Tìm hiểu quy trình lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án

1. Thông tin tổng quan về quản lý rủi ro dự án

1.1. Giải đáp quản lý rủi ro dự án là gì? 

Quản lý rủi ro dự án là việc dự đoán, đánh giá và lập kế hoạch đối phó với các sự thay đổi cả về tích cực lẫn tiêu cực trong quá trình thực hiện một dự án. Với cách xác định này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể giảm được những thiệt hại do những sự tác động tiêu cực gây ra và có thể chuyển những thay đổi đó thành những tác động tích cực. 

Quản trị rủi ro dự án không những được xem xét trước khi thực hiện dự án mà còn cần phải cập nhật thường xuyên trong suốt quá trình làm việc để có thể kịp thời phản ứng với các tác nhân nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. 

Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp đang đặt mức độ quan trọng cao vào việc quản lý rủi ro trong các dự án, thậm chí thành lập một phòng ban riêng chuyên về quản trị rủi ro để theo dõi và giám sát mọi hoạt động của công ty, nhằm đảm bảo không gây thiệt hại đến danh prestiđọ của công ty cũng như hoạt động kinh doanh sản xuất. 

Các yếu tố cần quan tâm trong quá trình quản trị rủi ro bao gồm: đánh giá khả năng xảy ra, mức độ ảnh hưởng của rủi ro, khoảng thời gian có thể xảy ra rủi ro và tần suất xảy ra rủi ro như thế nào. Tùy theo mức độ ảnh hưởng của rủi ro mà doanh nghiệp sẽ đưa ra những biện pháp đối phó và ngăn chặn phù hợp. 

1.2. Phân loại rủi ro dự án như thế nào? 

1.2.1. Rủi ro bên ngoài

Các rủi ro bên ngoài có thể là sự thay đổi về luật, môi trường, quá trình dịch chuyển thị trường và các vấn đề liên quan đến không gian thực hiện dự án. 

Ví dụ: Giá nhà đất trên thị trường bị giảm mạnh trên thị trường thì các ngân hàng sẽ có thể chịu tác động liên quan đến hoạt động tín dụng. Giả sử trước đây cá nhân A dùng sổ đỏ để vay 400 triệu đồng, giá trị nhà đất lúc đó là 500 triệu đồng. Nhưng tới thời điểm hiện tại nó chỉ còn khoảng 300 triệu đồng. Nếu cá nhân người A không có khả năng thanh toán tín dụng thì ngân hàng sẽ bị thiệt hại nghiêm trọng khi thực hiện thu hồi nhà đất. 

1.2.2. Rủi ro nội bộ

Rủi ro nội bộ bao gồm: thực hiện dự án không kịp tiến độ, không đủ ngân sách đã dự kiến, thay đổi về nhân lực và các thiết bị thực hiện. 

Ví dụ: Một dự án chung cư được giao cho nhà thầu và cam kết thực hiện hoàn thành vào 1/11/2024. Nhưng tới thời điểm 24/11/2024 vẫn chưa thể hoàn thiện. Lúc này, rủi ro của nhà thầu chính là khả năng phải đền bù hợp đồng do không thực hiện đúng tiến độ. Điều này không những ảnh hưởng tới tình hình tài chính mà còn ảnh hưởng tới cả danh tiếng của nhà thầu này. 

1.2.3. Rủi ro kỹ thuật

Rủi ro về kỹ thuật bao gồm các rủi ro liên quan đến máy móc, công nghệ và các thiết bị kỹ thuật. 

Ví dụ: Trong một sự kiện âm nhạc cuối năm được phát sóng trực tiếp, các yếu tố kỹ thuật liên quan và ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của chương trình như micro, loa đài, ánh sáng cần được tính toán và quản trị rủi ro để không ảnh hưởng tới tiến trình thực hiện công việc. 

1.2.4. Rủi ro thương mại

Rủi ro trong thương mại có ảnh hưởng từ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, đối thủ cạnh tranh. 

Ví dụ: Cuối tháng 12 năm 2024, thương hiệu điện tử A sẽ phát hành sản phẩm điện thoại mới của mình. Nếu cũng vào thời điểm đó mà thương hiệu điện tử B cũng phát hành một sản phẩm điện thoại mới thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới mức độ cạnh tranh của sản phẩm A. Ban đầu, sự quan tâm của khách hàng sẽ chỉ đặt vào sản phẩm A thì lúc này, sự quan tâm có thể bị giảm đi 50%. Vậy làm thế nào để tạo ra sự khác biệt, so sánh tích cực giúp sản phẩm A nổi bật hơn? Đó chính là câu hỏi khiến cho những nhà quản trị cần phải trăn trở rất nhiều. 

1.2.5. Các rủi ro khác

Nếu như những rủi ro ở trên đều có thể dễ dàng dự đoán và đo lường, tính toán thì còn có rất nhiều những rủi ro khác không thể hoặc có có thể biết trước được, bao gồm: môi trường, thời tiết, dịch bệnh, luật pháp, tỷ giá hối đoái,... 

Ví dụ: Một ví dụ điển hình nhất trong 2 năm nay khi dịch bệnh Covid hoành hành. Dịch bệnh không thể dự đoán trước được, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam điêu đứng và đứng trên bờ vực phá sản. Nhưng với những người kinh doanh biết tận dụng cơ hội, nắm bắt công nghệ chuyển đổi số vẫn có thể duy trì được sự ổn định trong hoạt động doanh nghiệp. 

Thay vì kinh doanh trực tiếp thì họ phát triển nhiều hơn việc kinh doanh online và giao hàng tận nhà. Dịch bệnh vừa là cơ hội, vừa là thách thức cho các doanh nghiệp!

2. Quy trình lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án

(1) Xây dựng bối cảnh dự án: Bối cảnh bao gồm các yếu tố về môi trường vĩ mô và vi mô: nhân khẩu học, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung ứng, kinh tế, chính trị, xã hội,... Khi nhận biết được các yếu tố về bối cảnh, người thực hiện quản trị rủi ro sẽ xác định được các rủi ro dễ dàng hơn. Đây là một bước vô cùng quan trọng trong việc quản trị rủi ro để đảm bảo sự diễn ra đúng hướng và hiệu quả hơn.  

(2) Nhận dạng rủi ro: Tất cả các nhân viên quản trị rủi ro cần tập trung brainstorming để đưa ra các rủi ro có thể xảy ra từ nhỏ tới lớn. 

(3) Phân tích - đánh giá rủi ro: Sau khi xác định được rủi ro có thể có thì cần tiến hành đánh giá những rủi ro này thông qua bảng đánh giá với các nội dung: khả năng xảy ra, tác động tích cực hay tiêu cực ở mức độ nào, tần suất xảy ra. Càng những rủi ro tác động tiêu cực lớn tới doanh nghiệp thì càng phải đưa lên vị trí ưu tiên để xem xét. 

(4) Giảm thiểu rủi ro: Với những rủi ro mang lại hiệu quả tiêu cực cho doanh nghiệp thì cần đưa ra các biện pháp ngăn chặn, loại trừ rủi ro, không để cho rủi ro có thể xảy ra. 

Đồng thời, cần tham vấn ý kiến các bộ phận liên quan về biện pháp xử lý nếu rủi ro xảy ra để tránh được những hậu quả, thiệt hại cho doanh nghiệp trong mọi mặt từ kinh tế tới thương hiệu. 

(5) Giám sát rủi ro: Trong suốt quá trình thực hiện dự án, cần phải theo dõi rủi ro để phản ứng kịp thời, linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hoạt động để phù hợp với tình hình thực tế. Đồng thời, cập nhật thường xuyên các rủi ro khác có thể xảy ra trong quá trình thực hiện để đảm bảo dự án hoạt động ổn định. 

3. Kết luận

Quản lý rủi ro dự án là vô cùng cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Nó chính là cơ sở, là tiền đề cho sự thành công và phát triển trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. 

Để kiểm soát dễ dàng hoạt động của các nhân viên trong công ty thì các nhà quản lý có thể tham khảo thêm về các phần mềm giao việc miễn phí. Khi sử dụng các phần mềm này, quá trình phân công công việc và kiểm soát nội dung trong dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn. Thông qua đó, người quản lý sẽ thấy được báo cáo tổng quan về quá trình thực hiện công việc của nhân viên, các công việc đã được hoàn thành, những vấn đề còn tồn tại để tìm kiếm nguyên nhân và giải pháp để thực hiện tốt hơn. 

Trên đây là toàn bộ nội dung về lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án. Mong rằng qua bài viết này, các bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu được những rủi ro trong công việc.