To do list là gì? Giá trị lớn mà to do list mang lại

1. To do list là gì?

Khi tiếng Anh đã trở nên quá đỗi thông dụng thì không khó dịch nghĩa To do list để biết nó diễn tả điều gì tuy nhiên việc nhận thức được giá trị mà nó mang đến cho mỗi chúng ta mới là giá trị cốt yếu cần hướng tới khi đã đưa to do list ra làm một vấn dề nóng cần bàn luận. Trong tiếng anh, “list” dịch nghĩa là danh sách, “to do” là để làm. Vậy to do list chuẩn nghĩa được dịch là làm theo danh sách.

Áp dụng vào cuộc sống thường nhật, to do list có bản chất là một danh sách những việc cần thực hiện và hoàn thành. Chúng sẽ được sắp xếp theo nguyên tắc ưu tiên. Ngoài ra chúng ta cũng có thể hiểu to do list là một dạng kế hoạch được xây dựng nhằm đạt mục tiêu nào đó. Nhờ có danh sách này mà chúng ta sẽ luôn biết cách ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ quan trọng trước, đồng thời cũng ghi nhớ tốt hơn các công việc cần thực hiện.

Về mặt bản chất, to do list chính là cách chúng ta tự liệt kê ra nhiệm vụ và cũng tự giám sát bản thân, thúc đẩy bản thân trong quá trình hoàn thành mục tiêu, đảm bảo mọi thứ được đáp ứng đúng theo kế hoạch đã dự tính. Việc xây dựng to do list sẽ mang lại rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Những lợi ích đó là gì? Hãy tìm hiểu chúng để thực sự thuyết phục chính bản thân mình lý do vì sao cần thiết để sử dụng to do list nhé.

2. Những lý do khiến bạn không thể bỏ qua việc áp dụng to do list

Như đã từng khẳng định, to do list có nhiều giá trị lợi ích tốt đối với mỗi người. Vì thế việc xây dựng to do list là điều cần thiết. Nhưng sẽ rất khó để một người lập to do list hiệu quả nếu như không thực sự hiểu rõ những lý do hay nói đúng hơn là còn hiểu khá mơ hồ về phương pháp này. Chính vì thế ngay tại bài viết này chính ta sẽ cùng nhau khám phá xem to do list sẽ mang đến những giá trị gì để thuyết phục con người sử dụng nó nhé.

2.1. To do list và khả năng tạo nhiệm vụ rõ ràng

Đây chính là một cách làm giúp mỗi chúng ta có thể quản lý hiệu quả những nhiệm vụ muốn làm và cần làm đi kèm với việc quản lý chúng tốt hơn. Luôn đảm bảo sự rõ ràng để giúp nhận diện các đầu việc cần làm bởi vì to do list sẽ giúp bạn chia những kế hoạch hay dự án gồm các đầu việc nhỏ dễ nắm bắt và thực hiện. Đặc điểm này cho thấy to do list chẳng những tạo ra cho bạn nhiệm vụ mà còn giúp bạn xây dựng thành công định hướng để hoàn tất các kế hoạch, dự án đó nhanh chóng, thuận lợi.

Tham khảo: Bí quyết làm việc sao cho hiệu quả

 2.2. To do list – nơi sự ưu tiên luôn được chú trọng

Trong một dự án hoặc một ngày làm việc, con người luôn phải đối mặt với bộ bề các đầu việc khác nhau, chúng ta có thể chọn tiến hành bất cứ nhiệm vụ nào trước theo sở thích nhưng mặt trái của nó sẽ khiến mọi thứ trở nên rối tung. Bạn chẳng thể ước chừng khi nào có thể hoàn tất mọi thứ hỗn độn đó đảm bảo KPI, càng không chắc các nhiệm vụ được giải quyết thành công.

Có thể bạn làm việc yêu thích trước nhưng bằng tâm thế đủng đỉnh, chiếm quá nhiều thời gian trong khi có việc quan trọng hơn lại dồn vào cuối ngày hay thời điểm cuối của dự án, khi sực nhớ ra thì đành phải tiến hành theo cách chạy nước rút mà không kịp đảm bảo chất lượng cho nhiệm vụ đó, không có sự đầu tư kỹ lưỡng về thời gian và công sức.

Vì thế, bạn cần phải có kế hoạch để quản lý, tổ chức, sắp xếp tất cả các đầu việc diễn ra trong một ngày hoặc trong một dự án. Vạch rõ nhiệm vụ nào cần ưu tiên trước, cần đầu tư nhiều hơn. To do list sẽ giúp bạn hệ thống lại các đầu việc và quan trọng hơn là nhìn vào đó, bạn biết được tính chất của từng việc mà sắp xếp chúng theo các mức ưu tiên.

Tham khảo thêm: Cách lập kế hoạch làm việc hiệu quả

2.3. To do list và sự cam kết đầy uy tín

Tự tay mình viết ra những việc cần làm trong sanh sách to do list đã là một quá trình bản thân tự nhận thức rất rõ về mọi thứ cần làm, cần ưu tiên. Qua đó, bạn có trách nhiệm hơn và tự cam kết với những gì đã xây dựng trong to do list. Nếu chỉ suy nghĩ bâng quơ vội “lượm lặt” những gì cần phải thực hiện hoặc vạch vội vàng những đầu việc một cách tự phát, không trình tự, không có sự sắp xếp,… cũng chỉ khiến cho bạn luôn gánh nặng nhiệm vụ trong suốt quá trình thực hiện. Về lâu dài, chính điều đó là nguyên nhân gây ra những áp lực lớn cho bạn. Trong khi đó, khi chính tay bạn đưa vào kế hoạch To do List thì đó đã là một quá trình bạn nhận thức nhiệm vụ, chủ động sắp xếp mọi công việc sao cho hợp lý. Từ đó bạn sẽ có sự cam kết với chính bản thân rằng, những nhiệm vụ này cần phải được giải quyết một cách bài bản, tuần tự, ưu tiên việc quan trọng, nặng nề làm trước với sự đầu tư cao hơn.

2.4. To do list giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

Mặc dù đã sắp xếp đều đặn, nhưng đó chỉ là một phần của việc hoàn thành nhiệm vụ và tất cả vẫn còn trong tầm dự kiến. Không một ai tính được quỹ thời gian chính xác cần cho việc hoàn thành một công việc, với thời gian dự kiến, bạn có thể tiến hành nhanh hơn hoặc cũng có thể chậm hơn, hoặc cũng có một vài đầu việc bị hủy cần gạch bỏ trong to do list hoặc phát sinh thêm một số nhiệm vụ cần bổ sung vào to do list.

Mọi sự biến động, thay đổi đó đều sẽ được kiểm soát tốt thông qua to do list, giúp cho bạn dễ thay thế, chuyển đổi để đảm bảo tận dụng hiệu quả thời gian, điều chỉnh tốt các nhiệm vụ để kế hoạch tổng thể vẫn đáp ứng hoàn thành.

2.5. Một số lợi ích khác được tạo ra bởi to do list

Bên cạnh những giá trị tích cực mà to do list mang đến đã được phân tích chi tiết ở trên thì phương pháp này còn mang đến một số lợi ích khác như giúp người thực hiện luôn cảm thấy công việc được hoàn thành hiệu quả hơn, giúp giảm căng thẳng, gánh nặng trong quá trình thực hiện để đi đến hoàn tất công việc. Khi đã có được tinh thần này thì to do list chắc chắn luôn là sự lựa chọn tuyệt vời của bất cứ ai khi muốn xây dựng một kế hoạch bất kỳ.

Tuy nhiên, trong hình dung của chúng ta đều nghĩ rằng xây dựng to do list khá đơn giản vì chỉ cần vạch ý, liệt kê nhưng trong thực tế, những người nghĩ vậy đã phải thay đổi cách nghĩ sau khi họ bắt tay vào lập kế hoạch theo phương pháp to do list. Quả thực không quá dễ dàng như chúng ta đã tưởng tượng. Vậy để tránh vấp phải những khó khăn trong quá trình thực hiện đó thì bạn hãy tìm hiểu cách xây dựng to do list hiệu quả trước khi lập. Tiếp theo nội dung sau đây sẽ chia sẻ cụ thể hơn cho bạn.

Xem thêm: Thế giới CV xin việc đa mẫu mã cực chất

3. Bí quyết giúp bạn xây dựng kế hoạch theo phương pháp to do list hiệu quả

3.1. Liệt kê các task theo thời gian định kỳ

Những những nhiệm vụ rõ ràng, thường chúng ta đã có được kế hoạch theo giai đoạn. Bạn nên tận dụng ngay sự phân chia kế hoạch theo giai đoạn đó để xây dựng to do list vì điều đó giúp bạn lập danh sách này nhanh chóng hơn.

Bạn có thể viết các tast theo từng cấp chia giai đoạn, từ tuần, quý cho đến tháng sau đó mới tính toán kế hoạch cụ thể chi tiết cho từng ngày làm việc. Quá trình này khiến cho các tính toán chính xác hơn và bao quát được toàn bộ đầu việc, nhiệm vụ cần thực hiện.

Chẳng hạn như khi muốn xây dựng To do List cho kế hoạch ngày thì bạn có thể tham khảo cách xây dựng theo cấp độ phân chia thời gian như sau:

- Xác định giai đoạn của ngày.

- Các đầu việc trong ngày là gì?

- Xem xét để sắp xếp thứ tự cho các đầu việc theo chế độ ưu tiên.

Thực hiện những điều tương tự nếu xây dựng to do list cho các khoảng thời gian như tuần, tháng, quý, thậm chí là năm.

3.2. Xây dựng to do list bằng cách phân loại task

Bất cứ ai khi làm việc đều sẽ được làm chung trong một tập thể, hoạt động trong các dự án, chính vì thế mà sẽ có rất nhiều task công việc cần thực hiện. Xây dựng To do list, nhiệm vụ quan trọng của bạn đó chính là phải tính toán được các mức độ ưu tiên của tag để sắp xếp cho phù hợp.

Để có thể phân loại một cách hiệu  quả các task thì bạn cần phải xác định được những yếu tố cơ bản, chúng là risk task, là thời gian deadline, thời gian hoàn thành thực tế task,…

Còn rất nhiều cách khác để xây dựng to do list hiệu quả, và Phượng mong chờ những chia sẻ đến từ chính cách bạn. Để lại bình luận ở phía dưới bài viết này nếu như bạn biết có những cách hay nào giúp tận dụng, sử dụng tốt nhất phương pháp này nhé. Mong rằng, bài viết này của Phượng không những cung cấp thông tin để bạn hiểu dược to do list là gì mà còn có thể trở thành một cẩm nang hữu dụng cho tất cả mọi người, hãy sử dụng to do list trong bắt cứ khi nào bạn cần lên kế hoạch nhé.