Quản lý tài liệu là gì và top phần mềm giao việc tốt nhất hiện nay

1. Tìm hiểu về quản lý tài liệu 

Quản lý tài liệu là chuỗi hoạt động bao gồm lưu trữ, phân tích dữ liệu nội bộ của cơ quan, tổ chức nhằm phục vụ cho công việc kinh doanh, sản xuất được phát triển thuận lợi. 

Tài liệu là phương tiện cần thiết để bảo đảm công việc được quản lý và sản xuất, thường được tập hợp dưới dạng văn bản. 

Trong xã hội hiện nay có rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực được triển khai và đi vào hoạt động vì thế giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được tổ hợp thành các nhóm khác nhau. Tất cả những tài liệu quan trọng đều cần được quản lý và bảo mật kỹ.

Tài liệu của mỗi công ty đều là bí mật nội bộ mà chỉ lãnh đạo và nhân viên được phân quyền mới có thể biết, tùy vào tính chất tài liệu sẽ được giao phó trách nhiệm quản lý cụ thể đến các nhân viên trong phòng ban.

Quản lý tài liệu sẽ giúp lưu trữ toàn bộ thông tin bao gồm tài chính, văn bản, hợp đồng, sản phẩm, dữ liệu khách hàng,... cho cơ quan, doanh nghiệp.

Có rất nhiều cách để chúng ta có thể lưu trữ và bảo quản tài liệu. Cách đầu tiên cũng là cách truyền thống nhất, đó là quản lý theo phương thức ghi chép trên giấy tờ, sổ sách,.. sau đó đánh dấu mã số, kẹp file hồ sơ để cất giữ trong thư viện hoặc kho lưu trữ. 

Tuy nhiên cách làm này không còn được khuyến khích nữa vì theo từng năm, số lượng tài liệu ngày một “chất đống”, việc lưu trữ là có khả năng nhưng sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề như thất thoát hồ sơ, tốn thời gian trong việc tìm lại,.. 

Cùng với sự hội nhập của công nghệ, hiện nay các đơn vị hoạt động thường chọn cách quản lý tài liệu bằng các phần mềm thông minh, bởi công cụ ấy vừa giúp con người đỡ tốn thời gian làm việc mà vẫn đảm bảo thông tin được lưu trữ cẩn thận. 

2. Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

2.1. CloudOffice

2.1.1. Giới thiệu 

Đây là phần mềm quản lý văn bản, tài liệu được phát triển bởi công ty phát triển công nghệ Thái Sơn. Phần mềm này mang lại hiệu quả cao trong công tác lưu trữ và nâng cao quá trình phối hợp xử lý giữa các phòng ban trong công ty.

Tiêu chí của CloudOffice là mang đến cho người dùng cách tiếp cận dễ dàng nhất đồng thời vẫn đảm bảo tính hiệu quả cao trong công việc.

2.1.2. Tính năng nổi trội 

CloudOffice là phần mềm tích hợp nhiều tiện ích văn phòng, cho phép người dùng thác tác nhiều công đoạn. 

Những ai đang đăng nhập CloudOffice có thể dùng chức năng Thảo luận để chat với nhau qua mạng LAN, WAN, Internet giúp việc trao đổi file tài liệu diễn ra một cách dễ dàng.

Thông qua chức năng này các nhà lãnh đạo trong công ty có thể tiếp cận và chỉ đạo công việc một cách đơn giản kể cả khi các thành viên không ở gần nhau.

Ngoài ra, phần mềm này còn giúp các cá nhân lên lịch công tác và lịch đơn vị, người dùng có thể sử dụng tiện ích này trong việc đặt lịch công tác, note ghi chú hoặc cài đặt hẹn giờ báo thức trước và sau khi sự kiện trên lịch xảy ra.

2.2. Thiết bị quản lý tài liệu ISO Vtranet

2.2.1. Giới thiệu 

ISO Vtranet là sản phẩm do công ty Vinno phát triển với 18 năm kinh nghiệm trong việc triển khai phần mềm. 

Đây là công cụ hữu ích để người dùng có thể dễ dàng phân loại và tìm kiếm tài liệu hiệu quả nhất. 

Ngoài ra, nó còn hoạt động linh hoạt trên công nghệ web, cho phép phía nhà quản trị có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.

2.2.2. Tính năng nổi trội 

ISO Vtranet hỗ trợ người dùng sắp xếp tài liệu theo danh mục tham khảo, cho phép tìm kiếm tài liệu thông qua một cú click chuột giúp khâu lưu trữ, quản lý dữ liệu diễn ra hiệu quả hơn. 

Sử dụng công cụ này, người dùng được phép thêm nhiều tài liệu cùng lúc và đơn giản hóa trong công đoạn phân loại tài liệu theo thư mục hoặc từ khóa tự định nghĩa.

Ngoài ra phần mềm ISO Vtranet còn đảm bảo tính bảo mật thông tin cao, người dùng hoàn toàn có thể tin tưởng giao phó và lưu trữ những thông tin tài liệu quan trọng ở đây.

2.3. Phần mềm DocEye

2.3.1. Giới thiệu

Phần mềm DocEye là sản phẩm của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công FSI - doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực chuyển đổi số.

DocEye là hệ thống quản trị tài liệu linh hoạt giúp dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ thông tin không giới hạn.

Sử dụng phần mềm này sẽ giúp phía doanh nghiệp giảm thiểu và tiết kiệm chi phí quản lý vận hành như phí nhân sự, in ấn, quản lý,.. 

2.3.2. Tính năng 

DocEye giúp tìm kiếm và quản lý tài liệu nhanh chóng, không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Chi phí để lưu trữ và quản lý dữ liệu không hề nhỏ vậy nên DocEye đã giúp phía doanh nghiệp tiết kiệm tối đa khoản phí này. 

Sử dụng phần mềm này các nhà quản trị sẽ không phải lo lắng về vấn đề số lượng tài liệu tăng lên chóng mặt mỗi năm bởi sức chứa khổng lồ mà công cụ mang lại.

Phần mềm cũng tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị cho doanh nghiệp như mẫu form, mẫu hành chính, phần mềm kế toán,... Người dùng không cần phải cài đặt lại các phần mềm trước đây vì đều có sẵn ở phần mềm thông minh DocEye rồi. 

Tài liệu được bảo mật an toàn thông qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người, bạn được quyền quyết định ai sẽ được xem và sử dụng tài liệu của mình. Bạn có thể chia sẻ kế hoạch dễ dàng khi được kết nối Internet, tính năng bảo mật nhiều lớp khiến bạn không còn đau đầu sợ thông tin bị leak ra ngoài.

2.4. Công cụ quản lý tài liệu EFile

2.4.1. Giới thiệu 

Phần mềm EFile cho phép cơ quan, tổ chức dễ dàng lưu trữ và tạo ra một môi trường quản lý tài liệu chung, giúp thống nhất người dùng trong công việc liên quan đến vòng đời của một tệp tài liệu.

EFile còn giúp các nhà quản trị hệ thống trong việc quản lý kho chứa, quản lý phiên bản và kiểm xuất - nhập tài liệu.

2.4.2. Tính năng nổi trội

EFile được thiết kế đơn giản nhưng logic, khoa học đảm bảo dữ liệu luôn được lưu trữ toàn vẹn.

Đây là chương trình thân thiện với người dùng, dễ sử dụng, phù hợp với cả người có trình độ tin học cơ bản.

EFile đáp ứng được toàn bộ nhu cầu quản lý và khai thác dữ liệu mà người dùng yêu cầu thông qua nền tảng công nghệ hiện đại, tiên tiến. Nó còn có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác số hóa tài liệu lưu trữ.

Như vậy qua bài viết trên, chúng ta đã đi tìm hiểu về khái niệm quản lý tài liệu cũng như nắm bắt được top 4 phần mềm giao việc, quản lý công việc hiệu quả nhất. Hy vọng với những gì timviec365.vn chia sẻ sẽ giúp bạn cập nhật được nhiều thông tin mới mẻ.