Giới thiệu phần mềm quản lý công việc của Microsoft - To Do

1. Tổng quan về phần mềm quản lý công việc của Microsoft

Để giải quyết được vấn đề quản lý công việc của tất cả mọi người, tập đoàn công nghệ Microsoft đã cho ra mắt ứng dụng To Do, cho phép mọi người có thể giải quyết vấn đề quá tải công việc cho tất cả mọi người. 

Với ứng dụng này, các bạn có thể tự do lập kế hoạch của bản thân theo giờ, theo ngày, theo tuần và thực hiện nó. Ứng dụng cũng luôn nhắc nhở cho người dùng vào mỗi ngày về số lượng công việc cần thực hiện để các công việc này không bị bỏ quên. 

Phần mềm này có thể sử dụng trên nhiều hệ điều hành khác nhau như: Microsoft, Android, website, mac, IOS. Các bạn có thể vừa sử dụng được phần mềm trên điện thoại, cũng có thể sử dụng trên máy tính hay laptop cá nhân vô cùng tiện lợi. 

Khi mọi người lập kế hoạch trên máy tính thì ứng dụng trên điện thoại cũng được tự động đồng bộ thông tin nhanh chóng, mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng, không phải nhất thiết lúc nào cũng phải sử dụng được máy tính mới có thể xem được kế hoạch công việc của mình. 

Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc của Microsoft To Do trong phần (2) bài viết. 

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc của Microsoft

Đã bao giờ gặp phải tình huống, đang nằm trên giường chuẩn bị đi ngủ thì chợt nhớ ra mình đang còn công việc chưa được giải quyết mà sáng mai đã là deadline hay chưa? Lúc đó lại phải bật đèn để làm việc trong một trạng thái chẳng mấy hứng khởi, có khi tới sáng mai cũng chẳng thể hoàn thành. 

Với phần mềm này, các bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch cho bản thân, vào mỗi buổi sáng khi các bạn thức dậy thì sẽ nhìn thấy các thông báo về công việc trên thông báo điện thoại như một lời giục giã để các bạn nhanh chóng thức dậy để hoàn thiện các công việc này. 

Khi sử dụng phần mềm, các bạn sẽ lập kế hoạch công việc một cách hợp lý theo phương pháp list, kanban hay gantt,... Những công việc ưu tiên sẽ được thực hiện trước tiên, các công việc kém ưu tiên hơn sẽ được thực hiện vào thời gian sau đó, có thể là cuối ngày, khi các công việc đã được hoàn thiện. 

Phần mềm sẽ giúp cho các bạn có thể hoàn thành được công việc theo đúng deadline được giao, không bị trì trệ từ ngày này qua ngày khác. Nhờ đó, các bạn cũng nâng cao được khả năng thực hiện công việc, phát triển bản thân và làm hài lòng những người quản lý. Từ đó, mở rộng cơ hội việc làm, sở hữu mức lương cao hơn, được xem xét về việc thăng tiến trong công việc. 

3. Những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý công việc Microsoft

3.1. Quản lý các nhiệm vụ 

Ngay từ những ngày trước, tuần trước, mọi người đã có thể bắt tay vào việc lập kế hoạch thực hiện công việc cho bản thân. Với những đầu việc hoặc dự án lớn thì mọi người có thể chia nhỏ thành các nhiệm vụ nhỏ để thực hiện từng nhiệm vụ một. Phần mềm sẽ trở thành bộ não để ghi nhớ tất cả những nhiệm vụ này để các bạn có thể thảnh thơi học tập, làm việc mà không sợ thiếu sót bất cứ nhiệm vụ nào. 

Các công việc sẽ được cập nhật trực tuyến và đồng bộ trên các thiết bị nên các bạn sẽ chỉ cần điện thoại hoặc máy tính có kết nối mạng là có thể thực hiện được việc lập kế hoạch và quản lý công việc của mình. Các nhiệm vụ sẽ được sắp xếp khoa học để người dùng có thể quan sát và lướt, điểm nhanh qua các nhiệm vụ để làm việc hiệu quả hơn. 

3.2. Nhắc nhở thực hiện công việc mỗi ngày

Người dùng có thể cài đặt thời gian làm việc của mình theo thời gian mong muốn, vào mỗi buổi sáng hay theo từng khoảng thời gian trong ngày. Căn cứ theo thời gian đã được cài đặt thì phần mềm sẽ thông báo, nhắc nhở các bạn những đầu việc cần phải thực hiện. 

Dù cho các bạn đang rảnh rỗi hay còn đang vướng bận với các công việc khác thì cũng cần phải chú ý để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc một cách nhanh nhất. Đây chính là tiện ích cho người dùng không bao giờ quên được nhiệm vụ quan trọng của mình trong mỗi ngày. 

Khi gần tới deadline, phần mềm cũng thông báo cho người dùng để có thể hoàn thiện nhanh nhất và bàn giao cho các bộ phận khác hoặc cấp trên để cải thiện được tiến độ công việc trong ngày. 

3.3. Dễ dàng chia sẻ việc cần làm với mọi người 

Bạn có thể chia sẻ những nhiệm vụ, công việc này cho anh em, bạn bè hoặc tất cả mọi người để cùng nhau thực hiện công việc. Như vậy, phần mềm không những mang lại lợi ích cho người dùng mà còn có thể mang lại lợi ích cho tất cả mọi người xung quanh. 

Nhất là với những người làm việc theo đội nhóm hoặc là những người quản lý, khi sử dụng phần mềm có thể chia sẻ thông tin các công việc cần làm để mọi người có thể thực hiện theo các nhiệm vụ này mà không cần thông qua thông báo. 

4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý công việc của Microsoft

Cách tải và đăng nhập vào phần mềm quản lý công việc của Microsoft To Do như thế nào? Người dùng cần thực hiện theo 4 bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng trên website của Microsoft, tải phần mềm To Do về điện thoại hoặc máy tính cá nhân của bạn. 

Bước 2: Người dùng cần đăng nhập tài khoản Microsoft qua số điện thoại, email hoặc skype. Nếu chưa có tài khoản Microsoft thì các bạn cũng có thể tạo tài khoản (thông qua số điện thoại, email hoặc skype). 

Bước 3: Khi đăng nhập, màn hình sẽ hiện lên câu hỏi về việc cho phép phần mềm truy cập vào dữ liệu tài khoản. các bạn sẽ click vào “Có” để xác nhận thông tin. 

Bước 4: Nhấn vào “Bắt đầu” để bắt đầu sử dụng phần mềm Microsoft To Do. 

Cách sử dụng phần mềm Microsoft To Do: 

Nếu các bạn muốn tạo thêm danh sách công việc thì chỉ cần nhìn vào khung bên trái màn hình và click vào mục “ + Danh sách mới”. Tại đây, các bạn có thể bắt đầu lên lịch làm việc cho bản thân. Các bạn có thể đặt tên cho đầu mục công việc của mình theo dự án, theo ngày tháng cần thực hiện. Sau đó, các bạn lên kế hoạch bằng việc thêm các nhiệm vụ nhỏ trong một nhiệm vụ lớn đó. Ở mỗi nhiệm vụ, các bạn có thể thêm các ghi chú cần thiết, thời gian nhắc nhở hoặc deadline phải hoàn thành công việc đó. 

Ứng dụng được sử dụng bằng tiếng Việt nên các bạn rất dễ dàng thao tác và tiếp cận sử dụng nhanh chóng. Chỉ cần vài ba phút là các bạn cũng có thể làm quen và sử dụng được thành thạo phần mềm. 

Ngoài ra, còn rất nhiều các phần mềm quản lý công việc khác, các bạn có thể tham khảo thêm để đưa ra lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, với một phần mềm miễn phí, dễ sử dụng và đầy đủ như Microsoft thì chắc chắn sẽ là một sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Tôi tin chắc là như vậy. Hãy thử sử dụng phần mềm Microsoft để quản lý công việc của mình hiệu quả hơn nhé!

Mong rằng bài viết về phần mềm quản lý công việc của Microsoft đã giúp bạn tự tin hơn trong việc ra quyết định sử dụng phần mềm này. Chúc các bạn có thể làm việc được hiệu quả, nhanh chóng và thoải mái hơn với phần mềm quản lý công việc To Do.