Những điều bạn cần biết trước khi quản lý dự án theo mô hình Agile

Agile là từ viết tắt của Agile Software Development, chính là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được sử dụng để ứng dụng trong quy trình để phát triển phần mềm với mục đích đưa sản phẩm đến được tay của người tiêu dùng càng sớm càng tốt.

1. Những ưu, nhược điểm của việc quản lý dự án theo mô hình Agile

Agile xuất hiện ban đầu trong nền công nghiệp phát triển phần mềm nhằm mục đích hỗ trợ cho việc sắp xếp và cải tiến quá trình sản xuất. Qua đó, các nhà phát triển có thể nhận dạng, điều chỉnh về những vấn đề khiếm khuyết một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

1.1. Những ưu điểm mà Agile mang lại

- Đây là một phương pháp có thể được dùng để thay thế cho cách tiếp cận Waterfall truyền thống. Agile có thể cung cấp cho bạn những phương pháp để quản lý giúp cho các nhóm làm việc ra đời những sản phẩm tốt và nhanh hơn thông qua các phiên ngắn và các phiên tương tác hoặc các sprint.

Khi nhu cầu của khách hàng ngày một tăng cao cũng chính là lúc mà cạnh tranh giữa các đối thủ trên thị trường trên cùng một phân khúc khách hàng cũng tăng cao hơn, đòi hỏi những trưởng dự án cần phải tiếp cận cho mình những phương án tối ưu  và hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian công sức của nhân viên đồng thời giúp cho việc chạy dự án trở nên trơn tru hơn.

- Quản lý dự án theo mô hình Agile giúp cho việc thay đổi một cách dễ dàng hơn: Dự án có thể được chia thành các phần nhỏ, tách biệt nhau, không phụ thuộc lẫn nhau. Chính vì vậy mà quản lý dự án theo mô hình Agile khiến cho việc thay đổi trở nên dễ dàng hơn ở bất kỳ một giai đoạn nào của dự án. 

- Bạn không cần phải nắm mọi thông tin ngay từ đầu: Việc này phù hợp với những dự án chưa xác định được mục tiêu cuối cùng một cách rõ ràng, việc này cũng không quá cần thiết trong thời điểm ban đầu. 

- Giúp cho việc bàn giao được nhanh hơn: Việc chia nhỏ các dự án cho phép các đội ngũ của mình có thể tiến hành để kiểm tra từng phần, xác định và sửa chữa những vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả, nhờ đó mà vấn đề bàn giao công việc sẽ nhất quán và thành công hơn nhiều. 

- Luôn luôn có sự cải tiến: quản lý dự án theo mô hình agile, giúp bạn có thể khuyến khích các thành viên, các partner và khách hàng cung cấp những phản hồi cho của mình. Từ đó các giai đoạn khác nhau của các sản phẩm cuối có thể được kiểm tra và cải thiện nhiều lần nếu cần thiết.

- Agile chú ý đến phản hồi của khách hàng và người dùng: Tất cả mọi người, dù bạn là khách hàng hay người thực hiện đều sẽ được phản hồi và đóng góp các ý kiến của mình, chính điều này sẽ có thể ảnh hưởng một cách mạnh mẽ và tích cực đến sản phẩm cuối cùng.

1.2. Những nhược điểm còn tồn đọng ở Agile

- Khi bạn quản lý dự án theo mô hình agile, bạn sẽ khá khó lên kế hoạch dự án: Bạn sẽ rất khó để xác định được thời gian rõ ràng để bàn giao sản phẩm cuối cùng cho khách hàng, vì dự án sẽ được chia nhỏ thành các phần các nhau và mỗi phần sẽ có thời gian bàn giao việc riêng của nó.

- Đối tác cần phối hợp chặt chẽ để dự án mới có thể thành công: Dưới điều kiện này, việc cam kết thời gian giữa hai bên là quan trọng trong quá trình hoàn thiện dự án, một yếu tố mà cấu trúc quản lý dự án khác không luôn đặt ra. Bạn cần nhận được những sự tham gia tích cực của người dùng và tiếp tục cộng tác công tác để nó hoạt động trơn tru. 

- Cần phải có sự hướng dẫn và đào tạo một cách bài bản và chi tiết: quản lý dự án theo mô hình agile khá phức tạp so với các phương pháp truyền thống khác. Vì vậy, nhân viên cần phải trải qua thời gian đào tạo, hướng dẫn thì mới có thể nắm rõ được những phương pháp một cách rõ ràng.

- Chi phí cao so với việc thực hiện những phương án khác: Chi phí thực hiện theo phương pháp Agile này sẽ có thể hơn một chút so với các phương pháp phát triển khác.

- Ít tài liệu hướng dẫn cho nhân viên: Quản lý dự án theo mô hình agile cần thay đổi rất nhiều nên các tài liệu thích hợp cũng thường hay bị bỏ qua, vì không thể xác định được rõ kỳ vọng và thành phẩm ngay từ ban đầu. Dù không phải yếu tố quan trọng nhất nhưng chúng cũng khá cần thiết trong quá trình thực hiện dự án. 

2. Giá trị cốt lõi và nguyên tắc vàng cho việc quản lý dự án theo mô hình agile

2.1. Bốn giá trị cốt lõi cần phải nhớ khi quản lý dự án theo mô hình Agile

Khi bạn đã quyết định triển khai quản lý dự án theo mô hình Agile, hãy bắt đầu chuyển đổi bốn giá trị cốt lõi này thành quy trình làm việc, những giá trị này bao gồm:

- Các cá nhân cần phải làm việc và tương tác thông qua quy trình và công cụ;

- Cần sự hợp tác của khách hàng trong quá trình đàm phán hợp đồng;

- Làm việc phần mềm trên bộ tài liệu toàn diện;

- Đáp ứng với những thay đổi so với việc tuân theo một kế hoạch nào đó.

2.2. 12 nguyên tắc vàng cơ bản khi quản lý dự án theo mô hình Agile

- Hãy ưu tiên cao nhất là làm hài lòng khách hàng của mình được thể hiện bằng việc bàn giao sớm và liên tục các phần mềm có giá trị;

- Việc chăm sóc đều đặn đến kỹ thuật và thiết kế tốt giúp cải thiện tính linh hoạt;

- Luôn luôn hoan nghênh với sự thay đổi, khi cả khi phát triển chậm bởi lẽ quản lý dự án theo mô hình agile giúp khai thác sự thay đổi nhằm tạo lợi thế cạnh tranh cho khách hàng;

- Cung cấp những phần mềm hoạt động thường xuyên, luôn luôn ưu tiên với những khoảng thời gian ngắn hơn;

- Người kinh doanh và Dev phải nỗ lực cùng nhau làm việc xuyên suốt dự án

- Hãy xây dựng những dự án xung quanh những cá nhân làm việc tích cực và có động lực, hãy cho họ những động lực cần thiết để họ vững tâm thế hoàn thành công việc một cách đúng hạn;

- Hãy trò chuyện trực tiếp cùng nhóm Dev, đó có thể là cách hiệu quả nhất;

- Quản lý dự án theo mô hình agile thúc đẩy sự phát triển một cách bền vững, các Dev và các nhà tài trợ sẽ có thể duy trì tốc độ một cách liên tục;

- Sự đơn giản chính là nghệ thuật giúp tối đa hóa khối lượng công việc;

- Theo định kỳ, các nhóm researchers cần phải phản ánh một cách minh bạch để công việc trở nên hiệu quả hơn, sau đó sẽ từ từ điều chỉnh hành vi sao cho phù hợp;

- Phần mềm làm việc chính là thước đo để có thể đo lường sự tiến bộ của dự án;

- Những kiến trúc, yêu cầu về thiết kế tốt nhất nên xuất hiện từ các nhóm tổ chức.

3. Quy trình quản lý dự án theo mô hình agile 

Hai mô hình chính thường xuyên được sử dụng trong quản lý dự án theo mô hình agile đó là: Kanban và Scrum. Mặc dù cả hai có sự khác biệt nhưng đều sẽ được tiếp cận dựa trên 6 bước chính:

- Bước đầu tiên: Lập kế hoạch dự án

Cũng giống như trong quá trình quản lý dự án truyền thống thì ít nhất bạn cần phải thiết lập một số những khuôn khổ cơ bản, đó là các vấn đề cần phải giải quyết và các giải pháp khả thi trước khi bạn bắt đầu, nếu bạn sử dụng mô hình Scrum thì chuyên gia Scrum sẽ chịu trách nhiệm dẫn dắt nhóm trong việc lên kế hoạch và lộ trình.

- Bước thứ 2: Xây dựng lộ trình dự án

Để quản lý công việc hiệu quả hơn, cần xác định các bước cho cả hai mô hình Scrum và Kanban này. Đối với Scrum, bạn nên đặt mốc thời gian chắc chắn, còn đối với Kanban, bạn có thể sử dụng Kanban board để có thể quản lý công việc của nhóm. Một số những công cụ quản lý dự án khác cũng có thể hữu ích trong quá trình thiết lập lộ trình.

- Bước thứ 3: Xác lập ngày có thể bàn giao

Với bước này, bạn có thể chuyển sang mô hình Scrum board để có thể thiết lập các mốc thời gian một cách chắc chắn cho việc sẽ hoàn thành nhiệm vụ hoặc bạn cũng có thể sử dụng Kanban board để biết được sơ bộ về thời gian mỗi nhiệm vụ có thể tiêu tốn. Hoặc bạn có thể sử dụng Gantt Chart, hứa hẹn sẽ cung cấp cho bạn một biểu đồ trực quan về lịch trình của dự án.

- Bước thứ 4: Phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi người

Một khi lộ trình thực hiện và deadline đã được thiết lập, điều bạn cần làm bây giờ chính là phân công công việc cho từng thành viên trong team. Bạn nên phân bổ công việc đồng đều cho toàn bộ nhóm và trình bày những quy trình làm việc trực quan để có thể giúp bạn thực hiện được mục tiêu này. 

- Bước thứ 5: Cập nhật thông tin một cách thường xuyên

Để có thể đạt được kết quả như ý muốn, bạn cần có sự cam kết và tham gia các cuộc họp hàng ngày, trong đó, hãy tóm tắt về những việc mà các thành viên trong nhóm đã đạt được và những việc cần làm tiếp theo. Cần khuyến khích, động viên anh em nhân viên hợp tác và làm việc cùng nhau để đạt được kết quả cao nhất. 

- Bước cuối cùng: Tương tác thường xuyên với khách hàng của mình

Trong giai đoạn cuối cùng này, khách hàng cần tham gia cùng với đội nhóm để có thể bàn giao sản phẩm cho khách hàng và xác định triển khai những thay đổi được đề ra. Trong bước này, bạn cũng sẽ thảo luận về những cải tiến và thành tích đạt được trong quy trình làm việc để có thể xác định cách mình cải thiện trong quy trình làm việc tiếp theo.

Như vậy hôm nay, chúng ta đã cùng nhau đi qua những nội dung quan trọng của quản lý dự án theo mô hình agile, về những ưu, nhược điểm khi quản lý dự án theo mô hình agile cho đến giá trị, nguyên tắc và quy trình để thực hiện quản lý dự án theo mô hình agile. Mong rằng dự án của bạn sẽ có thể thành công với phương pháp quản trị dự án này.