Phần mềm ERP của Vinamilk, cách nâng tầm doanh nghiệp

1. Thông tin khái quát về phần mềm ERP của Vinamilk

Vinamilk hay có tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam. Được thành lập vào ngày 20/8/1976, Vinamilk giờ đã trở thành một doanh nghiệp mang tầm cỡ quốc gia với việc chiếm đến 80% thị phần sữa tại Việt Nam. Chưa dừng lại ở đó, bước chân của Vinamilk còn vươn ra khu vực và thế giới với việc xuất khẩu sản phẩm sang các nước như Ba Lan, Đức, Thái Lan, và một số nước ở Trung Đông,...

Việc mở rộng hệ thống không ngừng với quy mô lớn đã đặt ra vấn đề lớn cho Vinamilk trong quá trình quản trị và hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp mình. Vì thế, để giải quyết bài toán này, Vinamilk đã ứng dụng phần mềm ERP vào năm 2007, nhằm tạo nên một nền tảng kết nối và xuyên suốt tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp một cách dễ dàng nhưng vô cùng rõ ràng và hiệu quả nhất.

Phần mềm ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, dịch ra tiếng Việt là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một công cụ sở hữu các chức năng cho việc quản lý các quy trình kinh doanh theo từng chiến lược cụ thể và cung cấp cũng như quản lý các thông tin chung của doanh nghiệp một cách chính xác nhất.

Chỉ với 2 năm thử nghiệm sử dụng phần mềm ERP, Vinamilk đã có được những thu hoạch rất khả quan với quá trình quản lý của mình. Việc kết nối toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp đã được thực hiện một cách vô cùng ổn định. Từ trụ sở chính, các kho hàng, nhà máy, cho đến hệ thống bán hàng trên toàn quốc đều có những liên kết vô cùng rõ ràng. Tạo nền tảng và cơ sở vô cùng thuận lợi cho việc quản lý và nắm bắt cơ sở dữ liệu của từng điểm được xây dựng.

Với sự ổn định trong việc vận hành và triển khai dựa trên phần mềm ERP của Vinamilk, doanh nghiệp đã nâng cao được lợi thế cạnh tranh, lọt vào top 200 công ty có doanh thu lên tới tỷ USD tốt nhất ở Châu Á - Thái Bình Dương.

Và đây chính là kết quả đáng mong đợi mà ông lớn ngành sữa Việt Nam mong muốn nhận được sau khi chi tới 4 triệu USD cho phần mềm ERP này. Vậy, cụ thể hơn thì phần mềm ERP của Vinamilk đã mang đến những giải pháp gì cho công ty?

2. Thông tin chi tiết về phần mềm ERP của Vinamilk

2.1. Vinamilk trước khi sử dụng phần mềm ERP

Trước khi Vinamilk sử dụng phần mềm ERP cho hoạt động quản lý sản xuất, quản lý chiến lược kinh doanh hay quản lý mua bán hàng hóa thì Excel và một số phần mềm lỗi thời khác đã được áp dụng cho từng quy trình. Điều này đã tạo ra những hạn chế và khó khăn vô cùng lớn với một doanh nghiệp đa dạng về sản phẩm và cóp quy mô phát triển tầm cỡ như Vinamilk. 

Cụ thể thì một vài khó khăn với Vinamilk trong những giai đoạn chưa áp dụng công cụ ERP như sau:

2.1.1. Khó khăn trong việc quản lý đầu vào và đầu ra

Với việc quản lý đầu vào và đầu ra một cách hoàn toàn thủ công, Vinamilk xảy ra rất nhiều vấn đề trong quá trình nắm bắt số liệu và kiểm kê một cách chính xác. Những vấn đề xảy ra trong công tác kiểm soát đầu vào, đầu ra của nguyên liệu, công cụ sản xuất, sản phẩm có thể kể đến như:

- Số lượng hàng hóa tồn kho quá lớn, trong khi đó, mức độ tiêu thụ sản phẩm lại có phần chậm hơn. Việc không cân bằng được số lượng hàng hóa bán ra và số lượng hàng hóa tồn kho khiến cho việc sản xuất tràn lan, lãng phí.

- Khả năng tối ưu hóa về công suất làm việc của máy móc, công nhân chưa thực sự hiệu quả.

Chỉ với 2 vấn đề cơ bản như trên thôi đã khiến cho Vinamilk phải nhận một sự ảnh hưởng to lớn về lợi nhuận, doanh thu. Mà đây là một điều mà không bất cứ doanh nghiệp nào mong muốn.

2.1.2. Hoạt động hạch toán chi phí chưa hiệu quả

Hạch toán các chi phí là một vấn đề vô cùng quan trọng và nhạy cảm của mỗi doanh nghiệp. Nếu như chỉ hạch toán và quản lý giấy tờ, chứng từ một cách thủ công thì việc xảy ra sai sót hay nhầm lẫn là rất dễ xảy ra. 

Từ những sai lầm trong quá trình hạch toán sẽ có thể dẫn đến những sai lầm khác to hơn và gây ra các thiệt hại, mất mát cho chính Vinamilk nếu như không kiểm soát kỹ càng.

2.1.3. Thiếu sự đồng bộ giữa các khâu

Doanh nghiệp vận hành dựa vào sự tương tác và phối hợp giữa các bộ phận với nhau. Và Vinamilk cũng vậy, với quy mô lớn như thế, Vinamilk cần có sự đồng bộ giữa các khâu với nhau. Từ quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, xử lý đơn hàng, số lượng tồn kho,... tất cả đều cần được liên kết và phối hợp một cách chặt chẽ để đảm bảo dây chuyền hoạt động của doanh nghiệp được vận hành một cách ổn định nhất.

2.1.4. Dữ liệu khó chia sẻ và truyền tải

Việc không có một phần mềm chung và mỗi bộ phận sẽ sử dụng phần mềm riêng phù hợp với tính chất công việc khiến cho quá trình chia sẻ, liên kết dữ liệu bị khó khăn trong chính nội bộ công ty Vinamilk. Do đó mà quá trình phối hợp, hợp tác cũng như nắm bắt thông tin nội bộ bị ảnh hưởng khá đáng kể.

Xem thêm: Phần mềm ERP của FPT

2.2. Những đột phá phần mềm ERP mang lại cho Vinamilk

Với việc sử dụng phầm mềm ERP trong doanh nghiệp, Vinamilk đã nhận được những giải pháp rất tích cực mà ERP mang lại.

2.2.1. Nguồn nhân lực được cải thiện hiệu quả

Áp dụng phần mềm ERP, Vinamilk đã thấy được sự hiệu quả trong công việc mà mỗi nhân viên mang lại. ERP giảm sát và quản lý công việc của từng nhân viên một cách sát sao khi cung cấp các dữ liệu mà nhân viên thực hiện trong phần công việc của mình. Điều này đảm bảo cho quá trình nắm bắt thông tin về tình trạng kho hàng, vấn đề công nợ hay doanh thu trở nên rõ ràng và cụ thể hơn.

hêm vào đó, ngay khi có được những dữ liệu liên quan, ERP sẽ phân tích và đề xuất,đưa ra những kế hoạch, phương hướng giải quyết cụ thể để xử lý bất cập. Điều này hạn chế được những rủi ro cũng như góp phần tinh giảm nguồn nhân lực không cần thiết cho Vinamilk.

2.2.2. Mang đến một góc nhìn tổng quát

Đối với Vinamilk, là một doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm về sữa, có ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe con người, do đó mà rủi ro có thể đến là rất lớn nếu không kiểm soát kỹ. Vì thế, chất lượng sản phẩm luôn được đặt lên hàng đầu, bao gồm cả quá trình sản xuất, vận chuyển và lưu kho.

Yêu cầu này đồi hỏi Vinamilk cần có một sự liên kết và phối hợp từ hệ thống nhà máy, kho hàng cho tới bộ phận vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm. Và với phần mềm ERP, mọi chuyện đã được đơn giản hơn rất nhiều. Chỉ cần cập nhật thông báo trên phần mềm ERP của Vinamilk là những bộ phận khác có thể nắm bắt và cập nhật để xác định cách giải quyết tối ưu nhất. 

Sự tổng thể mà phần mềm ERP cung cấp đóng vai trò quan trọng với một doanh nghiệp lớn như Vinamilk khi bao gồm quá nhiều khối và bộ phận liên quan.

2.2.3.Tối ưu hóa quá trình thanh toán

Một trong những tính năng nổi bật mà phần mềm ERP của Vinamilk đem đến đó chính là tự động trong thanh toán. Chỉ cần đến đúng hạn, việc thanh toán cho các nhà cung cấp đã được thiết lập sẽ được hệ thống thực hiện. Giao dịch nhanh chóng, đơn giản và an toàn, đó chính là điểm mạnh của phần mềm ERP khi có sự liên kết với hệ thống các ngân hàng.

2.2.4. Góp phần đơn giản hóa trong các nghiệp vụ

Trong quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm thì sẽ có rất nhiều vấn đề liên quan như các chính sách khuyến mãi, ưu đãi giảm giá,... Và mỗi dòng sản phẩm lại có những chương trình riêng biệt. Điều này tạo áp lực không nhỏ cho Vinamilk trong việc kiểm soát, thống kê những vấn đề này.

Và với phần mềm ERP, mọi quy trình nghiệp vụ đều trở nên đơn giản hơn khi doanh nghiệp có thể cập nhật các thông tin vô cùng dễ dàng, đảm abro quá trình lưu trữ thông tin chính xác, tiện lợi.

Với việc áp dụng phần mềm ERP của Vinamlik, doanh nghiệp đã cho thấy được những ưu điểm trong việc chuyển đổi số cho quá trình quản lý. Và chính nước đi này đã phần nào đóng góp vào sự phát triển ổn định, bền vững mà Vinamilk tạo dựng được ngày hôm nay. Đây sẽ là ví dụ tiêu biểu cho các doanh nghiệp khác với việc hướng đến sử dụng các phầm mềm quản lý mua bán hàng để có được sự hiệu quả trong quy trình nghiệp vụ và mang đến sự hoạt động ổn định cho doanh nghiệp.

Trên đây chính là các thông tin tổng hợp về phần mềm ERP của Vinamilk. Mong rằng, bài viết đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp này cũng như hướng đến sự chueyern đổi số trong công atsc quản lý của doanh nghiệp. Phần mềm Quản lý mua hàng 365 sẽ là một công cụ gợi ý cho các doanh nghiệp trong việc tìm một giải pháp quản lý hoạt động mua bán hàng hiệu quả nhất.