Trợ lý hành chính – một trong số những vị trí đang được tuyển dụng khá nhiều tại các doanh nghiệp hiện nay, mở ra cơ hội việc làm cho các bạn trẻ. Và nếu bạn cũng đang quan tâm đến vị trí này thì hãy cùng cập nhật ngay mẫu mô tả công việc Trợ lý hành chính đầy đủ và mới nhất trong bài viết sau đây để tham khảo nhé!
1. Trợ lý hành chính – Vị trí được nhiều người “săn đón”
Trợ lý hành chính là một trong số những công việc đang được rất nhiều bạn trẻ săn đón hiện nay. Đây là những người sẽ làm việc tại các văn phòng, thực hiện các công việc hỗ trợ cho bộ phận hành chính của doanh nghiệp. Cụ thể công việc của Trợ lý hành chính sẽ bao gồm toàn bộ liên quan đến lễ tân, văn thư, nhân sự, quản lý tài sản, hỗ trợ dự án,...
Trợ lý hành chính – Vị trí được nhiều người “săn đón”
Có thể thấy, với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của các doanh nghiệp hiện nay cùng khối lượng công việc không ngừng tăng lên thì vai trò của các Trợ lý hành chính là vô cùng quan trọng. Đây là đội ngũ nhân viên có thể phụ giúp, hoàn thành những công việc cho bộ phận hành chính một cách hiệu quả nhất, đáp ứng được những yêu cầu mà cấp trên giao xuống.
Và để hiểu rõ hơn về công việc của Trợ lý hành chính như thế nào, cập nhật ngay thông tin trong phần tiếp theo của bài viết nhé!
Xem thêm: Lương trợ lý là bao nhiêu? Timviec365.vn sẽ bật mí cho bạn ở bài viết này, click ngay nào!
2. Mẫu mô tả công việc Trợ lý hành chính mới nhất hiện nay
2.1. Công tác lễ tân và văn thư tại doanh nghiệp
Lễ tân, văn thư là bộ phận rất quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay và đối với một số doanh nghiệp quy mô vừa, nhỏ thì sẽ không tách riêng bộ phận này mà thường giao cho những Trợ lý hành chính đảm nhiệm công tác này. Theo đó, nhiệm vụ cụ thể đối với Trợ lý hành chính bao gồm:
- Trực và tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng gọi đến công ty, liên hệ với các bộ phận liên quan để chuyển cuộc gọi, giải đáp những thắc mắc của khách hàng có liên quan đến công ty, xử lý các khiếu nại, phàn nàn từ khách hàng trong phạm vi có thể.
- Hỗ trợ cho hoạt động tiếp đón khách hàng đến công ty, chuẩn bị các tài liệu, sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu, hỗ trợ cho công tác chuẩn bị các hội thảo của công ty.
- Trợ lý hành chính sẽ là người thực hiện việc lưu trữ toàn bộ các tài liệu, giấy tờ quan trọng, các hợp đồng trong công ty theo chỉ định của cấp trên.
- Tiếp nhận các hợp đồng, công văn, giấy tờ được gửi đến công ty và chuyển đến các bộ phận liên quan.
- Soạn thảo các công văn, giấy tờ, hợp đồng cần thiết gửi đến khách hàng bên ngoài công ty.
2.2. Công tác tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự
Công tác tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự
Trợ lý hành chính cũng bao gồm cả công tác về nhân sự cho doanh nghiệp, cụ thể đó là:
- Hỗ trợ quá trình tuyển dụng nhân sự ở các vị trí trong doanh nghiệp khi có yêu cầu (tìm kiếm, liên hệ ứng viên, hướng dẫn các ứng viên thực hiện theo quy trình ứng tuyển việc làm).
- Làm hợp đồng nhân sự, phổ biến những quy định, điều khoản hợp đồng cho ứng viên nhận việc.
- Theo dõi quá trình làm việc của đội ngũ nhân sự, quản lý và nhắc nhở khi có vấn đề xảy ra.
2.3. Quản lý các vấn đề về tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm tại doanh nghiệp
Quản lý các vấn đề về tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm tại doanh nghiệp
Bộ phận hành chính trong doanh nghiệp sẽ phải quản lý toàn bộ những vấn đề về tài sản, các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho doanh nghiệp. Do đó, công việc của Trợ lý hành chính cũng sẽ hỗ trợ cho công tác này.
- Thường xuyên kiểm tra, nắm bắt về quá trình sử dụng các thiết bị, văn phòng phẩm, các tài sản liên quan khác của doanh nghiệp và phát hiện các vấn đề hỏng hóc, những gì còn thiếu hay đã sử dụng hết và ghi chú để bổ sung.
- Lên các kế hoạch cụ thể về việc mua sắm các thiết bị kịp thời, đảm bảo phục vụ cho các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Mua sắm các văn phòng phẩm, nước uống,... phục vụ cho các cuộc họp nội bộ, họp hội đồng doanh nghiệp.
2.4. Công tác hỗ trợ cho các dự án trong doanh nghiệp
Quá trình hoạt động của các doanh nghiệp sẽ có rất nhiều các dự án khác nhau ở các bộ phận khác nhau. Và Trợ lý hành chính cũng cần phải tham gia vào công tác hỗ trợ cho việc thực hiện các dự án đó. Cụ thể, bộ phận Trợ lý hành chính sẽ đảm nhiệm các công việc như sau:
- Luôn theo sát để cập nhật tình hình thực hiện các dự án, các thông tin cần thiết, quan trọng và báo cáo với Ban lãnh đạo.
- Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, giấy tờ quan trọng cho các dự án, bố trí các phương tiện đi lại cho đội ngũ nhân sự thực hiện dự án hay tổ chức các lớp đào tạo nhân sự cho các dự án sắp tới của doanh nghiệp.
- Soạn thảo, in ấn các văn bản tài liệu, hợp đồng, công văn cần thiết cho các dự án trong doanh nghiệp.
Công tác hỗ trợ cho các dự án trong doanh nghiệp
- Thu thập toàn bộ các dữ liệu kiểm tra, các bài khảo sát, nghiên cứu của dự án.
- Hỗ trợ biên, phiên dịch những tài liệu phục vụ cho các dự án.
- Phối hợp cùng bộ phận Marketing để đẩy mạnh quảng bá các dự án, gia tăng khách hàng cho các dự án doanh nghiệp.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến hành chính văn phòng theo yêu cầu của cấp trên cũng như trong phạm vi trách nhiệm của mình.
3. Để trở thành Trợ lý hành chính cần đáp ứng yêu cầu nào?
Trợ lý hành chính là công việc đang được rất nhiều bạn trẻ theo đuổi bởi những yêu cầu, tiêu chí tuyển dụng cũng không quá khắt khe, phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm cả những bạn học trái ngành cũng có thể làm được nếu có các kỹ năng tốt. Tuy nhiên, để có thể làm việc và hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, các bạn cần đảm bảo được những tiêu chí dưới đây khi ứng tuyển việc làm Trợ lý hành chính:
- Có kiến thức chuyên môn về hành chính văn phòng, quản trị nhân sự, am hiểu các quy tắc làm việc trong lĩnh vực văn phòng doanh nghiệp.
- Ưu tiên những ứng viên tốt nghiệp từ ngành hành chính – nhân sự, có kinh nghiệm trong nghề ở các vị trí tương đương.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, các công cụ, phần mềm chuyên dụng cho nghiệp vụ văn phòng, hành chính như là excel, word,...
- Có khả năng giao tiếp tốt bởi công việc của Trợ lý hành chính có liên quan đến rất nhiều bộ phận, công tác khác nhau trong doanh nghiệp, do đó, đây là một kỹ năng hết sức quan trọng.
Để trở thành Trợ lý hành chính cần đáp ứng yêu cầu nào?
- Trình độ tiếng Anh ở mức cơ bản, có thể giao tiếp, nói chuyện với người nước ngoài bởi sẽ có rất nhiều đối tượng khách hàng tìm đến, cần sự hỗ trợ từ bộ phận lễ tân.
- Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học, bố trí thời gian cho những nhiệm vụ cần thiết, ưu tiên bởi một Trợ lý hành chính sẽ có rất nhiều công việc khác nhau trong một ngày và nếu không có kỹ năng này thì khó có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
- Trợ lý hành chính cần có khả năng quản lý, nhất là đối với đội ngũ nhân sự hay các trang thiết bị, tài sản của doanh nghiệp.
- Chịu được áp lực công việc, có thể đi công tác xa theo các dự án.
- Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm để hỗ trợ cho những bộ phận khác khi cần thiết.
4. Quyền lợi và mức lương dành cho Trợ lý hành chính trong doanh nghiệp
Trở thành Trợ lý hành chính trong các doanh nghiệp hiện nay, bạn sẽ có cơ hội nhận được rất nhiều những quyền lợi hấp dẫn từ mức lương đến môi trường làm việc và các chế độ khác. Cụ thể, một Trợ lý hành chính sẽ được hưởng những điều sau:
Mức lương dành cho Trợ lý hành chính trong doanh nghiệp
- Mức lương dành cho vị trí Trợ lý hành chính hiện nay đang ở mức khá tốt, với những bạn mới ra trường và chưa có nhiều kinh nghiệm thì lương sẽ dao động từ khoảng 6 – 8 triệu đồng/tháng + các khoản thưởng theo từng dự án, nhiệm vụ khác nhau trong doanh nghiệp. Còn với những bạn đã có kinh nghiệm, năng lực tốt thì có thể nhận được mức lương hàng tháng lên đến 9 – 12 triệu đồng + thưởng.
Ngoài ra, các bạn còn được hưởng rất nhiều các khoản trợ cấp, phụ cấp khác nhau như là xăng xe, điện thoại, ăn trưa, công tác, thưởng các ngày lễ, Tết, hưởng lương tháng 13, tăng lương theo thời gian làm việc,...
- Môi trường làm việc văn phòng, hành chính rất chuyên nghiệp, quy củ, giúp các bạn có thể rèn luyện phong cách làm việc có nguyên tắc, tổ chức, các kỹ năng chuyên môn phục vụ cho công việc cũng như trong đời sống hàng này.
- Nếu bạn là người có năng lực, biết cố gắng, cống hiến, đóng góp cho doanh nghiệp thì cơ hội để thăng tiến lên các vị trí cao hơn như là trở thành nhân viên chính thức của bộ phận hành chính, đảm nhiệm các công việc chuyên môn như là nhân viên nhân sự, quản lý, trưởng phòng, giám đốc bộ phận,...
Quyền lợi dành cho Trợ lý hành chính trong doanh nghiệp
- Được tham gia các khóa đào tạo, lớp huấn luyện kiến thức, kỹ năng chuyên môn nhằm nâng cao trình độ và hoàn thiện bản thân.
- Được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo quy định của Luật lao động doanh nghiệp đó là tham gia bảo hiểm bảo vệ sức khỏe, tham gia du lịch hàng năm, được nghỉ các ngày cuối tuần, ngày lễ, Tết, được nghỉ phép theo quy định, thăm ốm, hỗ trợ bệnh tật, tai nạn,...
Trên đây là toàn bộ những thông tin về mẫu mô tả công việc Trợ lý hành chính dành cho những bạn quan tâm. Hy vọng những chia sẻ mà timviec365.vn mang đến sẽ hữu ích và giúp các bạn nắm bắt chính xác về công việc mình ứng tuyển, từ đó tìm được một công việc phù hợp nhất với mình trong tương lai, phát triển sự nghiệp trên con đường đã lựa chọn.
Dưới đây là mẫu mô tả công việc Trợ lý hành chính chi tiết, đầy đủ và được cập nhật mới nhất dành cho các bạn. Click và download ngay về tham khảo nhé!
