Kỹ năng làm tổ trưởng sản xuất bạn cần phải biết!

1. Nằm lòng ngay kỹ năng làm tổ trưởng sản xuất cho bạn 

1.1. Tại sao cần đến kỹ năng làm tổ trưởng sản xuất?

Đầu quân vào một phân xưởng sản xuất với điểm xuất phát kinh nghiệm bằng không và liên tục chịu những áp lực từ khối việc công việc, sản lượng, hẳn rằng trong đầu bạn lúc đó, ngoài động viên bản thân làm thật tốt công việc hiện tại, bạn đã nghĩ đến vị trí ngồi trên mình và cho rằng, làm tổ trưởng sản xuất thật nhàn nhã. Thực ra, thì không hẳn. Là người nhận và thực hiện tổ chức lao động sản xuất trong phân xưởng đồng thời chịu trách nhiệm hoàn toàn về tiến độ, sản lượng được giao trước quản đốc của cơ sở sản xuất, nên công việc của họ cũng chưa bao giờ rời bỏ được từ áp lực từ nhiều phía.

Từ vận hành sản xuất phân xưởng nhà máy, đến cung ứng kịp thời đầy đủ sản phẩm theo đơn đặt hàng trong lệnh của cấp trên đến giải quyết toàn bộ những vấn đề phát sinh trong nội bộ, hỗ trợ công nhân…đều một tay tổ trưởng sản xuất đảm nhiệm. Nhưng ngoài việc việc đứng đầu kiểm soát về tiến độ của một tổ công nhân từ vài người đến hàng chục người, tổ trưởng sản xuất còn phải đảm bảo tác phong làm việc của họ chuẩn chỉnh. 

Một người quản lý giỏi chính trong lĩnh vực sản xuất không chỉ là người có thể đảm bảo được công việc, KPIs của ứng viên đề ra mà còn là người định hướng cho công nhân và tạo lập được môi trường làm việc tích cực, truyền cảm hứng và giúp công nhân nâng cao thể nâng cao năng suất làm việc.

So với bộ phận làm việc trong văn phòng, bộ phận tổ trưởng sản xuất tại các phân xưởng chịu nhiều áp lực hơn vì nhân viên dưới quyền của chủ yếu là những công nhân có trình độ học vấn chưa cao, trình độ và nhận thức còn chưa đồng đều. Để trở thành một tổ trưởng sản xuất giỏi, tố chất quản lý chưa đủ, bạn cần có thêm kỹ năng. Những kỹ năng này có thể kinh nghiệm đặc biệt là những kỹ năng chuyên biệt của người làm quản lý. Những kỹ năng này xuất phát từ năng khiếu lẫn quá trình học hỏi, tích lũy lâu dài, không phải ngày một ngày hai. 

Vậy có những kỹ năng làm tổ trưởng quản lý sản xuất bạn cần rèn luyện cho mình. Chúng ta hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây để biết thêm chi tiết nhé. 

1.2. Những kỹ năng làm tổ trưởng sản xuất bạn cần bỏ túi 

1.2.1. Tổ chức và triển khai công việc cho các thành viên một cách hiệu quả

Kỹ năng làm tổ trưởng đầu tiên mà bạn cần nằm lòng đó chính là kỹ năng tổ chức và triển khai công việc cho các thành viên một cách hiệu quả. Như đã nhấn mạnh, bộ phận nhân viên dưới quyền của tổ trưởng sản xuất là những người lao động tay chân, không chuyên môn cao, họ cần được đào tạo và hướng dẫn, định hướng bài bản và phân công công việc hợp lý, nhất là thời gian đầu mới vào xưởng. Tổ trưởng không phải làm người làm tất cả các công việc của tổ mà là người đứng đầu để tổ chức nhân lực và phân công công việc cho những thành viên trong tổ để đáp ứng được KPIs mà quản đốc đã giao trách nhiệm.

Họ có thể là người hướng dẫn hoặc phân công hướng dẫn người mới, nắm rõ được năng lực của từng thành viên trong tổ và phân công công việc phù hợp với công nhân để vừa phát huy được tay nghề, kinh nghiệm vừa hỗ trợ những “ma mới” có thể nhanh chóng hiểu được công việc và hoàn thành đúng kế hoạch. Muốn làm được điều này, bộ phận tổ trưởng phải sát sao với công nhân, nắm được đầu việc mỗi công nhân làm được để đưa ra đánh giá, nhận xét và làm kế hoạch công việc chi tiết. 

1.2.2. Hiểu rõ và bám sát công tác quản lý năng suất

Là người đứng đầu một tổ sản xuất, ngoài phân công công việc và giao việc, hiểu rõ và bám sát công tác quản lý năng suất của tổ là yêu cầu về kỹ năng tiếp theo mà bạn cần chuẩn bị nếu mong muốn chạm tới vị trí tổ trưởng sản xuất. Bạn biết rằng, tổ trưởng chính là cánh tay đắc lực của trưởng phòng sản xuất giúp họ điều hành đơn vị tổ hoàn thành những kế hoạch sản xuất đúng thời gian theo yêu cầu của khách hàng, muốn làm được điều đó, mỗi tổ trưởng sản xuất cần phải có thêm kỹ năng quản lý được năng suất lao động.

Chúng ta đều hiểu rằng, nguyên lý đơn giản để có thể làm tăng được năng suất đó chính là tối đa hóa được đầu ra của sản phẩm và giảm thiểu tối đa chi phí đầu vào bao gồm: nguyên liệu và các loại chi phí khác. Kỹ năng quản lý năng suất ở những tổ trưởng sản xuất chuyên nghiệp được thể hiện việc nắm rõ và kiểm soát trong lòng bàn tay phương pháp sản xuất, nhân công, nguyên liệu sản xuất và thiết bị sản xuất.

Cụ thể, tổ trưởng phải nắm được quy trình sản xuất, đưa ra những cơ chế để giảm thiệu những tổn thất trong sản xuất, đề xuất phương pháp giảm tốc máy để tránh trường hợp máy chạy nhiều dẫn đến quá tải. Cùng với máy móc chính là kỹ năng quản lý nhân công. Họ theo dõi, sát xao được công việc và tiến độ của từng thành viên trong tổ để thực hiện các điều chỉnh cho phù hợp. Trên khía cạnh nguyên liệu, tổ trưởng sản xuất là người nắm rõ được nguồn nguyên liệu trong kho và phục vụ sản xuất để theo dõi và đưa ra các giải pháp hữu ích nhằm cắt giảm được tình trạng lãng phí hay thất thoát nguồn nguyên liệu. 

1.2.3. Kỹ năng quản trị chất lượng sản phẩm hiệu quả

Không dừng lại ở số lượng sản phẩm đầu ra, tổ trưởng sản xuất trong các phân xưởng đồng thời phải chịu trách nhiệm về giá trị, chất lượng sản phẩm mà người tổ của mình mang đến người dùng. Chất lượng của sản phẩm cần được tổ trưởng theo sát và đánh giá dựa trên 3 yếu tố quan trọng bao gồm: Q (Quality), C (Cost), D (Delivery). Muốn được vậy, họ cần là người hướng dẫn, định hướng cho công nhân và kiểm tra đánh giá các sản phẩm sau khi hoàn thành, nhất là ở những công nhân mới. Ngoài việc truyền đạt cho các viên trong công ty về vai trò và giá trị của chất lượng sản phẩm, các viên cũng cần liên tục đặt mình vào tâm trạng của khách hàng để tìm ra cách tiếp cận tốt nhất, đảm bảo chất lượng sản phẩm với chi phí phù hợp và tiết kiệm cho công ty.  

1.2.4. Giao tiếp - kỹ năng quan trọng giúp bạn trở thành Master trong lĩnh vực quản lý sản xuất

Tổ trưởng là cầu nối giữa công nhân và trưởng phòng sản xuất (quản đốc phân xưởng) cho nên việc trao đổi và truyền đạt thông tin là cực kỳ quan trọng. Làm sao để nhân viên nắm rõ mục đích, sản xuất và cách thức vận hành máy móc, định hướng của công ty và làm sao để quản đốc thấu hiểu được “cái khó” của công nhân…chỉ giao tiếp hiệu quả mới có thể giúp họ làm được điều đó. Giao tiếp tốt không dừng lại ở việc nói những lời hay mà ở cách nói mà người đối diện hiểu mình.

Giao tiếp cũng không chỉ nói mà thể hiện ở việc bạn biết lắng nghe và thấu hiểu. Trong đời sống sản xuất, giao tiếp chính là phương tiện hiệu quả để góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực giúp nâng cao năng suất công việc. 

Trên đây chính là những kỹ năng quan trọng nhất mà một tổ trưởng trong phân xưởng sản xuất cần phải đảm bảo? Vậy đâu chính là cách thực giúp bạn trau dồi và nâng cao kỹ năng quản lý sản xuất cho tổ trưởng hiệu quả nhất. Hãy cùng theo dõi ngay dưới đây nhé. 

Tham khảo thêm: Kiểm soát chất lượng là gì? Phương pháp kiểm soát chất lượng sản phẩm

2. Giải pháp nâng cao kỹ năng quản lý sản xuất cho tổ trưởng 

Để nâng cao được kỹ năng quản lý sản xuất cho tổ trưởng là một quá trình, không phải ngày một ngày hai, những giải pháp đồng bộ này cần xuất phát từ chính cơ sở sản xuất muốn bổ nhiệm một cá nhân trở thành tổ trưởng và bản thân người được bổ nhiệm. Ngoài việc chọn lọc ra người có những tố chất về quản lý, có năng lực, công ty cần tổ chức những khóa tập huấn về kỹ năng quản lý, lãnh đạo cho đội ngũ nhân lực tổ trưởng sắp sửa bổ nhiệm, cho họ tiếp cận với công việc hằng ngày của một tổ trưởng chuyên nghiệp trong một khoảng thời gian để tiện theo dõi, đánh giá.

Đối với cá nhân những tổ trưởng sản xuất, đặc biệt là những người mới chân ướt chân ráo được bổ nhiệm vào vị trí này. Họ cần là người chủ động lĩnh hội những hướng dẫn, lời khuyên thậm chí là lời phê bình từ cấp trên để vận dụng và đổi mới phương pháp quản lý nhằm hoàn thành thật tốt những nhiệm vụ được cấp trên giao phó. Hãy chủ động học hỏi và trau dồi thêm kiến thức từ các phần mềm quản trị sản xuất mỗi ngày. 

Trên đây, chính là những kỹ năng làm tổ trưởng sản xuất dành cho bạn. Hi vọng rằng, bài viết trên đây thật sự hữu ích và giúp bạn có thể giúp bạn hoàn thành thật tốt vai trò của một tổ trưởng sản xuất chuyên nghiệp nhé.