Hướng dẫn lập mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô đơn giản nhất

1. Mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô bao gồm những nội dung gì?

Trên thực tế không có quy định nào về mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô. Mỗi gara xe sẽ tự thiết kế một mẫu mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô. Nhìn chung, một mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô cần đảm bảo chứa đầy đủ những nội dung sau đây.

- Ngày thực hiện công việc bảo dưỡng.

- Thông tin về khách hàng.

- Thông tin về xe của khách.

- Nội dung bảo dưỡng.

- Người hoặc đơn vị phụ trách việc bảo dưỡng.

- Chi phí bảo dưỡng.

Nếu khách hàng bảo dưỡng nhiều hơn 1 xe ô tô thì thông tin bảo dưỡng của mỗi xe phải được ghi chép riêng biệt.

Nếu trong quá trình bảo dưỡng xe mà phát hiện ra lỗi hỏng hóc cần sửa chữa hoặc thay thế phụ tùng thì phía gara sẽ phải làm việc với khách hàng để thông báo tính trạng hỏng hóc và đề nghị phương án sửa chữa, thay thế. Chi tiết sửa chữa có thể được ghi cụ thể trong nội dung theo dõi bảo dưỡng hoặc ghi chép riêng vào sổ theo dõi sửa chữa xe ô tô.

Sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô thường được phái gara lập để theo dõi các hoạt động bảo dưỡng xe ô tô cho khách hàng theo từng tháng, từng quý hoặc từng năm. Bên cạnh đó, người chủ xe ô tô hoặc người phụ trách quản lý xe cũng có thể lập sổ theo dõi để ghi chép lại lịch sử bảo dưỡng xe ô tô nhằm mang xe đi bảo dưỡng đúng định kỳ.

2. Hướng dẫn lập mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô

Việc duy trì bảo dưỡng xe định kỳ có thể giúp ngăn ngừa nguy cơ hỏng hóc và tiết kiệm tiền khi hạn chế tối đa những lần sửa chữa hoặc thay thế phụ tùng rất tốn kém. Mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô giúp ghi chép lại nội dung mỗi lần bảo dưỡng để chủ xe chủ động mang xe đi bảo dưỡng định kỳ. Sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô có thể được tạo lập thông qua một vài thao tác đơn giản.

2.1. Lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô trong Word hoặc Excel

Như đã chia sẻ trong phần trước, nội dung trong mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô không có gì quá đặc biệt. Để tiện tra cứu và quan sát, bạn sẽ chia các nội dung cần có trong sổ theo dõi bảo dưỡng xe thành các cột, với mỗi nội dung được ghi chú trong một cột riêng biệt.

Trong Word, bạn có thể sử dụng tính năng tạo bảng để kẻ bảng trước, sau đó điều chỉnh độ rộng của các cột sao cho phù hợp với nội dung của mỗi cột. Tên các cột có thể được in đậm lên giúp dễ theo dõi hơn. Bạn cũng nên sử dụng kiểu chữ phổ thông và dễ nhìn như Arial, Times New Roman…

Việc lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô trong Excel có vẻ dễ dàng hơn khi bạn đã có sẵn bảng tính bao gồm các hàng và cột. Bạn chỉ cần nhập tên các cột và điều chỉnh độ rộng phù hợp cho mỗi cột là được. Hơn nữa, bạn cũng có thể tô màu các ô tiêu đề để dễ phân biệt hơn. Việc tính toán tổng tiền bảo dưỡng cũng đơn giản hơn rất nhiều với các hàm có sẵn trong Excel.

2.2. Sử dụng phần mềm để lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô

Những gara sửa xe cỡ lớn thường tiếp nhận nhiều xe bảo dưỡng trong một đơn vị thời gian. Hơn nữa việc quản lý những gara cỡ lớn thường phức tạp hơn nhiều.Vì vậy nên các gara ô tô cỡ lớn đều sử dụng phần mềm hỗ trợ việc quản lý.

Phần mềm quản lý gara ô tô 365 được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý gara ô tô trên nền tảng web tốt nhất hiện nay. Phần mềm bao gồm các danh mục chính như sau: Tổng quan, Sửa chữa xe, Bán hàng, Đối tác, Chăm sóc khách hàng, Báo Cáo, Cài đặt và Chuyển đổi số 365.

Tại trang tổng quan, bạn có thể quan sát được số xe hiện đang có trong gara, tổng số sản phẩm bán ra, doanh thu theo ngày và theo tháng.

Để lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô, bạn truy cập vào danh mục Chăm sóc khách hàng. Danh mục này bao gồm 4 danh mục nhỏ hơn là: Bảo hành, Lịch bảo dưỡng, Chương trình khuyến mại và CSKH sau sửa chữa.

Trong danh mục Lịch bảo dưỡng, người sử dụng có thể dễ dàng lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô thông quan các chuyên mục có sẵn bao gồm: STT, Mã phiếu tiếp nhận, Mã hóa đơn, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Số điện thoại, Chu kỳ bảo dưỡng, Bảo dưỡng gần nhất và Kỳ bảo dưỡng tiếp theo.

Ngoài ra, người sử dụng cũng có thể nhập mã hóa đơn hoặc tên khách hàng vào trên thanh tìm kiếm để tra cứu nhanh thông tin bảo dưỡng xe của khách hàng.

Mọi thông tin trong các cột mục đều được tự động cập nhật khi khách hàng mang xe đến bảo dưỡng.

3. Gợi ý một số app theo dõi bảo dưỡng xe ô tô

Tài xế xe ô tô hoặc chủ xe cũng có thể chủ động theo dõi chu trình bảo dưỡng xe ô tô để sắp xếp thời gian đưa xe đi bảo dưỡng định kỳ. Hiện tại, có nhiều ứng dụng có thể hỗ trợ chủ xe trong việc này.

Sau đây là gợi ý một số app theo dõi bảo dưỡng xe ô tô mà bạn có thể cài đặt trên điện thoại di động để tiện theo dõi việc bảo dưỡng xe hơn.

- aCar: App này được thiết kế dành cho các thiết bị chạy hệ điều hành Android. Giao diện của app khá trực quan và dễ sử dụng. Tại trang tổng quan, bạn có thể tự tạo một bản ghi mới, trong đó có ghi chép thông tin về lịch sử bảo dưỡng xe, nội dung bảo dưỡng và thời gian bảo dưỡng. App sẽ căn cứ vào thời gian bảo dưỡng gần nhất bạn đã nhập trước đó để tự động thông báo cho bạn về lịch trình bảo dưỡng khi chuẩn bị đến ngày cần đưa xe đến gara.

- Car Maintenance Reminder: Đúng như tên gọi, chức năng chính của app này đó là nhắc nhở bạn khi chuẩn bị đến lịch mang xe đi bảo dưỡng định kỳ. App có tính năng ghi nhận và theo dõi lịch sử bảo dưỡng xe và cho phép người sử dụng lên kế hoạch thực hiện trong lần bảo dưỡng tiếp theo.

- Car Minder Plus: App Car Minder Plus được thiết kế cho các thiết bị iOS. Đây là ứng dụng tương đối hoàn hảo, giúp người sử dụng quản lý toàn bộ các hạng mục bảo dưỡng xe như bộ lọc dầu, bộ lọc không khí, dầu động cơ, dây đai truyền động… Người dùng cũng có thể tự điều chỉnh hồ sơ bảo dưỡng xe để quản lý lịch trình bảo dưỡng xe hiệu quả hơn.

Trên đây là lý do vì sao các gara ô tô và chính người chủ xe nên lập sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô. Mẫu sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô có thể được tạo lập trên Word hoặc Excel. Nếu bạn kinh doanh dịch vụ gara sửa chữa và bảo dưỡng xe ô tô thì sổ theo dõi bảo dưỡng xe ô tô rất cần thiết để biết được hồ sơ khách hàng và lịch sử bảo dưỡng xe của họ.