Mách bạn PABX là gì và một số lợi ích khi sử dụng PABX

1. Một số định nghĩa PABX là gì?

1.1. Một số từ có viết tắt là PABX

PABX là một từ viết tắt được sử dụng một cách khá phổ biến. Trong một vài trường hợp PABX có thể là một số thuật ngữ giáo dục, ở một vài hoàn cảnh khác PABX lại là các thuật ngữ được sử dụng trong y tế hay thậm chí đây còn là thuật ngữ viết tắt được sử dụng trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Ở bài viết này chúng tôi tập trung vào giải thích PABX là thuật ngữ được sử dụng trong các doanh nghiệp. Hoạt động quản lý nội bộ của các doanh nghiệp.

PABX có thể được hiểu là Private Automatic Branch Exchange, ở nghĩa này PABX có nghĩa là chuyển mạng tự động trong chi nhánh - đây là một mạng nội bộ được dùng trong các doanh nghiệp.

Hay một nghĩa khác - cũng là mạng nội bộ sử dụng trong các doanh nghiệp, PABX là viết tắt của Private Access Branch Exchange - trao đổi chi nhánh truy cập cá nhân.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ tập trung làm rõ Private Automatic Branch Exchange - tổng đài mạng nội bộ chuyển mạng trong chi nhánh.

1.2. Tổng đài PABX là gì?

PABX là một tổng đài được sử dụng trong các doanh nghiệp nó được giải thích là một bộ chuyển mạch tự động được cấu thành từ hệ thống máy nhánh và bộ đường trung kế có tác dụng để doanh nghiệp kết nối với bên ngoài. 

Trong hệ thống này, mỗi máy nhánh sẽ có một số điện thoại khác nhau dùng để liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp và tổng đài PABX sẽ cung cấp cho mỗi máy nhánh này một mã số để các máy nhánh này có thể kết nối được đường dây trung kế liên lạc bên ngoài doanh nghiệp.

Số lượng máy nội bộ tối thiểu của một tổng đài PABX là 4 máy, các doanh nghiệp lớn có số lượng máy nội bộ trong tổng đài PABX lên đến vài trăm máy. Hệ thống này đều sử dụng bộ đường dây trung kế là những số điện thoại được cung cấp bởi Bưu điện.

Hệ thống này cung cấp các đầu máy và đầu thuê bao tới từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp, phục vụ cho việc liên lạc, kết nối giữa các phòng ban này. Đồng thời hệ thống này cũng đóng vai trò cung cấp kết nối tới những nhà cung cấp các dịch vụ về viễn thông.

Rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng tổng đài này vì nó đem lại nhiều lợi ích không thể thay thế. Chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một số lợi ích của việc sử dụng tổng đài này ở phần sau của bài viết.

2. Một vài thông tin cần biết về tổng đài PABX

Ở phần trên, chúng tôi vừa giải thích PABX là gì. Bạn có thắc mắc tổng đài này hoạt động như nào? Hay lý do gì khiến nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài này đến vậy? Tất cả những thắc mắc này sẽ được giải đáp ngay thông qua nội dung dưới đây.

2.1. Cách thức tổng đài PABX hoạt động

PABX - Private Automatic Branch Exchange có phương thức hoạt động tương tự như Call Center. Có thể ví nó giống như một phiên bản nhỏ hơn của Call Center vậy. PABX cũng được cấu tạo từ các phần cứng và phần mềm. Bao gồm các bộ phận sau:

- Phần không thể thiếu của mọi tổng đài – điện thoại.

- PABX cũng được cấu tạo từ các bộ định tuyến.

- Phần không thể thiếu trong hoạt động của một hệ thống PABX là các modem.

- Apapters cũng là một bộ phận cần thiết trong hoạt động của hệ thống tổng đài này.

- Bộ chuyển mạch là một thành phần thiết yếu.

- Cuối cùng hệ thống này hoạt động được là nhờ có cấu tạo từ các Hubs.

Như đã trình bày ở phần trên, số  máy tối thiểu để hệ thống này có thể hoạt động là 4 máy, thêm vào đó, để hoạt động được thì hệ thống PABX của các doanh nghiệp cũng cần có sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp. Những nhà cung cấp này cung cấp đường dây trung kế giúp tổng đài PABX của doanh nghiệp có thể liên lạc với bên ngoài.

2.2. Một số chức năng và dịch vụ của tổng đài PABX

Là một tổng đài được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và sử dụng, PABX cung cấp một số tính năng và dịch vụ có thể kể đến như:

- Thông báo cho người dùng biết nếu số điện thoại họ gọi đang bận hay không, đồng thời hệ thống này cũng có tính năng tự động gọi lại.

- Hệ thống cũng cho phép người dùng sử dụng chức năng đợi cuộc gọi và chuyển tiếp cuộc gọi.

- Khi sử dụng tổng đài PABX, doanh nghiệp có thể tạo cuộc gọi hội hợp giữa nhiều bên khác nhau.

- Hiện cửa sổ Pop – Up bao gồm các thông tin về thuê bao vừa gọi đến đầu máy của doanh nghiệp.

- Cho phép nhân viên của doanh nghiệp thực hiện việc ghi âm cuộc gọi nội bộ hay là cuộc gọi với khách hàng.

- Người dùng hệ thống này có thể để lại lời  nhắn thoại cho thuê bao đang bận hoặc tắt máy.

- Cho phép nhân viên của doanh nghiệp thực hiện việc quay số trực tiếp.

- Cho phép người dùng đánh số các liên lạc và tạo nhóm các liên lạc của họ.

- Hơn nữa, tổng đài này còn có chức năng tích hợp với API.

- Doanh nghiệp có thể phân quyền sử dụng tổng đài PABX của họ cho Ext.

Qua phân tích, có thể thấy PABX cung cấp rất nhiều tính năng tiện lợi. Vì vậy, hiện tại tổng đài này có rất nhiều tùy chọn để sử dụng cùng với những... phần mềm quản lý khách hàng CRM để hỗ trợ cho hoạt động quản lý trong nội bộ doanh nghiệp, quản lý khách hàng.

2.3. Lợi ích khi sử dụng tổng đài PABX

Bên cạnh những tính năng mà PABX cung cấp thì những lợi ích mà tổng đài này cung cấp cũng là một lý do để các doanh nghiệp lựa chọn nó cho doanh nghiệp mình.

2.3.1. Không mất phí khi gọi nội bộ

Trong nội bộ doanh nghiệp, nhân viên có thể liên lạc, gọi điện, trao đổi với nhau một cách hoàn toàn miễn phí. Tổng đài này cho phép tạo các cuộc đàm thoại giữa nhiều người không tốn một chi phí nào. Do đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí tương đối lớn.

Bên cạnh các cuộc gọi nội bộ, các cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng cũng hoàn toàn không mất phí. Thử tính toán mà xem, nếu nhân viên liên lạc với khách hàng bằng cước phí thông thường thì hàng tháng doanh nghiệp sẽ phải trả một khoản cước phí khổng lồ.

2.3.2. Tối ưu việc liên lạc giữa người lao động

Một ưu điểm không thể không nhắc đến của tổng đài PABX đó là nó giúp cho các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp liên lạc với nhau nhanh hơn.

Việc các thông tin được truyền tải một cách nhanh chóng khiến cho hiệu suất công việc tăng. Việc sử dụng từ khóa đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.

2.3.3. Một số lợi ích khác

Bên cạnh những lợi ích ưu việt vừa trình bày ở trên, PABX còn cung cấp cho doanh nghiệp một số lợi ích khác:

-  Sử dụng PABX giúp các cuộc gọi nội bộ được bảo mật một cách tốt hơn. Bảo vệ thông tin nội bộ luôn là một vấn đề quan trọng của nhiều doanh nghiệp.

- Để giảm các khoản chi phát sinh cho doanh nghiệp thì tổng đài PABX còn cho phép doanh nghiệp thực hiện chặn các cuộc gọi không mong muốn.

- Tối ưu  hơn trong việc quản lý chi phí: Có thể quản lý các cuộc gọi của từng nhân viên thông qua tài khoản.

- Tích hợp tính năng liên kết các trụ sở của doanh nghiệp với nhau, giảm các khoản chi cho doanh nghiệp.

- Có thể cài đặt kịch bản chuông cho từng máy nhánh trong hệ thống và tích hợp lời chào cho khách hàng khi khách hàng gọi cho doanh nghiệp.

Từ sự liệt kê ở trên, có thể thấy bên cạnh những lợi ích về kinh tế thì tổng đài PABX còn đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích trong quản lý.

Hy vọng rằng qua những nội dung mà đội ngũ biên tập của chúng tôi trình bày đã đem đến cho quý bạn đọc những thông tin bổ ích về PABX là gì.