Quay lại

Hướng dẫn bạn cách làm việc nhóm với Google Doc cực kỳ hiệu quả

Tác giả: Hoàng Thúy Nga - 29/11/2021

Google là một kênh tìm kiếm giúp bạn có thể biết được những điều băn khoăn. Tuy nhiên, chắc hẳn bạn chưa từng nghe qua tính năng làm việc nhóm với Google Doc, hoặc đã từng nghe qua tính năng này nhưng chưa biết cách tạo nhóm hiệu quả? Vậy lợi ích của việc tạo nhóm trên Google Doc là gì? Cùng timviec365.vn tìm hiểu bài viết dưới đây để biết được cách làm việc nhóm hiệu quả với Google Doc nhé!

1. Hướng dẫn bạn cách làm việc nhóm với Google Doc

Google là công cụ quen thuộc của chúng ta hiện nay, tuy nhiên để có thể làm việc nhóm với Google hiệu quả, bạn cần biết được các lợi ích và cách tạo nhóm trên Google Doc.

Google Doc giúp bạn tạo nhóm làm việc hiệu quả
Google Doc giúp bạn tạo nhóm làm việc hiệu quả

1.1. Những lợi ích khi làm việc nhóm với Google Doc

Sử dụng Google Doc để làm việc nhóm giúp bạn giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm và đăng ký online dễ dàng.

1.1.1. Miễn phí và dễ sử dụng

Google rất thành công trong việc tạo nên các dịch vụ nổi tiếng của mình. Google Doc là công cụ mới của Google giúp người dùng dễ dàng tạo tài liệu và làm việc nhóm hoàn toàn miễn phí trên nền tảng dữ liệu đám mây.

Có thể xem đây là một bước đột phá của Google, bạn chỉ cần có máy tính kết nối internet là bạn dễ dàng tạo ra các tài liệu, tập tin dễ dàng mà không cần đến các phần mềm làm việc nhóm nào khác.

1.1.2. Không cần lo lắng về vấn đề bảo trì hoặc bảo dưỡng phần mềm

Khi sử dụng Google Doc để làm việc nhóm, bạn không cần quan tâm đến vấn đề bảo trì hay bảo dưỡng các phần mềm. Bạn sẽ dễ dàng sử dụng Google Doc mà không cần lo lắng về việc công cụ tự nhiên hỏng hay có lỗi xảy ra. Nếu có lỗi xảy ra, Google sẽ đứng ra chịu toàn bộ chi phí bảo dưỡng và bạn không cần bỏ bất cứ khoản tiền nào.

Không mất chi phí bảo dưỡng phần mềm
Không mất chi phí bảo dưỡng phần mềm

1.1.3. Dễ dàng truy cập bất cứ nơi đâu bất cứ lúc nào

Bạn có thể lưu giữ các tài liệu lên nền đám mây và dễ dàng chỉnh sửa ở bất kỳ máy tính nào khác. Đồng thời, bạn dễ dàng truy cập các dữ liệu, tài liệu của nhóm bạn dù bạn ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet.

1.1.4. Nâng cao hiệu suất làm việc nhóm

Sử dụng Google Doc giúp bạn tăng cao khả năng làm việc nhóm. Các thao tác làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với Google Doc và bạn dễ dàng thảo luận với các thành viên khác ngay tại công cụ này. Bạn cũng có thể tag một thành viên trong nhóm vào phần bình luận dễ dàng, bằng cách sử dụng “@” hoặc “+”, sau đó chọn tài khoản gmail của thành viên đó.

1.1.5. Quản lý tiến độ công việc dễ dàng

Khi làm việc nhóm trên Google Doc, các công việc được quản lý dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn dễ dàng sắp xếp các công việc theo một trình tự hiệu quả và hướng dẫn các thành viên trong nhóm thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.

Nhóm của bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành chỉ tiêu đề ra khi có một người đứng ra quản lý, sắp xếp tiến độ của công việc. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí để hỗ trợ quản lý công việc cho nhóm của mình.

Quản lý tiến độ công việc dễ dàng hơn rất nhiều
Quản lý tiến độ công việc dễ dàng hơn rất nhiều

1.2. Thao tác để bắt đầu phiên làm việc nhóm với Google Doc

Để làm việc nhóm với Google Doc, đầu tiên bạn cần truy cập trang chủ của Google, sau đó đăng nhập tài khoản mail của mình và thực hiện theo các bước dưới đây.

Bước 1: Sau khi đăng nhập thành công, bạn bấm chọn “Document” để chuyển sang trang Google Docs. Nếu bạn hay sử dụng Gmail, hẳn bạn sẽ thấy hiện ra một giao diện quen thuộc.

Trên cùng của giao diện là thanh công cụ tìm kiếm tài liệu mà bạn lưu trên Google Doc. Góc bên trái dưới cùng là “Create new” để có thể tạo tài liệu mới hoặc bạn sử dụng “Upload” để có thể tải các tài liệu của mình lên Google Doc dễ dàng. Nếu bạn chọn “Create new”, sau đó chọn “Spreadsheet” để mở ra trang web dẫn về tài liệu mà bạn mới tạo. Tuy các tính năng của Spreadsheet không đầy đủ như Excel nhưng cũng giúp bạn có thể chia sẻ các thông tin về bài tập hoặc công việc trong nhóm có hiệu quả.

Tạo nhóm làm việc hiệu quả với Google Doc
Tạo nhóm làm việc hiệu quả với Google Doc

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn “Unsaved spreadsheet” để đặt tên cho spreadsheet của mình. Lúc này, bạn có thể soạn thảo dữ liệu cho spreadsheet mà bạn vừa tạo mà Google Doc sẽ tự lưu tài liệu cho bạn.

Bước 3: Sau đó, bạn chọn nút “Share” ở bên phải giao diện trong Google Doc để thiết lập các tùy chọn cho các thành viên trong nhóm của mình. Bạn có thể chia sẻ cho các thành viên khác như: Gửi email chia sẻ, chia sẻ riêng tư, gửi email qua các tài liệu đính kèm hoặc chia sẻ qua web và chỉnh sửa quyền thông báo.

Bước 4: Nếu bạn muốn chia sẻ đến một vài người cụ thể trong nhóm, bạn chọn “Share” hoặc “Email collaborators” để có thể mở ra cửa sổ “Share settings”. Bạn chỉ cần gõ địa chỉ email người mà bạn muốn chia sẻ trong “Add people”. Bạn có thể áp dụng quyền chỉnh sửa cho người mà mình chia sẻ là chỉ xem hoặc có thể chỉnh sửa được. Bạn cũng có thể sử dụng Google Doc thông báo đến người mà bạn chia sẻ trong email. Cuối cùng, bạn ấn “Share & save” để thay đổi của bạn có hiệu lực.

Chia sẻ đến các thành viên trong nhóm
Chia sẻ đến các thành viên trong nhóm

Bước 5: Tại cửa sổ này, bạn có thể chuyển từ “private” sang “public” dễ dàng. Nếu bạn đang muốn tạo bản online để mọi người đăng ý thì điều này cần thiết với bạn. Bạn chọn “Change” ở dòng của ‘Private - Only the people listed below can access”.

Lúc này, các chính sách chia sẻ hiện ra, bạn lựa chọn 2 chính sách đầu để phù hợp với mục đích sử dụng. Nếu bạn muốn sử dụng “spreadsheet” như một bản đăng ký online, bạn cần đánh dấu vào trong ô “Allow anyone to edit (no sign-in required)” và ấn “save” để hoàn tất.

Bước 6: Google Doc sẽ cung cấp cho bạn một đường link liên kết dẫn đến tải liệu, bạn chỉ cần chia sẻ trên Facebook hoặc diễn đàn để mọi người dễ dàng tham gia nhóm trực tuyến. Bạn có thể thêm tùy chọn gửi loại tài liệu qua mail thông qua mục “Email as attachment”. Tiếp đến, bạn tìm tên email người bạn muốn gửi vào “To”. Google Doc sẽ hỗ trợ đính kèm các file như PDF, Openoffice và Excel, bấm “Send” để gửi.

Bạn sẽ được cung cấp một đường link liên kết
Bạn sẽ được cung cấp một đường link liên kết

Bước 7: Sau khi lựa chọn xong, bạn soạn mail sau đó chọn “Publish to the web”, khi đó bạn dễ dàng chia sẻ các tài liệu của mình trên PDF, mã nhúng hay txt. Bạn sẽ được cung cấp một đường link liên kết, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tải các tập tin về máy tính của họ. Bạn cũng có thể chọn “Notifications rules” để theo dõi và quản lý khi tập tin có sự thay đổi.

Bước 8: Sau khi bạn đã tạo xong tài liệu và chia sẻ, các thành viên trong nhóm của bạn dễ dàng báo cáo công việc và thảo luận dễ dàng.

Đây là cách thức giúp bạn tạo được kênh giao tiếp hiệu quả trong quá trình làm việc nhóm, đặc biệt là đối với các thành viên ở xa nhau.

2. Một số lưu ý khi làm việc nhóm với Google doc

Sau khi đã biết cách sử dụng Google Doc để tạo nhóm, bạn cũng cần nắm được một số lưu ý cần thiết để có thể sử dụng công cụ này hiệu quả nhất.

2.1. Không tự ý can thiệp và thay đổi các tài liệu chung

Tài liệu chung của nhóm là tâm huyết của toàn bộ thành viên trong nhóm. Do đó, khi sử dụng Google Doc làm việc nhóm, bạn không nên tự ý can thiệp vào các tài liệu này nếu chưa được sự đồng ý của các thành viên khác. Khi có một suy nghĩ hay ý tưởng nào đó, bạn có thể thảo luận và bàn bạc với các thành viên khác để đưa ra thống nhất, sau đó mới thay đổi tài liệu nếu được sự đồng ý của cả nhóm.

Không tự ý thay đổi tài liệu trong nhóm
Không tự ý thay đổi tài liệu trong nhóm

2.2. Không tự ý thêm người khác vào nhóm làm việc

Tương tự, việc bạn tự ý thêm người khác vào nhóm khi chưa được sự cho phép của các thành viên là điều không nên. Việc này có thể khiến thành viên khác khó chịu hay thậm chí dẫn đến việc tài liệu bị chỉnh sửa hoặc đánh cắp.

Do đó, bạn không nên thêm những người không liên quan đến nhóm làm việc của bạn, có thể xảy ra những cãi vã hoặc sai sót nào đó.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách làm việc nhóm với Google Doc hiệu quả nhất. Tạo nhóm qua Google Doc mang lại rất nhiều lợi ích, giúp bạn không mất bất kỳ khoản phí nào và dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm của mình. Qua các bước hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tự thực hiện ngay trên máy tính của mình để tạo được nhóm làm việc nhanh chóng, đặc biệt trong tình hình dịch bệnh căng thẳng như hiện nay.

Các hình thức làm việc nhóm

Nếu bạn vẫn chưa biết hiện nay có bao nhiêu hình thức làm việc nhóm thì bạn nên đọc bài viết dưới đây. Các hình thức làm việc nhóm và bí quyết duy trì hoạt động nhóm hiệu quả đều nằm trong bài viết này, click ngay nhé!

Các hình thức làm việc nhóm

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype