Key Performance Indicator là gì? Thông tin về KPI dành cho bạn!

1. Có thể bạn chưa biết Key Performance Indicator là gì?

Key Performance Indicator được viết tắt bởi cụm từ KPI, vậy KPI là gì? KPI được các doanh nghiệp sử dụng vào mục đích gì và nó được phân loại như thế nào? 

1.1. Key Performance Indicator - Chỉ số đo lường hiệu suất làm việc

KPI (Key Performance Indicator) là một thuật ngữ tiếng Anh được biết đến như là một chỉ số đo lường hiệu suất làm việc hay hiệu quả công việc của một cá nhân hay một đơn vị doanh nghiệp nhất định nào đó.

Nói cách khác, Key Performance Indicator sẽ đánh giá được mức độ thành công của một tổ chức hay thậm chí là một hoạt động cụ thể (chẳng hạn như mộ dự án, một chương trình, một sản phẩm hay một sáng kiến nào đó) mà một cá nhân đang tham gia. 

Thông thường, mức độ thành công được nhắc đến ở trên đơn giản chỉ là một thành tích nào đó được lặp đi lặp lại theo một định kỳ của một số phân cấp mục tiêu hoạt động (chẳng hạn: không có khuyết điểm trong công việc, sự hài lòng 100% từ khách hàng), đôi khi nó còn được xác định theo xu hướng phát triển đi lên của các mục tiêu chiến lược. Do đó, việc lựa chọn KPI phù hợp phụ thuộc vào việc hiểu rõ về những yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức. Hoạt động nào được xem là quan trọng với doanh nghiệp thường phụ thuộc bởi chỉ số KPI. Ví dụ như: KPI chuẩn cho tài chính sẽ khác với KPI được gán cho doanh số.

1.2. Key Performance Indicator được sử dụng để làm gì?

Như định nghĩa đã nêu trên, bạn cũng đã hiểu được chỉ số KPIs là gì rồi đúng không? Vậy trên thực tế trong hoạt động ở hầu hết mọi doanh nghiệp, chúng ta vẫn thường nghe nhiều đến KPI, thế chỉ số này được sử dụng vào mục đích gì? Có thể khẳng định, mọi chỉ số đều là thước đo, công cụ chuẩn mực góp phần hỗ trợ cho các lãnh đạo biết cách làm thế nào để tổ chức, triển khai và phân công công việc cho từng bộ phận cấp dưới của mình. Nhìn chung, KPI có thể được người đứng đầu doanh nghiệp áp dụng xuống cho từng bộ phận, hay từng bộ phận cũng có thể tự đưa ra một chỉ số về KPI cho riêng mình. 

Nói tóm lại, KPI phản ảnh hiệu suất làm việc của tổ chức và cá nhân, vì vậy tổ chức và cá nhân đó phải nỗ lực bằng mọi cách nhằm hướng đến hoàn thành mục tiêu về KPI của mình. Và những KPI được đưa ra từ bộ phận riêng lẻ đều phải hướng về KPI chung cuối cùng của doanh nghiệp, tổ chức. KPI thường xuyên được các lãnh đạo phân xuống phòng ban, bộ phận, cá nhân dựa trên cơ sở nhất định về chức danh và tính chất công việc của họ. Chính vì vậy, KPI cũng có vai trò là công cụ thước đo giúp các lãnh đạo biết được hiệu suất và năng lực làm việc của nhân viên, từ đó biết cách thưởng phạt, đối đãi sao cho hợp lý hợp tình nhất. 

Cuối cùng, chúng ta có thể tóm gọn vai trò của Key Performance Indicator trong hoạt động kinh doanh đó là: 

+ Thứ nhất, KPI là căn cứ, cơ sở và nền tảng giúp các lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả làm việc của các bộ phận, của từng cá nhân trong bộ phận đó, và cũng nhằm đưa ra những khuyến khích, động viên, thúc đẩy phù hợp cho họ. 

+ Thứ hai, sử dụng KPI trong quá trình quản lý doanh nghiệp cũng nhằm mục đích nhắc nhở cá nhân lao động phải hoàn thành chức trách, nhiệm vụ của mình trong bản mô tả công việc đã được phân công. KPI góp phần đánh giá từng cá nhân lao động một cách minh bạch, công khai, có tính xác thực cao,...

Việc làm quản lý điều hành tại Hồ Chí Minh

1.3. Phân loại Key Performance Indicator

Khi đã biết Key Performance Indicator là gì, bạn cũng nên tìm hiểu một cách khái quát nhất về các phân loại khác nhau trong nó. Cụ thể, có hai loại cho KPI như sau:

+ KPIs gắn với mục tiêu chiến lược: như chính tên gọi của nó, các mục tiêu cảu một doanh nghiệp mang tính chiến lược (có định lượng rõ ràng) thường là một con số nhất định, cụ thể về tài chính, doanh thu, doanh số,... Các con số về mục tiêu này hầu như đều tác động trực tiếp đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Một ví dụ đơn giản như: trung bình một năm, doanh nghiệp phải đạt được chỉ số KPIs về doanh thu là 100 tỷ, và nếu như cuối năm không đạt được con số này, rất có thể nó sẽ làm ảnh hưởng đến nội lực cũng như sự phát triển của doanh nghiệp. 

+ KPIs gắn với mục tiêu chiến thuật: hay còn gọi là các mục tiêu mang tính định tính, những mục tiêu này thường được chia nhỏ ra và được xem là mục tiêu phụ. Mục tiêu phụ có thể không hoàn toàn đạt được mục tiêu chính, bởi nó thường được dựa trên hay bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, thị hiếu hoặc ý kiến cá nhân và được trình bày dưới dạng bất kỳ giá trị số hoặc văn bản nào đại diện cho việc giải thích các yếu tố này. Chẳng hạn như: doanh nghiệp một tháng đặt ra KPI doanh thu là 1 tỷ, KPI cho bộ phận marketing online là sáng tạo nội dung cho 1000 bài quảng cáo trên website, và mặc dù bộ phận marketing online đã đạt được KPI đề ra, tuy nhiên nó không thể đảm bảo sẽ giúp doanh nghiệp đạt KPI doanh thu 1 tỷ/1 tháng, nhưng nó cũng đã góp phần làm thương hiệu của doanh nghiệp được biết đến nhiều hơn. 

2. Làm cách nào để xây dựng Key Performance Indicator cho doanh nghiệp?

Khi đã biết Key Performance Indicator là gì? Làm cách nào để xây dựng Key Performance Indicator cho doanh nghiệp cũng là một vấn đề được nhiều cá nhân quan tâm. 

2.1. Tìm hiểu về các nhóm Key Performance Indicator

Đầu tiên, cần tìm hiểu về các nhóm KPIs, vì nếu áp dụng một cách máy móc và hiểu sai về các hệ thống này, nó có thể gây ra những bất cập hay rắc rối trong quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp. 

Tìm việc làm quản lý hành chính

2.1.1. KPIs tập trung đầu ra

Hầu hết, mọi chuyên viên nhân sự đều biết đến KPIs đầu ra. Hệ thống KPIs này cho phép doanh nghiệp thực hiện nhanh nhất và hiệu quả nhất các công tác đánh giá. Tuy nhiên, hệ thống này cũng tồn tại một nhược điểm, chính là việc không cân nhắc và xem xét các yếu tố tác động ngoại cảnh liên quan đến tình hình biến động của thị trường, hơn nữa hệ thống này cũng không mang đến động lực làm việc cho nhân viên và không khuyến khích quá trình phát triển. 

2.1.2. KPIs hành vi

KPIs hành vi so với KPIs đầu ra là tương đối với trong nghiệp vụ nhân sự của các chuyên viên quản trị nhân lực tại Việt Nam. Tuy nhiên, nó lại là một lựa chọn hợp lý cho các vị trí công việc không thể cụ thể hóa định lượng về đầu ra. Chẳng hạn như ở vị trí công việc chăm sóc khách hàng, các hành vi như thái độ phục vụ, chuyên cần, cách xử lý khiếu nại, ý kiến,... chính là những mấu chốt giúp đảm bảo đầu ra cho vị trí làm việc đó. 

2.1.3. KPIs năng lực

Như tên gọi của nó, hệ thống KPIs này chú trọng vào năng lực thực sự của một cá nhân nhân viên làm việc. Hệ thống này cũng tập trung vào quá trình tạo ra thành quả hơn là thành quả cuối cùng như trong hệ thống KPIs đầu ra. 

2.2. Dựa vào đâu để xác định các nhóm Key Performance Indicator?

Xây dựng KPIs cho từng bộ phận, cá nhân vẫn luôn là một nhiệm vụ khá là các chuyên viên nhân sự “đau đầu”. Họ thường xuyên phải cân nhắc giữa những hệ thống KPIs, cái nào tốt nhất, cái nào phù hợp, hay chúng ta có thể đảm bảo sự cân bằng tử ba hệ thống KPIs ở trên hay không? Bao giờ cũng thế, thông qua cách mà chuyên viên nhân sự xác định, xây dựng hệ thống KPIs chuẩn mực cho doanh nghiệp, điều này cũng phần nào phản ứng được chất lượng làm việc của bộ phận này. Ví như một chiếc xe không cần ngoại hình đẹp nhưng nhất thiết phải có một động cơ tốt vậy. Hãy vận dụng những chỉ số sau đây để xác định các nhóm Key Performance Indicator nhé:

2.2.1. Vị trí công việc

Tất nhiên, chức danh hay vị trí cụ thể của một cá nhân nhân viên đang đảm nhiệm chính là cở sở đầu tiên mà bạn phải nhìn vào để xác định các nhóm KPIs. Ví dụ, ở vị trí chuyên viên phát triển thị trường, bản chất của công việc không cố định, mà bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố biến động của thị trường, do đó không thể áp dụng hệ thống KPIs đầu ra cho vị trí này. Bởi nhìn vào nhược điểm của hệ thống KPIs đầu ra, cũng phần nào cho chúng ta thấy tính áp lực và làm cho nhân viên trì trệ hơn. Mặt khác, ở các vị trí có nhân sự trẻ, đa phần là người cầu tiến và năng động, sẽ rất thích hợp để áp dụng hệ thống KPIs năng lực. 

2.2.2. Chiến lược kinh doanh

Phải khẳng định rằng, hệ thống chỉ tiêu và công tác đánh giá chịu sự tác động to lớn từ các chiến lược kinh doanh. Nếu như đối với các doanh nghiệp có chiến lược kinh doanh ngắn hạn phù hợp với hệ thống KPIs đầu ra thì các doanh nghiệp có chiến lược phát triển lâu dài là rất phù hợp với các hệ thống KPIs năng lực và hệ thống KPIs hành vi. 

2.2.3. Năng lực của bộ phận nhân sự

Luôn vậy, người cá nhân trong bộ phận phụ trách việc xây dựng hệ thống KPIs cho doanh nghiệp cũng chính là người ảnh hưởng đến nó. Cụ thể là, hệ thống KPIs đầu ra sẽ không phải chịu bất cứ tác động và ảnh hưởng nào từ năng lực của bộ phận nhân sự. Ngược lại, bộ phận nhân sự cần có năng lực trong việc xác định mối quan hệ giữa hành vi, năng lực với kết quả, vì vậy hệ thống KPIs năng lực và hệ thống KPIs hành vi chịu tác động ít nhiều bởi năng lực của phòng nhân sự.

2.2.4. Áp lực từ môi trường kinh doanh

Bên cạnh các chỉ số trên thì chỉ số áp lực từ môi trường kinh doanh cũng có tác động nhiều đến việc xác định và xây dựng hệ thống KPIs của doanh nghiệp. Sự áp lực này hầu hết mang tính ngắn hạn. Ví dụ như: các nhân viên phải đẩy nhanh tốc độ và đảm bảo KPI cho doanh số bởi môi trường cạnh tranh trong một thời điểm nào đó rất cao. 

3. Một số công thức tính KPIs cho các bộ phận điển hình

Hệ thống KPIs được xem là một yếu tố đánh giá năng lực quản lý của doanh nghiệp. Nó cần đảm bảo phù hợp với văn hóa, điều kiện và nội lực của doanh nghiệp, có tính khả thi cao, phản ánh nhanh chóng thông tin. Dưới đây, tôi đã hợp giúp bạn một số công thức tính KPIs cho các bộ phận điển hình. Nếu cá nhân là một chuyên viên nhân sự, đây chính là công việc thường xuyên của bạn. 

Tìm việc làm giám đốc điều hành

3.1. KPIs cho bộ phận kinh doanh - tiếp thị

+ Thu hút và tiếp cận được khách hàng mới

+ Phân tích nhân khẩu học của các cá nhân (khách hàng tiềm năng), tỷ lệ chốt đơn, tỷ lệ từ chối và số lượng đơn đang chờ xử lý.

+ Tình trạng của khách hàng hiện tại.

+ Tiêu hao khách hàng.

+ Doanh thu (nghĩa là lợi nhuận) được tạo bởi các phân khúc khách hàng.

+ Số dư chưa thanh toán được tổ chức bởi các phân khúc khách hàng và điều khoản thanh toán.

+ Thu nợ xấu trong mối quan hệ khách hàng.

Hiện nay, nhiều KPI được phát triển và quản lý bằng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Dữ liệu sẵn có nhanh hơn là một vấn đề cạnh tranh đối với hầu hết các tổ chức. Ví dụ: các doanh nghiệp có rủi ro hoạt động/ tín dụng cao hơn (liên quan đến thẻ tín dụng hoặc quản lý tài sản) có thể muốn phân tích KPI hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày, được hỗ trợ bởi các công cụ và hệ thống CNTT phù hợp.

3.2. KPIs cho bộ phận nhân sự

+ Tỷ lệ vòng đời của nhân viên = Tổng số thời gian làm việc cho công ty của toàn bộ nhân viên / tổng số lao động đã được tuyển vào.

+ Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ = số lượng cá nhân không hoàn thành công việc / tổng số nhân viên trong công ty.

3.3. KPIs cho bộ phận sản xuất

OEE được nhắc đến sau đây chính là một tập hợp các số liệu phi tài chính được chấp nhận rộng rãi, phản ánh thành công của quá trình sản xuất. Cụ thể, tính KPIs cho sản xuất như sau:

+ OEE = khả dụng × hiệu suất × chất lượng.

+ Tính khả dụng = thời gian chạy / (chia cho) tổng thời gian. Theo định nghĩa, đây là tỷ lệ phần trăm của thời gian sản xuất thực tế mà máy đang chạy cho đến thời gian sản xuất của máy.

+ Hiệu suất = tổng số đếm / bộ đếm mục tiêu. Theo định nghĩa, đây là tỷ lệ phần trăm của tổng số bộ phận được sản xuất trên máy so với tốc độ sản xuất của máy.

+ Chất lượng = tổng số bộ phận tốt /tổng số bộ phận. Theo định nghĩa, đây là tỷ lệ phần trăm của các bộ phận tốt trong tổng số các bộ phận được sản xuất trên máy.

+ Tỷ lệ thời gian chu kỳ (TLB) = thời gian chu kỳ tiêu chuẩn / thời gian chu kỳ thực.

+ Công suất sử dụng.

+ Tỷ lệ từ chối.

KPIs là một chỉ số, công cụ hiện đại hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình quản lý tổ chức. Hy vọng rằng, với những chia sẻ trên đây của Hạ Linh, bạn đã nắm rõ khái niệm Key Performance Indicator là gì và làm cách nào để xây dựng nó. Còn nếu đang “chật vật” với  hành trình tìm việc làm nhân sự, truy cập ngay Timviec365.vn để sở hữu một công việc như ý nhé!

Tìm việc làm