Những kỹ năng cần có và quy trình báo cáo công việc

1. Báo cáo công việc và chuẩn bị trước báo cáo

1.1. Tác dụng của báo cáo công việc

Tiến độ làm việc của một cá nhân hay của một nhóm được thể hiện thông qua các báo cáo công việc. Cuối mỗi ngày làm việc hay khi kết thúc một dự án nào đó là thời gian để nhân viên báo cáo những kết quả mình đã đạt được.

Báo cáo công việc cần được trình bày chi tiết và khoa học để cấp quản lý có thể nắm được tiến độ thực hiện công việc. Tùy vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp mà thời gian nhân viên thực hiện báo cáo theo quý, theo tuần hay theo tháng.

Trong báo cáo công việc, người quản lý đánh giá khả năng làm việc của từng cá nhân hoặc một nhóm nhân viên. Tiến trình thực hiện công việc theo dõi giúp nhà lãnh đạo kịp thời có các hướng điều chỉnh công việc đi đúng mục tiêu.

Mỗi nhân viên cũng căn cứ vào các báo cáo để tự đánh giá lại năng lực làm việc của bản thân. Những ưu điểm của từng nhân viên sẽ được chú ý phát huy, từ đó công việc được hoàn thành nhanh chóng với hiệu quả tối đa. Nhà quản lý sử dụng báo cáo công việc để đề ra các mức khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên. Với những nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc sẽ có các biện pháp đào tạo kịp thời.

1.2. Chuẩn bị trước khi báo cáo

Trước khi báo cáo công việc với ban quản lý nhân viên cần xác định rõ những nội dung cần chính của báo cáo. Đầu tiên nhân viên phải biết mục đích từng bản báo cáo là gì. Nhiều người cho rằng mục đích báo cáo là phần nhỏ nên không cần quá quan tâm khi làm báo cáo công việc. Tuy nhiên nếu như bản báo cáo không có mục đích rõ ràng thì các báo cáo của bạn rất có thể sẽ trở nên vô nghĩa.

Mỗi kiểu báo cáo sẽ có mục đích báo cáo khác nhau. Các báo cáo có thể thống kê số liệu, mô tả công việc cần thực hiện hay thể hiện lượng khách hàng trong kỳ. Nắm được mục đích báo cáo bạn sẽ tập trung các nội dung xoay quanh mục đích báo cáo. Như vậy bản báo cáo của bạn sẽ trở nên thuyết phục hơn rất nhiều.

Tiếp theo nhân viên cần biết đối tượng mà mình báo cáo là ai. Xác định đối tượng báo cáo để nhân viên lựa chọn được ngôn ngữ thích hợp. Hơn nữa nhân viên cũng cần tìm hiểu về phong cách sử dụng ngôn ngữ của đối tượng báo cáo.

Mỗi người quản lý sẽ có những cách thức sử dụng ngôn ngữ riêng. Vì thế bạn hãy quan sát cách họ báo cáo trong các cuộc họp hay những văn bản báo cáo công việc họ sử dụng trước đó để biết rõ hơn.

Không chỉ chú ý đến nội dung báo cáo phù hợp mà hình thức các báo cáo cũng là điều bạn cần quan tâm. Các báo cáo không nên tập trung quá nhiều vào lý thuyết mà cần thể hiện bằng hình ảnh, biểu đồ số liệu. Những hình ảnh trực quan như vậy giúp người nghe tiếp thu dễ dàng hơn.

Để báo cáo được trình bày khoa học nhất, nhân viên không nên quên lập đề cương chi tiết cho từng báo cáo. Những nội dung mà nhân viên muốn thể hiện cần được trình bày đầy đủ. Đề cương chi tiết sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót các nội dung báo cáo, hoàn thiện quy trình báo cáo công việc.

2. Quy trình thực hiện báo cáo và kỹ năng cần chuẩn bị

2.1. Các bước thực hiện một báo cáo công việc

Để có được một bài báo cáo hoàn chỉnh bạn nên thực hiện theo các bước sau đây nhé. Những bước báo cáo rất cơ bản như thế này nhưng không phải nhân viên nào cùng thực hiện trôi chẩy được.

- Tóm tắt nội dung kết quả công việc

Một bản báo cáo được đánh giá là hoàn thiện không thể nào thiếu bước đánh giá tổng quan tình hình thực hiện công việc. Nội dung phần tóm tắt kết quả công việc có ý nghĩa quan trọng bởi toàn bộ những thành tích công việc sẽ được tóm gọn trong nội dung này.

Khi tiến hành làm nội dung tóm tắt nhân viên cần chú ý mang cái nhìn khách quan vào trong báo cáo. Những mặt tốt và chưa tốt cần được thể hiện rõ. Từ đó cả nhân viên và cấp quản lý sẽ nhìn nhận lại vấn đề và tìm kiếm cách điều chỉnh phù hợp.

- Phân tích các nội dung cụ thể trong báo cáo

Trước hết nhân viên nên giới thiệu qua về phạm vi báo cáo và phương pháo được sử dụng khi báo cáo. Sau đó đi vào phần nội dung chính của báo cáo, nhân viên cần triển khai theo thứ tự các bước. Phần đầu tiên cần làm rõ trong nội dung chính của báo cáo đó là những số liệu thống kê tình hình làm việc của nhân viên.

Dựa trên những con số này nhân viên sẽ tiến hành phân tích. Các lợi ích và hạn chế của công việc đã được nêu ra để tìm hiểu nguyên nhân. Sau khi biết được nguyên nhân cụ thể, những giải pháp sẽ được đưa ra.

Buổi báo cáo công việc cùng chính là thời gian để nhân viên gặp khó khăn hay vướng mắc trong công việc cùng đông nghiệp thảo luận, từ đó tìm ra phương án giải quyết tốt nhất. Công việc sẽ được thực hiện suôn sẻ hơn nếu có sự kết hợp giữa những người đồng nghiệp.

- Kết luận và đưa ra kiến nghị trong báo cáo

Phần cuối cùng của một báo cáo bao giờ cũng phải tổng hợp những nội dung hay vấn đề một cách rõ ràng. Nội dung tiếp theo trong phần này chính là đề xuất những giải pháp và các bước công việc cần thực hiện. Tiến trình làm việc trong giai đoạn sau này có được thúc đẩy và đạt thêm nhiều thành tựu hay không chính là nhờ vào đề xuất kiến nghị tại mục này.

2.2. Kỹ năng báo cáo nhân viên cần có

2.2.1. Xác định kết cấu báo cáo rõ ràng

Một báo cáo muốn được trình bày cụ thể trước hết cần có kết cấu rõ ràng. Các mẫu báo cáo sẽ có những đặc trưng riêng. Vì thế trước khi bắt tay vào viết báo cáo hay chuẩn bị những buổi báo các trực tiếp, nhân viên cần xác định rõ mục đích trong báo cáo.

Để tránh bỏ quên những nôi dung quan trọng thì đề cương báo cáo cần được xây dựng. Từng mục trong báo cáo cần được sắp xếp hợp lý. Như vậy báo cáo sẽ chuyên nghiệp hơn, người nghe hay người xem cũng thấy dễ hiểu.

2.2.2. Phân tích đề xuất các giải pháp trong báo cáo

Những vấn đề trong việc nên được phân tích rõ ràng. Trước hết những ưu điểm cần được đưa ra để người quản lý thấy được điểm mạnh và khả năng làm việc của nhân viên. Từ đó nhân viên có thêm nhiều động lực để tiếp tục phát huy ưu điểm.

Bên cạnh đó không thể bỏ qua những điểm còn thiếu xót khi làm việc. Mỗi điểm yếu cần được phân tích cụ thể nguyên nhân. Những nguyên nhân đó sẽ dùng làm căn cứ để tìm ra các giải pháp điều chỉnh hợp lý. Các vấn đề nêu ra không nên quá xa rời mục đích công việc mà cần xoay quanh trọng điểm công việc.

Làm được điều này bạn sẽ có thêm kỹ năng quan sát và nhìn nhận đúng vấn đề. Đồng thời bạn cũng nên trau dồi thêm cho bản thân khả năng diễn đạt. Một bản báo cáo trên giất với đầy đủ các nội dung mà người trình bày báo cáo diễn đạt không rõ ràng sẽ khiến nhà lãnh đạo không hài lòng. Ngoài ra với những văn bản báo cáo cần chú ý đến các lỗi nhỏ như lỗi chính tả hay lỗi phông chữ để bản báo cáo được chuyên nghiệp hơn nhé.

Những thông tin trong bài viết đã giúp bạn hiểu thêm về quy trình báo cáo công việc rồi chứ? Những bản báo cáo hoàn chỉnh sẽ cho quản lý thấy được khả năng và trách nhiệm trong công việc của bạn. Chúc bạn sớm đạt được những bước tiến đầu tiên trong công việc.