Những thông tin chung về lập kế hoạch ngân sách dự án

1. Lập kế hoạch ngân sách dự án cần những điều gì?

Lập kế hoạch ngân sách dự án là việc đưa ra những ước tính mà dự án yêu cầu phải chi trả. Trong đó bao gồm các thông tin về chi phí dự án cần thực hiện, mục đích thực hiện, từ đó có thể giám sát và kiểm tra. Đưa ra được bản phác thảo sơ bộ về dự án mà mình sẽ làm từ đó có thể đánh giá được hiệu quả của kế hoạch ngân sách dự án.

Công việc này cần thiết đối với tất cả các cơ quan doanh nghiệp. Bởi qua kế hoạch,  ta có thể theo dõi được thu nhập và các định hướng chi tiêu. Vì mỗi kế hoạch dự án đều sẽ có những mục tiêu được đặt ra để thực hiện. Từ các thông tin về mục tiêu ta có thể đánh giá được dễ dàng hiệu quả công việc.

Ngoài ra qua việc lập kế hoạch ngân sách cho dự án ta có thể kiểm soát được việc chi tiêu hợp lý. Đưa ra được những biện pháp cần được áp dụng để mang lại tính khả thi cao nhất cho dự án. Sẽ không để doanh nghiệp chi tiêu vượt quá ngân sách giới hạn. Từ đó có thể khẳng định rằng, việc lập kế hoạch cho ngân sách là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp để doanh nghiệp có thể quản lý và biết được rằng những chi tiêu trong ngân sách đều có mục đích rõ ràng.

Việc lập kế hoạch ngân sách dự án là cả một quá trình tìm tòi, nghiên cứu để đưa ra những kế hoạch cụ thể và khả quan nhất. Tuy nhiên nó cũng mang lại cho người thực hiện được những động lực để có thể hoàn thành theo đúng những gì được đặt ra trong kế hoạch. Đồng thời khi có được kế hoạch dự án thì những hoạt động của doanh nghiệp sẽ sát với yêu cầu thực tế nhất.

2. Quy trình lập kế hoạch ngân sách dự án

Quy trình này đòi hỏi người lập kế hoạch phải xác định được mục tiêu của dự án và các biện pháp cụ thể để hoàn thành kế hoạch. Ngoài ra phải đưa ra được các thông tin về chi phí phải thu, chi cho các hoạt động và ngoài ngân sách của công ty thì cần những nguồn nào khác. Từ đó sẽ có phương án cụ thể để hoàn thành công việc.

Phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí cũng là một ứng dụng có hiệu quả trong việc phân loại các công việc cụ thể cho từng nhân viên. Ứng với từng nhiệm vụ của mình nhân viên có thể phân chia các công việc hiệu quả để đưa ra được những nội dung hợp lý nhất cho việc lập kế hoạch ngân sách dự án.

2.1. Thông tin đầu vào

Thông tin đầu vào rất quan trọng đối với việc hình thành nên việc lập kế hoạch ngân sách dự án. Tất cả các thông tin đều sẽ được kiểm tra, xử lý để đem lại hiệu quả thực sự cho toàn bộ quá trình.

2.1.1. Thông tin về các chi phí được ước tính để hoàn thành dự án

Nội dung kế hoạch phải đưa ra và thể hiện rõ được những thông tin về mức chi phí để có thể hoàn thành dự án. Đề ra các mục tiêu cụ thể, nội dung chi tiêu chi tiết cho từng hạng mục. Các thông tin này phải đảm bảo được tính chính xác , minh bạch. Thông tin sai sẽ dẫn đến việc ước tính sai và đưa ra bản kế hoạch phi thực tế. Vậy nên yêu cầu trong khâu này đòi hỏi thông tin phải chính xác.

2.1.2. Đưa ra các ước tính chi phí cụ thể

Các ước tính đưa ra phải được ghi chép cụ thể. Ví dụ như: Ước tính A chưa bao gồm chi phí phát sinh và dự kiến chi phí phát sinh khoảng 200.000 đồng. Hay ước tính B đã bao gồm chi phí phát sinh và chi phí phát sinh dự kiến 300.000 đồng.

Ngoài ra, để ước tính được ngân sách đòi hỏi người lập ngân sách phải biết tính toán hợp lý. Gọi là ước tính nhưng không thể tính toán bừa mà vượt quá ngân sách.

2.1.3. Kế hoạch dự án đã phát triển ra

Sau khi đã có được những thông tin và ước tính về lập kế hoạch ngân sách dự án thì các công việc sẽ được thực hiện. Thông tin chung về dự án và khi thực hiện thì nó đã có những hiệu quả gì? Dự án thực hiện đang trong phạm vi như thế nào và có thể phát triển tiếp được không?

2.1.4. Tiến độ hoàn thành các công việc

Công việc sau khi tiến hành theo kế hoạch ngân sách dự án đều cần phải đưa ra một bản tiến độ chi tiết ghi rõ: thời điểm bắt đầu thực hiện, thời điểm kết thúc dự án, các công việc cụ thể và hạng mục của từng công việc.

2.1.5. Đưa ra kế hoạch để sử dụng nguồn lực

Trong kế hoạch sẽ có những nguồn lực được nêu ra. Việc sử dụng nguồn lực sao cho hợp lý sẽ được bàn bạc và thảo luận tại đây. Việc tận dụng được nguồn lực sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí đầu tư và sẽ nhận được nhiều lợi ích khác.

2.1.6. Thông tin hợp đồng, hàng hóa và dịch vụ

Để đưa ra một bản kế hoạch ngân sách đều sẽ cần các thông tin liên quan đến những hợp đồng mua bán hàng hóa, các thông tin về dịch vụ sẽ triển khai để quá trình lập kế hoạch diễn ra suôn sẻ.

2.1.7. Những hướng dẫn, quy định về lập kế hoạch báo cáo

Để lập được một bản kế hoạch mỗi công ty sẽ có những yêu cầu và các mục bắt buộc người lập phải tuân theo. Tất cả đều sẽ phải tuân theo một trình tự nhất định về vấn đề chi phí, tài chính... Sau đó đưa ra được những báo cáo cho công ty

2.2. Tại sao cần quản lý chi phí trong ngân sách dự án?

Cần phải quản lý các chi phí trong ngân sách dự án là bởi nó đóng vai trò then chốt cho sự thành công của dự án. Chi phí khi được quản lý sẽ mang lại những hiệu quả tốt cho ngân sách. Ngân sách sẽ được tiết kiệm tối đa và chi phí có thể sử dụng cho mục đích có ích khác. Quản lý các chi phí sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quan sát, theo dõi các thông tin. Đưa ra các chiến lược và mục tiêu phù hợp cho từng nội dung. Kiểm soát được các chi phí sẽ hạn chế được những thay đổi khi các nội dung chưa được chấp thuận. Các nội dung đã được chấp thuận thì có thể đưa ra mức chi phí của nó và thông báo cho người quản lý. Đồng thời khi kiểm soát được thì các vấn đề sẽ được giải quyết kịp thời tránh để lại những hậu quả nghiêm trọng. Khi quản lý tốt thì chi phí sẽ không vượt quá ngân sách. 

Ngoài ra khi kiểm soát được vấn đề này doanh nghiệp có thể nắm được kết quả khi đã thực hiện. Chi phí ước tính được đưa ra có sát với thực tế thực hiện hay không? Từ đó có thể rút ra được những điểm mới và có thể thay đổi ở những dự án về sau.

Mong rằng các thông tin về việc lập kế hoạch ngân sách dự án như: quy trình lập kế hoạch ngân sách dự án và tại sao phải quản lý chi phí trong ngân sách dự án sẽ đem lại cho bạn những hiểu biết cơ bản. Từ đó bạn có thể lập được ngân sách cho dự án của mình.