Ưu và nhược điểm của các hình thức thanh toán phổ biến hiện nay

1. Tổng quan về các hình thức thanh toán phổ biến hiện nay

Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ cần phải quyết định loại hình thanh toán nào sẽ được chấp nhận từ khách hàng. Một số hình thức thanh toán phổ biến nhất hiện nay bao gồm: Tiền mặt, Séc, Thẻ ghi nợ, Thẻ tín dụng, Thanh toán di động, Chuyển khoản ngân hàng điện tử…

Việc cung cấp nhiều hình thức thanh toán có thể giúp bạn thu hút nhiều khách hàng hơn và khuyến khích khách hàng của bạn mua hàng với khối lượng và số lượng lớn hơn. Tuy nhiên, mỗi hình thức thanh toán cũng có những ưu điểm, nhược điểm và chi phí liên quan nhất định.

Xem thêm: Phiếu yêu cầu mua hàng

2. Tìm hiểu chi tiết về các hình thức thanh toán phổ biến

2.1. Cơ sở để lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp

Địa điểm kinh doanh và chủng loại hàng hóa là những yếu tố có vai trò quan trọng, tác động trực tiếp đến việc quyết định hình thức thanh toán nào sẽ được một doanh nghiệp áp dụng.

Chẳng hạn, nếu bạn bán hàng trực tuyến của mình thì hình thức thanh toán điện tử sẽ là bắt buộc. Tương tự, nếu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có giá trị cao, việc chi trả bằng quá nhiều nhiều tiền mặt đôi khi cũng có thể khiến khách hàng cảm thấy không thoải mái, do đó séc, thẻ hoặc thanh toán di động có thể là những lựa chọn tốt hơn.

Mặt khác, nếu bạn bán các mặt hàng có giá trị thấp thì khách hàng của bạn có thể thích thanh toán bằng tiền mặt hơn. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt cũng có thể phổ biến nếu bạn mở cửa hàng ở khu vực có nhiều người không có tài khoản ngân hàng.

2.2. Tìm hiểu ưu và nhược điểm của các hình thức thanh toán

Bất kể bạn cung cấp hình thức thanh toán nào thì cũng sẽ có những ưu điểm và nhược điểm đối với mỗi loại.

2.2.1. Thanh toán bằng tiền mặt

Đây là một trong những hình thức thanh toán phổ biến và tiện dụng nhất từ trước tới giờ. Ưu điểm thiết thực nhất đó là cả người trả tiền và người nhận tiền đều sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào khi thanh toán bằng tiền mặt.

Tuy nhiên, hình thức thanh toán bằng tiền mặt cũng tồn tại nhiều bất cập.

Bất cập dễ dàng nhận thấy nhất đó là khách hàng của bạn có thể không muốn mua hàng với số lượng và khối lượng lớn nếu phải chi trả bằng tiền mặt. Ngoài ra, việc lưu trữ tiền mặt tại địa điểm kinh doanh hoặc nhà của bạn, hay mang tiền đến ngân hàng có thể tồn tại những rủi ro nhất định. Thêm vào đó, việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ đôi khi cũng khiến bạn khá đau đầu.

Một bất cập cuối cùng đó là việc kiểm tra lại số tiền thu chi vào cuối mỗi ngày rất tốn thời gian.

2.2.2. Thanh toán bằng séc

Nếu doanh nghiệp của bạn có hỗ trợ hình thức thanh toán bằng séc, thì có thể khách hàng sẽ mua hàng thường xuyên hơn hoặc mua hàng với số lượng và khối lượng lớn hơn.

Séc cũng được coi là một hình thức thanh toán an toàn cho cả người mua hàng và người bán hàng. Khách hàng có thể thoải mái mua hàng hóa số lượng lớn một cách an toàn và người bán hàng cũng không cần thiết phải giữ nhiều tiền mặt trong cửa hàng của mình. Ngoài ra, bạn cũng sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào khi thanh toán bằng séc.

Tuy nhiên, thanh toán bằng séc cũng chưa phải là một hình thức tối ưu. Sau khi gửi séc, bạn sẽ cần đợi ngân hàng xử lý séc và chuyển tiền vào tài khoản của mình. Đôi khi, sẽ xuất hiện những rủi ro nhất định, chẳng hạn như ai đó sẽ thanh toán bằng séc giả hoặc séc sẽ bị trả lại nếu khách hàng không có đủ tiền và dĩ nhiên là bạn sẽ không nhận được số tiền thanh toán.

2.2.3. Thanh toán bằng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc thẻ trả trước

Hình thức thanh toán bằng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc thẻ trả trước cũng có một số ưu điểm tương tự như hình thức thanh toán bằng séc.

Đấu tiên, đây là một hình thức thanh toán không chạm rất tiện dụng, góp phần khuyến khích khách hàng mua hàng thường xuyên hơn hoặc mua hàng với số lượng lớn hơn. Hình thức thanh toán này cũng đảm bảo an toàn về mặt tài chính cho người mua hàng. Đặc biệt, khách hàng có thể thanh toán nhanh chóng và thuận tiện hơn so với tiền mặt hoặc séc.

Đối với người bán hàng, họ cũng sẽ không phải giữ nhiều tiền mặt trong cửa hàng của mình, Bên cạnh đó, họ cũng không cần phải lo lắng về vấn đề séc “xấu” hoặc tiền giả.

Ngoài ra, thanh toán điện tử bằng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc thẻ trả trước còn cho phép khách hàng nước ngoài mua hàng dễ dàng hơn.

Tiện lợi và nhiều ưu điểm là vậy, nhưng hình thức thanh toán này cũng vẫn còn tồn tại khá nhiều bất cập.

Đầu tiên đó là bạn sẽ phải đợi giao dịch được xử lý hoàn tất thì mới có thể nhận được tiền vào tài khoản của mình. Quá trình này đôi khi có thể mất từ một đến ba ngày.

Ngoài ra, khách hàng hoặc người bán hàng có thể sẽ phải trả phí giao dịch bằng một tỷ lệ phần trăm nhỏ của giao dịch. Mặc dù thẻ ghi nợ thường có phí thấp hơn, nhưng nhìn chung thì việc phải mất thêm phí giao dịch đôi khi cũng vẫn khiến bạn cảm thấy khó chịu.

Mặt khác, người bán hàng cũng sẽ cần mua hoặc thuê một thiết bị để chấp nhận thanh toán. Có thể là máy POS, máy quét mã thẻ, các phần mềm quản lý mua bán hàng, chẳng hạn như phần mềm quản lý mua hàng 365… Rủi ro cũng có thể tiềm ẩn nếu khách hàng sử dụng thẻ giả hoặc thẻ bị đánh cắp để mua hàng.

2.2.4. Thanh toán di động

Ưu điểm dễ thấy nhất của hình thức thanh toán di động đó là có thể nhanh chóng và thuận tiện hơn so với tiền mặt hoặc séc. Bạn cũng sẽ không phải lo lắng về séc “xấu” hoặc tiền giả.

Tương tự như thanh toán bằng séc, thanh toán bằng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc thẻ trả trước, hình thức thanh toán này cũng có thể khuyến khích khách hàng mua hàng thường xuyên hơn hoặc mua nhiều hàng hóa hơn. Bên cạnh đó, thanh toán di động cũng đảm bảo an toàn cho cả người mua hàng và người bán hàng.

Thanh toán di động đối khi có thể đáng tin cậy hơn thanh toán bằng thẻ ở một số khu vực nhất định. Khách hàng ở nước ngoài cũng có thể mua hàng và thanh toán dễ dàng hơn.

Ngoài ra, nếu bạn bán hàng tại chợ, hội chợ hoặc triển lãm thương mại thì hệ thống thanh toán di động sẽ tỏ ra rất hữu hiệu.

Tuy nhiên, bạn cũng sẽ phải đợi giao dịch được xử lý hoàn tất trước khi nhận được tiền vào tài khoản của mình. Tương tự như thanh toán bằng séc hay thẻ, quá trình này cũng thường mất ít nhất là một ngày.

Bạn có có thể phải trả phí giao dịch và mua hoặc thuê một thiết bị để chấp nhận thanh toán. Ngoài ra, nếu khách hàng sử dụng thông tin thanh toán giả mạo hoặc bị đánh cắp để mua hàng thì người bị liên đới trách nhiệm chính là bạn.

2.2.5. Chuyển khoản ngân hàng hoặc ví điện tử

Hình thức chuyển khoản ngân hàng hoặc ví điện tử thường được sử dụng rất nhiều trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ giữa các doanh nghiệp. Những giao dịch mua bán này thường được tiến hành với số lượng hàng hóa hay sản phẩm dịch vụ lớn.Chính ưu điểm an toàn và không cần phải trả phí là nguyên nhân chủ yếu để hình thức thanh toán này được sử dụng rộng rãi.

Bên cạnh đó, bạn có thể chuyển khoản để thanh toán rất dễ dàng chỉ với một vài thao tác trên điện thoại hoặc máy tính.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, khách hàng cá nhân hay tổ chức không phải là doanh nghiệp có thể không cảm thấy thoải mái khi chuyển tiền trực tiếp từ tài khoản ngân hàng của họ đến doanh nghiệp của bạn.

Bạn cũng sẽ phải đợi giao dịch được xử lý trước khi nhận được tiền vào tài khoản của mình. Thêm vào đó, việc thiết lập loại giao dịch này với ngân hàng của mình và ngân hàng của khách hàng đôi khi khá mất thời gian.

3. Chuẩn bị hệ thống thanh toán cho doanh nghiệp

Tùy thuộc vào các hình thức thanh toán, bạn sẽ có thể cần dành nhiều thời gian hơn cho việc vận hành hệ thống thanh toán của doanh nghiệp.

Nếu bạn kinh doanh nhỏ lẻ và chỉ chấp nhận tiền mặt, thì việc chuẩn bị khá đơn giản. Bạn chỉ cần mua một máy tính tiền và sổ bán hàng bằng giấy. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ đều cần theo dõi hàng tồn kho và doanh số bán hàng theo một quy trình chi tiết hơn. Vì vậy việc khách hàng thanh toán bằng thẻ hoặc thanh toán kỹ thuật số đang tỏ rõ mức độ hiệu quả hơn thanh toán bằng tiền tiền mặt.

Nếu doanh nghiệp của bạn chấp nhận thanh toán không dùng tiền mặt thì mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp là lựa chọn đúng đắn. Bạn nên tách biệt tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp. Điều này cũng giúp cho việc kê khai thuế dễ dàng hơn.

Trên đây là những thông tin tổng hợp về các hình thức thanh toán phổ biến nhất hiện nay. Mỗi hình thức thanh toán đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Bạn cần dựa trên quy mô và hình thức bán hàng, chủng loại hàng hóa, đối tượng khách hàng và một số yếu tố khác để lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp. Bạn cũng có thể kết hợp nhiều hình thức thanh toán để thu hút nhiều đối tượng khách hàng hơn và phát triển hoạt động kinh doanh.