Quy trình quản lý Gara ô tô giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

1. Xác định mô hình kinh doanh Gara ô tô thuộc loại nào

Trên cái nhìn tổng thể thì việc quản lý đối với Gara ô tô sẽ gồm có rất nhiều hạng mục như quản lý chi phí, doanh thu, quản lý nhân lực, thiết bị, hàng hóa, … Có quá nhiều thứ như vậy khiến cho các chủ đầu tư cảm thấy rối ren và đau đầu. Và cũng bởi mỗi một gara ô tô có quy mô khác nhau, được vận hành theo một cách riêng trong khi đó trên thực tế lại chẳng có bất cứ trường lớp nào dạy chúng ta về cách quản lý một gara như thế nào. Mọi kinh nghiệm, kiến thức đều được đúc kết từ thực tế mà ra. Vậy rốt cuộc đâu sẽ là quy trình quản lý chuẩn mà bạn theo đuổi? 

Muốn biết rõ về câu hỏi đó, bạn hãy thực hiện bước đầu tiên vô cùng quan trọng này, đó là xác định mô hình Gara ô tô bạn sẽ kinh doanh là gì. Tham khảo thông tin về một số loại hình phổ biến sau đây và chọn cho mình một loại hình phù hợp trước khi tính đến quy trình quản lý chúng nhé.

1.1. Gara ô tô độc lập

Loại Gara này do cá nhân tự mở kinh doanh. Mô hình có đặc thù nổi bật là phục vụ tổng hợp nhiều loại xe mà không tập trung chuyên một dòng xe riêng nào. Chính vì điều này đã đem tới một số vấn đề tồn tại sau đây: 

Thứ nhất là đòi hỏi về thợ, gara phải tuyển được những người thợ đa năng, có đủ khả năng xử lý các vấn đề của nhiều loại xe. Nhìn chung cần tuyển dụng được thợ giỏi, có tay nghề kỹ thuật cao, thông thạo nhiều loại xe để có thể phục vụ cho bất cứ yêu cầu nào của khách. Bởi vậy mà tạo ra sự phức tạp cho khâu tính lương, tính doanh số. 

Thứ hai, do Gara đơn lập đảm đương tổng hợp các dòng xe cho nên việc quy định, xây dựng đơn giá tiền công đối với từng nhóm, từng loại xe khá phức tạp. Tình hình hoạt động thực tế của nhiều Gara theo mô hình này đa số là chỉ dựa trên sự đánh giá chủ quan và kinh nghiệm của người báo giá mà chưa lập được bảng giá cụ thể. 

Thứ ba, cũng xuất phát từ cơ sở đảm nhận nhiều loại xe vì thế mà cần số lượng khá nhiều phụ tùng. Từ đây có thể dẫn đến vấn đề khi quản lý kho hàng. Nhiều loại xe đến với Gara thay đổi và linh hoạt nên khó chủ động chuẩn bị sẵn đầy đủ các phụ tùng. Vì vậy, đôi khi sẽ phát sinh những loại phụ tùng, phụ kiện phải đặt ngay tại thời điểm khách cần, trong khi đó, giá cả luôn biến động, khó được bảng giá niêm yết. 

Không có bảng giá niêm yết, khó xây dựng bảng giá cố định cho phụ tùng và dịch vụ của gara nên việc xác định doanh thu cũng rất khó. Ngoài ra các chi phí khác như tiền thuê mặt bằng, tiền lương, tiền điện nước hàng tháng có phần dễ quản lý hơn vì nó là những khoản chi phí mặc định, đổi lại tiền mua các vật tư, thiết bị lại tương đối khó kiểm soát. Nếu giao cho nhân viên phụ trách mua thiết bị cho gara còn có thể bị gian lận về giá cả.

Dựa vào những đặc điểm thông tin trên về mô hình Gara độc lập, việc thiết lập quy trình quản lý có phần phức tạp. Người chủ phải là người biết tính toán, có khả năng kiểm soát chi tiêu tốt, luôn nắm bắt được mọi tình hình, mọi yếu tố xung quanh có liên quan để đảm bảo việc xây dựng quy trình và quản lý diễn ra bài bản.

1.2. Mô hình Gara theo hãng

So với mô hình độc lập thì việc thiết lập quy trình và quản lý gara hãng đem tới cảm giác dễ chịu hơn nhiều. Điểm lợi thế lớn nhất đó chính là nhận được quy trình quản lý Gara bài bản có sẵn do hãng chuyển giao.

Tất nhiên đối với các Gara độc lập thì vẫn có thể tham khảo và xây dựng quy trình chung mà các hãng xe đang áp dụng. 

1.3. Quy trình chung trong quản lý Gara ô tô

Một kế hoạch hoạt động và quản lý cơ bản cho gara ô tô sẽ bao gồm các bước thực hiện sau đây:

- Nhận và kiểm tra xe

- Báo giá dịch vụ cho khách và thường thảo giá với khách

- Xử lý các lỗi tồn tại ở xe, thương thảo rõ ràng đối với những phát sinh khác nếu có.

- Kiểm tra lại các vấn đề lỗi sau sửa chữa và tổng thể xe sau sửa chữa.

- Nghiệm thu lại kết quả cùng khách

- Thanh toán chi phí theo các hạng mục sửa chữa, xử lý và bàn giao, trả lại xe cho khách hàng.

- Lưu thông tin khách hàng và làm công tác hậu mãi.

Bạn chuẩn bị mở Gara liệu đã dự tính về quy trình này hay chưa? Hoặc bạn đang làm Gara độc lập, bạn có thiếu bước nào trong quy trình này? Muốn quản lý Gara đạt hiệu quả thì luôn ghi nhớ đảm bảo cho quy trình cơ bản này được thực hiện đầy đủ nhé. Đồng thời, áp dụng ngay các phương pháp sau đây để tăng hiệu quả trong việc quản lý gara.

Xem thêm: Chu kỳ bảo dưỡng xe ô tô lái xe nào cũng nên biết

2. Phương pháp quản lý chặt gara ô tô 

Trước tiên, bạn cần nhận thức được đâu sẽ là mấu chốt để bắt đầu việc quản lý Gara ô tô hiệu quả. Đó chính là tận dụng thành quả của công nghệ qua phần mềm quản lý Gara ô tô. Trên thị trường đã xuất hiện rất nhiều phần mềm Gara ô tô.

Không khó khăn để lựa chọn được một trong số đó phần mềm tốt nhất, có tính ứng dụng cao nhất. Bích Phượng gợi ý cho bạn một ứng dụng trên cả tuyệt vời như thế đó chính là phần mềm quản lý Gara ô tô 365. Với ứng dụng này, bạn không chỉ quản lý, kiểm soát được tất cả các thông tin trên mọi phương diện từ hàng hóa, con người, hoạt động, dịch vụ, … mà còn tạo ra quy trình quản lý cực kỳ logic, dễ hiểu và đem lại sự chính xác cao.

Cách tốt nhất để kiểm chứng những điều Phượng vừa nhắc đến đó chính là tải ứng dụng này về máy để tìm hiểu, khám phá và sử dụng. Yên tâm rằng, cách dùng của Phần mềm quản lý Gara ô tô 365 rất dễ, không phức tạp mà lại có độ logic cực cao, rất phù hợp với đặc trưng quản lý theo quy trình.

Cùng với việc lựa chọn một phần mềm hỗ trợ, bạn cũng phải có được những kinh nghiệm cần thiết, quý giá để áp dụng trong quản lý Gara đó là:

- Luôn kiểm soát tốt thông tin của khách hàng, các thông tin về xe cộ đến với Gara và bảo hiểm xe.

- Quản lý tốt về dịch vụ, lệnh sửa xe, thông tin báo giá dịch vụ cho khách.

- Quản lý điều chuyển, xuất nhập kho

- Quản lý tất cả các báo cáo của nhân viên

Toàn bộ những đòi hỏi cần quản lý trên đều nằm trong quy trình quản lý Gara ô tô, được phần mềm quản lý gara ô tô 365 đáp ứng. Qua bài viết này, một kinh nghiệm lớn nhất và quan trọng nhất dành cho bạn khi muốn kinh doanh Gara ô tô đó là tận dụng phần mềm hỗ trợ quản lý và nắm bắt rõ quy trình cơ bản, có như vậy, việc quản lý Gara ô tô mới đạt được hiệu quả hơn mong đợi.