Học ngay cách viết thư chào hỏi của nhân viên mới nơi công sở

1. Chức năng của thư chào hỏi của nhân viên mới 

1.1. Thay cho lời chào ở công ty mới 

Ai cũng biết rằng dù là bất kể là chuyển nhà, chuyển trường hay chuyển chỗ làm thì một người mới đến cũng cần phải có lời chào để thưa gửi và ra mắt những người đang ở ở đấy. Lời chào này vừa là sự lịch sự, lễ nghi tối thiểu trong giao tiếp, vừa như một lời thông báo sự có mặt của bạn với tất cả mọi người. Điều này lại càng quan trọng khi bạn mới đến làm ở một công ty. Nếu như ở những trường hợp khác câu chào chỉ như một thao tác lịch sự thì ở công ty nó được gọi là văn hóa công sở, là nơi của những người có học thức. Cho nên nếu như bạn thiếu đi một lời chào, sẽ giống như bạn không đủ điều kiện văn hóa để làm việc trong môi trường như vậy. Một lời chào hỏi ở công ty sẽ mang lại cho tất cả mọi người hứng khởi làm việc khi có một bạn nhân viên mới đến làm. Thông qua đó, mọi người cũng sẽ biết tên bạn là gì, bao nhiêu tuổi và làm vị trí công việc nào, thay vì phải đợi đến khi va chạm trong công việc mới làm quen nhau. Hay chính bạn cũng có cơ hội được biết tên tuổi, chức năng vị trí của mỗi người để tiện cho công việc cũng như giao tiếp ở công ty trong thời gian tới. 

1.2. Tạo sợi dây đồng nghiệp ở công ty mới 

“Lời chào cao hơn mâm cỗ” - quả nhiên là đúng như vậy dù ở trong bất kì trường hợp nào. Không ngẫu nhiên mà mọi người lại đánh giá cao tầm quan trọng của một lời chào hỏi đơn giản, thậm chí có thể mang lại hạnh phúc hơn cả việc "được mời ăn cỗ". Bởi lẽ, một lời chào sẽ đem lại thiện cảm cho người đối diện, và biến bạn thành một người dễ thương và thân thiện trong mắt người khác. Đặc biệt ở môi trường công sở nhất là với cánh chị em, thì thường có một ấn tượng không tốt với bất kì một người mới vào nào là nữ. Cho nên có thể nhờ câu chào của bạn có thể làm chuyển hóa mọi ác cảm của những “ma cũ” dành cho “ma mới” đấy. Thực tế đã chứng mình, cái nhìn đầu tiên vô cùng quan trọng đối với việc đánh giá về người khác. Vì thế hãy để cho câu chào của bạn chính là những động thái đẹp đầu tiên giúp bạn xây dựng được mối quan hệ đồng nghiệp tốt sau này. Đương nhiên khi một người mới bày tỏ được sự niềm nở, phấn khởi đối với những người nhân viên cũ, chẳng có lý do gì để khi bạn nhờ đến sự giúp đỡ trong công việc của bạn mà họ lại từ chối. Hãy tự biến những ngày đi làm của bạn là một ngày vui thay vì là chuỗi ngày chịu đựng “đồng nghiệp nói xấu” nhờ lời chào của mình nhé.  

2. Tại sao nên dùng thư chào hỏi chứ không phải chào hỏi trực tiếp 

Vậy cùng là lời chào, nhưng tại sao chúng ta phải dùng mail thay vì chào trực tiếp. Điều này ít nhiều ảnh hưởng bởi văn hóa cũng như áp lực công việc của mỗi công ty. Có những công ty làm việc với tần suất cao, và khó có thể ngơi tay để làm quen xã giao, và cũng có những văn phòng yêu cầu nhân viên không nói chuyện trong giờ hành chính. Hãy việc giới thiệu cũng sẽ mất thời gian và có phần nháo nhào không thể hiện phân cấp của các vị trí trong công ty ( Lời chào với đồng nghiệp khác với lời  chào với trưởng phòng hay các lãnh đạo khác ). Chính vì vậy thư chào hỏi email xuất hiện để giải quyết những khó khăn ấy. 

2.1. Tiết kiệm thời gian chào hỏi và lưu lại được thông tin làm quen của nhân viên cũ 

Thông thường khi một ai đó mail cho mình thì văn hóa mail sẽ là trả lời hoặc xác nhận đã nhận với mail thông báo. Đối với mail chào hỏi cũng vậy, khi một người gửi lời chào cũng như lời giới thiệu về bản thân mình với một người khác, người được nhận mail cũng phải làm thao tác tương tự. Điều này thể hiện sự lịch thiệp và tôn trọng đối với người gửi thư. Và nhờ đó người gửi lời chào cũng sẽ biết được tên, họ và những thông tin cần biết trong công việc của mỗi nhân viên như vậy. Điều này sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian với việc phải đi chào hỏi trực tiếp với từng người mà vẫn có thể đạt được hiệu quả làm quen. Vì khi bạn gửi thư như vậy, với các cấp bậc cùng nhau thì nội dung giống nhau, bạn chỉ cần copy và gửi đi. 

2.2. Phân cấp được cấp độ của các vị trí trong công ty 

Như đã nói ở trên, việc chào hỏi chung chung sẽ khiến bão hòa vị trí của các cấp bậc trong công ty. Trong một công ty không phải ai cũng có vị trí như ai, thế nên đến lời chào bạn cũng phải có sự khác nhau về thái độ. Với cấp trên nó phải thể hiện sự cung kính, lễ nghi, với đồng cấp thì phải thể hiện sự hòa đồng, vui vẻ và với những cấp dưới hơn phải thể hiện được quyền uy của mình nhưng vẫn đảm bảo được sự quảng giao, và nhiệt thành. Cũng vì lẽ đó mà mỗi thư chào hỏi của nhân viên gửi đi luôn kèm theo sự trang trọng chứ không quá suồng sã như chào hỏi trực tiếp. Nhờ vậy, có thể thiết lập được trật tự thứ tự giữa quản lý và nhân viên trong môi trường công sở. 

2.3. Thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân 

Khác với các môi trường khác, môi trường công sở là một môi trường luôn đề cao những giá trị về văn hóa, đạo đức, kỷ luật bởi lẽ đây vốn dĩ là môi trường dành cho những con người có học thức. Hơn nữa trong thời đại hiện đại hóa,  thời kì của 4.0 thì việc ưu tiên sử dụng các công cụ hỗ trợ văn phòng quen thuộc để chào hỏi sẽ phù hợp hơn. Email được xem là một công cụ hết sức gần gũi với dân công sở, thế nên việc gửi thư chào hỏi qua mail thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như thích nghi nhanh chóng với môi trường công sở. Điều này cũng có thể là thước đo để người quản lý cũng như đồng nghiệp đánh giá bạn là một con người có hiểu biết về văn hóa công sở hay không. 

3. Các bước để gửi thư chào hỏi của nhân viên mới 

Việc gửi thư chào hỏi mặc dù quan trọng nhưng cũng không cần quá câu lệ, tuy nhiên cũng không thể quá tùy tiện. Nó cũng cần có những bước cơ bản để đảm bảo được chức năng chào hỏi và thông qua đó thể hiện được sự văn minh của bạn. 

3.1. Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ email hoặc user trên công cụ trao đổi công việc của mọi người

Đương nhiên làm bất kì việc gì không thể nào “tay không bắt giặc” chính vì vậy muốn gửi thư chào hỏi bạn buộc phải có vũ khí đó là “email hoặc user của từng người”. Hầu hết các công ty đều sử dụng mail cá nhân để trao đổi công việc, tuy nhiên mail khá bất lợi cho việc trao đổi tức khắc cho nên thông thường mỗi công ty đều dùng một ứng dụng chat như Zalo, Skypee, Viber, … Các bạn có thể xin email của từng người kèm theo vị trí và tên của họ để tiện cho việc soạn thảo mail, hoặc cũng có thể xin tài khoản chat để gửi thư chào hỏi. Hãy mạnh dạn xin phòng nhân sự database tài khoản của nhân viên phòng mình để có thể có được đầy đủ và chính xác nhất những gì mình cần. 

3.2. Bước 2: Viết nội dung trong thư chào hỏi 

Trong thư chào hỏi cơ bản, bạn cần có đầy đủ những mục sau:

3.2.1. Chủ đề thư

Nếu bạn gửi thư chào hỏi qua email thì bắt buộc mail của bạn phải có chủ đề thư. Bạn có thể đề ngắn gọn là “THƯ CHÀO HỎI”. Còn nếu bạn gửi tin nhắn qua các ứng dụng chat thì cũng phải có tiêu đề tin bằng cách trình bày như sau: [ THƯ CHÀO HỎI ] - được viết in đậm và đặt trong một dấu ngoặc vuông cho trang trọng. Chủ đề thư này sẽ giúp người nhận thư phân biệt được loại tin nhắn và mức độ cần thiết để rep thư nhanh hay chậm. Không những thế, thói quen đề tên thư trước khi gửi bất kì một tin nhắn hay email nào còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong công sở của bạn. 

3.2.2. Mở đầu thư 

Hãy mở đầu bắt cách gửi một lời chào đích danh đến người được nhận và kèm theo đó là vị trí của họ. Ví dụ bạn có thể viết như sau: “Xin chào A. Đức, nhân viên phòng Marketing” hoặc “Deer anh Đức, nhân viên phòng Marketing”. Điều này nhằm đảm bảo chắc chắn bạn không gửi nhầm thư, cũng như cho thấy sự tôn trọng của bạn với tư cách là một nhân viên mới với nhân viên cũ. Một lời chào đích danh bao giờ cũng mang lại thiện cảm hơn là một lời chào chung chung. Tuy nhiên lưu ý rằng, để làm được việc này trơn tru thì database bạn nhận được từ phòng nhân sự phải chuẩn, tránh trường hợp gửi mail cho người A nhưng lại chào người B. 

3.2.3. Nội dung chính của thư 

Vì chỉ đơn thuần là một thư chào hỏi cho nên quan trọng nhất chính là tên tuổi cũng như thông tin của bạn. Tuy nhiên bạn cũng không cần cung cấp quá nhiều như thể một đơn xin việc thứ hai. Hãy chỉ nên gồm 4 thông tin cơ bản sau: tên, tuổi, quê quán, vị trí làm việc. Bạn có thể tham khảo cấu trúc làm quen sau: “Tôi là Nhung, 22 tuổi, quê quán Thái Bình, nhân viên Marketing mới”. Khi viết thư xin chào bạn nên dùng ngôi xưng là “tôi” thay vì “em” cho dù đối tượng gửi hơn hay kém tuổi bạn. Bởi ngôi xưng này là quy ước chuẩn nhất trong các văn bản hành chính thế nên nếu giữ sự trang trọng cho một thư chào hỏi bạn nên dùng “tôi”. Và đừng quên kèm theo câu giới thiệu thông tin đó là một lời ngỏ thân thiện như “Rất vui được làm quen với Anh/chị, mong Anh/chị sẽ giúp đỡ tôi trong thời gian làm việc tới”.

3.3. Bước 3: Nhận lại thư phản hồi 

Sau khi hoàn tất các bước trên, các bạn sẽ được nhận lại lời chào cũng như thư phản hồi của các nhân viên cũ. Đừng quên lúc đó gửi lại một sticker “Xin chào” hoăc “Cảm ơn” để thể hiện sự thân thiện của mình nhé. Lưu ý khi gửi thư chào hỏi, bạn không nên gửi đi cho quá nhiều người ở các phòng ban khác, hãy chỉ tập trung vào những người sẽ làm việc với mình thường xuyên, vì nếu bạn quá đẩy những thư chào hỏi của mình đi quá xa bởi vì họ cũng không biết bạn là ai, và cảm thấy bị làm phiền, kéo theo đó là chính bạn cũng mất thời gian. 

Hy vọng rằng, bài viết trên đã cho bạn những hành trang tốt nhất để đến với một môi trường làm việc mới. Quan hệ đồng nghiệp ảnh hưởng đến 50% tinh thần làm việc của bạn ở công ty cho nên hãy tự dọn cho mình một lối đi “quang” nhất cho công việc của mình chỉ bằng một thư chào hỏi của nhân viên mới nhé!