Khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì - Các dạng kỹ năng phổ biến

1. Khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì - Sự rõ ràng trong giao tiếp

Để trả lời cho câu hỏi “Khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì?” không thật sự đơn giản bởi đây là một vấn đề vô cùng rộng lớn, đòi hỏi bản thân mỗi con người luôn phải nỗ lực, cố gắng trau dồi kiến thức, cũng như thực hành để ngày càng thành thạo. Nếu nói một cách ngắn gọn, thì đây chính là khả năng tương tác, bao gồm truyền và nhận thông tin của một đối tượng.

Dĩ nhiên, việc này càng tốt thì mối quan hệ giữa hai bên sẽ càng được nâng cao. Trong bài viết, đối tượng cụ thể được nhắc đến để các bạn dễ hình dung qua các tình huống chính là nhân viên đối với đồng nghiệp và khách hàng. Một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng mà mọi nhân viên cần học đầu tiên chính là làm thế nào để trở nên rõ ràng khi giao tiếp với người khác.

Sự rõ ràng sẽ ngăn ngừa hiểu lầm, tăng khả năng thành công trong các mối quan hệ và giúp nhân viên duy trì phong thái chuyên nghiệp. Những hiểu lầm không chỉ gây ra xung đột mà còn có thể ảnh hưởng rất lớn đến công việc kinh doanh. Để duy trì sự rõ ràng tối ưu, hãy đảm bảo sự súc tích khi bạn giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và cấp trên. Không cung cấp quá nhiều thông tin chung chung và đặc biệt rõ ràng về những gì bạn có thể làm, khi nào sẽ hoàn thành và những gì cá nhân khác có thể mong đợi từ kết quả hành động của bạn.

2. Tôn trọng người đối diện

Trong mọi mối quan hệ từ gia đình, bạn bè đến công việc, chắc chắn sự tôn trọng chính là mấu chốt để hình thành một mối quan hệ tốt đẹp. Hãy bày tỏ điều này không chỉ với những người có vai vế, chức vụ cao hơn, mà còn cả với những người khác.

Ví dụ, trong công việc, các bạn cần tôn trọng ý kiến đóng góp tích cực từ cấp trên, khách hàng để phát triển bản thân. Đồng thời, nên giữ bình tĩnh và biết tiếp thu ngay cả khi những lời đó có thể khó nghe và không được khéo léo.

Xem thêm: Cẩm nang cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng

3. Học cách lắng nghe

Để hiểu rõ về khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì, chắc chắn các bạn phải biết lắng nghe. Lắng nghe mối quan tâm, nhu cầu, niềm tin và ý kiến ​​của người khác có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về định hướng hoặc câu trả lời mà bạn cần cung cấp cho dù bạn đang nói chuyện với sếp hay khách hàng tiềm năng.

Xem xét các đồng nghiệp khác, lắng nghe cũng có thể là một cách hiệu quả để duy trì một mối quan hệ lành mạnh mà không vượt quá ranh giới của bạn. Kỹ năng lắng nghe tốt cũng là một trong những kỹ năng giao tiếp được đánh giá cao ở nơi làm việc ngày nay, khi mà nhiều người quan tâm đến việc chia sẻ ý kiến ​​của họ hơn là lắng nghe nhu cầu của người khác.

4. Luôn giữ sự tự tin

Tự tin là một yếu tố vô cùng quan trọng từ bên trong để giúp bạn bộc lộ những kỹ năng giao tiếp ra bên ngoài. Các bạn cần học cách nói chuyện với giọng điệu rõ ràng và thẳng thắn với đối phương, tuy nhiên không được quá mức dẫn đến ngạo mạn, thô lỗ. Sẵn sàng lắng nghe những gì người khác nói, sau đó cho họ cơ hội nói và trả lời một cách tự tin những gì cho thấy bạn hiểu nhu cầu và mối quan tâm của họ. Cung cấp phản hồi có giá trị và đừng ngại chia sẻ ý tưởng nếu bạn có.

Một kỹ năng giao tiếp quan trọng khác là làm thế nào để nói một cách thoải mái hơn, đặc biệt là khi nói trước đám đông, chẳng hạn như trong hội nghị hoặc hội thảo. Việc trình bày thông tin trước nhiều người sẽ là một điều vô cùng cần thiết nếu tương lai bạn muốn thăng tiến và làm người đứng đầu.

5. Đặt những câu hỏi thông minh

Một yếu tố cũng giúp giải đáp khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì chính là cách đặt câu hỏi khi trao đổi thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng khi giao tiếp với cấp trên bởi thông thường, quy trình sẽ là họ giao việc và bạn thực hiện. Nếu gặp khó khăn, bạn sẽ trực tiếp hỏi ngay. Dĩ nhiên, yêu cầu của cấp trên đề ra là bạn cần đáp ứng những nhiệm vụ họ giao phó, cũng như các bạn cần nắm bắt một cách nhanh nhẹn, linh hoạt.

Khi này, việc đặt ra những câu hỏi thừa thãi, thiếu giá trị, đặc biệt là những câu hỏi về những việc làm đã quá quen thuộc, sẽ đều là tối kỵ. Cấp trên sẽ cho rằng năng lực của bạn không đủ tốt, cũng như kém nhạy bén trong công việc. Thay vào đó, hãy tập trung phân tích, tư duy, sau đó mới đặt ra những câu hỏi cụ thể, thẳng vào trọng tâm vào vấn đề chưa hiểu.

CV đẹp

6. Ngôn ngữ cơ thể phù hợp

Một vấn đề trong kỹ năng giao tiếp mà ít ai chú ý đến chính là sử dụng ngôn ngữ cơ thể. Việc này hỗ trợ vấn đề trao đổi thông tin trở nên dễ hiểu hơn, cũng như khiến người nghe, đặc biệt nếu các bạn thuyết trình, sẽ thấy bạn tự tin và thoải mái. Ngoài ra, khi gửi lời chào đối với cấp trên, khách hàng, một cái bắt tay và một nụ cười trìu mến chính là điểm cộng to lớn. Điều này sẽ làm đối phương cảm thấy bạn lịch sự và rất chuyên nghiệp.

Một số nhắc nhở là hãy nhớ không khoanh tay trước ngực khi nói chuyện với người khác, đặc biệt là người có vai vế cao hơn. Đừng xuề xòa và hãy tôn trọng người khác bằng cách nhìn thẳng vào mắt họ thay vì nhìn vào trần nhà, tường hoặc sàn nhà. Điều này có thể khiến đối phương thấy là bạn không quan tâm, kiêu ngạo hoặc thiếu tự tin.

7. Hiểu tâm lý đối phương

Đây có lẽ là hình thức giao tiếp phức tạp nhất để thành thạo bởi ngoài vấn đề luyện tập, đôi khi còn liên quan để cả sự cảm nhận, mức độ nhạy cảm của mỗi cá nhân. Việc cảm thông với người khác chính là việc nhận ra và quan tâm đến nhu cầu của họ, đồng thời là cách tốt để giữ vững mối quan hệ tốt đẹp. Điều quan trọng là bạn phải biết đâu là ranh giới giữa thể hiện sự đồng cảm và vượt qua ranh giới mối quan hệ nghề nghiệp.

Ví dụ, nếu một khách hàng đang buồn phiền về tình hình cá nhân, điều quan trọng là phải nắm được sự đồng cảm tuyệt vời bằng cách bày tỏ sự chia buồn và xin lỗi vì sự khó khăn của họ mà không tự mình đi vào vấn đề và cố gắng khắc phục. Một ví dụ nhạy cảm về việc thể hiện sự đồng cảm trong ranh giới cho phép chính là sẵn sàng lắng nghe những vấn đề đồng nghiệp không vừa ý đối với công ty, tổ chức.

Sẽ thật thô lỗ nếu bạn phớt lờ và không quan tâm những điều đó, tuy nhiên, nếu không khéo léo có thể sẽ rước họa vào thân. Chính vì vậy, cần khuyên nhủ, chia sẻ đúng lúc, đúng chỗ, đảm bảo không gây ảnh hưởng, xúc phạm đến bất kỳ cá nhân và tổ chức nào liên quan. Nếu bạn đã thành thạo kỹ năng này, chắc chắn mọi đối tượng mà bạn tiếp cận sẽ đều rất dễ dàng lấy thiện cảm từ họ.

Hy vọng rằng chia sẻ của timviec365.vn để giải đáp câu hỏi “Khái niệm kỹ năng giao tiếp là gì?” sẽ giúp các bạn phát triển những mối quan hệ trong cuộc sống, công việc thật thành công nhé!

Có thể bạn quan tâm: Biến kỹ năng giao tiếp thành nghệ thuật, thành công sẽ đến với bạn