Trả lời chi tiết cho câu hỏi ngân sách dự án là gì?

1. Ngân sách dự án là gì?

Nhắc đến khái niệm này chắc hẳn chúng ta đã không quá xa lạ bởi đây là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu trong bất cứ một kế hoạch dự án nào. Ngân sách dự án trong tiếng anh được viết là Project Budget. Đây là tên gọi dùng để chỉ những cơ sở chỉ đạo trong công việc quản lý kế hoạch chi tiêu cho việc thực hiện dự án.

Là thước đo để đánh giá những chi phí ước lượng trước khi thực hiện một dự án nào đó. Ngân sách dự án sẽ được lên danh sách cụ thể khi xây dựng kế hoạch cho từng công việc để có thể kiểm soát những chi phí riêng lẻ nói riêng và tổng chi phí cho toàn dự án nói chung.

Xét về diện rộng, ngân sách này bao gồm cả những công việc xây dựng, phân tách, xác định những cơ cấu, xem xét cần sử dụng bao nhiêu nguồn lực vật chất cho một dự án nhất định. Những chi phí đó là những chi phí liên quan đến nguồn nhân lực, trang thiết bị, nguyên vật liệu cần thiết cho công việc hoàn thành dự án.

Xét về nghĩa nhỏ hơn thì ngân sách dự án là sự phân phối được lên kế hoạch cho các nguồn quỹ của các hoạt động dự án với mục tiêu đảm bảo chi phí, chất lượng cũng như việc dự án có thực hiện đúng tiến độ hay không.

2. Đặc điểm và phân loại ngân sách trong một dự án

2.1. Đặc điểm của ngân sách dự án

Như đã nói ở trên thì ngân sách dự án là một thành phần quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển kế hoạch trong doanh nghiệp. Những đặc điểm cơ bản của những loại ngân sách này có thể kể đến đó là phụ thuộc vào ngân sách của tổng doanh nghiệp, mang tính chất ước lượng và cuối cùng là đặc điểm linh hoạt, có thể thay đổi theo tình hình phát triển của công việc.

2.1.1. Đặc điểm phụ thuộc vào vào ngân sách chung

Đặc điểm đầu tiên của ngân sách trong các dự án đó là luôn phụ thuộc vào ngân sách của toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức. Cũng không có gì khó hiểu khi đây chỉ là một thành phần của công việc dự toán kế toán. 

Để có thể đảm bảo sự phù hợp cũng như tiết kiệm tối đa chi phí, thì việc những ngân sách này bị ràng buộc bởi các điều kiện từ các chính sách cũng như khả năng thực tế của tổ chức là điều hết sức bình thường. Trong quá trình lên kế hoạch cũng như xây dựng phương hướng, các nhà quản lý có thể ứng dụng các phần mềm quản lý công việc miễn phí để có thể kiểm soát công việc một cách dễ dàng hơn.

2.1.2. Đặc điểm ước lượng dựa trên giả thuyết

Ngân sách là những vấn đề liên quan đến tài chính và kinh tế. Ngân sách trong các dự án cụ thể sẽ mang đặc điểm ước lượng dựa trên những giả thuyết được đặt ra từ các kế hoạch cụ thể.

Việc xác định những số liệu ước lượng này đòi hỏi người thực hiện công việc dự toán ngân sách phải xác định cho mình những yếu tố cần thiết, những khoản mục chi phí rõ rang ứng với từng công việc cụ thể trong dự án. Góp phần tạo ra cơ sở cho sự định hướng, điều chỉnh nhằm đạt được hiệu quả tối đa.

2.1.3. Đặc điểm linh hoạt của ngân sách dự án

Một đặc điểm cơ bản của ngân sách dự án có thể nhắc đến đó là có thể linh hoạt điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Đặc điểm này xuất phát từ việc các dự án có thể thay đổi phạm vi, tính chất quy mô dẫn đến việc các chi phí đặt ra từ đầu không còn phù hợp.

Bên cạnh đó, việc lịch trình thay đổi cũng là lý do quyết định cho đặc điểm linh hoạt này. Việc linh hoạt kịp thời sẽ giúp cho các nhà quản lý kiểm soát cũng như sát sao chi phí ngân sách để có thể vừa tiết kiệm, vừa đạt được hiệu quả công việc trong giới hạn cho phép.

2.2. Phân loại các loại ngân sách trong dự án

Việc phân loại những ngân sách dự án sẽ được dựa trên nhiều yếu tố. Cụ thể có tất cả 4 loại ngân sách được phân chia dựa vào tính chất hoạt động của dự án và thời gian thực hiện dự án.

2.2.1. Phân loại ngân sách dựa trên tính chất hoạt động

Dựa trên tính chất hoạt động, người ta phân chia thành hai loại ngân sách đó là ngân sách dự án trình bày thu chi và ngân sách cho các hoạt động nằm ngoài dự án.

Ngân sách dự án trình bày thu chi là những ngân sách được thống kê chi tiết dựa trên các khoản mục theo từng công việc cụ thể. Đây có thể là ngân sách của một hoặc nhiều dự án tạp thành.

Ngân sách cho các hoạt động nằm ngoài dự án là những ngân sách không tuân theo sự phản ánh từ việc thu chi các khoản của doanh nghiệp, tập thể. Loại ngân sách này sẽ liên quan trực tiếp đến chức năng hoạt động của các phòng ban và các hoạt động thông thường của doanh nghiệp.

2.2.2. Phân loại ngân sách dựa trên yếu tố thời gian

Mỗi dự án khi thực hiện sẽ có những đặc điểm riêng và thời gian thực hiện cụ thể. Căn cứ vào yếu tố này, người ta đã phân loại thành hai loại ngân sách đó là ngân sách cho dự án dài hạn và ngân sách cho dự án ngắn hạn.

Ngân sách cho dự án dài hạn là những ngân sách được ước lượng để dự tính cho các hoạt động của những dự án dài hạn ( thông thường là những dự án được thực hiện trong vài năm). Đây là loại ngân sách được được xác định dựa trên tổng ngân sách cho toàn bộ vòng đời và cần theo sát để có thể điều chỉnh lâu dài.

Ngân sách ngắn hạn là những ngân sách được phân loại dựa trên việc cụ thể hóa những ngân sách dài hạn. Những ngân sách này sẽ được cập nhật liên tục theo định kỳ (thánh, quý). Việc phân chia ngân sách ngắn hạn sẽ thực hiện nhiệm vụ để tính toán chi phí cho công việc trong từng thời kỳ nhất định. Loại ngân sách này sẽ mô tả cụ thể các khoản về chi phí cho nhân lực, nguyên vật liệu và những chi phí khác.

3. Lợi ích của dự toán ngân sách đối với hoạt động của các dự toán

Dự toán ngân sách là một công việc mang lại những lợi ích và đóng góp những vai trò quan trọng trong việc thực hiện và hoàn thành dự án. Dự toán những ngân sách cho các dự án sẽ tạo ra sự cụ thể hóa  và rõ ràng trong các kế hoạch của doanh nghiệp. Phản ánh những nhiệm vụ, chính sách khi phân phối nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp. 

Dự toán ngân sách cho các dự án sẽ đem lại những đánh giá chi tiết về chi phí ước lượng trên từng đầu việc trước khi thực hiện dự án. Tạo ra cơ sở để các nhà quản lý có thể kiểm soát và chỉ đạo tiến độ công việc, điều chỉnh chi phí để hoàn thành chỉ tiêu cho tiến trình.

Cuối cùng, dự toán ngân sách dự án sẽ mang lại lợi ích trong việc mở đường cho đường lối chỉ đạo và thực hiện báo cáo định kỳ của các nhà quản lý. Góp phần hoàn thành chỉ tiêu cũng như phát triển cho toàn doanh nghiệp.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về ngân sách dự án là gì. Hy vọng với những thông tin này, bạn đã có được cho mình được những câu trả lời thỏa đáng. Website timviec365.vn chúc bạn đọc có nhiều sức khỏe và đừng quên thường xuyên theo dõi chúng tôi để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích khác nhé.