Những thông tin bạn cần biết về quản lý sản xuất bằng excel

1. Những thông số quản lý sản xuất bằng excel

Trước khi chúng ta cùng nhau đi tìm hiểu các thông số sản xuất có thể quản lý bằng excel thì mời quý vị bạn đọc đọc nội dung đặc điểm khi quản  lý sản xuất bằng excel để có cái nhìn sâu hơn về chủ đề này nhé!

1.1. Đặc điểm khi quản lý sản xuất bằng excel

Để quá trình sản xuất diễn ra một cách hiệu quả hơn thì ngoài việc doanh nghiệp cần phải đảm bảo các nguồn lực như trang thiết bị sản xuất, nguồn nhân lực, nguồn  nguyên liệu thì việc sử dụng thêm các phần mềm quản lý sản xuất cũng sẽ hỗ trợ một cách vô cùng tốt cho hoạt động này. Trong đó, quản lý sản xuất bằng excel đang là phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thực hiện quá trình này một cách tốt nhất.

Một nghiên cứu chỉ ra rằng có tới hơn 90% nhà quản lý sản xuất giỏi đang sử dụng phần mềm này để thực hiện công tác và nhiệm vụ của mình. Có thể khẳng định rằng excel là một công cụ  hàng đầu được lựa chọn sử dụng cho việc quản lý và lập các kế hoạch vì những điểm ưu việt mà nó cung cấp có thể kể đến như tính minh bạch, dễ dàng thao tác hay là sự linh hoạt mà phần mềm này cung cấp cho người sử dụng.

1.2. Quản lý sản xuất bằng excel giúp doanh nghiệp quản lý được những thông số nào?

Trong các doanh nghiệp sản xuất thường cần  phải quản lý rất nhiều thông số liên quan đến quá trình này, có thể kể đến một số thông số tiêu biểu như là số lượng nguyên vật liệu đầu vào cần nhập, số lượng nhân viên cần  phải có trong doanh nghiệp, số lượng thành phẩm đạt được với nguồn lực đã sử dụng, thời gian sản xuất là bao lâu, số lượng máy móc cần sử dụng, hiệu suất sản xuất, các phương hướng khắc phục sự cố có thể gặp phải, thuế phải nộp.

Với sự liệu kê nhanh vừa rồi thì có thể thấy rằng có rất nhiều thông số đòi hỏi phải có sự quản lý ở trong doanh nghiệp. Khi sử dụng excel thì phần mềm này có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các thông số như sau: Lưu dữ liệu, đặt biển, thực hiện các thao tác tính toán, thực hiện việc vẽ biểu đồ, truy  xuất dữ liệu khi cần, thu thập dữ liệu, trình bày thành các bảng biểu, biểu đồ có màu sắc khác nhau đem lại tính khoa học trong quản lý.

Có thể thấy rằng nhờ những tính năng ưu việt mà nó đem lại thì excel đang được sử dụng một các rộng rãi, tuy nhiên thì phần mềm này cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng, cùng chúng tôi theo dõi nội dung bên dưới để tìm hiểu ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng phần mềm này để quản lý sản xuất nhé!

Xem thêm: Cách xây dựng quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

2. Ưu nhược điểm khi quản lý sản xuất bằng excel

2.1. Những ưu điểm khi quản lý sản xuất bằng excel

Việc quản lý sản xuất bằng excel đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, thứ nhất đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí và nó hỗ trợ một cách đắc lực cho nhà quản lý thực hiện công việc của mình. Mỗi một doanh nghiệp khác nhau chắc chắn sẽ có cách quản lý khác nhau khi sử dụng phần mềm này trong quản lý sản xuất. Tuy nhiên, nhìn chung thì nó sẽ cung cấp cho nhà quản lý một số ưu điểm như sau:

Nó mang tính cá nhân hóa cao, bạn có thể hoàn toàn thiết kế một file quản lý sản xuất theo ý mình, dễ dàng thêm bớt các danh mục theo ý muốn, do đó, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh các chỉ tiêu, thông số sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình và dễ dàng trong công tác quản lý của bạn nhất.

Việc sử dụng phần mềm excel để quản lý sản xuất giúp nâng cao tính tự chủ của bạn, nó khiến cho bạn phải tự tìm hiểu mày mò và sáng tạo, bạn sẽ không phải phụ thuộc vào các tính năng mà phần mềm quản lý khác dựng sẵn.

Việc sử dụng excel giúp bạn tiết kiệm được chi phí hơn so với việc sử dụng các phần mềm quản lý sản xuất chuyên dụng. Bạn chỉ cần phải bỏ ra từ 300 đến 500 đô la là cùng cho việc mua bản quyền bộ MS Office, số tiền này chưa tính tới phạt nếu vi phạm bản quyền.

Bên cạnh những ưu điểm này thì quản lý sản xuất bằng excel cũng đem lại cho người dùng một số nhược điểm được chúng tôi trình bày ở nội dung bên dưới.

2.2. Nhược điểm khi quản lý sản xuất bằng excel

2.2.1. Dễ dàng bị đánh cắp thông tin

Phần mềm này là một phần mềm công khai, khi đó nếu bạn thực hiện việc chia sẻ file quản lý thì bất kể ai cũng có thể xem được, nó không có chế độ phân quyền giống như các phần mềm quản lý sản xuất chuyên dụng.

Do đó, bất kỳ ai cũng có thể xem được các thông tin quan trọng bên trong doanh nghiệp điều này khiến thông tin  nội bộ doanh nghiệp dễ dàng bị đánh cắp và sẽ thật nguy hiểm nếu những thông tin quan trọng của doanh nghiệp bị rơi vào tay của đối thủ cạnh tranh.

2.2.2. Các thao tác quản lý sản xuất trên excel phải thực hiện thủ công hoàn toàn

Các công việc như phân tích số liệu hay so sánh số liệu khi bạn quản lý sản xuất bằng excel đòi hỏi bạn hoàn toàn phải xử lý bằng tay. Điều này đòi hỏi người sử dụng phải có sự hiểu biết và thành thạo excel nhất định mới có thể sử dụng phần mềm này trong việc quản lý.

Việc làm các thao tác toàn bộ là thủ công này sẽ gây khó khăn lớn cho doanh nghiệp khi dữ liệu sản xuất phải quản  lý là một con số khổng lồ. Thêm vào đó, đây là một phần mềm thiên về các chức năng tính toán vì vậy, khi số liệu được xử lý đòi hỏi bạn phải tự nhìn vào kết quả đó và đưa ra những phân tích hay lời nhận xét, sẽ không có những phân tích sẵn giống như ở trên các phần mềm quản lý.

Các thao tác là hoàn toàn thủ công do đó, việc bạn cập nhật số liệu vào phần mềm này cũng vậy. Ban sẽ khá vất vả khi phải vật lộn với đống giấy tờ như núi khi quản lý sản xuất bằng excel.

2.2.3. Tốn kém thời gian khi quản lý sản xuất bằng excel

Như đã nói ở trên, việc sử dụng excel trong quản lý đòi hỏi các thao tác 100% là thủ công. Do đó, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian hơn trong việc nhập dữ liệu hay việc xuất báo cáo cũng cần phải có một khoảng thời gian nhất định để thực hiện và không phải bất kỳ ai cũng có thể làm tốt công việc này.

Chỉ cần tồn tại bất kỳ lỗi nhỏ nào trong báo cáo này thì bạn cũng sẽ tốn vô cùng nhiều thời gian trong việc tìm ra chúng. Các thao tác của bạn sẽ cần phải thực hiện lại từ đầu, điều này không khác việc bạn phải tạo lại một file mới.

Thêm vào đó, việc sử dụng excel trong quản lý sản xuất khiến doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian hơn trong việc đào tạo nhân lực để họ có thể sử dụng được phần mềm này và nắm được toàn bộ các hàm tính toán được sử dụng trong quản lý sản xuất.

Do đó, hãy sử dụng một phần mềm quản lý sản xuất để khắc phục những nhược điểm trên nhé, chúng tôi gợi ý cho bạn sử dụng phần mềm quản lý sản xuất 365 – hiện tại phần mềm này đang được phát hành dùng thử một cách hoàn toàn miễn phí.

Qua những nội dung mà chúng tôi vừa chia sẻ hy vọng rằng quý bạn đọc đã có những thông tin mà mình muốn về quản lý sản xuất bằng excel, chúc bạn đọc có thể sử dụng thành thạo phần mềm này và trở thành một nhà quản lý giỏi.