Tổng hợp các lỗi nhà tuyển dụng cần tránh khi viết mô tả công việc

1. Tại sao mô tả công việc không được sơ sài?

Trong quy trình tuyển dụng của mọi tổ chức doanh nghiệp, mô tả công việc là một trong những công đoạn hết sức quan trọng. Một bản mô tả công việc được xây dựng trên cơ sở của sự am hiểu, thường sẽ rất cụ thể và chứa đựng những thông tin đầy đủ. Chúng không chỉ thể hiện được tính chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng, mà còn là cơ sở để hấp dẫn, lôi kéo các nhân sự tài năng đến ứng tuyển tại công ty.

Tuy nhiên thực tế cho thấy, khá nhiều nhà tuyển dụng hiện nay xem nhẹ việc thiết lập bản mô tả công việc. Những tin tuyển dụng xuất hiện với mô tả công việc sơ sài, thiếu chất xám tràn lan trên internet.

Không chỉ dừng lại ở việc gây khó khăn, bất tiện cho ứng viên, mà chính điều này còn là nguyên nhân sâu sa làm cho hình ảnh của nhà tuyển dụng trở nên xấu xí hơn trong mắt người tìm việc tiềm năng. Có khá nhiều sai lầm mà nhà tuyển dụng thường xuyên vấp phải trong quá trình viết mô tả công việc.

Xem ngay: Tổng hợp 4 KHÔNG cần tránh khi tuyển dụng nhân sự bạn có biết!

2. Lỗi nhà tuyển dụng cần tránh khi viết mô tả công việc

Dưới đây là tổng hợp của timviec365.vn về một số lỗi lớn các công ty cần tránh trong quá trình triển khai công đoạn quan trọng này ở quy trình tuyển dụng.

2.1. Đưa ra những kỳ vọng xa rời thực tế

Mỗi bản mô tả công việc đều có phần “yêu cầu công việc”, đây là danh mục được ứng viên quan tâm nhất bởi thông qua đó, họ có thể biết được mức độ đáp ứng của mình như thế nào đối với vị trí ứng tuyển. Thế nhưng, nhiều bản mô tả công việc lại không cụ thể hóa ở danh mục này. Cụ thể, không có sự chuyên biệt giữa yêu cầu (những tiêu chí mang tính bắt buộc) và kỳ vọng (những tiêu chí bổ sung). Chính điều này tạo nên sự hiểu lầm của người tìm việc, khiến họ thực sự e ngại.

Khi trông thấy một loạt tiêu chí như vậy, ứng viên sẽ có cảm giác mình không đủ điều kiện để đáp ứng, mặc dù thực tế họ có thể đủ năng lực đảm nhiệm tốt công việc. Do đó, cần phân biệt giữa đâu là kỳ vọng, đâu là yêu cầu thông qua giải pháp bổ sung cụm từ “ưu tiên” trước những kỳ vọng bổ sung chẳng hạn. Vì dụ, ưu tiên ngoại hình đẹp, ưu tiên biết ngoại ngữ,...

Ngoài ra, khi viết mô tả công việc cho vị trí tuyển dụng, đừng bao gồm những kỹ năng mềm nghe có vẻ sáo rỗng, bởi chúng chung chung, chẳng hạn như “kỹ năng giao tiếp”, “teamwork”,...

Tham khảo: Bản mô tả công việc và những lưu ý cần nắm rõ

2.2. Vai trò công việc không rõ ràng, khó hiểu

Khi trình bày vai trò hay chức danh cụ thể của công việc, hãy đơn giản hóa chúng để mọi người khi tiếp cận tin tuyển dụng đều cảm thấy chúng dễ hiểu. Bất kể chức danh đó được viết bằng tiếng mẹ đẻ hay một ngôn ngữ khác. Kèm theo chức danh là một loạt các dữ liệu liên quan như chức vụ, bộ phận, ví dụ: Trưởng phòng kinh doanh, Chuyên viên Marketing,...

Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, mới thành lập cơ cấu tổ chức còn thô sơ, lúc này bạn vẫn có thể dùng những chức danh riêng, có tính sáng tạo và độc đáo. Thế nhưng, nên đính kèm mô tả liên quan nhất và đúng nhất đến vai trò công việc cần tìm trong một ngoặc đơn chẳng hạn.

Khá nhiều vai trò công việc ở những doanh nghiệp nhỏ, mới hoặc các công ty khởi nghiệp khiến ứng viên khó hiểu. Hoặc những vai trò công việc mang tính chất chung chung, khó phân biệt giữa các bộ phận và phòng ban, ví dụ: “Chuyên viên Truyền thông”, vai trò này có mối liên quan giữa nhiều bộ phận, bao gồm cả PR, Marketing hay Truyền thông nội bộ,...

Đọc ngay: Mô tả công việc chuyên viên tư vấn tuyển dụng

2.3. Không cụ thể hóa nội dung công việc

Ngay sau chức danh công việc, hay tiêu đề công việc chính là nội dung của công việc đó. Nếu viết phần nội dung công việc quá dài dòng, lan man, không đúng trọng tâm và đặc biệt là không trình bày một cách khoa học và logic sẽ khiến người tìm hiểu cảm thấy hoang mang, choáng ngợp, không hiểu gì về vai trò công việc ở công ty.

Do vậy, viết nội dung công việc cần phải lưu ý trình bày rõ ràng, cụ thể về hệ thống những nhiệm vụ trong yếu của vai trò tuyển dụng (bán hàng, thu ngân, tuyển dụng,...), chỉ tiêu cần đáp ứng (doanh thu, số lượng ứng viên,...), hình thức làm việc, yêu cầu làm việc,... Càng chi tiết hóa những nội dung này, càng thu hút được người tìm việc tìm đến nhà tuyển dụng.

2.4. Không đề cập đến thông tin về mức lương và phúc lợi

 Nói về vấn đề mà người tìm việc quan tâm nhất, có lẽ đó chính là lương thưởng và chế độ. Trên thực tế, những tin tuyển dụng không rõ ràng và cụ thể hóa về vấn đề này thường sẽ không hấp dẫn được ứng viên. Thử nghĩ xem, nội dung công việc được trình bày rất bắt mặt, quy mô, yêu cầu công việc khá chi tiết. Thế nhưng ngay phần lương thưởng, con số mà người tìm việc quan tâm nhất lại chỉ thể hiện vọn vẹn hai chữ “thương lượng”, “thỏa thuận” hoặc thậm chí là “cạnh tranh”. Chúng khiến người tìm việc cảm thấy không có hứng thú để ứng tuyển.

Nếu một vài nguyên nhân nào đó khiến bạn không thể để chế độ “public” cho mức lương gắn liền với vị trí tuyển dụng thì cũng nên trình bày một khoảng lương dự tính, ước lượng. Hơn nữa, cũng cần thuyết phục ứng viên bằng cách nhấn mạnh vào những phúc lợi khác ngoài mức lương cố định, chẳng hạn như thưởng thường niên, tăng lương định kỳ, triển vọng thăng tiến,... Vấn đề này đừng nên xem nhẹ bởi chúng sẽ giúp bạn giảm thiểu được những hồ sơ ứng viên không phù hợp.

2.5. Bản mô tả công việc quá dài dòng

Dài dòng là một yếu tố không nên tồn tại trong bản mô tả công việc. Đó cũng chính là lỗi nhà tuyển dụng cần tránh khi viết mô tả công việc. Những cụm từ quá dài vừa thiếu chuyên nghiệp, vừa không phản ánh chính xác thương hiệu của nhà tuyển dụng.

Hơn hết, những yêu cầu không được nêu ra rõ ràng sẽ khiến người tìm việc cảm thấy mất nhã hứng tìm hiểu công việc, đặc biệt người tìm việc đôi khi đang đọc tin tuyển dụng trong một hoàn cảnh không mấy thuận tiện.

2.6. Không gắn nhân viên vào công tác tuyển dụng

 Tuyển dụng cần gắn liền với nhân sự thường trực và sẵn có ở công ty. Chính bởi vậy, các doanh nghiệp cũng đừng quên nhắc nhở, khích lệ nhân viên của mình hào hứng trong quy trình giới thiệu những ứng viên ngoài kia, chẳng hạn như mở rộng một mức thưởng nhỏ để khiến họ có động lực hơn. Đa phần, những ứng viên tiềm năng xuất phát từ bạn bè, người quen của nhân sự hiện tại trong doanh nghiệp.

Nhìn chung, quá trình tuyển dụng nhân sự có thành công hay không không chỉ quyết định ở công đoạn xây dựng mô tả công việc. Mà nhà tuyển dụng còn phải đầu tư công sức ở những công đoạn khác, nhằm tối ưu quá trình tuyển dụng của mình.

Trên đây là những kiến thức mà theo kinh nghiệm của timviec365.vn, chúng thực sự có thể giúp nhiều nhà tuyển dụng xây dựng được những bản mô tả công việc hoàn chỉnh và hiệu quả. Hy vọng bài viết về các lỗi nhà tuyển dụng cần tránh khi viết mô tả công việc sẽ hữu ích đối với bạn!