Vai trò của quản lý dự án nội thất và bí quyết để quản lý hiệu quả

1. Quản lý dự án nội thất là gì?

Trước khi đi đến những vai trò quan trọng cùng bí quyết để có thể quản lý những dự án thiết kế nội thất hiệu quả thì chúng ta hãy cùng tìm hiểu về khái niệm một cách rõ ràng đã nhé!

Quản lý dự án nội thất là một công việc với công tác hoạch định bao gồm việc theo dõi, kiểm soát và kích thích tất cả những thành phần tham gia vào một dự án thiết kế nội thất. 

Qua quá trình đó, người quản lý có thể đưa ra những kế hoạch, phương hướng để đạt được những mục tiêu ban đầu đã đề ra (chi phí, chất lượng nội thất, thời gian hoàn thành dự kiến,...). Có thể nói, quản lý dự án nội thất là một công việc áp dụng các chức năng, hoạt động quản lý vào suốt quá trình của dự án nội thất nhắm đạt được những kết quả quả mục tiêu đã đề ra.

2. Vai trò của quản lý dự án nội thất

Như đã nhắc đến từ đầu, nội thất và thiết kế đang ngày càng được cá nhân và các tổ tổ chức quan tâm do nhu cầu nâng cao chất lượng cuộc sống, môi trường sống và làm việc của con người. Việc quản lý nội thất mang đến những vai trò quan trọng, quyết định rất nhiều vào tính thẩm mỹ cũng như thành công của toàn bộ công trình. Vậy những vai trò đó là gì?

2.1. Vai trò giúp nhà quản lý hoàn thành mục tiêu và kịp tiến độ công việc

2.1.1. Vai trò quan trọng trong hoàn thành mục tiêu

Đối với việc thiết kế nội thất, quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp những nhà quản lý công trình hành thành được mục tiêu đã đề ra từ ban đầu. Trong công tác thiết kế, lắp đặt, hoàn thành, tất cả đều cần được đảm bảo để thực hiện đúng tiến độ về thời gian và ngân sách đã được đưa ra ban đầu. Bên cạnh đó việc quản lý dự án nội thất còn giữ cho hạng mục công việc được nhất quán và diễn ra đúng quy trình.

2.1.2. Vai trò hạn chế việc chậm tiến độ công việc

Thiết kế và lắp đặt nội thất là một công việc đòi hỏi sự giám sát, sát sao. Trên thực tế, có không ít trường hợp những người thực hiện dự án nội thất quên mất hoặc làm trì trệ quá trình hoàn thành công việc khi không được sát sao. 

Thông thường, mỗi nhân viên thiết kế nội thất sẽ phải phụ trách một lúc khá nhiều khách hàng, mỗi dự án của mỗi khách hàng lại có những đặc điểm và tiến độ khác nhau đòi hỏi người nhân viên phải theo sát từng dự án một. Việc quản lý dự án nội thất hiệu quả sẽ giúp nhân viên, quản lý của công ty nội thất dễ dàng hơn trong việc thực hiện công việc. Từ đó, công việc được thực hiện cũng trở nên có hệ thống và đi đúng quy trình hơn. Kết quả công việc cũng tốt hơn và làm hài lòng được khách hàng của mình.

2.2. Vai trò định hướng các dự án nội thất cho nhà quản lý

Đối với các công ty, doanh nghiệp thiết kế nội thất thì việc tìm ra định hướng trong việc quản lý dự án là điều luôn được ưu tiên hàng đầu khi tiếp nhận công việc. Quản lý dự án nội thất sẽ giúp các nhà quản lý của chúng ta có thể kiểm soát được tất cả hoạt động của dự án. Khi đó, nếu có bất cứ vấn đề napf phát sinh trong quá trình sẽ được quản lý đưa ra giải pháp để điều chỉnh kịp thời.

Thông qua quản lý dự án thiết kế nội thất, các doanh nghiệp có thể theo sát được những số liệu của việc đo lường, thống kê lại từ đó có cơ sở để phân tích và đánh giá được toàn bộ quá trình thực hiện dự án nội thất. Dự án nội thất có được đi đứng hướng và đạt kết quả tốt hay không đều phụ thuộc rất nhiều vào quá trình quản lý này.

2.3. Vai trò quản lý thông tin của khách hàng

Khách hàng là một yếu tố quan trọng hơn cả trong bất cứ một giao dịch kinh doanh nào và dự án nội thất cũng vậy. Tiếp nhận và quản lý những thông tin của khách hàng cũng là một nhiệm vụ của quản lý dự án nội thất phải làm.

Qua nhiệm vụ này, có thể thấy công việc quản lý đóng góp một vai trò không thể thiếu trong quá trình thực hiện bất cứ một dự án nội thất nào. Nếu việc quản lý không được đảm bảo, những thông tin của khách hàng không được theo sát thì rất khó có thể tạo ra được thành quả thẩm mỹ cao như mong muốn cũng như không thể làm hài lòng chính khách hàng của mình.

Quản lý dự án sẽ giúp các nhà quản lý có thể dựa vào đó để phân công nhân lực một cách hiệu quả. Kiểm soát chặt chẽ các phản hồi cũng như khắc phục các vấn đề phát sinh liên quan đến phản hồi của khách hàng. Qua đó có thể cải tiến được công việc quản lý của toàn bộ quá trình dự án.

3. Bí quyết quản lý dự án nội thất hiệu quả cho doanh nghiệp

3.1. Trao đổi thông tin một cách thường xuyên

Việc trao đổi thông tin với các bên liên quan là một việc làm mà các doanh nghiệp nội thất nên lưu tâm. Những thông tin về các dự án nội thất cần được trao đổi để có thể nắm bắt một cách kịp thời. Bên liên quan là các nhà đầu tư, thành viên thực hiện dự án, khách hàng,... Việc trao đổi và nắm bắt thông tin sẽ giúp quản lý dự án xác định được rõ ràng mục tiêu cũng như xác định được yêu cầu phát sinh trong quá trình thực hiện.

Trao đổi thông tin một cách kịp thời cũng giúp các thành viên được cập nhật công việc liên tục để có thể theo kịp tiến độ và không làm mất thời gian lãng phí. Trong quá trình thực hiện, việc trao đổi cũng là cầu nối để giúp cho công việc thực hiện dự án nội thất được diễn ra suôn sẻ hơn.

3.2. Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong dự án nội thất

Việc phân công nhiệm vụ cho từng thành viên một cách cụ thể rõ ràng cũng là cách để nhà quản lý có thể kiểm soát tốt quá trình thực hiện dự án nội thất. Việc phân công này còn tạo ra tính minh bạch trong công việc cho từng vị trí chịu trách nhiệm cụ thể. Giúp cho công việc của từng cá nhân diễn ra dễ dàng hơn, xây dựng được những đức tính như chủ động, cố gắng trong công việc của mình. Từ đó cũng hỗ trợ người quản lý đánh giá năng lực cũng như hiệu suất làm việc của từng thành viên trong dự án hiệu quả hơn.

3.3. Xây dựng bản kế hoạch cụ thể cho từng dự án

Việc xây dựng một kế hoạch bài bản, cụ thể là một điều không thể thiếu đối với bất cứ một dự án quản lý nội thất nào. Việc xây dựng này được coi là chìa khóa để mở ra sự hiệu quả trong công việc. Chỉ khi nắm một bản kế hoạch đầy đủ, bài bản,có mục tiêu và phương hướng rõ ràng thì các nhà quản lý nói riêng và những công ty doanh nghiệp nội thất nói chung mới có thể biết được những công việc mà mình cần làm là gì, việc nào làm trước, việc nào làm sau để phù hợp với tiến độ của dự án.

3.4. Ứng dụng các công cụ quản lý dự án vào quá trình hoạt động

Một trong những phương pháp để quản lý dự án nội thất hiệu quả trong thời đại 4.0 hiện nay đó là sử dụng những công cụ quản lý công việc. Bên cạnh việc sử dụng các ứng dụng tryền thống như Excel, Google thì các nhà quản lý có thể tham khảo các công cụ tân tiến khác như phần mềm quản lý CRM trong thiết kế nội thất.

Sở hữu đầy đủ các tính năng cũng những tiện ích vượt trội mang lại của một công cụ quản lý công việc đắc lực, những phần mềm này hứa hẹn sẽ trở thành một giải pháp tuyệt vời có thể giải quyết được hầu hết những khó khăn mà các doanh nghiệp thiết kế nội thất đang gặp phải.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về quản lý dự án nội thất. Hy vọng bài viết này đã đem đến cho các bạn những thông tin bổ ích. Đừng quên theo dõi và truy cập vào trang web timviec365.vn để đón đọc những bài viết khác nhé!