Cẩm nang cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng

1. Tại sao kỹ năng giao tiếp  lại cần thiết

1.1. Kỹ năng giao tiếp là gì

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng trong thế kỷ 21. Kỹ năng giao tiếp là tập hợp những quy tắc, nghệ thuật và những cách ứng xử hàng ngày  để tăng hiệu quả thuyết phục. Có thể nói rằng kỹ năng giao tiếp đã được nâng lên thành nghệ thuật bởi trong kỹ năng này còn bao gồm những bộ kỹ năng nhot khác như: Kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thấu hiểu, kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể, sử dụng ngôn từ âm điệu.

1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là hoạt động xảy ra liên tục, là cầu nối giữa người nói với người nghe. Trong công sở nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt thì quan hệ với bạn bè đồng nghiệp, khách hàng thì cơ hội thăng tiến của bạn cũng mở rộng hơn. Đặc biệt, những người làm kinh doanh sẽ luôn cần kỹ năng này để mở rộng và phát triển các mối quan hệ

Giao tiếp hiệu quả sẽ đòi hỏi mỗi người phải biết lắng nghe, biết cách truyền tải các thông điệp tới nhau. Vì thế có thể thấy rằng kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng cần thiết đáng để chúng ta rèn luyện và trau đồi. Khi kỹ năng giao tiếp của bạn tốt bạn sẽ chủ động được trong mọi cuộc trò chuyện. Đồng thời, điều này cũng khiến người đối diện luôn cảm thấy được quan tâm tôn trọng. Bạn sẽ có thêm nhiều người bạn mới, vị thế của bạn cũng tăng lên trong mắt người khác và mang lại những kết quả tốt cho sự nghiệp

Trong kinh doanh, giao tiếp giống như bậc thang đưa doanh nghiệp lên gần tới thành công. Trong lĩnh vực kinh doanh, các công ty luôn cố gắng cạnh tranh để chiếm lĩnh thị trường và tìm kiếm cơ hội phát triển thông qua việc thúc đẩy đội ngũ của mình. Kỹ năng giao tiếp với khách hàng sẽ là yếu tố biến lý thuyết thành hiện thực, mang đến cho bạn và doanh nghiệp nhiều lợi ích

Kỹ năng giao tiếp tốt thì các dịch vụ liên quan đến khách hàng sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời. Khi doanh số tăng cao đồng nghĩa với việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng tăng lên đáng kể, điều này có ý nghĩa vô cùng to lớn cho sự phát triển thương hiệu trong lòng các đối tác và khách hàng

2. Cẩm nang cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng

2.1. Chào hỏi một cách nhiệt tình, thân thiện

Cho dù khách hàng có lựa chọn các sản phẩm dịch vụ của bạn hay không thì hãy giữ thái độ nhiệt tình và thân thiện. Đừng quên nụ cười có sức mạnh thế nào. Ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng vì nó sẽ lấy được cảm tình từ khách hàng. Một khi có ấn tượng tốt thì lần sau khách hàng sẽ bớt chút thời gian để lắng nghe các sản phẩm dịch vụ của bạn hơn. Đây là một trong các yếu tố quan trọng và cần thiết với các nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng. Nếu những ai có đam mê yêu thích muốn tìm việc chăm sóc khách hàng thì cần phải học hỏi và tích luỹ dần các kinh nghiệm, kỹ năng giao tiếp thông minh, chắc chắn quá trình làm việc của bạn sẽ không gặp khó khăn chút nào.

2.2. Có sự khơi màn một cách hợp lý

Chuẩn bị những cuộc hội thoại giới thiệu ý nghĩa mà một trong các bước xây dựng và cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Đây là bước đi đầu tiên trong chuỗi các hoạt động bán hàng. Mỗi sự trao đổi nên có sự bắt đầu và điểm dừng rõ ràng. Sau đó bạn cần hiểu rõ mục tiêu của cuộc nói chuyên để có những hành động thích hợp

Bài học ở đây là muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng thì bạn cần xây dựng một cách thức nói chuyện đúng hướng, đảm bảo các chiến lược tiếp thị kinh doanh của công ty luôn thích hợp với phương pháp bán hàng. Một nhân viên kinh doanh xuất sắc là một nhân viên biết cách xây dựng các cuộc nói chuyện với khách hàng ý nghĩa và hướng đúng mục tiêu. Để thật sự thành công thì bạn cần quan tâm tới tất cả các nhu cầu của công ty và khách hàng để đảm bảo chúng hài hoà với nhau

2.3. Cho khách hàng thấy tầm quan trọng của họ

Chắc chắn họ sẽ luôn biết rằng công ty của bạn chẳng thiếu gì khách hàng. Vì vậy, họ chỉ thực sự yêu quý và coi trọng doanh nghiệp của bạn nếu bạn cho họ thấy mình là một người quan trọng. Để làm được điều này bạn hãy tập trung vào việc hỏi những khách hàng về lời khuyên cho sản phẩm, dịch vụ của công ty vì mỗi người sẽ có một ý kiến cá nhân

Việc bạn cho khách hàng quyền quyết định nên phát triển sản phẩm, dịch vụ theo hướng nào đồng nghĩa với việc họ cảm thấy rằng lời khuyên của mình thực sự là cần thiết và bạn đang rất quan tâm đến câu trả lời của họ

Ý kiến của khách hàng là vậy nhưng bạn cũng không nên tỏ ra sẵn sàng tranh luận, cướp lời hay khẳng định hơn thua với khách hàng. Điều cần thiết của bạn là lắng nghe, cảm ơn và tìm biện pháp khắc phục thiếu sót đó một cách sớm nhất cso thể. Nói họ nhầm lẫn là một điều tối kị trong kinh doanh

2.4. Biết cách đặt câu hỏi cho khách hàng

Trong kỹ năng giao tiếp với khách hàng, sẽ tốt hơn hết nếu bạn hỏi họ “Em có thể giúp gì cho anh/chị?” thay vì nói rằng “Anh/chị muốn gì?”. Những kiểu câu hỏi thế này sẽ đem lại niềm vui cho khách hàng chứ không phải bạn đang muốn cho khách hàng một cái gì đó. Họ sẽ không hề muốn tiếp tục cuộc nói chuyện với những người quan liêu cứng nhắc, người phục vụ cần phải tìm hướng giải quyết linh hoạt trong một chừng mực nhất định và đừng để khách hàng thất vọng

Theo một nghiên cứu thống kê gần đây thì 81% khách hàng sẽ từ bỏ nếu họ cảm thấy đối phương không có thành ý muốn giúp đỡ. Chẳng hạn như một khách hàng muốn mua một chiếc xe tiêu tốn ít nhiên liệu và kích cỡ nhỏ nhưng trong cuộc nói chuyện họ chỉ nghe nhân viên bán hàng thao thao bất tuyệt về một chiếc xe cồng kềnh và giá “chát” hơn rất nhiều thì nhân viên bán hàng đó đã đi sai với nhu cầu mua của khách hàng

2.5. Gíup đỡ khách hàng từ những việc bé nhất

Bạn đừng nghĩ rằng khách hàng sẽ chỉ ấn tượng tốt nếu bạn biết giúp đỡ họ trong việc giao dịch hay vấn đề phát sinh sau mua bán. Khách hàng sẽ có cảm tình với công ty, doanh nghiệp nhiều nhất khi bạn biết giúp đỡ họ từ những chi tiết nhỏ nhặt. Ví dụ như: Một khách hàng nữ đi xe Lead sẽ rất thích những cửa hàng có nhân viên giúp họ dắt xe ra, vào. Dù đây chỉ là một cử chỉ hành động nhỏ không tốn quá nhiều thời gian của bạn song đó lại là một thông điệp mà bạn ngầm truyền tải đến khách hàng: Bạn sẽ giúp đỡ họ trong bất kỳ trường hợp nào. Chắc chắn ấn tượng này sẽ ghi sâu vào tâm trí quý khách và khiến họ quay lại cửa hàng của quý vị lần thứ hai.

2.6. Tránh việc sử dụng những ngôn từ chuyên ngành

Khá nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã mức sai lầm khi xây dựng và truyền tải những thông điệp bằng những từ viết tắt mà chỉ có những người trong ngành mới hiểu được. Thật đáng tiếc cho họ vì điều này đã tiêu tốn một khoảng thời gian quý báu vào việc nỗ lực xác định những thông điệp không diễn tả hết giá trị kih doanh.

Những gì bạn cần làm là kể một câu chuyện khai phá các thách thức khó khăn và phương pháp giải quyết của công ty với vấn đề đó. Nếu việc này bắt đầu trở nên thích hợp trong các cuộc thảo luận thì bạn sẽ cần phác thảo chúng trong các cụm từ viết tắt và kết nối chúng với những giải pháp. Sau đó hãy thể hiện rằng “Tại công ty ABC, chúng tôi gọi đó là…”. Bạn cần nhớ một nguyên tắc là: Khách hàng chỉ cần biết bạn giải quyết thế nào, còn các nhà phân tích mới mong bạn gọi đúng tên thuật ngữ của nó

2.7. Kiềm chế cảm xúc

Nhân viên bán hàng hay nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng tại tphcm được coi như những người “làm dâu trăm họ” vì họ thường phải giao tiếp và làm hài lòng nhiều kiểu người, nhiều khách hàng khác nhau. Đây là một trong những kỹ năng giao tiếp với khách hàng quan trọng nhất. Có thể có những người cảm thấy hứng thú trao đổi nhưng có những người sẽ thể hiện thái độ thờ ơ lạnh nhạt.. Vì vậy trong giao tiếp nhất định người kinh doanh cần phải kiềm chế cảm xúc cá nhân dù vui vẻ, buồn bã hay tức giận, phẫn nộ,.. Nếu không thì khách hàng sẽ không đánh giá bạn là người lịch sự và không đáng tin để hợp tác

Mỗi môi trường làm việc đều có tính cạnh tranh, sẽ có những lúc bạn thấy có nhiều áp lực và căng thẳng đến nỗi chỉ muốn “nổ tung đầu”. Do đó, bản thân mỗi nhân viên đặc biệt là nhân viên kinh doanh/bán hàng phải biết cách vượt qua các áp lực và đứng dậy sau những thất bại để có được kế hoạch quản lý khối lượng công việc và tạo cho mình khoảng thời gian để thư giãn, giải trí

2.8. Hiểu được ngôn ngữ cơ thể - Body Language

Nếu muốn giao tiếp hiệu quả với khách hàng thì bạn nên biết tới “Ngôn ngữ cơ thể - Body Language”. Tất cả những trang phục bạn mặc hay cách bạn đi lại, biểu cảm trên khuôn mặt là mấu chốt quyết định cuộc trò chuyện thuận lợi hay thất bại

Có thể bạn không có chiều cao lý tưởng 1m8 hay khuôn mặt điển trai như những hotboy Hàn Quốc nhưng điều đó không có nghĩa là khách hàng chấp nhận một đối tác lôi thôi, nhếch nhác đến gặp mình. Ông trời sẽ không lấy đi của ai mọi thứ, nếu không thừa hưởng được bề ngoài lịch lãm thì bạn sẽ có được giọng nói thu hút ấn tượng từ đối tác ngay từ lần đầu gặp. Hay chỉ đơn giản là bạn có khiếu hài hước thì điều đó cũng là một điểm cộng trong kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Đừng quên đi ý nghĩa của ngôn ngữ cơ thể vì điều này sẽ ảnh hưởng lớn tới hiệu quả của cuộc giao tiếp

Nếu bạn có một kỹ năng giao tiếp với khách hàng tốt, bạn hoàn toàn có thể thuyết phục và tạo sức hút mãnh liệt với các đối tác kinh doanh, rất phù hợp để ứng tuyển chăm sóc khách hàng tại Hà Nội. Hy vọng rằng Timviec365.vn đã trang bị những kiến thức bổ ích cho bạn, giúp sự nghiệp của bạn đạt tới kết quả cao nhất. Chúc bạn thành công!