Giải pháp khắc phục tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả

1. Những lý do và hậu quả của tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả

Có thể bạn sẽ nhìn thấy chính bản thân mình trong một số tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả được chúng tôi liệt kê dưới đây. Những tình huống này đều sẽ gây những hậu quả vô cùng nghiêm trọng đấy.

1.1. Những lý do khiến chúng ta gặp phải tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả trong cuộc sống

1.1.1. Quản lý thời gian không hiệu quả xảy ra khi không có kế hoạch làm việc.

Việc lên kế hoạch thực hiện công việc là một bước quan trọng giúp chúng ta quản lý thời gian hiệu quả hơn. Việc lên kế hoạch và vẽ ra những mục tiêu rõ ràng khiến cho người thực hiện công việc có định hướng rõ ràng hơn.

Việc không lên kế hoạch và thiếu mục tiêu dẫn đến việc khiến bạn thực hiện đi thực hiện lại cùng một công việc hoặc khiến bạn làm những việc mà không có mục đích gì cả điều này làm bạn tốn thời gian mà hiệu quả công việc lại không đi đến đâu.

Làm việc khi không lên kế hoạch còn vô hình chung làm bạn không xác định được tính quan trọng, ưu tiên hay cấp thiết của một công việc do đó, bạn trì hoãn trong việc làm những công việc vô cùng quan trọng của bản thân mình.

1.1.2. Không ngăn nắp là một lý do gặp tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả

 Khi không gian làm việc của bạn quá bừa bộn, không ngăn lắp, bàn làm việc của bạn là nơi bạn để mọi thứ từ giấy tờ công việc, sổ sách, đồ ăn hay những đồ vật không thật sự cần thiết khác cũng khiến bạn sao nhãng trong công việc.

Thêm vào đó, điều này còn khiến cho bạn mất thời gian trong việc tìm kiếm những đồ vật cần thiết và những thời điểm quan trọng cần dùng gấp, gây cho bạn những sự khó chịu nhất định.

Thêm vào đó, việc không gian làm việc không ngăn  lắp còn khiến cho bạn không cảm thấy thoải mái và có hứng thú để làm việc. Do đó, tốc độ làm việc của bạn trở nên vô cùng trì trệ và bạn thường muốn nghỉ ngơi hơn hoặc muốn rời khỏi nơi làm việc quá bừa bộn để có thể nghỉ ngơi.

1.1.3. Làm quá nhiều việc cùng lúc gây tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả

 Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian sẽ giúp họ quản lý và sử dụng thời gian đem  lại hiệu quả cao hơn. Nhưng thực chất khi  làm quá nhiều công việc cùng một lúc thì bạn sẽ phải mất thêm một khoảng thời gian để thoát ra khỏi công việc này và làm công việc khác. Do đó, bạn sẽ mất thêm từ 20 thậm chí là 40% thời gian nữa để có thể hoàn tất các công việc của mình.

Hơn nữa, khi làm quá nhiều việc cùng lúc dễ khiến cho bạn bị nhầm lẫn dẫn đến chất lượng công việc không cao so với việc bạn tuần tự hoàn thành từng nhiệm vụ một. Do đó, bạn nên sử dụng các phương pháp để có thể phân chia và giải quyết các công việc theo tính cấp thiết và tính quan trọng.

1.1.4. Trì hoãn tạo ra tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả

 Trì hoãn có lẽ là một tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả mà nhiều người trong số chúng ta gặp phải. Công việc đáng lẽ phải hoàn thành trong ngày hôm nay nhưng vì lý do này hay lý do khác khiến cho chúng ta tự nói với bản thân rằng mình có thể trì hoãn làm sau cũng được, điều này khiến cho công việc không thể hoàn thành đúng tiến độ.

Trì hoãn chính là một lý do vô cùng lớn khiến chúng ta không thể quản lý hiệu quả thời gian của bản thân. Trì hoãn mãi không hoàn thành một việc cũng là lý do khiến chúng ta không có đủ thời gian nghỉ ngơi và làm thêm các công việc khác.

1.2. Hậu quả của tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả

Hậu quả của các tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả thường vô cùng quan trọng. Thứ nhất, việc thiếu bước lên kế hoạch và mục tiêu trong quản lý thời gian không hiệu quả lâu dần khiến con người ta không nhận được hiệu quả công việc, không hoàn thành một việc gì dẫn đến nhụt chí và không còn cố gắng trong công việc nữa.

Hậu quả nghiêm trọng tiếp theo của việc không quản lý tốt thời gian chính là khiến bản thân bạn không phân bổ thời gian nghỉ ngơi và làm việc hợp lý dẫn đến kiệt sức và mệt mỏi. Thêm vào đó, việc thực hiện quá nhiều công việc một lúc còn khiến hiệu quả mọi việc mà bạn làm đều không tối ưu.

Việc quản lý thời gian của bản thân không hiệu quả khiến công việc không được hoàn thành đúng tiến độ còn làm cho hình ảnh của bạn bị giảm sút trong mắt đồng nghiệp và sếp. Lâu dần khiến họ không còn tin tưởng và đánh giá cao bạn nữa.

2. Giải pháp khắc phục tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả

2.1. Xác định những mục tiêu khi hoàn thành công việc phải đạt

Giải pháp đầu tiên để khắc phục các tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả chính là bạn cần lên kế hoạch và xác định rõ ràng mục tiêu công việc mà bạn cần đạt. Khi có một mục tiêu để phấn đấu thì bạn mới có thể xác định rõ ràng phương hướng, những việc mà bạn cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu đó, đốc thúc bạn thực hiện, tránh trì hoãn và hoàn thành công việc một cách xuất sắc nhất.

Lên kế hoạch lịch biểu và xác định mục tiêu chính là cách giúp bạn làm chủ được thời gian và quản lý thời gian của bản thân một cách hiệu quả nhất.

2.2. Phân chia và thực hiện các công việc theo mức độ khẩn cấp

Một giải pháp tiếp theo mà chúng tôi cung cấp cho bạn đó là bạn cần tạo danh sách các công việc mà bạn cần thực hiện, sau đó ghi những yêu cầu của từng công việc, xác định tính quan trọng và cấp thiết của nó để từ đó có thể lên kế hoạch xem cần thực hiện công việc nào trước và dành bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc đó.

Việc sắp xếp này còn giúp bạn không bỏ sót những công việc cần thực hiện và trách được việc vội vàng hay “sống trong lo sợ” vì lo lắng rằng mình có đang lãng quên công việc nào không hay mình có đang bị chậm tiến độ.

2.3. Tổng kết lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc của bạn

Tổng kết lại toàn bộ các công việc bạn thực hiện được trong một ngày là việc cần thiết, điều này giúp bạn nhìn lại được một ngày đã qua, những ưu và nhược điểm của công việc mà bạn hoàn thành và bạn đã thực sự phân chia thời gian một cách hợp lý hay chưa.

Công việc này giúp cho bạn có thể nhìn nhận được những điều bạn làm tốt hay làm chưa tốt trong việc quản lý thời gian của bạn thân mình từ đó rút ra được những kinh nghiệm cho chính bản thân mình để có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn trong những công việc kế tiếp.

2.4. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian

Việc sử dụng các giải pháp trên và sử dụng thêm phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian sẽ giúp bạn tránh tối đa việc gặp các tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả. Phần mềm quản lý thời gian giúp cho bạn có thể lên lịch và đồng bộ chúng trên toàn bộ các thiết bị  mà bạn đang sử dụng, tránh tối đa việc bạn bị quên các công việc mà mình cần phải thực hiện.

Nếu bạn đang chưa tìm được cho mình một phần mềm hợp lý thì chúng tôi đề xuất cho bạn phần mềm lịch biểu 365. Phần mềm này hiện tại đang được cung cấp hoàn toàn miễn phí, do đó đừng chần chờ gì nữa mà hãy thử ngay thôi nào!

2.5. Làm việc trong một không gian thoải mái và ngăn nắp

Sắp xếp không gian làm việc của bạn thật ngăn nắp và khoa học là cách để giúp bạn có thêm hứng thú làm việc. Đồng thời, việc sắp xếp này cũng giúp bạn tốn ít thời gian hơn trong việc tìm kiếm các công cụ hỗ trợ công việc cần thiết.

Do đó, việc sắp xếp không gian là cần thiết, nó sẽ giúp bạn tốn ít thời gian hơn khi không phải thực hiện các công việc vô bổ. Một không gian làm việc ngăn nắp còn khiến bạn trở nên thoải mái và tập trung cao độ hơn trong việc hoàn thành những nhiệm vụ được giao.

Bạn có đang gặp phải những tình huống quản lý thời gian kém hiệu quả hay không? Bạn có đang tìm thấy mình trong những trường hợp quản lý thời gian kém hiệu quả mà chúng tôi cung cấp. Nếu có thì hãy thử các giải pháp mà chúng tôi vừa mới đề cập ngay nhé! Chúc bạn tìm được một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.