần mềm Jira: Jira Software - Jira Ops - Jira Service Desk - Jira Core. Mỗi sản phẩm đi kèm với các mẫu tích hợp cho các trường hợp sử dụng khác nhau và tích hợp hoàn hảo, do đó các nhóm trong các tổ chức có thể làm việc tốt hơn với nhau.

+ Jira Software: Lập kế hoạch, theo dõi và phát hành những phần khác nhau, các phần mềm này đều là các phần mềm đẳng cấp thế giới. Với sản phẩm này thường các trường hợp sử dụng là nhà phát triển phần mềm, quản lý dự án, thạc sĩ SCRUM. Với sản Jira Software là sự tích hợp mang đến những tiện ích cụ thể như sau: Theo dõi lỗi, quản lý dự án, quản lý sản phẩm, quản trị chất lượng, quản lý quy trình, quản lý công việc, phát triển phần mềm, phát triển phần mềm Agile.

+ Jira Service Desk: Cung cấp cho khách hàng của bạn một cách dễ dàng để yêu cầu trợ giúp và các đại lý của bạn một cách nhanh hơn để cung cấp nó. Các trường hợp sử dụng như: Khách hàng, đại lý bán dịch vụ, quản lý công nghệ thông tin, đại lý hỗ trợ, người dùng phi kỹ thuật. Jira Service Desk mang đến cho bạn những tiện ích như: Bàn hướng dẫn công nghệ thông tin, ITSM, hỗ trợ khách hàng, quản lý dịch vụ doanh nghiệp, hỗ trợ bán vé, quản lý yêu cầu dịch vụ, quản lý sự cố, thay đổi cách quản lý, quản lý vấn đề.

+ Jira Ops: Quản lý bất kỳ dự án kinh doanh nào bao gồm các chiến dịch tiếp thị, nhân sự trên tàu, phê duyệt và đánh giá tài liệu pháp lý. Các trường hợp sử dụng đó là doanh nghiệp. Jira Ops mang đến cho bạn nhưng tiện tích và tích hợp quan trọng như: Dự án cho nhóm phi kỹ thuật, phê duyệt quy trình làm việc, quản lý công việc.

+ Jira Core: Giành quyền kiểm soát nhiều hơn, phản ứng nhanh hơn và ít gián đoạn hơn trong các sự cố lớn. Các trường hợp sử dụng như: Quản lý sự cố, phát triển phần mềm, quản lý DevOps, kỹ sư trang web, quản lý công nghệ thông tin, đội ứng phó sự cố, CTO. Jira Core mang đến cho bạn những tích họp quan trọng như: Quản lý sự cố, ứng phó sự cố, theo dõi sự cố.

Qua đó ta có thể khả định lại rằng Jira là một ứng dụng được thiết kế và xây dựng để theo dõi và quản lý vấn đề/ quản lý các lỗi trong dự án. Đây là phần mềm ứng dụng trong việc quản lý dự án mang đến những thuận tiện cho người dùng, được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian của Úc. Thông qua hoạt động và phân tích của Jara giúp bạn có được kết quả công việc tốt nhất, linh hoạt và tiện lợi nhất cho công việc của mình.

2. Các tính năng cơ bản của phần mềm Jira mang lại là gì? 

Phần mềm Jira là một phần của một nhóm các sản phẩm được thiết kế để giúp các nhóm thuộc mọi loại quản lý công việc. Ban đầu, Jira được thiết kế như một trình theo dõi lỗi và sự cố. Nhưng ngày nay, Jira đã phát triển thành một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ cho tất cả các loại trường hợp sử dụng, từ yêu cầu và quản lý trường hợp thử nghiệm đến phát triển phần mềm linh hoạt.

Các tính năng cơ bản của phần mềm Jira mang đến những tiện ích cụ thể cho người sử dụng phần mềm bao gồm những tính năng cơ bản như sau:

+ Thứ nhất, giúp cho người dùng, các doanh nghiệp, đội nhóm quản lý và theo dõi được tiến độ của dự án mình thực hiện như thế nào.

+ Thứ hai, khi sử dụng phần mềm Jira trong công việc bạn sẽ nhận được sự trợ giúp bởi tính năng quản lý các Tasks, Bugs, các tính năng mới, cùng với các tính năng được cải tiến hoặc khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra.

+ Thứ ba, Jira mang đến cho người dùng những tính năng không chỉ là tạo ra mà còn là lưu lại những bộ lọc có cấu hình cao, và được đi xuyên suốt các vấn đề trong hệ thống. Không chỉ vậy bạn có thể chia sẻ bộ lọc với những người dùng khác khi họ được sự cho phép của bạn. Bạn cũng có thể đăng ký để nhận được kết quả của hệ thống được gửi về thư điện tử định kỹ cho bạn.

+ Thứ tư, thông qua Jira giúp cho người dùng, doanh nghiệp, nhóm có thể xây dựng được quy trình làm việc phù hợp với từng yêu cầu của dự án khác nhau.

+ Thứ năm, phần mềm Dashboard sẽ tạo ra một không gian riêng để xem được các thông tin về cá nhân của từng doanh nghiệp

+ Thứ sáu, một tính năng cơ bản nữa bạn không nên bỏ qua đó chính là cung cấp cho người dùng nhiều loại báo cáo khác nhau để bạn có thể lựa chọn sử dụng. Không chỉ có báo cáo mà còn có cả các biểu đồ phù hợp với từng dự án và với từng đối tượng người dùng.

Trên đây là 6 tính năng cơ bản của phần mềm Jira mang đến những tiện ích cho con người và thuận tiện hơn trong công việc của mình.

3. Ưu điểm, nhược điểm khi dùng phần mềm Jira

3.1. Ưu điểm bạn nhận được khi dùng Jira như thế nào?

Cùng điểm danh các ưu điểm bạn sẽ nhận được khi sử dụng phần mềm Jira cho công việc của mình như sau:

+ Thứ nhất, với chức năng phân quyền chi tiết của phần mềm Jira, giúp bạn phần quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong đội, trong nhóm công nghệ để bảo vệ thông tin mình cung cấp là độc quyền và không bị truyền ra bên ngoài.

+ Thứ hai, khi bạn sử dụng phần mềm Jira giúp bạn có thể thuận tiện và dễ dàng hơn trong việc kết nối với các hệ thống phần mềm khác như email, RSS, excel,..

+ Thứ ba, ưu điểm bạn nhận được khi sử dụng Jira đó là hệ thống cho phép bạn tùy biến, tích hợp và mở rộng với các hệ thống hiện đại để mang đến những tiện ích tốt nhất cho người dùng.

+ Thứ tư, bạn sẽ nhận được trải nghiệm với tất cả các trình duyệt phổ biến hiện này vì Jira được phát triển sử dụng chuẩn HTML, có thể sử dụng với nhiều trình duyệt khác nhau.

+ Thứ năm, Jira không những dễ sử dụng mà còn có thể chảy trên nền tảng của rất nhiều nền tảng phần cứng khác nhau, chạy trên các hệ điều hành khác nhau và cơ sở dữ liệu cũng khác nhau.

+ Thứ sáu, ưu điểm khi bạn sử dụng Jira cho mình là bạn có thể dễ dàng in ra bản cứng vì mỗi màn hình để có 1 phiên bản có thể in ra bản cứng.

+ Thứ bảy, một trong những ưu điểm nhận được nữa đó chính là đối với các nhà phát triển phần mềm thì đây là một phần mềm có thể tích hợp trực tiếp với code trong mỗi trường phát triển.

Trên đây là tất cả 7 ưu điểm khi bạn sử dụng phần mềm Jira cho doanh nghiệp, cá nhân, đội, nhóm bất kỳ nào đó.

3.2. Nhược điểm khi sử dụng phần mềm Jira như thế nào?

Bất kể một phần mềm nào cũng có những lỗ hỏng của nó, Jira cũng vậy, nó có ưu điểm mà mang đến cho bạn những tiện ích rất nhiều nhưng nó cũng mang trong mình một số các nhược điểm như sau:

+ Thứ nhất, bạn sẽ có 7 ngày để dùng thử phần mềm, sau khi hết hạn dùng thử bạn cần chi trả một mức phí cao. Đặc biệt là khi doanh nghiệp bạn càng lớn thì chi phí tỉ lệ thuận với quy mô của doanh nghiệp.

+ Thứ hai, bạn sẽ mất nhiều thời gian cho việc bố trí và sắp xếp các vấn đề, chính vì vậy phần mềm này chỉ phát huy được tối đa hiệu quả của mình với các dự án lớn có thời gian cho dự án trên 3 tháng.

+ Thứ ba, vì là phần mềm nước ngoài nên ngôn ngữ sử dụng của phần mềm là tiếng Anh nên có nhiều thuật ngữ khó hiểu đối với người sử dụng.

+ Thứ tư, một nhược điểm nữa đó là để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất thì bạn cần phải có thời gian để tìm hiểu kỹ lưỡng về phần mềm.

4. Các thuật ngữ được sử dụng trong phần mềm Jira như thế nào?

Phần mềm Jira là một phần mềm của nước ngoài, chính vì vậy các thuật ngữ trong phần mềm đều là tiếng Anh, nếu bạn không phải là một người giỏi tiếng Anh thì rất khó để có thể hiểu và thực hiện được các thao tác trên phần mềm. Sau đây sẽ là một số các thuật ngữ sử dụng trong phần mềm Jira để bạn có thêm hiểu biết cho mình:

+ Sprint – Vòng lặp ngắn hạn với thời gian từ 2 – 4 tuần một lần các đội phát triển cần thiết lập đầy đủ các công việc như lập kế hoạch, thiết kế, phân tích yêu cầu và triển khai để có được các phần nhỏ hơn của sản phẩm.

+ Backlog – Là danh sách của các Bugs, User, và các tính năng cho một sản phẩm bất kỳ của doanh nghiệp hoặc Sprint.

+ SCRUM – Các sản phẩm bạn xây dựng sẽ được lặp đi lặp lại theo phương pháp được gọi là Agile.

+ Scrum of Scrum – Kỹ thuật giúp bạn mở rộng Scrum, quản lý chương trình của các dự án đa nhóm tham gia.

+ Board – Nơi hiển thị các hoạt động của công việc theo một quy trình được xác định.

+ Burndown Chart – Số lượng thực hiện được ước tính và thực tế cho tổng số công việc mà bạn cần hoàn thành của dự án.

+ Daily Stand – up – Đây là việc làm hàng ngày của các thanh viên khi tham gia vào dự án để biết được công việc trong ngày của họ cần làm là gì.

+ Epic – Sự đại diện có người dùng Story lớn và cần được chia nhỏ ra các phần Story nhỏ.

+ Issue – Đơn vị công việc bạn tạo ra trong quá trình để hoàn thành công việc đó.

+ Swimlane – Các công việc sẽ được phân loại để biết được công việc nào tiến hành trước, công việc nào tiến hành sau.

+ Velocity – trong 1 khoảng thời gian nhất định các đội sẽ được đo lường lại công việc mà mình đã hoàn thành.

+ Cumulative Flow Diagram – Biểu đồ thể hiện các trạng thái của công việc trong một khoảng thời gian nhất định.

+ Iteration – Các phân đoạn được lặp đi lặp lại trong dự án.

+ Wallboard – Các hoạt động của đội phát triển sẽ được đặt ở vị trí dễ thấy có thể là một bảng mô tả viết tay hoặc bằng điện tử.

5. Các bước đơn giản để sử dụng Jira cho quản lý doanh nghiệp

Để tạo một dự án và quản lý dự án đó với Jira bạn cần thực hiện với 6 bước cơ bản như sau:

+ Bước 1: Tạo dự án, bạn vào phần mềm Jira nhấn vào dự án, và chọn danh mục “tạo dự án” để bắt đầu xây dựng một dự án mới cho mình.

+ Bước 2: Bạn cần chọn biểu mẫu, có hai loại biểu mẫu dự án là cổ điển và thế hệ mới bạn cần chọn 1 trong hai.

+ Bước 3: Bạn cần thiết lập bảng để hiển thị các vấn đề cần thiết. Để thiết lập bảng bạn cần căn cứ vào mẫu dự án bạn đã chọn ở bước 2.

+ Bước 4: Bạn cần tạo sự cố để phần mềm phân tích và đánh giá quản lý dự án của bạn.

+ Bước 5: Sau khi bạn tạo bảng, tạo sự cố xong bạn cần mời các thành viên trong nhóm tham gia, bằng cách thêm họ vào nhóm.

+ Bước 6: Thiết lập quy trình làm việc và theo dõi tiến độ công việc của từng thành viên trong nhóm, cũng như theo dõi các sự cố có thể xảy ra.

Trên đây là tất cả 6 bước rất cơ bản và đơn giản khi quản lý dự án với phần mềm Jira cho bạn.

Tìm việc làm

Qua chia sẻ về Jira là gì đã giúp bạn có thêm hiểu biết về phần mềm Jira, những tiện ích của ứng dụng này mang lại như thế nào và biết được các bước cơ bản với việc sử dụng phần mềm này để quản lý công việc, quản lý dự án.