Quản lý dữ liệu ứng viên của nhân sự – Những điều bạn cần biết

Khi thực hiện công việc có sự liên quan mật thiết đối với những quyết định sàng lọc hồ sơ, tuyển dụng người ứng viên tham gia vào vòng phỏng vấn , nhà tuyển dụng cần phải là một người có hiểu viết và biết cách để tận dụng những cơ sở dữ liệu ứng viên sao cho thành thạo. Theo một chuyên gia nhân sự người Mỹ, Josh Bersin đã nhận định rằng: việc phân tích dữ liệu sẽ không đơn thuần để chúng ta phát biểu rằng, có cũng được, không có cũng chẳng sao. Những năng lực về sự quản lý và sự thấu hiểu về những dữ liệu người ứng viên hiện nay đã và đang trở thành một trong những nhiệm vụ mang tính cốt lõi của một người làm chuyên viên tuyển dụng. Vì vậy, đã đến lúc chúng ta cần giữ trong tay thông tin ứng viên cùng các phương pháp quản lý chúng nếu muốn doanh nghiệp tuyển dụng những nhân tài hiệu quả.

1. Thế nào là quản lý dữ liệu ứng viên

Hình dung về hệ thống một cách đầy đủ nhất về dữ liệu ứng viên chính là dựa vào quy trình của tuyển dụng. Nhà tuyển dụng cần phải trải qua ba giai đoạn khi làm việc với người ứng viên. Đó là tạo ra nguồn ứng viên ( CV Soursing ), đánh giá ( Assessment ), ra quyết định ( Offer/ Decline). Mỗi một giai đoạn đó, chúng ta có thể thu thập dược những nguồn dữ liệu ứng viên tương ứng dựa theo những tiêu chí:

- Tạo nguồn ứng viên bao gồm: địa chỉ liên lạc, CV, Nguồn đầu vào, Mức điểm của CV, Đánh giá, Mức điểm của năng lực, Ghi chú, Sự trao đổi với ứng viên, Tiến trình làm việc cùng với ứng viên

- Đưa ra quyết đinh: Lịch sử làm việc, Đề xuất về ứng viên

Tất cả những thông tin mà người tuyển dụng đã thu thập được ở trong quá trình được gọi là dữ liệu ứng viên. Những hoạt động thu thập, giám sát, sử dụng dữ liệu đó theo chiến lược thì được gọi là quản lý dữ liệu ứng viên – Candidate Database Managemant ( CDM ).

Truy cập ngay tại đây để sàng lọc danh sach nguoi tim viec phù hợp và xuất sắc nhất

Lý do bạn cần phải quản lý dữ liệu ứng viên

1.1. Nguồn dữ liệu ứng viên phục vụ quá trình tuyển dụng

Việc quản lý dữ liệu ứng viên hiện này đã trở thành một mặt thiết yếu của quá trình tuyển dụng. Đồng thời là nền tảng trong cuộc cách mạng tuyển dụng 4.0. Theo như khảo sát do Deloite thực hiện, ông chỉ ra rằng có 75 % các vị giám đốc nhân sự nhận đinh việc phân tích dữ liệu ứng viên đóng một vai trò rất quan trọng để làm nên sự thành công cho doanh nghiệp. Dữ liệu được coi là sức mạnh. Nếu bất kỳ ai sở hữu những dữ liệu phục vụ đa dạng, họ cũng sẽ có khả năng tận dụng lợi ích mà dữ liệu đem lại một cách không giới hạn. Nhìn lại nguồn dữ liệu ứng viên mà những nhà tuyển dụng có thể thu thập, những dữ liệu đó đều có thể là những nguồn tài liệu và nguyên liệu giúp phục vụ trực tiếp đối với hoạt động tuyển dụng.

Cụ thể như sau:

- Tạo nguồn ứng viên:

 + Giúp tổng hợp, phân loại ứng viên từ nhiều nguồn, giúp tìm kiếm và lọc CV xin việc một cách dễ dàng và nhanh gọn

 + Lưu trữ dữ liệu ứng viên hiệu quả nhằm phục vụ cho việc khai thác về sau

- Đánh giá ứng viên:

 + Thu thập những đánh giá và xếp hạng, cho điểm ứng viên

 + Theo dõi cả tiến trình làm việc với người ứng viên

 + Đảm bảo dữ liệu về ứng viên

- Đưa ra quyết định

 + Phân tích, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng

 + Luân chuyển thông tin ứng viên sáng những bước tiếp theo

Đối với cách khai thác này thì vấn đề quản lý dữ liệu ứng viên sẽ giúp ích đối với tất cả đối tượng ( đội ngũ nhân viên tuyển dụng, doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng, bản thân giám đốc điều hành nhân sự)

Việc làm nhân sự tại Hà Nội

1.2. Lợi ích đối với đội ngũ nhân viên tuyển dụng:

- Quản lý dữ liệu ứng viên giúp tăng lên sự hiệu quả của việc tuyển dụng. Doanh nghiệp thường phải bỏ ra nhiều chi phí từ tiền bạc, thời gian cho tới công sức nhưng nhờ vào việc tận dụng hiệu quả nguồn dữ liệu ứng viên mà tất cả đều được tiết kiệm tối đa. Bước tìm kiếm , sàng lọc CV ứng viên sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng hơn nhờ tới việc phân loại một cách hợp lý nững dữ liệu dựa vào những tiêu chí nào đó được đưa ra. Đội ngũ nhân viên chuyên làm tuyển dụng không còn phải lo lắng tới việc quá tải nguồn dữ liệu nữa bởi vì họ đã có được những phương án để tập hợp , lưu trữ dữ liệu ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Cùng với sự hỗ trợ của những công nghệ CDM thì nhiều việc làm hoàn toàn có thể được tự động hóa. Chẳng hạn như tự động hóa việc gửi mail tuyển dụng hàng loạt, chuyển CV ứng viên từ những trang tuyển dụng về một hệ thống chung.

- Viêc quản lý dữ liệu ứng viên có thể giúp cho nhân viên tuyển dụng đưa ra được những quyết định chính xác. Người ứng viên có gắn bó dài lâu cũng như có thể hiện được những thế mạnh ở trong quá trình làm việc hay không là nhờ vào việc hạn chế quá trình tuyển dụng theo cảm tính và chủ quan. Toàn bộ những sự đánh giá người ứng viên đều được chuẩn hóa dựa vào một thang điểm chi tiết nào đó. Bên cạnh ấy, những quyết định chung sẽ được dễ dàng theo dõi và được phải hồi chéo nhờ vào hệ thống thông tin liên tục, xuyên suốt. Tính đến năm 2024, theo Precision, tỉ lệ tuyển dụng có hiệu quả tốt tăng hơn 300% nếu như nhờ tới việc quản lý dữ liệu ứng viên.

Xem thêm:  Thế hệ Z – nguồn nhân lực tiềm năng trong tương lai

1.3. Lợi ích đối với doanh nghiệp

Quan điểm của Joe Kraus cho rằng Chi phí khi tuyển dụng nhầm một ứng viên còn lớn hơn gấp nhiều lần so với việc chúng ta bỏ lỡn một nhân tài. Quan điểm này một lần nữa đã khẳng định được lợi ích to lớn của việc quản lý dữ liệu ứng viên. Nếu doanh nghiệp vận dụng việc quản lý dữ liệu này thì sẽ có thể hạn chế được rát nhiều khoản thiệt hại có thể phát sinh từ việc tuyển dụng sai người. Thay vào đó, bạn có thể đưa ra những quyết định về tuyển dụng một cách chính xác hơn. Ngoài ra, dựa vào việc quản lý dữ liệu của ứng viên thì doanh nghiệp cũng sẽ được hưởng lợi lớn trong việc quản lý nhân sự . Cụ thể, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự một cách chiến lược hơn.Ví dụ như, khi một người ứng viên được tuyển dụng và trở thành một người nhân viên chính thức của doanh nghiệp bạn thì họ có thể dễ dàng được luân chuyển dữ liệu đến các chức năng khác ở trong phòng quản ký nhân sự.  đó là được tính lương hoặc được bộ phận nhân sự xây dựng nên một chương trình đào tạo phù hợp.

1.4. Lợi ích đối với giám đốc nhân sự

Lượng dữ liệu lớn, khả năng khai thác là vô hạn, việc quản lý dữ liệu ứng viên có thể giúp cho toàn bộ các khía cạnh đến từ công việc của nhà quản lý nhân sự được thực hiện bài bản. Họ có thể lên kế hoạch dễ dàng nhằm tối ưu những chiến dịch về tuyển dụng nhờ tới việc phân tích dữ liệu đã có sẵn, xây dựng một khung báo cáo tiêu chuẩn, luôn theo dõi được tiến độ của công việc trong một team. Một số nhà quản lý nhân sự đã phải đặt ra câu hỏi: Ứng viên chẳng có thì quản lý và thực hiện quy trình tuyển dụng làm gì cho phức tạp thêm. Việc ứng viên không có đúng như lời họ nói thế nhưng bản thân họ lại không biết được chính lối tư duy lối mòn kia đã để lại hậu quả không có nguồn ứng viên. Họ có một tầm nhìn khá hạn chế khi mà tự đưa bản thân và hoạt động tuyển dụng. Những người làm về tuyển dụng thực chất vẫn chưa đánh giá được đúng mức quyền tự do của họ trong việc thu thập, sử dụng các cơ sở dữ liệu ứng viên lớn. Chúng ta lúc nào cũng tự yên tâm về một file dữ liệu đầy khiêm tốn và chỉ dám dừng lại trong việc khai thác thông tin cơ bản nhất của người ứng viên ( tên, tuổi, địa chỉ,.. ) mà không nghĩ rằng bản thân bạn trong vai trò của một nhà tuyển dụng còn có thể khai thác sâu hơn như thế hay sao. Thậm chí chúng ta cũng tự cho phép mình ảo tưởng về file Exel dữ liệu đó là đủ và chẳng cần thêm bất cứ điều gì khác. Trong khi đó thực tế lại ngược lại hoàn toàn. Nếu như bạn là một người tuyển dụng thông minh và luôn bắt kịp thời đại của cuộc cách mạng tuyển dụng 4.0 thì đã đến lúc bạn cần phải thực hiện quản lý dữ liệu ứng viên rồi.

>>>  Đọc thêm: Không thể bỏ qua những thông tin tuyển dụng việc làm quản lý điều hành tại Đà Nẵng hữu ích nhất mà nhiều người đang tìm kiếm, nếu bạn cũng là một trong số đó thì đừng chần chừ gì nữa mà hãy click ngay!

2. Làm cách nào để có thể quản lý dữ liệu ứng viên?

Hầu hết những nhà tuyển dụng ngày nay rất dễ dàng bỏ qua các bộ hồ sơ  do họ không có được một cách thức hay không đưa ra được những tiêu chí để phân loại hợp lý. Thậm chí nhà tuyển dụng còn chẳng nhìn nhân một cách đầy đủ những giá trị lợi ích họ có thể đánh mất khi làm điều đó.

Khái niệm Talent Pools chính là một khái niệm mới , cũng giống như những phương pháp khác có thể giúp cho những nhà tuyển dụng quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả , dễ dàng . Mỗi  một pools là một tiêu chí để cho doanh nghiệp đưa vào trong đó toàn bộ những hồ sơ ứng viên phù hợp nhất mà doanh nghiệp biết tới. Bên cạnh đó , quá trình quản lý dữ liệu của ứng viên cần phải lưu ý những nguyên tắc nhất định với mục đích để đảm bảo được dữ liệu nguồn ứng viên luôn luôn trong sáng.  Hy vọng thông qua những chia sẻ trên đây bạn sẽ có được một phương pháp quản lý dữ liệu ứng viên và có thể tận dụng chúng một cách hiệu quả nhất.

Tham khảo thêm: Tải phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

3. 3 giá trị lợi ích bất ngờ từ việc quản lý dữ liệu ứng viên

Làm thế nào để có thể tuyển dụng được những ứng viên một cách nhanh chóng mà vẫn có thể đảm bảo được chất lượng nhất? Những thắc mắc này đã được không ít nhà quản trị nhân sự đặt ra. Nhiều người đi tìm câu trả lời và họ đã thành công. Đa số những nhà quản trị nhân sự thành công đó đều chia sẻ rằng, một trong những yếu tố có vai trò quyết định đến hiệu quả tuyển dụng ứng viên cho doanh nghiệp chính là lợi ích của việc quản lý dữ liệu ứng viên.

Hiểu một cách đơn giản thì có thể hiểu dữ liệu ứng viên chính là một tập hợp những thông tin của người ứng viên trong ba giao đoạn : trước – trong  và sau của quá trình tuyển dụng. Hoạt động quản lý dữ liệu ứng viên bao gồm những công việc như thu thập dữ liệu, lưu trữ  đồng thời phân loại, khai thác, đo lường các dữ liệu đó. Hoạt động quản lý dữ liệu này có thể được tiến hàng thông qua nhiều cách thức khác nhau, sử dụng nhiêu công cụ khác nhau nhưng về mặt bản chất thì chúng đều đòi hỏi về một quy trình thực hiện thật sự khoa học nhằm có thể phục vụ một cách hiệu quả nhất cho chiến lược tuyển dụng.

Vậy thì chính xác việc quản lý dữ liệu ứng viên nắm giữ một vai trò như thế nào để có thể nâng cao được hiệu quả của nhà tuyển dụng đây? Một vài thông tin dưới đây sẽ giúp cho bạn hiểu hơn về những lợi ích của việc quản lý dữ liệu ứng viên. Từ đó tích lũy cho mình những kỹ năng quan trọng nhất trong công tác quản lý nhân sự.

3.1. Giúp tăng hiệu suất công việc của đội ngũ chuyên về tuyển dụng

Bạn hãy hình dung xem, trung bình mỗi tháng, bộ phận tuyển dụng nhân sự tại một doanh nghiệp có thể giải quyết, xử lý tới 3 ngàn bộ hô sơ xin việc làm được đổ về từ rất nhiều nguồn. Riêng với chuyện đọc và lưu trữ những bộ hồ sơ được đánh giá là khổng lồ đó cũng đã khiến tiêu tốn rất nhiều thời gian cũng như nhân lực của công ty./ Thế cho nên rất khó khăn cho việc đảm bảo được chất lượng trong khâu sàng lọc và đánh giá ứng việc được kỹ lưỡng và cẩn thận. Khi đó một quy trình được xây dựng chuyên về mảng quản lý dữ liệu của ứng viên một cách khoa học đồng thời có tích hợp với sự tân tiến của công nghệ tự động chính là giải pháp hữu dụng cho việc giúp nhà tuyển dụng có thể xử lý tốt những bộ hồ sơ chồng chất đã kể trên, làm tốt từ khâu sàng lọc, đánh giá cho tới việc sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn,... Nhờ có quy trình quản lý đó mà bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức cũng như kinh phí tuyển dụng tốn kém.

Trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu này, bạn nên nhớ câu: chớ bao giờ biến Recruiter trở thành một nhân  viên chuyên mảng nhập liệu. Tất cả những điều bạn cần làm đó để thực hiện mọi thứ để họ có thẻ trở thành một người chiến bình theo đúng nghĩa.

Điều này minh họa cho việc khi bạn có thể phân loại dữ liệu dựa theo những tiêu chí thực sự rõ ràng như năng lực, chỗ ở chẳng hạn thì ó sẽ giúp cho bạn chỉ cần bỏ ra một vài giây ngắn ngủi để thực hiện việc tìm kiếm cũng như sàng lọc bản CV xin việc. Không những thế, tất cả mọi thông tin ở trong quá trình tuyển dụng bạn nên đảm bảo dược cập nhật liên tục, xuyên suốt để qua đó giúp cho những thành viên làm việc trong bộ phận tuyển dụng có thể dễ dàng trong vấn đề theo dõi Khối lượng thông tin lớn đó sẽ được sắp xếp một cách hợp lý để giúp cho bạn có thể hạn chế một cách tối đa những nguy cơ quá tải thông tin. Với việc áp dụng những giải pháp tân tiến của công nghệ thì tất cả những dữ liệu đều sẽ được lưu giữ lại dựa theo cơ chế tự động. Từ đó giúp cho toàn bộ nhân sự tuyển dụng có thể tiết kiệm được thời gian cũng như công sức so với cách thực hiện thủ công.

Với lợi ích của việc quản lý dữ liệu ứng viên giúp tăng hiệu suất công việc thì đội ngũ tuyển dụng có thể tăng nhanh chóng tốc độ làm việc của mình lên gấp 2 lần, góp phần làm cho chi phí giảm đi 3 lần . Điều này đã được khảo sát bởi các trang tuyển dụng uy tín toàn cầu. Nhờ có sự tiết kiệm đáng kể về công sức, thời gian và tiền của, lúc này bản thân nhà tuyên dụng hoàn toàn có thể tập trung vào những việc làm quan trọng hơn. Trong đó bao gồm việc đánh giá người ứng viên cũng như xây dựng chiến lược tuyển dụng hiệu quả.

Việc làm quản lý nhân sự

3.2. Quản lý chất lượng bộ phận tuyển dụng một cách dễ dàng

Khi mà người chuyên viên tuyển dụng có thể giám sát được toàn bộ quá trình làm việc của bộ phận tuyển dụng thì việc tuyển dụng nhân viên mới của doanh nghiệp mới đạt được kết quả và chất lượng tốt nhất. Thế nhưng trên thực tế vẫn xuất hiện một việc đáng buồn đó là cách quản lý của nhiều nhà quản trị nhân sự hiện nay đã khiến cho những luồng thông tin bị đứt quãng nghiêm trọng. Những người HR Manager chẳng thể nào kiểm soát được những hoạt động của người nhân viên và họ gặp phải những khó khăn trong việc đưa ra những quyết định về vấn để tuyển dụng sao cho thật sự chính xác. Bạn cứ thử đưa mình vào một hình dung như thế này, cứ trong 100 bản CV ứng tuyển việc làm thì chỉ có 4 bản CV xin việc được nhà tuyển dụng xét duyệt đi vào vòng tiếp theo – vòng phỏng vấn. Điều gì sẽ xảy đến với 96 bản CV còn lại đây? Liệu nhà tuyển dụng có đang bỏ sót bất cứ một CV người ứng viên tiềm năng nào ở trong số 96 bản CV xin việc kia hay không. Vậy thì bằng phương pháp quản lý dữ liệu ứng viên người chuyên viên tuyển dụng có thể theo sát dễ dàng hơn quá trình đánh giá và sàng lọc CV ứng tuyển được thực hiện bởi từng người nhân viên thuộc bộ phận tuyển dụng nhân sự. Đối với việc làm báo cáo cũng có thể sử dụng phương pháp quản lý này. Người quản trị nhân sự sẽ  phải đối mặt và tự mình đưa ra rất nhiều câu hỏi, chẳng hạn như : Cách tính số liệu đó như thế nào? Liệu có xảy ra vấn đề gì ở trong quá trình nhân viên làm báo cáo khiến cho họ làm qua loa và bỏ lơ nhiều thứ hay không?

Nói chung khi đã sở hữu ở trong tay một quy trình về quản lý dữ liệu của người ứng viên một cách khoa học thì mọi thông tin này sẽ được lưu trữ một cách đầy đủ, rõ ràng nhất nhằm giúp cho người quản lý có thể quản lý, theo sát dễ dàng từ đó có những sự can thiệp kịp thời.

3.3. Cải thiện số lượng – chất lượng người ứng viên được tuyển

Nếu như không có những tư duy về quản lý dữ liệu ứng viên thì nhà tuyển dụng ắt sẽ phải gặp những khó khăn khi đánh giá , so sánh những người ứng viên dựa vào các tiêu chí cố định có sẵn.  Việc làm mất dữ liệu của người ứng viên cũng theo đó mà thường xuyên xảy ra, chúng làm cho nhà tuyển dụng phải đánh đổi bằng cả số và chất lượng của việc tuyển dụng. Nhưng nếu biết cách tận dựng những lợi ích của việc quản lý dữ liệu ứng viên và sử dụng chúng khoa học thì bạn có thể dễ dàng trọng việc giải quyết vấn đề trên

Đánh giá chính xác hơn ứng viên dựa vào dữ liệu: Một trong những điều sai lầm thường gặp nhất mà những nhà tuyển dụng dễ mắc phải đó là đưa ra những sự quyết định dựa vào yếu tố cảm tính. Một phần lý do là bởi vì người tuyển dụng đó hoàn toàn không có sự lưu trữ những đánh giá về người ứng viên trong suốt quá trình họ làm việc với ứng viên, trường hợp khác, người tuyển dụng không hề có những biện pháp phân loại người ứng viên dựa trên những tiêu chí nhất định chẳng hạn như năng lực hay là thang điểm.

Áp dụng tư duy quản lý dữ liệu ứng viên có thể giúp bạn tiêu chuẩn hóa được những đánh giá đối với người ứng viên. Từ đó cho phép nhiều người có thể cùng tham gia vào trong quá trình sàng lọc ứng viên, hạn chế tối đa những yếu tố về cảm tính hay là những lỗi thường gặp ở trong suốt quá trình tuyển dụng. Cùng với đó, những dữ liệu mà người ứng viên thu thập được cũng sẽ góp một phần tích cực trong việc có thể giúp cho nhà tuyển dụng xây dựng được hình mẫu người ứng viên lý tưởng, phù hợp với những hình dung tiêu chuẩn đã đặt ra của họ dựa trên những yếu tố tương quan với môi trường văn hóa công ty.

Nói chung càng có nhiều dữ liệu cũng như hình ảnh về một hinh mẫu ứng viên tiêu chuẩn và lý tưởng , hình tượng đó càng rõ nét thì sẽ càng giúp cho việc thực hiện những chiến dịch về tuyển dụng được tập trung nhiều hơn, có được những quyết định về tuyển chọn ứng viên khôn ngoan hơn.

Không bỏ qua nguồn ứng viên khổng lồ: Có rất ít các doanh nghiệp ở Việt Nam biết cách phải làm thế nào để tận dụng cũng như nuôi dưỡng những nguồn ứng viên tiềm năng và quý giá. Sau khi chọn ra 100 trong số 3 ngàn bộ hồ ứng tuyển thì có 2900 bộ hồ sơ còn lại sẽ thường phải chịu cảnh nằm chết đó. Những nhà tuyển dụng không biết được rằng khi đó họ đã làm tuột mất những người ứng viên có tố chất phù hợp, hoặc là bỏ phí mấy những người ứng viên lý tưởng ở những vị trí khác. Với những cách thức trong việc quản lý dữ liệu một cách khoa học thì nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng hơn trong việc lưu tữ dữ liệu của những người ứng viên này để nhằm phục vụ cho các đợt tuyển dụng sau này.

Với lối tư duy về cách quản lý dữ liệu như ba cách làm ở trên đây cộng thêm cả sự hỗ trợ từ những tính năng tự động hóa của công nghệ thì nhà tuyển dụng có thể mang tới cho người ứng viên những trải nghiệm hoàn thiện hơn. Từ đó mà có thể nâng cao được thương hiệu tuyển dụng trong doanh nghiệp. Đây cũng chính là giá trị cốt lõi đến từ lợi ích của việc quản lý dữ liệu ứng viên.