Hướng dẫn cách kiểm tra chính tả trong powerpoint nhanh nhất

1. Kiểm tra chính tả quan trọng như thế nào?

Từ trước đến nay sai chính tả luôn là điều mà bất kỳ ai cũng cần quan tâm trong quá trình học tập hay làm việc. Trong học tập học sinh cần chú ý để bài làm trở nên hoàn chỉnh. Với những người đã đi làm thì viết đúng tả thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.

Có những công việc không đòi hỏi quá nhiều về kỹ năng viết lách nhưng nó không đồng nghĩa với việc nhân viên có thể bỏ qua những lỗi chính tả. Đơn giản như khi nộp hồ sơ xin việc, nhiều ứng viên không kiểm tra lại hồ sơ của mình dẫn đến những sai sót về lỗi chính tả. Nhiều ứng viên sẽ bỏ qua vì nghĩ rằng những lỗi nhỏ như vậy không quan trọng. Nhưng trên thực tế nhà tuyển dụng sẽ đánh giá chất lượng làm việc của ứng viên thông qua những lỗi chính tả đấy nhé.

Lỗi chính tả quá nhiều là biểu hiện của việc không cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc. Đặc biệt với đặc thù những công việc yêu cầu cao về khả năng viết lách, hành văn. Với những người làm công việc hành chính văn phòng thì những lỗi chính tả có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Khi làm việc với các đối tác bạn sẽ phải sử dụng đến những văn bản như word, powerpoint để giao tiếp với khách hàng. Trong quá trình bạn trình bày những ý tưởng để thu hút khách hàng mà bản powerpoint của bạn bị mắc lỗi chính tả sẽ gây khó chịu cho khách hàng. Vậy là chỉ với một lỗi nhỏ mà bạn có thể không ký được hợp đồng gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Trong nội bộ doanh nghiệp khi bạn cần báo cáo công việc với cấp trên mà bản báo cáo của bạn sai chính tả, nhất là khi báo cáo bằng powerpoint rất nhiều người chú ý thì bản báo cáo của bạn có thể không đạt được hiệu quả như mong muốn. Đặc biệt là những lỗi chính tả gây ảnh hưởng đến thương hiệu doanh nghiệp thì đó là điều mà người quản trị không thể chấp nhận được.

Chính vì những lý do trên mà khi trình bày nội dung trong powerpoint bạn cần quan tâm đến các lỗi chính tả. Những lỗi chính tả dù vô cùng nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc của bạn. Và để hỗ trợ người dùng thì powerpoint có chức năng kiểm tra lỗi chính tả. Cách thức để kiểm tra chính tả trong powerpoint sẽ được bật mí ngay trong nội dung tiếp theo.

2. Hướng dẫn cách kiểm tra chính tả trong powerpoint

2.1. Kích hoạt Powerpoint kiểm tra chính tả

2.1.1. Cách mở tính năng kiểm tra chính tả

Để có thể sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trước hết bạn cần kích hoạt tính năng này trên Powerpoint. Đầu tiên bạn mở tập tin Powerpoint mà bạn đang cần kiểm tra lỗi chính tả. Trên giao diện màn hình bạn sẽ thấy thanh công cụ Ribbon. Bạn thực hiện chọn thẻ Review và tiếp tục ấn nút Spelling.

Lúc này bên góc phải màn hình cửa sổ Spelling sẽ xuất hiện. Tại đây bạn sẽ thấy những đề xuất chỉnh sửa mà Powerpoint hiển thị cho bạn. Sẽ có một hoặc nhiều lỗi chỉnh sửa hiện ra, để chỉnh sửa theo ý mình bạn lựa chọn một đề xuất phù hợp và bấm nút Change để sửa lỗi đó.

Mỗi slide, Powerpoint sẽ hiển thị từng lỗi chính tả cụ thể cho bạn. Công việc của bạn khi đó là nhìn vào các lỗi đã được đánh dấu và thao tác chỉnh sửa chính tả cho phù hợp. Sau khi kiểm tra hết các lỗi một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn bấm nút OK là hoàn thành việc kiểm tra rồi. Nếu như không có gợi ý chỉnh sửa nào đồng nghĩa với việc bạn không có lỗi chính tả nên không cần lo lắng rằng tính năng kiểm tra bị lỗi bạn nhé.

2.1.2. Powerpoint và tính năng tự động kiểm tra chính tả

Nếu như bạn chưa cài đặt tính năng kiểm tra lỗi chính tả trong Powerpoint thì bạn có thể hoàn toàn yên tâm bởi Powerpoint có thể tự động kiểm tra chính tả. Khi nội dung trong slide của bạn bị sai chính tả thì bạn sẽ thấy những gạch chân lượn sóng màu đỏ ở phía dưới những từ bị sai.

Khi đó để tiến hành chỉnh sửa bạn nhấn trực tiếp vào từ được gạch chân. Một danh sách những từ ngữ liên quan sẽ hiện ra cho bạn lựa chọn. Bạn chỉ cần tìm trong danh sách từ ngữ bạn muốn để thực hiện sửa lỗi.

Từ ngữ vữa được bạn lựa chọn sẽ xuất hiện và thay thế từ ngữ sai trong slide. Đôi khi tính năng này cũng gạch chân một vài từ không sai chính tả, khi đó bạn chỉ cần ấn vào Ignore All để bỏ qua thao tác chỉnh sửa với từ ngữ này.

2.2. Những tùy chọn khác của kiểm tra chính tả trong powerpoint

2.2.1. Powerpoint tự động bỏ qua lỗi chính tả

Như đã nói ở trên thì không phải lúc nào tính năng kiểm tra chính tả cũng đúng. Nhất là khi trong những nội dung slide mà bạn sử dụng tên riêng. Lúc này hệ thống ghi nhận bạn đã viết sai chính tả nhưng trên thực tế thì bạn hoàn toàn viết đúng.

Khi đó bạn có thể thực hiện một trong ba thao tác sau để loại bỏ chức năng kiểm tra chính tả của từ đó. Đầu tiên bạn có thể nhấn vào từ gạch chân và chọn Ignore. Tính năng này cho phép bạn bỏ qua từ đó và không thay đổi chính tả.

Tuy nhiên nếu trong nội dung slide của bạn tần suất mà từ này xuất hiện khá nhiều thì bạn nên lựa chọn Ignore All. Khi đó tất cả những từ giống như thế sẽ được tự động bỏ qua việc kiểm tra chính tả. Trường hợp bạn muốn lần sau từ này xuất hiện sẽ không còn là lỗi chính tả nữa thì bạn có thể sử dụng tính năng Add để thêm từ đó vào từ điển. Lần sau khi bạn viết từ đó trong slide thì từ đó sẽ không còn bị gạch chân là lỗi nữa.

2.2.2. Khởi động tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp

Nhiều người dùng gặp khó khăn với ngữ pháp, vì thế Powerpoint cung cấp thêm tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp. Bạn thực hiện truy cập vào phần Menu trên Powerpoint. Ngay sau đó giao diện Backstage sẽ hiện ra. Để kích hoạt hộp thoại PowerPoint Options, ở cột bên trái bạn thực hiện chọn Options.

Sau đó bạn tiếp tục chọn mục Proofing, tại khung bên phải bạn sẽ thấy tùy chọn Check grammar with spelling. Bạn chỉ cần nhấn vào đó và chọn OK là được. Sau khi quay trở lại cửa sổ Powerpoint, để chạy thử xem tính năng kiểm tra ngữ pháp đã hoạt động hay chưa bạn chọn thẻ Review và bấm vào nút Spelling. Khi đó những lỗi sai về ngữ pháp của bạn sẽ được hiển thị thành những đường lượn sóng màu đỏ phía dưới chân các từ.

2.2.3. Một vài lựa chọn kiểm tra lỗi khác trong powerpoint

Bên cạnh những tính năng kiểm tra chính tả hay kiểm tra lỗi ngữ pháp của Powerpoint thì bạn có thể tìm hiểu một số tính năng khác. Đầu tiên bạn truy cập vào menu File của Powerpoint, giao diện Backstage sẽ được hiển thị. Tại cột bên trái bạn bấm vào tùy chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options sẽ xuất hiện.

Sau đó bạn tiếp tục ấn vào mục Proofing ở cột bên trái. Khi đó sẽ có một vài tính năng chỉnh sửa lỗi mà bạn có thể lựa chọn như Check spelling as you type và Hide spelling and grammar errors. Với tính năng Check spelling as you type, Powerpoint sẽ tự động kiểm tra và hiển thị các lỗi chính tả khi bạn đang nhập nội dung văn bản trong slide.

Còn Hide spelling and grammar errors sẽ giúp bạn ẩn đi những chính tả và ngữ pháp. Tuy nhiên như vậy thì đôi khi bạn sẽ khó phát hiện các lỗi chính tả nhỏ bởi các đường lượn sóng màu đỏ lúc này sẽ không còn xuất hiện nữa. Ngoài ra nếu như văn bản bạn cần đọc để nhập nội dung cho slide quá dài bạn có thể tham khảo thêm những phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói tiếng Việt để việc đọc nội dung nhanh chóng hơn.

Những thông tin trong bài viết đã hướng dẫn cách kiểm tra chính tả trong powerpoint. Hy vọng rằng bạn sẽ thành thạo thêm nhiều kỹ năng tin học văn phòng khác nữa. Chúc bạn sớm trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp và đạt được những bước tiến trong sự nghiệp.