Kinh nghiệm trong quy trình triển khai dự án công nghệ thông tin

1. Kinh nghiệm trong quy trình triển khai dự án công nghệ thông tin

1.1. Quy trình triển khai dự án công nghệ thông tin được hiểu là gì?

Quy trình triển khai dự án công nghệ thông tin không giống với quy trình khi triển khai dự án xây dựng qua việc vẽ lên một bức tranh toàn cảnh về mục tiêu cũng như sản phẩm được lên kế hoạch để hoàn thiện. Dự án công nghệ thông tin giống như một con đường xuất hiện nhiều ngã rẽ, chỉ một biến động nhỏ về cập nhật công nghệ hoặc thậm chí là có tình huống công nghệ bị tụt lùi lạc hậu ngay cả trong quá trình triển khai dự án, những nhà quản lý bắt buộc phải thay đổi lại phạm vi, thêm mới vào những chức năng, mục tiêu để đảm bảo về thời gian - tài chính đáp ứng duy trì hệ thống một cách đồng bộ.

1.2. Quy trình triển khai dự án công nghệ thông tin diễn ra như thế nào?

1.2.1. Vấn đề cải cách quy trình nghiệp vụ

Các doanh nghiệp, cơ quan chủ đầu tư dự án cần thực hiện xác định rõ về yêu cầu, mục tiêu cải cách quy trình nghiệp vụ trước khi tiến hành triển khai xây dựng hệ thống thông tin, có một số lưu ý như:

Trong việc thay đổi nhận thức, tư duy từ cho khâu quản lý đến việc điều hành thay đổi lề lối, thói quen làm việc trên một hệ thống thông tin thích hợp. Quy trình cải cách nghiệp vụ cần được sự quan tâm và chỉ đạo cùng quyết tâm cao từ những cấp lãnh đạo xuống chuyên viên trực tiếp làm nghiệp vụ đó. Các lãnh đạo cơ quan cần được hiểu rõ nguyên tắc cải cách và thủ tục hành chính cần được thực hiện mới đồng thời để ứng dụng được công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả của công việc.

Đề nghị yêu cầu về cải cách hành chính phải hướng đến sự thuận tiện cho việc tin học hóa quy trình nghiệp vụ. Áp dụng về những tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên ngành của Việt Nam cũng như quốc tế. Các lãnh đạo doanh nghiệp, cơ quan chủ đầu tư nên có sự xem xét áp dụng nguyên tắc chỉ phê duyệt ban hành những quy trình nghiệp vụ có thể tin hóa học, được tiến hành trên môi trường mạng.

1.2.2. Về vấn đề tư vấn dự án

Thời điểm hiện nay trong bối cảnh hạn chế về nguồn lực, khả năng kèm theo sự phát triển ngày càng nhanh của lĩnh vực công nghệ thông tin thì phần lớn các doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước chưa có đủ năng lực để tự thực hiện những dự án ứng dụng công nghệ thông tin. Chính vì vậy việc thuê tư vấn lập hay quản lý dự án là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, liên quan đến vấn đề thuê tư vấn dự án ta sẽ cần lưu ý một số điều cụ thể như sau:

Việc tư vấn không thể thay thế vai trò chủ đầu tư. Tư vấn căn cứ vào khả năng, kinh nghiệm thực tế để từ đó đề xuất nên những phương án triển khai trong ứng dụng công nghệ thông tin khác nhau cho một tổ chức. Mỗi phương án cần được phân tích mô hình Swot về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức dựa vào những điểm hay góc nhìn khác nhau. Chủ đầu tư phải là người chọn lựa ra phương án tối ưu dành cho đơn vị của mình.

Cần phải quan tâm đến khó khăn bất cập trước rào cản ngôn ngữ khi thuê tư vấn nước ngoài. Những cuộc họp chính thống, nội dung quan trọng nên sẽ có phiên dịch chuyên nghiệp để có thể bảo đảm những thành viên dự họp thống nhất về mọi nội dung. Tránh trường hợp do trình độ ngoại ngữ khác nhau dẫn đến hiểu sai ý nhau.

1.2.3. Mục tiêu, phạm vi dự án và tổ chức điều hành dự án

Đây chính là những yếu tố quan trong trọng không được bỏ qua, cần xác định rõ ngay khi bắt đầu xây dựng dự án, nếu không thì sẽ có nguy cơ thất bại rất cao. Trong đó, cũng cần chú ý những vấn đề sau:

- Dự án không phải xử lý tất cả những vấn đề mà lĩnh vực đang mắc phải, vì thời gian, kinh phí hay nguồn lực cho dự án có giới hạn. Chính vì thế mà cần có sự chọn lựa hoặc một số vấn đề then chốt để tiến hành đầu tư.

- Phạm vi của dự án: Khi đặt nội dung của dự án trong một bối cảnh chung của ngành, lĩnh vực, đơn vị từ đó xác định rõ các nội dung nào thuộc dự án hay không thuộc dự án ngay từ ban đầu.

- Quán triệt quan điểm về các vấn đề phát sinh trong quy trình triển khai dự án cần có cơ chế phòng ngừa phát hiện sớm để báo cáo, đưa ra phương pháp giải nguy.

Sau khi đã xác định rõ về mục tiêu và phạm vi của dự án thì chuyện xác định vai trò hay trách nhiệm của những bên liên quan trong quá trình triển khai dự án là hết sức quan trọng và cần thiết. Để tiến hành và thực hiện nội dung này sẽ cần lưu ý các điểm sau:

Cần quan tâm và giám sát chỉ đạo thường xuyên của các cấp lãnh đạo. Người đứng đầu trong tổ chức triển khai dự án phải có thực quyền để có thể xử lý được triệt để những vấn đề liên quan đến triển khai dự án. Sẵn sàng giải quyết ngay các vấn đề này khi phát hiện ra không để tồn đọng thời gian lâu.

Nhóm người hưởng thụ kết quả dự án được tham gia vào những nhiệm vụ trong quá trình triển khai dự án cùng vai trò người giám sát kiêm người trực tiếp sử dụng sản phẩm khi dự án kết thúc. Điều này sẽ có sức ảnh hưởng tác động đến hiệu quả trên thực tế.

Xây dựng được một tổ chức và đội ngũ cán bộ giúp triển khai khoa học, hiệu quả giúp nhiều đơn vị và người sử dụng nhanh chóng làm chủ được các chức năng của hệ thống. Nhiều cán bộ được cử vào tham gia dự án cần có một thời gian để công tác ổn định, liên tục và lâu dài.

1.2.4. Xây dựng kế hoạch dự án qua phần mềm quản lý công việc hàng ngày

Xây dựng kế hoạch dự án qua phần mềm quản lý công việc hàng ngày cho mỗi giai đoạn, dựa trên cơ sở khả năng về về năng lực hạ tầng kỹ thuật cũng như nguồn lực về con người huy động cán bộ hỗ trợ. Thời điểm phân bổ về nhiệm vụ chuyên môn trong năm của cơ quan chuyên môn. Bên cạnh đó quy mô triển khai kèm các yếu tố về địa lý và chú ý những điều cơ bản sau:

Quan tâm đến chất lượng hơn là việc đẩy nhanh tiến độ. Quan tâm đến sự phát triển, bổ sung về nguồn nhân lực để có thể đưa vào tham gia trong quá trình triển khai dự án, đồng thời có đủ năng lực để tiếp nhận kết quả bất cứ thời điểm nào của dự án.

Báo cáo tổng hợp về việc thống kê tiến độ triển khai của dự án thường xuyên thông qua phần mềm nhằm phát hiện và báo cáo đầy đủ thông tin hỗ trợ cho công việc chỉ đạo và điều hành của cấp lãnh đạo. Cần lên ý tưởng cho kế hoạch dự phòng khi có nội dung phức tạp không thể xử lý ngay để đảm bảo tiến độ chung của dự án.

Đối với trường hợp làm cho dự án lớn thì thời gian triển khai dài cần tiến hành việc phân tách các ra các giai đoạn nhỏ hơn để dễ thực hiện. Tránh nhiều rủi ro do thay đổi công nghệ. Thường thì mỗi giai đoạn cần thực hiện trong khoảng thời gian từ 2 đến 3 năm.

​2. Dự án công nghệ thông tin được phân loại ra sao

Dự án công nghệ thông tin được phân loại gồm dự án phần cứng và dự án phần mềm. Đối với dự án phần cứng sẽ là triển khai hoạt động lắp đặt, đưa trang thiết bị công nghệ, phần cứng vào trong hoạt động. Đối với dự án phần mềm sẽ là triển khai ứng dụng phần mềm đi vào hoạt động trong việc quản lý an ninh, hoạt động sản xuất.

Với mỗi lĩnh vực khác nhau sẽ có dự án đặc thù riêng biệt. Để không bị mất nhiều thời gian, nguồn nhân lực bị lãng phí, đảm bảo về ngân sách thì các nhà quản lý cần nắm rõ được những yếu tố tác động chủ yếu đến dự án của mình để nhanh chóng phát hiện và giải quyết kịp thời. Dự án công nghệ thông tin cũng như vậy, nhận biết được rủi ro truyền thông, công nghệ tập trung vào yếu tố con người sẽ hỗ trợ dự án được nhiều thiệt hại, bất ổn mà đặc thù ngành đem lại.

Nội dung trên đã phần nào cho bạn biết được về một số kinh nghiệm trong quy trình triển khai dự án công nghệ thông tin. Nếu như còn thắc mắc nào về các nội dung có liên quan hãy vui lòng để lại bình luận dưới cuối bài viết, timviec365.vn sẽ tiếp nhận và phản hồi nhanh chóng, cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết này.