Wednesday , 28/02/18
NEWS

Phương pháp làm việc hiệu quả cho dân văn phòng – Personal Kanban

Công việc văn phòng thường bị coi là dễ ngao ngán nhất. Không chỉ bởi khối lượng công việc mà còn bởi tính chất mang tính lặp lại của nó. Vậy phải có phương pháp nào giúp hội gia đình công sở thoát ra khỏi cái vòng ngao ngán ấy và hoàn thành tốt công việc của mình một cách đầy hào hứng chứ nhỉ. Personal Kanban ra đời sẽ giúp các bạn đạt được điều ấy.

>>> Đối với công ty/doanh nghiệp, sẽ cực kỳ hiệu quả khi áp dụng nguyên tắc này vào việc tuyển dụng nhân viên hành chính làm việc trong văn phòng bạn. Khi đó bạn có thể truyền lại phương pháp này để giúp nhân viên của mình đạt được hiệu suất cao, tránh sự nhàm chán trong công việc!

Hiểu về Personal Kanban

Phương pháp làm việc hiệu quả cho dân văn phòng – Personal Kanban

Hiểu một cách đơn giản, Personal Kanban là hệ thống quản lý công việc ở mức cơ bản nhất. Điểm mạnh của nó là tính hệ thống sẽ giúp chúng ta không bị chồng chéo công việc, giải quyết theo sự sắp đặt từ trước sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều, lại đảm bảo được tính logic.

Làm theo nguyên tắc hoạt động của Personal Kanban

Phương pháp này hoạt động dựa trên 2 nguyên tắc chính.:

  • Trực quan hóa công việc
  • Giới hạn khối lượng công việc đang thực hiện

Phương pháp làm việc hiệu quả cho dân văn phòng – Personal Kanban

Nguyên tắc 1 mang tới cho chúng ta cái nhìn tổng thể về khối lượng việc làm. Dựa vào cái nhìn này, mỗi người có thể nhìn thấy được việc tiếp theo sẽ giải quyết (về sự ưu tiên thực hiện và thời gian hoàn thành). Đặc biệt khi không hài lòng thực sự vè sự sắp xếp đó thì hệ thống cho phép bạn được thiết lập lại toàn bộ.

Nguyên tắc 2 sẽ đưa đến hình dung về công việc một cách dễ dàng, rằng bạn sẽ làm gì trước, làm gì sau theo trình tự lớp nang. Từ đó, bạn sẽ thấy mình tiết kiệm được rất nhiều công sức và tạo được hiệu quả rõ rệt trong công việc.

>>> Xem thêm: Tận dụng 10 phút cuối ngày làm việc để tăng năng suất công việc

Bắt đầu với Personal Kanban ngay thôi!

Chuẩn bị bảng công việc nhanh chóng với hình thức sau:

Chuẩn bị bảng công việc và chia làm ba cột dọc nhé. Nội dung từng cột lần lượt như sau: Việc cần làm, Việc đang làm và Việc đã hoàn thành.

Hãy đặt lịch trình, thời gian cụ thể cho Công việc cần làm. Khi nhận về một hay một vài công việc hãy đặt chúng vào cột Việc cần làm, sau đó cân nhắc mọi mặt cho nó, xem nó có cần thiết làm ngay không, thời gian thực hiện và thời gian kết thúc là khi nào, lần lượt, ưu tiên đưa lên trước những công việc cần làm.

Phương pháp làm việc hiệu quả cho dân văn phòng – Personal Kanban

Ở cột Việc đang làm sẽ lưu lại các công việc bạn đưa vào trong thời gian thực hiện của hiện tại. Khi này, bạn nên ghi thời gian làm việc cụ thể và sắp xếp theo mức độ việc ưu tiên đang được làm. Lưu ý bạn nên hạn chế khối lượng việc ở đây và dứt điểm giải quyết cho xong mọi việc ở ô Đang làm nhé.

Ngay khi làm xong việc nào đó thì hãy đưa chúng sang cột Việc đã hoàn thành.

Cứ thế theo một trình tự logic, dây chuyền bạn đã có được một phong cách làm việc rất chuyên nghiệp ngay trong chính sự đơn giản rồi đó. Đây chính là phương pháp làm việc hiệu quả cho dân văn phòng – Personal Kanban mà chúng ta nên học hỏi.

Tác giả: Timviec365.vn