Hướng dẫn các bước lập kế hoạch dự án hiệu quả và chi tiết nhất

1. Tại sao doanh nghiệp nên lập kế hoạch dự án?

Lập kế hoạch dự án là công việc vô cùng quan trọng và cần thiết. Lập kế hoạch cho dự án giúp các nhà quản lý biết sắp xếp các công việc, phân chia các đầu việc rõ ràng và cụ thể, các bên liên quan cũng sẽ nhận được các nhiệm vụ để có thể bắt đầu triển khai dự án.

Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc xử lý nhanh chóng các thông tin hay các tranh chấp có liên quan đến các nghĩa vụ mà bạn cần thực hiện. Một kế hoạch tốt là một kế hoạch đầy đủ các công tác về mục tiêu, xác định sản phẩm, triển khai và chuẩn bị, phối hợp và đề ra các kế hoạch để bổ sung kịp thời.

Lập kế hoạch cho dự án là công cụ hỗ trợ đắc lực, đóng vai trò như một bức tranh tổng quát về các nội dung và các bên liên quan trong dự án, kịp thời ngăn chặn những sai sót hoặc khủng hoảng xảy ra trong dự án.

Ngoài ra, lập kế hoạch thực hiện dự án giúp bạn dễ dàng xác định về thời gian, chi phí và giúp quản lý tiến độ dự án hiệu quả. Các tài nguyên mà doanh nghiệp cần sử dụng cũng sẽ được tính toán và xác định rõ ràng.

2. Các bước lập kế hoạch dự án chi tiết nhất

Để có thể lập kế hoạch cho dự án, bạn cần lập ra các bước cụ thể, lên ý tưởng rõ ràng và chi tiết cho từng khâu để đạt được hiệu quả nhất định.

2.1. Những nội dung cần có trong quá trình lập kế hoạch dự án

Khi lập kế hoạch cho dự án, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các bước và thực hiện từng bước một. Đây là giải pháp giúp các nhà quản lý tiết kiệm hiệu quả nguồn nhân lực và tiết kiệm các chi phí đáng kể.

Thông thường, nội dung của lập kế hoạch dự án bao gồm các bước như: Xác định được mục tiêu cụ thể, xây dựng thời gian hợp lý, tính toán trước những nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra, xác định lộ trình của dự án và xây dựng kế hoạch để hoàn thiện.

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng tích hợp các công cụ hỗ trợ quản lý dự án và kết hợp với các phần mềm giao việc miễn phí để xây dựng được dự án đạt hiệu quả tối đa.

2.2. Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án hiệu quả

Trước khi bắt đầu đi vào lập kế hoạch, bạn cần biết được bạn muốn gì, cần gì ở dự án này, dự án sẽ mang lại lợi ích cho ai và qua hình thức nào. Bạn cũng cần xác định được phạm vi của dự án để lập kế hoạch dễ dàng hơn. Ngoài ra, ban nên xác định được những yếu tố có thể gây cản trở dự án của bạn, từ đó bắt đầu lập kế hoạch cho dự án nhanh chóng.

2.2.1. Đặt các mục tiêu cụ thể và rõ ràng

Bước đầu tiên, bạn cần xác định được mục tiêu và các cách thức để đạt được mục tiêu của dự án. Các nội dung chi tiết trong dự án cũng cần hướng tới mục tiêu của dự án. Các nhà quản lý, lãnh đạo cần biết vị trí của mình, của các nhân viên trong dự án để có cách sắp xếp và bố trí sao cho phù hợp, cùng nhau đạt được mục tiêu của dự án.

Những mục tiêu bạn cần xác định như: Hoàn thành đầy đủ các khía cạnh của toàn dự án, dự án cần được hoàn thành đúng tiến độ đề ra, chất lượng của công việc cần được đảm bảo, không vượt quá ngân sách đã đề ra trước đó và bảo mật những tài nguyên ở trong phạm vi dự án.

2.2.2. Các mục tiêu cần gắn đúng với thời gian

Việc đặt ra mục tiêu phải tuân thủ đúng thời gian của dự án, việc phân bổ thời gian cho các bước thực hiện dự án sao cho phù hợp là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng.

Khi bạn chia nhỏ các dự án thành các khoảng thời gian cụ thể, bạn sẽ dễ dàng quản lý và quá trình thực hiện dự án cũng hiệu quả hơn.

2.2.3. Thiết lập các bước trong kế hoạch

Bạn nên lập thứ tự những công việc ưu tiên lên hàng đầu và tiến hành đúng những công việc cần thực hiện. Các bước mà bạn thực hiện cần đảm bảo đúng yêu cầu và mục tiêu đặt ra trong dự án.

Bạn cần xác định được các bước để lên kế hoạch hành động như: Những thành viên thực hiện dự án, phương pháp sử dụng trong dự án, kết hợp nhiều thành phần khác nhau để tạo nên một bản kế hoạch hoàn chỉnh và cách thức trình bày kết quả mà bạn đạt được như qua PowerPoint hay bản báo cáo,...

2.2.4. Suy xét trước những rủi ro tiềm ẩn

Rủi ro là việc không thể tránh khỏi trong quá trình lập dự án và có nhiều việc phát sinh xảy ra. Do đó, bạn cần đánh giá và lường trước những rủi ro có thể xảy ra với kế hoạch của bạn.

Tuy bạn không thể dự đoán chính xác những tình huống xảy ra, nhưng bạn có thể dự đoán trước những nguy cơ tiềm ẩn có thể diễn ra trong quá trình lập kế hoạch. Việc của bạn là chuẩn bị những hướng giải quyết để giảm thiểu rủi ro xảy ra nhất có thể.

2.2.5. Tính toán chi phí cần thiết

Chi phí cũng là vấn để mà bạn cần quan tâm trong quá trình xây dựng kế hoạch cho dự án hiệu quả. Bạn cần tính toán và xác định được các nguồn ngân sách và chi phí để kế hoạch của bạn không có bất kỳ khoản phát sinh nào khác và không vượt qua các chỉ tiêu ban đầu.

Các chi phí mà bạn cần quan tâm trong việc lập kế hoạch dự án sẽ là: Con người, thời gian và nguyên vật liệu.

2.2.6. Theo dõi báo cáo suốt tiến trình dự án

Để có thể theo dõi và nắm bắt quá trình diễn ra dự án, cách tốt nhất mà bạn cần thực hiện là cập nhật thường xuyên và liên tục các báo cáo, tiến trình thực hiện dự án. Các nhà quản lý có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ để quản lý dự án tốt nhất.

Qua việc sử dụng phần mềm và báo cáo đa chiều, bạn có thể theo dõi tiến độ thực hiện dự án và phân bổ nguồn lực và tài nguyên một cách hợp lý. Tuy nhiên, khi sử dụng các phần mềm, bạn nên lựa chọn các phần mềm đơn giản, dễ sử dụng và có hỗ trợ cả trên điện thoại, máy tính để dễ dàng quản lý hơn.

2.2.7. Thực thi dự án và đánh giá lại toàn bộ

Điều quan trọng nhất trong quá trình thực hiện dự án là các bộ phận liên quan đến dự án cần hiểu được vai trò của mình để đạt được mục tiêu đã xác định từ trước. Những nội quy hay cam kết về những kết quả sẽ đạt được nên được thiết lập hiệu quả. Trong quá trình thực thi dự án, nhà quản lý luôn theo sát tiến độ để chỉnh sửa lại các phạm vi hay mục tiêu của kế hoạch khi cần thiết.

Bước cuối cùng trong quá trình lập kế hoạch là bạn cần lưu trữ các sổ sách, hồ sơ, số liệu, sau đó phân tích những nguyên nhân phát sinh khiến số liệu bị sai lệch. Bạn cần lên kế hoạch để sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh và tập trung vào những nội dung chính để hoàn thành mục tiêu đề ra.

Để trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp, bạn cần lập kế hoạch dự án thật hiệu quả và hoàn thành mục tiêu mong muốn. Bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý để lập kế hoạch thực hiện dự án thành công, mang lại lợi nhuận tối đa nhất. Nhờ xây dựng quy trình lập kế hoạch cho dự án, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa các chi phí về nguyên vật liệu và nguồn nhân lực, vận hành mọi thứ dễ dàng và tăng doanh thu nhanh chóng.