Khối lượng công việc là gì? Cách quản lý khối lượng công việc

1. Khối lượng công việc là gì? 

Trong tiếng anh, khối lượng công việc được gọi là workload. Không có một khái niệm cụ thể nào cho thuật ngữ này. Tuy nhiên, bạn có thể hiểu một cách đơn giản là khối lượng công việc chính là định lượng và định tính cho một công việc. Vậy thế nào là định lượng và định tính? 

Trước hết, ta có thể hiểu định lượng chính là số lượng. Định lượng sẽ giúp chúng ta ước lượng được rằng với công việc này thì mình phải làm những gì và làm bao nhiêu. Còn định tính chính là tính chất của công việc, cụ thể là độ khó dễ. Hai khái niệm này sẽ được xác định bằng thước đo định tính và định lượng. Từ thước đo đó mà các nhà quản lý có thể đưa ra một khối lượng công việc phù hợp và cụ thể cho từng vị trí công việc. 

Nhà quản lý có thể thông qua đó để ước tính xem khối lượng công việc của từng vị trí như vậy là ổn chưa. Nếu chưa thì có thể tăng thêm mà nếu nhiều quá thì có thể giảm đi. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất phải là tối ưu nó để khiến nhân viên thực hiện có thể đạt được năng suất cao. 

2. Cách quản lý khối lượng công việc hiệu quả

Quản lý khối lượng công việc là điều cần thiết với tất cả những ai đang đi làm. Dù khối lượng công việc của bạn ít hay nhiều thì đều cần phải có phương pháp quản lý khoa học. Quản lý tốt sẽ giúp cho bạn có thể xử lý một cách hiệu quả các công việc của mình. Đồng thời kết quả của những công việc ấy cũng sẽ đem lại chất lượng cao. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một số cách thức quản lý khối lượng công việc hiện nay nhé. 

2.1. Tránh xa đa nhiệm 

Hiện nay, một bộ phận lớn nhấn viên cho rằng càng làm được nhiều việc thì càng hiệu quả. Điều này không hoàn toàn là sai, nhưng cũng chưa chính xác. Thực hiện đa nhiệm các công việc khác nhau còn phụ thuộc vào thời gian và khả năng của bạn. 

Thứ nhất, không phải ai cũng có khả năng hiểu và làm các công việc khác ngoài kiến thức của mình. Để làm được một công việc mới, họ sẽ phải mất thời gian tìm hiểu. Tuy nhiên, trong thời gian ngắn khó có thể hiểu hoàn toàn bản chất của vấn đề. 

Thứ hai, không phải ai cũng có đủ thời gian để làm thêm các công việc khác nhau. Đôi khi, công việc chính mà bạn phải đảm nhiệm đã có khối lượng công việc cao rồi. Quỹ thời gian của tất cả mọi người là như nhau, một ngày chỉ có 24 giờ. Bạn không thể bỏ qua thời gian ăn uống, nghỉ ngơi để làm việc được.

Với hai lý do trên thì việc làm đa nhiệm chưa chắc đã là một điều tốt. Quan trọng là bạn cần phải biết nhìn vào năng lực và thời gian mình có. Trong trường hợp các bạn ôm quá nhiều đầu việc thì có thể dẫn đến tình trạng tất cả các công việc đều không có chất lượng tốt. Bởi vì lẽ ra thời gian bạn dành cho một nay lại thành hai, thành ba. Điều này không tốt một chút nào, nó có thể khiến bạn bị cấp trên khiển trách. 

Ngược lại, nếu cảm thấy có đủ thời gian và năng lực thì bạn cũng có thể hoàn toàn làm thêm những công việc khác. Miễn là bạn đảm bảo được chất lượng và tiến độ của chúng. 

2.2. Thiết lập quy trình hoạt động hiệu quả

Một trong những bí quyết của nhiều nhà quản lý đó chính là chúng ta phải biết sắp xếp quy trình làm việc sao cho hiệu quả. Thi thoảng, bạn sẽ gặp phải tình trạng bối rối vì không biết nên làm gì trước, nên ưu tiên cho việc nào. Đó chính là biểu hiện của việc bạn đang mất đi sự kiểm soát trong công việc của mình. 

Điều này cũng gần giống như việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian. Đặc biệt đối với ai có khối lượng công việc nhiều thì càng phải ưu tiên việc thiết lập và sắp xếp công việc hiệu quả. Tình trạng này không chỉ xảy ra ở các nhân viên mà còn ở cấp độ quản lý, giám sát. Bất kỳ ai nếu không kiểm soát được công việc của mình đều sẽ bị bối rối và mắc sai lầm. 

Vậy phải làm gì để xử lý vấn đề này? Điều duy nhất đó chính là sắp xếp lại tất cả khối lượng công việc. Bạn hãy dành ra 1 khoảng thời gian để phân loại xem đâu là công việc cần ưu tiên? Đâu là công việc sắp đến hạn hoàn thành? Công việc nào thì chưa cần hoàn thiện gấp? Chỉ đơn giản như vậy là bạn đã trả lời được câu hỏi rằng mình cần phải làm gì trước rồi. 

2.3. Ứng dụng các công cụ hỗ trợ 

Thời kỳ hiện đại có rất nhiều công việc mà bạn có thể nhờ vào các công cụ hỗ trợ. Trước đây, chúng ta thường dựa vào những cách thức quản lý khá thủ công. Cho đến thời điểm này, các cách thức ấy gần như đã trở nên lỗi thời và kém hiệu quả. Điều này đòi hỏi một sự thay đổi, thay thế của công nghệ hiện đại. Những ứng dụng đó sẽ giúp bạn có thể giải quyết rất nhiều các vấn đề về khối lượng công việc. 

Tiêu biểu trong số đó phải kể đến phần mềm quản lý công việc. Hiện nay, những phần mềm như vậy rất phổ biến trong các công ty và doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cụ thể hơn về cách thức quản lý khối lượng công việc thông qua phần mềm quản lý công việc ở ngay phần sau đây nhé. 

3. Quản lý công việc hàng ngày bằng phần mềm quản lý công việc

Hiện nay, nhiều công ty đã bắt đầu áp dụng những giải pháp thông minh nhằm quản lý khối lượng công việc một cách hiệu quả. Một trong số những giải pháp đó là các phần mềm quản lý công việc hàng ngày.

Đây là các phần mềm được thiết kế riêng hoặc tích hợp trong các chương trình quản lý nhân viên. Thông qua phần mềm này, các công việc sẽ được giao đến nhân viên tùy theo khối lượng việc làm và khả năng của nhân viên đó. Chỉ cần nhập những dữ liệu cần thiết như các công việc khác nhau, thời gian cần thiết để hoàn thành công việc theo khả năng nhân viên, thời gian cần hoàn thành công việc,... Sau đó hệ thống sẽ tự động phân các công việc đó sao cho phù hợp nhất với từng người. Ngoài ra, các nhân viên cũng có thể sử dụng phần mềm này để biết được công việc cần làm của mình.

Trên đây là những thông tin mà bạn cần biết về khối lượng công việc. Mong rằng bài viết này đã giải đáp thắc mắc của bạn về khối lượng công việc là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến việc quản lý công việc, đừng ngại ngần mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được phản hồi trong thời gian sớm nhất.