Quản trị dự án là gì? Bí quyết vươn tới đỉnh cao khi quản trị dự án

1. Khái niệm quản trị dự án là gì?  

Trước khi hiểu rõ khái niệm quản trị dự án, bạn đã biết dự án là gì chưa? Dự án theo một cách hiểu trừu tượng là nỗ lực phức tạp, không thường xuyên được triển khai thực hiện và bị ràng buộc về thời gian, ngân sách, nguồn lực và các tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Còn theo các hiểu đơn giản hơn dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với nguồn lực trong phạm vi giới hạn, nhất là giới hạn nguồn tài chính chỉ được đầu tư một khoản hạn chế được quy định dựa theo nguồn doanh thu tài chính nhận về sau khi dự án được hoàn thành để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến. 

Dự án không giống các hoạt động thường ngày trong công ty mà dự án là những hoạt động không thường xuyên xảy ra trong hoạt động kinh doanh tuy nhiên mỗi khi dự án thực hiện đòi hỏi sự sáng tạo nhất định để tạo thêm năng lực mới cho công ty. Và để dự án được triển khai theo yêu cầu là các tiêu chuẩn nhất định về thời gian hoàn thành, đầu ra chất lượng và chi phí thực hiện cần phải triển khai hoạt động quản trị dự án. 

Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án. 

Quản trị dự án thường bao gồm: 

- Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng) 

- Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm và mong đợi của các chủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án

- Cân đối hài hòa giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án về phạm vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phí, nguồn lực, rủi ro

Mỗi dự án khi thực thi sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản trị dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu. Đó là những công việc khi quản trị dự án, cụ thể một dự án đòi hỏi thời gian hoàn thành rút ngắn sẽ kéo theo kinh phí thực hiện dự án phải tăng lên bởi sẽ phải cần thuê bổ sung thêm nhân lực để đảm bảo thực hiện cùng khối lượng công việc tuy nhiên trong khoảng thời gian ngắn hơn. Tuy vậy nhà quản lý dự án phải thực sự cẩn thận lưu ý những rủi ro có thể xảy ra khi thay đổi yêu cầu của dự án. 

2. Quy trình quản trị dự án là gì?

Quy trình quản trị dự án chung gồm 4 bước: Xác định dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, bàn giao kết thúc dự án. Một dự án được xác định thời gian bắt đầu từ thời điểm dự án được ra quyết định chấp thuận thực hiện. Nội dung công việc chính trong từng bước của quy trình quản trị dự án:

- Bước 1: Xác định dự án: Thiết lập các mục tiêu của dự án, xác định các yêu cầu của dự án, thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy dự án và kết thúc là một văn bản trình bày những nét chung nhất về dự án như mục tiêu dự án, các yêu cầu, thời gian, ngân sách, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự, rủi ro. 

- Bước 2: Lập kế hoạch triển khai dự án: Xây dựng các kế hoạch dự án

+ Kế hoạch tiến độ: Dự án triển khai trong bao lâu, thời điểm dự tính kết thúc dự án,…

+ Kế hoạch chi phí: Dự tính nguồn kinh phí trong quá trình triển khai dự án dựa vào dự báo doanh thu thu về sau khi kết thúc dự án. 

+ Kế hoạch huy động và quản lý nguồn lực: Dự án có những hoạt động nào cần thực hiện, lao động yêu cầu chuyên môn, bằng cấp, kỹ năng như thế nào để đáp ứng công việc? 

+ Kế hoạch quản lý rủi ro: Là dự đoán trước những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra rồi lên trước biện pháp giải quyết rủi ro để kịp thời né tránh đảm bảo tiến độ hoàn thành dự án 

+ Kế hoạch về quản lý nhân sự dự án

- Bước 3: Thực thi và kiểm soát dự án

Các hoạt động chính của dự án được triển khai thực hiện. Công việc của nhân việc là thực hiện các hoạt động đã được lên trong kế hoạch dự án còn nhà quản trị dự án chú trọng vào theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án bao gồm: kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng. Đồng thời đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án. 

- Bước 4: Bàn giao và kết thúc dự án 

Dự án hoàn thành, sản phẩm ra đời sau khi đã được kiểm chứng công dụng thực tế đúng theo yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng và bố trí lại các nguồn lực dự án. Trong đó, bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng. Bố trí lại các nguồn lực thường bao gồm việc điều chuyển nhân viên, các trang thiết bị máy móc sang các dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm để hạn chế rủi ro xảy ra ở những dự án sau. 

3. Nhà quản trị dự án – họ là ai?

3.1. Nhà quản trị dự án là ai?

Nhà quản trị dự án là những người được công ty tin tưởng giao nhiệm vụ quản lý dự án để đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu dự án. Đây là một vị trí quản lý cấp trung với nhiều thách thức với trách nhiệm nặng nề, hàng ngày đối phó với tính chất công việc căng thẳng, nhiều áp lực. Bởi vậy công ty chỉ tin tưởng giao dự án cho những người có năng lực, làm việc linh hoạt, nhạy bén sắc sảo, có các kỹ năng lãnh đạo và đàm phán tốt, đồng thời để hoàn thành dự án cần phải triển khai thực sự nhiều công việc với chuyên môn khác nhau yêu cầu nhà quản trị dự án  phải có kiến thức sâu rộng về quản lý dự án để có thể bao quát được toàn bộ dự án. 

Trách nhiệm của nhà quản trị dự án là đảm bảo thành công của dự án và chịu trách nhiệm toàn diện về mọi mặt của dự án bao gồm:

- Phát triển kế hoạch dự án và cả các kế hoạch bộ phận khác 

- Đảm bảo trong quá trình thực hiện dự án các hoạt động luôn được triển khai trong khuôn khổ tiến độ, đặc biệt là trong ngân sách cho phép 

- Theo dõi sát sao để kịp thời phát hiện các rủi ro và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện 

- Lập báo cách định kỳ chính xác và cập nhập về tình hình thực hiện dự án 

Nhà quản trị dự án cũng giống các nhà quản trị các phòng ban khác có chức năng quản lý và lập kế hoạch, tổ chức phân công nhiệm vụ, theo dõi kiểm tra giám sát tình hình thực hiện, động viên khuyến khích nhân viên. Tuy vậy trong khi nhà quản trị ở các phòng ban chỉ thực hiện chức năng giám sát tập trung ở một lĩnh vực chuyên môn thì nhà quản trị dự án được kỳ vọng là người huy động các nguồn lực để hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép và quan trọng nhất là đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. 

3.2. Tố chất trở thành nhà quản trị dự án thành công 

Nhà quản trị dự án đóng vai trò quan trọng không thể thiếu để điều hành các dự án được triển khai đúng theo yêu cầu. Họ phải lãnh đạo, phối hợp và gắn kết các thành viên dự án đến từ các bộ phận khác nhau trong công ty. Để trở thành một nhà quản trị dự án giỏi thì ngoài việc am hiểu và vận dụng những kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật quản trị dự án vào trong công việc thôi chưa đủ mà nhà quản trị dự án còn phải được rèn luyện và có được những phẩm chất cá nhân cần phát huy để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Yêu cầu với một nhà quản trị dự án giỏi: 

- Kiến thức: Đó là những kiến thức về quản trị kinh doanh, quản lý sự thay đổi, quản trị rủi ro,... và có am hiểu chuyên môn nhất định phù hợp với lĩnh vực dự án mà cá nhân phụ trách. Nhưng đây không phải kiến thức duy nhất mà một nhà quản trị dự án cần có mà nhà quản trị cần phải cập nhập các kiến thức khác cần thiết như kiến thức vĩ mô (chính sách, pháp luật, nền kinh tế,..), kiến thức vi mô (giá cả, thị trường, cung – cầu, nhu cầu khách hàng,…). Với những kiến thức này nhà quản trị có đủ có thể đưa ra những quyết sách cho dự án phù hợp với bối cảnh thay đổi của môi trường kinh doanh của dự án. 

- Kỹ năng: Tất nhiên không thể thiếu kỹ năng lãnh đạo. Để đạt được kỹ năng này, nhà quản trị thường phải rèn luyện những kỹ năng nền tảng hỗ trợ như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tiếp thị và kỹ năng ra quyết định. Đó là những kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà quản lý dự án tài ba. 

- Thái độ: Là cách mà nhà quản trị thực hiện trách nhiệm của mình với công việc đó. Một nhà quản trị dự án cần có thái độ sáng tạo, quyết đoán, kiên trì, nhẫn nại, hòa đồng với nhân viên, cởi mở với mọi người xung quanh và còn thực sự nhiều thái độ tích cực khác để có thể theo đuổi công việc và thực hiện trách nhiệm của một nhà lãnh đạo. 

4. Quản lý dự án – ngành “hot” đầy triển vọng 

Quản lý dự án là một công việc tất yếu phải được thực hiện trong doanh nghiệp. Bất kỳ một dự án hay một chiến lược nào giả sử không có người ra ý tưởng và xây dựng dự án, chiến lược đó hoàn toàn không có tính khả thi. Việt Nam ta hiện nay đang phát triển kinh tế theo xu thế hội nhập với nền kinh tế thế giới, thu hút sự quan tâm của nhất nhiều nhà đầu tư cả trong và ngoài nước. Đây chính là cơ hội để kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều lợi thế mở rộng hoạt động, nhân thêm nhiều dự án mới vậy nên nhu cầu nhân lực trong ngành được nhận định với cơ hội vô cùng lớn. Sẽ có khoảng 22 triệu việc làm trong ngành dự án được tạo gia trong giai đoạn 10 năm bắt đầu từ năm 2024. 

Các lĩnh vực có nhu cầu lớn về các vị trí liên quan tới hoạch định, quản lý điều hành dự án gồm bất động sản, công nghệ thông tin, tài chính ngân hàng,… Nhân sự quản lý dự án có thể lựa chọn một trong những lĩnh vực này để theo đuổi công việc. Hãy tận dụng cơ hội này để định hướng nghề nghiệp tương lai cho bản thân với công việc có mức lương hấp dẫn lên tới 2200 – 2500 USD/ tháng và có thể cao hơn tùy vào lĩnh vực và dự án mà người đó quản lý.  

Và nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc quản lý dự án, Timviec365.vn luôn được giới thiệu là địa chỉ uy tín cung cấp cho bạn thông tin việc làm uy tín chất lượng nhất trên thị trường hiện nay. Đây là địa chỉ có những ai đang tìm kiếm việc làm quản lý dự án tại khắp các tỉnh thành trên cả nước. Bất kì bạn đang ở đâu, Hà Giang, Thanh Hóa, Khánh Hòa, Đà Nẵng hay Cà Mau,… thông tin việc từ nơi đó cũng đều được Timviec365.vn cập nhật để ứng viên lựa chọn bởi Timviec365.vn có lợi thế là đối tác với hơn 400.000 doanh nghiệp đang hoạt động tại khắp mọi miền tổ quốc.

Hy vọng với sự hỗ trợ của Timviec365.vn bạn sẽ tìm được một công việc quản lý dự án ở lĩnh vực phù hợp với chuyên môn bản thân. Và thông qua những thông tin chia sẻ về quản trị dự án là gì trên đây Timviec365.vn mong rằng có thể giúp bạn mở rộng hiểu biết chuẩn bị cho mình những phẩm chất cần thiết hỗ trợ quá trình chinh phục đỉnh cao khi quản trị dự án.