Đi tìm giải pháp giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả

1. Hiểu đúng về quản lý công việc

Đã có khi nào bạn gặp phải tình trạng công việc “chất chồng như núi” dồn từ ngày này qua ngày khác chưa? Đã có khi nào bạn phải thực hiện quá nhiều công việc mà không biết nên bắt đầu từ đâu chưa?

Bất kể bạn đang làm công việc gì và trong lĩnh vực nào, bạn đều cần phải tìm kiếm cho mình những giải pháp quản lý công việc hiệu quả để không bị deadline “dí” đến mức khó thở.

1.1. Quản lý công việc là gì?

Không có một định nghĩa nào đầy đủ và chính xác tuyệt đối cho khái niệm “quản lý công việc”. Nói một cách dễ hiểu, quản lý công việc là việc bạn quản lý một nhiệm vụ kể từ khi nó bắt đầu được lên ý tưởng và xây dựng kế hoạch cho đến khi nhiệm vụ đó được hoàn thành và nghiệm thu.

Thao tác quản lý công việc đòi hỏi bạn phải sát sao và theo dõi chặt chẽ những khía cạnh liên quan tới một công việc hay nhiệm vụ nào đó. Bạn sẽ cần phải thường xuyên nắm rõ trạng thái công việc, thứ tự ưu tiên, quỹ thời gian để hoàn thành công việc cũng như quỹ thời gian quy định cho mỗi mắt xích trong cả quá trình.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần nắm rõ thông tin về nguồn nhân lực, tài nguyên, vai trò của nhiệm vụ đó trong hoạt động của doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ… Những nhà quản lý có năng lực đều sử dụng phần mềm quản lý công việc để có thể theo dõi và điều chỉnh tốt hơn tiến độ làm việc của từng dự án.

1.2. Quy trình quản lý công việc

1.2.1. Tại sao cần xây dựng quy trình quản lý công việc?

Những dự án hay công việc được thực hiện theo đúng quy trình đã được đề ra từ trước sẽ luôn mang lại hiệu quả tốt nhất. Quy trình quản lý công việc bao gồm tập hợp của những thao tác giúp quản lý công việc được sắp xếp theo đúng thứ tự ưu tiên.

Trên thực tế, các nhà quản lý đều ưu tiên xây dựng và tuân thủ theo một quy trình quản lý công việc nhằm đạt được mức độ hiệu quả cao khi làm việc. Nguyên nhân của điều này đến từ chính những cá nhân sẽ tham gia vào quá trình thực hiện dự án mà họ quản lý.

Mỗi cá nhân đều có năng lực chuyên môn, sở trường và sở đoản khác nhau. Những điều này có tác động trực tiếp đến cách làm việc của họ, từ đó có ảnh hưởng đến kết quả công việc. Khi áp dụng quy trình quản lý công việc, người quản lý có thể giao việc cho nhân viên dưới quyền theo đúng chuyên môn và sở trường của họ. Đồng thời mỗi nhân viên cũng sẽ biết được mình cần làm những gì, phải làm ra sao và cần đạt được kết quả như thế nào. Mỗi mắt xích hoàn hảo sẽ tạo nên một chuỗi hoàn hảo.

Thêm vào đó, mỗi thành viên trong nhóm dự án sẽ biết phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng và ăn ý để hoàn thành tốt công việc.

Thông qua quy trình quản lý công việc, người quản lý cũng kiểm soát được tiến độ công việc và chất lượng công việc của mỗi thành viên nhóm dự án.

1.2.2. Xây dựng quy trình quản lý công việc hiệu quả

Để có thể quan lý công việc một cách hiệu quả thì việc xây dựng quy trình quản lý công việc là rất cần thiết. Một quy trình quản lý công việc hiệu quả sẽ được xây dựng theo trình tự sau đây:

- Liệt kê ra những công việc cần thực hiện. Thao tác này giúp bạn không bỏ sót hay nhầm lẫn giữa các công việc.

- Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện dựa trên tầm quan trọng của những công việc đó.

- Phân loại công việc theo nhiều hạng mục khác nhau, chẳng hạn như những công việc liên quan đến chiến lược kinh doanh, những công việc liên quan đến việc cần làm khi triển khai kế hoạch kinh doanh, nhũng công việc thực hiện trong phạm vi một phòng ban nào đó…

- Thường xuyên rà soát, kiểm tra và cập nhật tiến độ công việc. Đây là một thao tác bắt buộc để đảm bảo mức độ hiệu quả của mỗi dự án.

- Báo cáo đánh giá kết quả công việc, mức độ hoàn thành công việc hay hiệu quả của dự án. Từ đó, tổng kết lại những điểm tích cực cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục. Công đoạn này cũng giúp người quản lý đánh giá được chính xác năng lực làm việc của mỗi nhân viên để có kế hoạch bồi dưỡng hoặc đào tạo phù hợp.

2. Làm thế nào để quản lý công việc một cách hiệu quả?

Đến đây thì chắc hẳn bạn đã nhận thức được rõ quản lý công việc có vai trò và tầm quan trọng như thế nào đối với mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý công việc một cách hiệu quả?

2.1. Xây dựng kỹ năng quản lý công việc

Để có thể quản lý công việc hiệu quả thì bên cạnh việc tuân thủ quy trình quản lý công việc, bạn cũng cần rèn luyện cho mình các kỹ năng cần thiết.

- Kỹ năng lên kế hoạch công việc

Những công việc hàng ngày của bạn đều có mối liên hệ với nhau, vì vậy bạn cần biết cách lên kế hoạch và sắp xếp các công việc để làm việc một cách hiệu quả nhất. Hãy nhớ sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên nhé!

- Kỹ năng phân chia thời gian hợp lý

Để làm việc hiệu quả, bạn cần phải biết cách đặt ra các deadline cho mỗi công việc. Có những công việc có thể hoàn thành xong trong thời gian ngăn hơn, nhưng cũng có công việc cần dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành.

- Kỹ năng tạo ghi chú, nhắc nhở công việc

Đôi khi, trong quá trình làm việc bạn cần xử lý quá nhiều thông tin và bạn sẽ có thể quên mát một vài điều gì đó. Để hạn chế tình trạng này, bạn có thể sử dụng các tờ giấy nhớ hay tạo nhắc nhở trên Word, Excel… những phần mềm bạn thường xuyên sử dụng, hoặc tạo thông báo nhắc nhở trên điện thoại.

- Kỹ năng đánh giá kết quả công việc

Đánh giá kết quả công việc sẽ giúp bạn tổng kết được những phương pháp, cách làm hay để vận dụng trong những công việc tiếp theo. Bên cạnh đó bạn cũng rút ra được những bài học kinh nghiệm từ sai lầm của bản thân để có kế hoạch điều chỉnh, sửa chữa khuyết điểm.

2.2. Giải pháp quản lý công việc hàng ngày qua các phần mềm

Bạn hoàn toàn có thể tận dụng sức mạnh của công nghệ thông tin để tìm kiếm giải pháp quản lý công việc phù hợp nhất với bản thân. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc mà bạn có thể áp dụng.

Những phần mềm này cung cấp giải pháp quản lý công việc theo kiểu all-in-one. Nghĩa là bạn có thể thực hiện tất cả những thao tác quản lý công việc như lên kế hoạch, sắp xếp công việc, giao việc, đặt giới hạn thời gian, viết ghi chú, đặt nhắc nhở, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá công việc… chỉ bằng một phần mềm duy nhất.

Bạn cũng có thể cài đặt những phần mềm ngay trên máy tính hoặc điện thoại và có thể quản lý công việc dễ dàng ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ lúc nào. Hiện nay các nhà quản lý doanh nghiệp đều sử dụng những phần mềm phần mềm quản lý công việc để tối ưu hóa thao tác này.

Như vậy là qua bài viết bạn đã hiểu được quản lý công việc là gì, quy trình quản lý công việc cũng như những giải pháp trợ giúp quản lý công việc hiệu quả. Những người thành công đều là những người có khả năng quản lý công việc rất tốt. Bạn nên tập cho mình thói quen quản lý công việc để tránh gặp phải tình trạng “bão hòa” và không biết nên bắt đầu từ đâu nhé!