Hướng dẫn bạn cách làm việc nhóm với Google Doc cực kỳ hiệu quả

1. Hướng dẫn bạn cách làm việc nhóm với Google Doc

Google là công cụ quen thuộc của chúng ta hiện nay, tuy nhiên để có thể làm việc nhóm với Google hiệu quả, bạn cần biết được các lợi ích và cách tạo nhóm trên Google Doc.

1.1. Những lợi ích khi làm việc nhóm với Google Doc

Sử dụng Google Doc để làm việc nhóm giúp bạn giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm và đăng ký online dễ dàng.

1.1.1. Miễn phí và dễ sử dụng

Google rất thành công trong việc tạo nên các dịch vụ nổi tiếng của mình. Google Doc là công cụ mới của Google giúp người dùng dễ dàng tạo tài liệu và làm việc nhóm hoàn toàn miễn phí trên nền tảng dữ liệu đám mây.

Có thể xem đây là một bước đột phá của Google, bạn chỉ cần có máy tính kết nối internet là bạn dễ dàng tạo ra các tài liệu, tập tin dễ dàng mà không cần đến các phần mềm làm việc nhóm nào khác.

1.1.2. Không cần lo lắng về vấn đề bảo trì hoặc bảo dưỡng phần mềm

Khi sử dụng Google Doc để làm việc nhóm, bạn không cần quan tâm đến vấn đề bảo trì hay bảo dưỡng các phần mềm. Bạn có thể sử dụng Google Doc một cách dễ dàng mà không phải lo lắng về việc công cụ có thể bị hỏng hoặc gây ra lỗi. Nếu có lỗi xảy ra, Google sẽ đứng ra chịu toàn bộ chi phí bảo dưỡng và bạn không cần bỏ bất cứ khoản tiền nào.

1.1.3. Dễ dàng truy cập bất cứ nơi đâu bất cứ lúc nào

Bạn có thể lưu giữ các tài liệu lên nền đám mây và dễ dàng chỉnh sửa ở bất kỳ máy tính nào khác. Đồng thời, bạn dễ dàng truy cập các dữ liệu, tài liệu của nhóm bạn dù bạn ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet.

1.1.4. Nâng cao hiệu suất làm việc nhóm

Sử dụng Google Doc giúp bạn tăng cao khả năng làm việc nhóm. Các thao tác làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với Google Doc và bạn dễ dàng thảo luận với các thành viên khác ngay tại công cụ này. Bạn cũng có thể tag một thành viên trong nhóm vào phần bình luận dễ dàng, bằng cách sử dụng “@” hoặc “+”, sau đó chọn tài khoản gmail của thành viên đó.

1.1.5. Quản lý tiến độ công việc dễ dàng

Khi làm việc nhóm trên Google Doc, các công việc được quản lý dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn dễ dàng sắp xếp các công việc theo một trình tự hiệu quả và hướng dẫn các thành viên trong nhóm thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.

Nhóm của bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành chỉ tiêu đề ra khi có một người đứng ra quản lý, sắp xếp tiến độ của công việc. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí để hỗ trợ quản lý công việc cho nhóm của mình.

1.2. Thao tác để bắt đầu phiên làm việc nhóm với Google Doc

Để làm việc nhóm với Google Doc, đầu tiên bạn cần truy cập trang chủ của Google, sau đó đăng nhập tài khoản mail của mình và thực hiện theo các bước dưới đây.

Bước 1: Sau khi đăng nhập thành công, bạn bấm chọn “Document” để chuyển sang trang Google Docs. Nếu bạn hay sử dụng Gmail, hẳn bạn sẽ thấy hiện ra một giao diện quen thuộc.

Trên cùng của giao diện là thanh công cụ tìm kiếm tài liệu mà bạn lưu trên Google Doc. Góc bên trái dưới cùng là “Create new” để có thể tạo tài liệu mới hoặc bạn sử dụng “Upload” để có thể tải các tài liệu của mình lên Google Doc dễ dàng. Nếu bạn chọn “Create new”, sau đó chọn “Spreadsheet” để mở ra trang web dẫn về tài liệu mà bạn mới tạo. Tuy các tính năng của Spreadsheet không đầy đủ như Excel nhưng cũng giúp bạn có thể chia sẻ các thông tin về bài tập hoặc công việc trong nhóm có hiệu quả.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn “Unsaved spreadsheet” để đặt tên cho spreadsheet của mình. Lúc này, bạn có thể soạn thảo dữ liệu cho spreadsheet mà bạn vừa tạo mà Google Doc sẽ tự lưu tài liệu cho bạn.

Bước 3: Sau đó, bạn chọn nút “Share” ở bên phải giao diện trong Google Doc để thiết lập các tùy chọn cho các thành viên trong nhóm của mình. Bạn có thể chia sẻ cho các thành viên khác như: Gửi email chia sẻ, chia sẻ riêng tư, gửi email qua các tài liệu đính kèm hoặc chia sẻ qua web và chỉnh sửa quyền thông báo.

Bước 4: Nếu bạn muốn chia sẻ đến một vài người cụ thể trong nhóm, bạn chọn “Share” hoặc “Email collaborators” để có thể mở ra cửa sổ “Share settings”. Bạn chỉ cần gõ địa chỉ email người mà bạn muốn chia sẻ trong “Add people”. Bạn có thể áp dụng quyền chỉnh sửa cho người mà mình chia sẻ là chỉ xem hoặc có thể chỉnh sửa được. Bạn cũng có thể sử dụng Google Doc thông báo đến người mà bạn chia sẻ trong email. Cuối cùng, bạn ấn “Share & save” để thay đổi của bạn có hiệu lực.

Bước 5: Tại cửa sổ này, bạn có thể chuyển từ “private” sang “public” dễ dàng. Nếu bạn đang muốn tạo bản online để mọi người đăng ý thì điều này cần thiết với bạn. Bạn chọn “Change” ở dòng của ‘Private - Only the people listed below can access”.

Lúc này, các chính sách chia sẻ hiện ra, bạn lựa chọn 2 chính sách đầu để phù hợp với mục đích sử dụng. Nếu bạn muốn sử dụng “spreadsheet” như một bản đăng ký online, bạn cần đánh dấu vào trong ô “Allow anyone to edit (no sign-in required)” và ấn “save” để hoàn tất.

Bước 6: Google Doc sẽ cung cấp cho bạn một đường link liên kết dẫn đến tải liệu, bạn chỉ cần chia sẻ trên Facebook hoặc diễn đàn để mọi người dễ dàng tham gia nhóm trực tuyến. Bạn có thể thêm tùy chọn gửi loại tài liệu qua mail thông qua mục “Email as attachment”. Tiếp đến, bạn tìm tên email người bạn muốn gửi vào “To”. Google Doc sẽ hỗ trợ đính kèm các file như PDF, Openoffice và Excel, bấm “Send” để gửi.

Bước 7: Sau khi lựa chọn xong, bạn soạn mail sau đó chọn “Publish to the web”, khi đó bạn dễ dàng chia sẻ các tài liệu của mình trên PDF, mã nhúng hay txt. Bạn sẽ được cung cấp một đường link liên kết, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tải các tập tin về máy tính của họ. Bạn cũng có thể chọn “Notifications rules” để theo dõi và quản lý khi tập tin có sự thay đổi.

Bước 8: Sau khi bạn đã tạo xong tài liệu và chia sẻ, các thành viên trong nhóm của bạn dễ dàng báo cáo công việc và thảo luận dễ dàng.

Đây là cách thức giúp bạn tạo được kênh giao tiếp hiệu quả trong quá trình làm việc nhóm, đặc biệt là đối với các thành viên ở xa nhau.

2. Một số lưu ý khi làm việc nhóm với Google doc

Sau khi đã biết cách sử dụng Google Doc để tạo nhóm, bạn cũng cần nắm được một số lưu ý cần thiết để có thể sử dụng công cụ này hiệu quả nhất.

2.1. Không tự ý can thiệp và thay đổi các tài liệu chung

Tài liệu chung của nhóm là tâm huyết của toàn bộ thành viên trong nhóm. Do đó, khi sử dụng Google Doc làm việc nhóm, bạn không nên tự ý can thiệp vào các tài liệu này nếu chưa được sự đồng ý của các thành viên khác. Khi có một suy nghĩ hay ý tưởng nào đó, bạn có thể thảo luận và bàn bạc với các thành viên khác để đưa ra thống nhất, sau đó mới thay đổi tài liệu nếu được sự đồng ý của cả nhóm.

2.2. Không tự ý thêm người khác vào nhóm làm việc

Tương tự, việc bạn tự ý thêm người khác vào nhóm khi chưa được sự cho phép của các thành viên là điều không nên. Điều này có thể gây phiền toái cho những người tham gia khác hoặc thậm chí dẫn đến việc tài liệu bị sửa đổi hoặc đánh cắp.

Do đó, bạn không nên thêm những người không liên quan đến nhóm làm việc của bạn, có thể xảy ra những cãi vã hoặc sai sót nào đó.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách làm việc nhóm với Google Doc hiệu quả nhất. Tạo nhóm qua Google Doc mang lại rất nhiều lợi ích, giúp bạn không mất bất kỳ khoản phí nào và dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm của mình. Qua các bước hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tự thực hiện ngay trên máy tính của mình để tạo được nhóm làm việc nhanh chóng, đặc biệt trong tình hình dịch bệnh căng thẳng như hiện nay.