Những quy trình quản lý rủi ro dự án phần mềm hiệu quả nhất hiện nay

1. Lý do cần quản lý rủi ro dự án phần mềm

Phát triển các dự án phần mềm là hoạt động sử dụng các tiến bộ công nghệ và cần có kiến thức cao. Do những yếu tố này mà các dự án phát triển phần mềm đều chứa những yếu tố không quá chắc chắn. Đây được coi là rủi ro trong quản lý dự án của phần mềm.

Một dự án phần mềm muốn thành công cần dựa vào khá nhiều vào các mức rủi ro tương ứng với từng hoạt động một của dự án. Nếu bạn là một người quản lý dự án, bạn xác định, đánh giá, ưu tiên và quản lý những rủi ro chính, liên quan đến dự án phần mềm của mình.

Các mục tiêu của dự án phần mềm đều là những tính năng mới, hiệu quả hơn trong việc khai thác phần mềm. Vì vậy, các nhà quản lý dự án đều nhận định rằng để khai thác phần mềm và quản lý dự án hiệu quả thì không thể tránh khỏi những rủi ro.

Mặc dù vậy, các nhà quản lý cũng cần quản lý các rủi ro trong dự án phần mềm để xác định và khắc phục, giảm thiểu được các rủi ro đe dọa đến việc dự án thành công. Hạn chế được những rủi ro trong dự án giúp bạn giảm thiểu được thời gian, chi phí, lường trước và khắc phục các rủi ro xảy ra, đảm bảo dự án phần mềm của bạn thành công và đạt được mục tiêu của mình.

2. Các quy trình quản lý rủi ro dự án phần mềm hiệu quả

Mặc dù để kiểm soát rủi ro cần sự tham gia của nhiều người trong dự án phần mềm, tuy vậy người có vai trò lãnh đạo và quan trọng nhất là trưởng dự án. Vì vậy, một trưởng dự án giỏi là biết cách kiểm soát tốt các rủi ro. Các nhà quản lý có thể kết hợp việc quản lý rủi ro trong dự án phần mềm với phần mềm sắp xếp công việc để đạt được hiệu quả cao nhất.

Để có thể nhận diện và kiểm soát rủi ro chỉ bằng các kinh nghiệm cá nhân và kỹ năng là không đủ, để kiểm soát tốt rủi ro trong dự án phần mềm, nhà quản lý cần thực hiện theo một quy trình chặt chẽ và phù hợp với đặc thù của dự án, đồng thời phù hợp với mục tiêu và ngân sách trong dự án phần mềm.

2.1. Xác định rủi ro

Đầu tiên, bạn cần xác định được chính xác các rủi ro có thể phát sinh và xảy ra trong dự án, tuy vậy đây không phải là điều đơn giản.

Các rủi ro trong dự án phần mềm thường xuất hiện từ một số nguồn như: Thời gian mà dự án thực hiện, ngân sách của dự án, các thay đổi về yêu cầu và phạm vi của dự án, các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực, khó khăn liên quan đến kỹ thuật, các hợp đồng liên quan, kinh doanh, môi trường, chính trị, văn hóa luật pháp…

2.2. Phân tích rủi ro

Sau khi xác định được nguyên nhân của rủi ro, các nhà quản lý dự án phần mềm như PLT, PM sẽ tổ chức thực hiện các quá trình phân tích rủi ro, từ đó xác định được các phạm vi ảnh hưởng của rủi ro và mức độ nghiêm trọng của nó.

Khi bạn thực hiện quá trình phân tích các rủi ro cần cẩn trọng và kỹ lưỡng, có thể dựa vào 4 điểm chính dưới đây.

2.2.1. Phân tích những xác suất có thể xuất hiện rủi ro

Các xác suất xuất hiện rủi ro có thể dùng 4 mức để đo lường, mỗi mức độ sẽ được gắn với một giá trị số dễ dàng ước lượng được mức độ quan trọng của nó.

Các mức độ xuất hiện rủi ro dự án phần mềm gồm có: Thường xuyên, hay xảy ra, đôi khi và hiếm khi.

- Thường xuyên xảy ra: Đây là mức độ có khả năng xảy ra rủi ro cao, hầu hết trong các dự án đều xuất hiện. 

- Hay xảy ra: Mức độ này có khả năng xuất hiện rủi ro trong dự án cao và xuất hiện trong nhiều dự án.

- Đôi khi: Đây là mức độ xuất hiện rủi ro trung bình, chỉ có số ít dự án xuất hiện.

- Hiếm khi: Khả năng xuất hiện rủi ro này rất thấp, chỉ xuất hiện trong những dự án nhất định.

2.2.2. Phân tích các mức độ ảnh hưởng của rủi ro

Để đo lường mức độ tác động của rủi ro đến phần mềm, bạn có thể gắn với một trị số nhất định để có thể ước lượng được mức độ ảnh hưởng của nó, bao gồm:

- Trầm trọng: Mức độ này ảnh hưởng rất cao, có thể khiến dự án thất bại.

- Quan trọng: Khiến dự án gặp khó khăn lớn và có thể không đạt được các mục tiêu đề ra.

- Vừa phải: Gây cho dự án khó khăn và ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của dự án.

- Không đáng kể: Mức độ này không gây khó khăn đáng kể cho dự án.

2.2.3. Phân tích các thời điểm rủi ro xuất hiện

Dưới đây là 4 mức dùng để ước lượng các thời điểm xuất hiện rủi ro, mỗi mức sẽ được gắn với một trị số để có thể ước lượng được sự tác động dễ dàng.

- Ngay lập tức: Các rủi ro xuất hiện gần như ngay tức khắc.

- Rất gần: Rủi ro có thể sẽ xuất hiện rất gần các thời điểm phân tích rủi ro.

- Sắp xảy ra: Trong tương lai gần rủi ro sẽ xuất hiện.

- Rất lâu: Rủi ro có thể xuất hiện trong tương lai xa hoặc chưa xác định được.

2.2.4. Xác định mức độ nghiêm trọng tổng thể

Khi bạn xác định được mức độ nghiêm trọng của các tổng thể, bạn có thể sắp xếp rủi ro theo sơ đồ cây. Những rủi ro có điểm số nghiêm trọng cao nhất sẽ được xếp ở gốc cây và hạ dần về phía ngọn cây.

Những vấn đề nghiêm trọng được xem là gốc rễ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự án, giống như lá hoặc trái cây, mất gốc là chết. Những vấn đề không quá nghiêm trọng và có mức điểm vừa phải, sẽ nằm ở phần thân cây. cuối cùng các mức độ rủi ro có số điểm thấp, sẽ ở phần ngọn cây, chúng là các nhánh nhỏ và nằm rải khắp các khía cạnh của dự án và có mức độ ảnh hưởng thấp.

2.3. Kiểm soát rủi ro

Kiểm soát các rủi ro bắt đầu bằng quá trình lựa chọn phương pháp và chiến lược đối phó với các rủi ro. Sẽ có nhiều phương án và chiến lược để đối phó rủi ro khác nhau, tùy theo môi trường, dự án và đặc thù của từng rủi ro. Dưới đây là một số phương pháp và chiến lược để kiểm soát rủi ro.

2.3.1. Chiến lược tránh né

Đây là chiến lược sử dụng những đường khác để tránh né rủi ro, đường đi mới có thể ít rủi ro hoặc không có rủi ro và chi phí đối phó rủi ro sẽ thấp hơn.

Chẳng hạn như: Thay đổi các công cụ, phương pháp thực hiện dự án phần mềm; thay đổi nguồn nhân lực; thay đổi mục tiêu bằng cách thương lượng với nội bộ hoặc khách hàng.

2.3.2. Chiến lược chuyển giao

Chuyển giao bằng cách chia sẻ những tác hại khi rủi ro xảy ra trong dự án. Ví dụ như: Đề nghị khách hàng của bạn chấp nhận và đồng thời chia sẻ các rủi ro như tăng thời gian hoặc chi phí; báo cáo với ban lãnh đạo để chấp nhận những yếu tố tác động đến rủi ro và chi phí đối phó rủi ro; mua các bảo hiểm để chia sẻ khi có chi phí rủi ro xuất hiện.

2.3.3. Chiến lược giảm nhẹ

Bạn cần thực hiện chiến lược giảm nhẹ rủi ro bằng cách giảm thiểu các khả năng xảy ra rủi ro hoặc các chi phí khắc phục rủi ro nếu nó chưa xảy đến. Ví dụ: Cảnh báo trước và triệt tiêu những yếu tố khiến rủi ro xảy ra; điều chỉnh các yếu tố liên quan theo phương pháp dây chuyền để rủi ro xảy đến sẽ có ít mức tác động.

2.3.4. Chiến lược chấp nhận

Nếu chi phí loại bỏ, phòng tránh hay giảm thiểu các rủi ro quá lớn hay tác hại của rủi ro xảy ra rất nhỏ hoặc thấp, thì bạn có thể chấp nhận sống chung với rủi ro. Các kế hoạch bạn có thể thực hiện như: Thu thập hoặc mua thông tin để kế hoạch kiểm soát dễ dàng hơn; lập các kế hoạch khắc phục những tác hại có thể xảy ra rủi ro.

2.4. Giám sát rủi ro

Các rủi ro thường không chỉ xuất hiện một lần, do đó các quy trình mà bạn thực hiện giám sát các rủi ro cần được chú trọng. Mỗi khi xuất hiện các rủi ro, bạn cần phân tích, xác định, kiểm soát và rủi ro thành công, và cần đưa ra trước các dự án để các thành viên trong dự án phần mềm có thể nắm được và tránh lặp lại sai lầm.

Để có thể đạt được các hiệu quả tốt nhất, những rủi ro vẫn đang trong quá trình kiểm soát hoặc phân tích cần được nêu ra trong những cuộc họp để hoàn thành tiến độ dự án định kỳ. Trong mỗi cuộc họp, bạn cần chỉ rõ các rủi ro, đặc biệt là các rủi ro mang tính nghiêm trọng. Các thành viên trong dự án cần phải hiểu rõ và tường tận các rủi ro để tránh gặp phải những rủi ro tương tự trong tương lai.

Trong quá trình thực tế, các rủi ro trong dự án phần mềm có thể thay đổi liên tục dựa vào các yếu tố của dự án. Các rủi ro cũng thường xuyên thay đổi liên tục, do đó các nhà quản lý cần luôn đưa ra các chiến lược và kế hoạch để sẵn sàng khắc phục những rủi ro trong dự án. Hy vọng bài viết này sẽ mang đến những điều bổ ích cho bạn và giúp bạn hiểu rõ quá trình quản lý rủi ro dự án phần mềm.